会議に6人いる。6人とも意見をくれる。でも、最後に誰が決めるのかは分からない。
担当者が全部持ち帰ると、「短くして」と「詳しくして」を同時にかなえる仕事が始まる。資料より先に、担当者が折れそうだ。
必要なのは、意見を言う人を減らすことではない。意見が分かれたとき、誰が、何を基準に決めるのかをはっきりさせることだ。
最初に「今日は何を、誰が決めるか」を聞く
話が広がる前に、まず確認する。
今日決めたいのは、資料の方向性と必須項目です。意見が分かれた場合、最終的に判断する方はどなたでしょうか。
一番役職が高い人が、必ずしも今回の決裁者とは限らない。肩書きから推測せず、決める権限と確認の流れを聞こう。
複数の部署に承認が必要なら、無理に一人へまとめなくてもよい。誰がどの範囲を確認し、意見がぶつかったら誰へ相談するかを決める。
そのうえで、方向性を確認する。
今回は新しいお客さま向けに、サービスの概要を伝える資料という認識でよいでしょうか。
ここが決まらないまま細かい表現を直し始めると、後で土台ごと動く。
出てきた意見を、そのまま追加作業にしない
意見をもらったら、まずお礼を言う。その次に、優先順位を確認する。
ありがとうございます。今回必ず入れるものと、余裕があれば入れるものを分けたいです。今のご意見は、どちらにしますか。
整理先は、たとえば次の五つ。
- 今回必ず入れる
- 余裕があれば入れる
- 別の資料で扱う
- 次回以降に回す
- 判断者へ確認する
「聞きました」と「全部反映します」は別の話だ。意見を尊重するために、すべてを同じ優先度で抱える必要はない。
決める人が曖昧なときの返し方
「みんなで確認すればいい」
承知しました。複数名で確認いただく場合も、意見が分かれたときの決め方だけ確認させてください。
全員に見てもらうことと、全員が別々に修正を確定することは違う。反映前に意見をまとめる人や、相談先を決めておく。
「上に見せてから決める」
では、まず担当の方に確認いただき、その後に上位の承認を受ける流れでよいでしょうか。それぞれ、いつまでに確認できますか。
確認する順番と期限をセットで聞く。「上に見せる」が予定表にないままだと、提出したところで時計が止まってしまう。
「とりあえず全員に送って」
全員に共有します。いただいた修正意見は、どなたに取りまとめていただけばよいでしょうか。
共有先が多くても、担当者が一人で矛盾を解く仕組みにしない。
会議はこの順番で進める
- 目的、今回決めること、判断者を確認する
- 全体の方向性を合わせる
- 部署ごとの素材と担当を確認する
- 意見を必須・任意・別対応に分ける
- 確認する順番と期限を決める
- 決まったことと未決事項を短いメモにする
会議中に決められないこともある。その場合は、誰がいつまでに確認するかを残せばよい。未決なのに、担当者の宿題として黙って引き取らない。
終わったら、短い確認メモを送る
口頭でうなずき合っても、同じ内容を思い浮かべているとは限らない。会議後は、次の項目を残そう。
- 目的：
- 対象となる読者・利用者：
- 決めた方向性・構成：
- 必須項目：
- 今回は扱わない項目：
- 素材担当と提出期限：
- 確認する人・順番：
- 意見が分かれた場合の相談先：
- 修正期限：
- 未決事項と確認担当：
最後に「この認識で進めます。違う点があればご連絡ください」と添える。これだけで認識違いが必ず防げるわけではないが、何を決めたか確認する手がかりになる。
全員の意見を聞く。でも、全部は抱えない
会議に必要なのは、意見を吸い込む巨大なスポンジではない。
何を今やるか。何を後に回すか。誰が決めるか。いつまでに確認するか。
担当者一人の気合いで矛盾を埋める前に、この四つを会議の場へ戻そう。6人分の意見はあっていい。6人分の判断まで、一人で背負わなくていい。
