Besprechung mit mehreren Entscheidern leiten, ohne die Meinungen aller 6 aufzusaugen
Worum es in diesem Artikel geht
Je mehr Leute in einer Besprechung sitzen, desto leichter franst das Gespräch aus.
Am schwierigsten sind Besprechungen, in denen unklar ist, wer entscheidet.
Etwa sechs Leute sind dabei, und alle sagen ein bisschen was.
Aber wer am Ende das letzte Wort hat, weiß keiner.
Dann saugt die zuständige Person alle Meinungen auf, und die Arbeit wird womöglich nicht rechtzeitig fertig.
In diesem Artikel geht es darum, wie du eine Besprechung voranbringst, in der scheinbar mehrere Personen entscheiden dürfen.
Die Probleme großer Besprechungen
In Besprechungen mit vielen Teilnehmern passiert schnell Folgendes:
- Die Meinungen gehen in alle Richtungen
- Es bleibt unklar, wer entscheidet
- Einwände kommen erst später
- Wer alle Meinungen einbauen will, kommt zu keinem Ergebnis
- Die zuständige Person muss die Vermittlerrolle übernehmen
- Die Korrekturen häufen sich
Deshalb musst du gleich zu Beginn klären, wer die endgültige Entscheidung trifft.
Der Satz, den du zuerst sagen solltest
Wenn wir alle Meinungen berücksichtigen, werden wir vielleicht nicht rechtzeitig fertig. Deshalb würde ich gern klären, wer am Ende entscheidet.
Mit diesem einen Satz stellst du die Rahmenbedingungen der Besprechung klar.
Zuerst die ranghöchste Person fragen
Wenn viele Leute dabei sind, frag nicht reihum, sondern kläre zuerst mit der Person, die am wahrscheinlichsten das Entscheidungsrecht hat.
Zuerst möchte ich die grundsätzliche Richtung mit [Name der Abteilungsleitung] klären.
Dürfen wir davon ausgehen, dass die Richtung diesmal [X] ist?
So bekommt die Besprechung eine Achse.
Nicht alle Meinungen aufsaugen
Wenn während der Besprechung ganz unterschiedliche Meinungen auftauchen, nimm nicht alle einfach an, sondern sortiere sie.
Danke.
Ich würde gern trennen, was diesmal unbedingt rein muss und was nur aufgenommen wird, wenn Luft ist.
Ist der gerade genannte Punkt ein Muss, oder nehmen wir ihn nur auf, wenn Zeit bleibt?
So werden Zwischenrufe zu Prioritäten.
Antworten, wenn mehrere Personen prüfen
„Dann schauen wir alle zusammen drüber“
Verstanden.
Auch wenn mehrere Personen prüfen, möchte ich festlegen, wer bei unterschiedlichen Meinungen das letzte Wort hat.
„Wir zeigen es erst der Chefetage und entscheiden dann“
Verstanden.
Dann prüft zuerst [Name], und danach geht es zur Freigabe an die Chefetage, richtig?
„Schick es erst mal an alle“
Verstanden.
Ich teile es mit allen. Darf ich aber davon ausgehen, dass [Name] entscheidet, welche Änderungen übernommen werden?
Ein Ablauf für die Besprechung selbst
Wenn du in dieser Reihenfolge vorgehst, franst die Besprechung weniger aus:
- Die grundsätzliche Richtung mit der ranghöchsten Person klären
- Material und Zuständigkeiten abteilungsweise abfragen
- Die genannten Meinungen in Pflicht und Kür einteilen
- Die Person für die Endkontrolle bestimmen
- Die Frist festlegen
- Nach der Besprechung eine Bestätigungsnotiz schicken
Die Bestätigungsnotiz nach der Besprechung
Schick nach der Besprechung eine kurze Notiz, damit niemand etwas anderes verstanden hat.
Das haben wir heute bestätigt.
Ziel:
Zielgruppe:
Aufbau:
Zuständig für das Material:
Frist für das Material:
Endgültige Freigabe durch:
Frist für Korrekturen:
Wir machen auf dieser Grundlage weiter.
Wenn du das verschickst, hörst du später seltener „So war das aber nicht besprochen“.
Fazit
In einer Besprechung mit mehreren Entscheidern geht es leicht schief, wenn du alle Meinungen aufsaugst.
Es geht nicht darum, Meinungen wegzuwischen.
Es geht darum, sie in eine der folgenden Kategorien umzuwandeln:
- Pflicht
- Wenn Luft ist
- Separates Dokument
- Beim nächsten Mal oder später
- Mit der endgültig entscheidenden Person klären
Sieh die Besprechung nicht als Ort zum Diskutieren, sondern als Ort, an dem du offene Punkte klärst, dann läuft es leichter.
