Como conduzir uma reunião com vários decisores sem absorver a opinião dos 6
Para que serve este artigo
Quanto mais gente numa reunião, mais fácil é a conversa se dispersar.
O pior caso é a reunião em que ninguém sabe quem decide.
Tem umas seis pessoas e todo mundo dá um pouco de opinião.
Mas ninguém sabe quem dá a palavra final.
Assim, o responsável acaba absorvendo todas as opiniões e o trabalho pode não ficar pronto no prazo.
Neste artigo, reuni formas de fazer a conversa andar numa reunião em que parece haver vários decisores.
Os problemas das reuniões com muita gente
Em reuniões com muitos participantes, costumam acontecer estas coisas:
- As opiniões se espalham para todos os lados
- Fica vago quem decide
- Objeções aparecem depois
- Querendo incluir a opinião de todo mundo, nada se fecha
- O responsável vira o intermediário de todos
- As correções só aumentam
Por isso, é preciso confirmar logo no início quem toma a decisão final.
A frase para dizer logo de cara
Se incluirmos todas as opiniões, talvez não consigamos fechar no prazo, então gostaria de confirmar quem vai tomar a decisão final.
Com essa frase, você acerta as regras do jogo da reunião.
Comece pela pessoa de maior cargo
Quando há muita gente, em vez de perguntar a cada um na vez, confirme primeiro com quem parece ter mais poder de decisão.
Primeiro, deixa eu confirmar a direção geral com o [nome do diretor].
Posso seguir entendendo que a direção desta vez é [X]?
Isso dá um eixo para a reunião.
Não absorva a opinião de todo mundo
Quando surgirem opiniões variadas, não aceite tudo: classifique.
Obrigado.
Eu gostaria de separar o que precisa entrar agora do que entra se sobrar tempo.
Essa sugestão é obrigatória ou entra só se houver folga?
Assim, os palpites que aparecem do nada viram prioridades.
Como responder quando várias pessoas vão revisar
"Vamos revisar todo mundo junto"
Entendido.
Mesmo que várias pessoas revisem, gostaria de definir quem dá a palavra final quando as opiniões divergirem.
"Vamos mostrar para a diretoria antes de decidir"
Entendido.
Então o fluxo seria: primeiro o [nome] revisa e depois passa para a diretoria, certo?
"Manda pra todo mundo por enquanto"
Entendido.
Vou compartilhar com todos, mas posso entender que quem decide quais ajustes serão feitos é o [nome]?
Um roteiro para usar durante a reunião
Seguindo esta ordem, fica mais difícil a reunião se dispersar:
- Confirme a direção geral com a pessoa de maior cargo
- Verifique materiais e responsáveis, departamento por departamento
- Separe as opiniões que surgiram em obrigatórias e opcionais
- Defina quem faz a conferência final
- Fixe o prazo
- Envie uma nota de confirmação depois da reunião
A nota de confirmação depois da reunião
Depois da reunião, mande uma nota curta para evitar entendimentos diferentes.
Segue o que confirmamos hoje.
Objetivo:
Público-alvo:
Estrutura:
Responsável pelos materiais:
Prazo dos materiais:
Responsável pela conferência final:
Prazo das correções:
Vamos seguir com esse entendimento.
Mandar isso reduz o famoso "não era isso que a gente tinha falado".
Resumo
Numa reunião com vários decisores, absorver todas as opiniões costuma acabar mal.
O importante não é eliminar as opiniões.
É transformá-las em uma destas categorias:
- Obrigatório
- Se houver folga
- Em outro documento
- Para a próxima ou depois
- Confirmar com quem decide
Se você encarar a reunião não como um lugar para conversar, mas como o lugar para preencher o que ainda está em aberto, tudo fica mais fácil de conduzir.
