Cara Memimpin Rapat dengan Banyak Pengambil Keputusan, Tanpa Menyerap Semua Pendapat dari 6 Orang
Tujuan artikel ini
Makin banyak peserta rapat, makin gampang pembicaraan melebar ke mana-mana.
Yang paling bikin repot adalah rapat yang tidak jelas siapa pengambil keputusannya.
Misalnya ada sekitar enam orang, dan semuanya menyumbang sedikit pendapat.
Tapi tidak ada yang tahu siapa yang memutuskan di akhir.
Kalau begini, penanggung jawab akhirnya menyerap semua pendapat, dan pekerjaan bisa tidak selesai sebelum tenggat.
Di artikel ini, saya rangkum cara menjalankan rapat yang tampaknya punya banyak pengambil keputusan.
Masalah dalam rapat yang pesertanya banyak
Di rapat dengan banyak peserta, hal-hal ini sering terjadi:
- Pendapat melebar ke segala arah
- Siapa yang memutuskan jadi tidak jelas
- Keberatan baru muncul belakangan
- Mau memasukkan semua pendapat malah tidak ada yang final
- Penanggung jawab terpaksa jadi penengah
- Revisi terus bertambah
Karena itu, kamu perlu memastikan di awal siapa yang membuat keputusan akhir.
Satu kalimat yang perlu diucapkan pertama kali
Kalau semua pendapat dimasukkan, mungkin tidak akan selesai sebelum tenggat, jadi saya ingin memastikan siapa yang akan mengambil keputusan akhir.
Dengan satu kalimat ini, kamu menyamakan aturan main rapatnya.
Tanya dulu orang yang jabatannya paling tinggi
Kalau pesertanya banyak, jangan tanya satu per satu bergiliran. Tanyakan dulu ke orang yang paling mungkin memegang keputusan.
Pertama, izinkan saya memastikan arah secara keseluruhan dengan [nama manajer].
Apakah boleh kami lanjutkan dengan pemahaman bahwa arah kali ini adalah [X]?
Dengan begini, rapat jadi punya poros.
Jangan menyerap semua pendapat
Kalau muncul berbagai pendapat di tengah rapat, jangan diterima semua. Pilah dulu.
Terima kasih.
Saya ingin memisahkan mana yang wajib masuk kali ini dan mana yang dimasukkan kalau masih ada waktu.
Pendapat barusan kita jadikan wajib, atau dimasukkan kalau ada kelonggaran?
Dengan begitu, celetukan di tengah jalan berubah jadi prioritas.
Cara menjawab kalau pengeceknya lebih dari satu orang
"Dicek bareng-bareng saja"
Baik, saya mengerti.
Meski dicek oleh beberapa orang, saya ingin kita tentukan siapa yang memutuskan kalau pendapatnya berbeda.
"Tunjukkan ke atasan dulu baru diputuskan"
Baik, saya mengerti.
Jadi alurnya, [nama] mengecek lebih dulu, lalu dilanjutkan ke atasan, begitu ya?
"Kirim saja ke semuanya dulu"
Baik, saya mengerti.
Saya akan bagikan ke semua orang, tapi apakah benar yang memutuskan revisi mana yang dipakai adalah [nama]?
Pola yang bisa dipakai selama rapat
Kalau mengikuti urutan berikut, rapat jadi lebih susah melebar:
- Pastikan arah keseluruhan dengan orang berjabatan paling tinggi
- Cek bahan dan penanggung jawab per departemen
- Pisahkan pendapat yang muncul jadi wajib dan opsional
- Tentukan siapa yang melakukan pengecekan akhir
- Tetapkan tenggat
- Kirim catatan konfirmasi setelah rapat
Catatan konfirmasi setelah rapat
Setelah rapat, kirim catatan singkat supaya tidak ada salah paham.
Berikut hal-hal yang kita konfirmasi hari ini.
Tujuan:
Sasaran:
Struktur:
Penanggung jawab bahan:
Tenggat bahan:
Pengecek akhir:
Tenggat revisi:
Kami akan lanjut dengan pemahaman ini.
Dengan mengirim ini, kejadian "bukan itu yang kita bicarakan" belakangan bisa berkurang.
Kesimpulan
Dalam rapat dengan banyak pengambil keputusan, menyerap semua pendapat gampang berujung kacau.
Yang penting bukan menghapus pendapat.
Yang penting adalah mengubahnya menjadi salah satu dari ini:
- Wajib
- Kalau ada kelonggaran
- Dokumen terpisah
- Lain kali atau seterusnya
- Konfirmasi ke pengambil keputusan akhir
Anggap rapat bukan tempat ngobrol, tapi tempat mengisi hal-hal yang belum pasti, dan semuanya jadi lebih mudah berjalan.
