Cách điều hành cuộc họp có nhiều người quyết định mà không ôm hết ý kiến của cả 6 người
Bài viết này nhằm mục đích gì
Cuộc họp càng đông người thì câu chuyện càng dễ bị loãng.
Rắc rối nhất là cuộc họp mà không ai biết ai là người chốt.
Có khoảng 6 người tham dự, ai cũng góp một ít ý kiến.
Nhưng cuối cùng ai là người quyết định thì không ai biết.
Khi đó, người phụ trách sẽ ôm hết ý kiến của mọi người, và công việc có thể không xong kịp hạn.
Bài viết này tổng hợp cách đẩy cuộc họp tiến lên khi có vẻ như có nhiều người cùng quyết định.
Vấn đề của những cuộc họp đông người
Trong các cuộc họp đông người, những chuyện sau dễ xảy ra:
- Ý kiến lan ra nhiều hướng
- Người quyết định trở nên mơ hồ
- Ý kiến phản đối xuất hiện muộn
- Muốn đưa hết ý kiến của mọi người vào nên không chốt được gì
- Người phụ trách phải gánh vai điều phối
- Số lần chỉnh sửa tăng lên
Vì vậy, ngay từ đầu bạn cần xác nhận "ai là người đưa ra quyết định cuối cùng".
Câu nên nói đầu tiên
Nếu đưa tất cả ý kiến vào thì có thể sẽ không kịp hạn, nên em muốn xác nhận xem ai sẽ là người quyết định cuối cùng ạ.
Chỉ một câu này là đã thống nhất được nền tảng của cuộc họp.
Hỏi người có chức vụ cao nhất trước
Khi đông người, thay vì hỏi lần lượt từng người, hãy xác nhận trước với người có vẻ nắm quyền quyết định nhiều nhất.
Trước hết, em xin xác nhận phương hướng chung với [tên trưởng phòng] ạ.
Phương hướng lần này em hiểu là [X], em triển khai theo hướng đó được không ạ?
Nhờ vậy cuộc họp có được trục chính.
Đừng ôm hết ý kiến của mọi người
Khi trong họp xuất hiện đủ loại ý kiến, đừng nhận hết mà hãy phân loại.
Em cảm ơn ạ.
Em muốn tách phần nhất định phải có lần này với phần sẽ đưa vào nếu còn dư sức.
Ý kiến vừa rồi mình coi là bắt buộc, hay sẽ đưa vào nếu còn dư sức ạ?
Như vậy, những lời chen ngang sẽ biến thành thứ tự ưu tiên.
Cách đáp lại khi có nhiều người kiểm tra
"Cả nhóm cùng kiểm tra là được"
Em hiểu rồi ạ.
Dù có nhiều người cùng kiểm tra, em vẫn muốn xác định trước người quyết định cuối cùng khi ý kiến bị chia rẽ.
"Cho cấp trên xem rồi mới quyết"
Em hiểu rồi ạ.
Vậy mình theo thứ tự: [tên] kiểm tra trước, sau đó đến cấp trên xác nhận, được không ạ?
"Cứ gửi cho tất cả mọi người đi"
Em hiểu rồi ạ.
Em sẽ chia sẻ cho tất cả, nhưng người quyết định có đưa chỉnh sửa vào hay không là [tên], em hiểu vậy đúng không ạ?
Khuôn mẫu dùng trong cuộc họp
Nếu làm theo thứ tự dưới đây, cuộc họp sẽ khó bị tản mạn hơn:
- Xác nhận phương hướng chung với người có chức vụ cao nhất
- Xác nhận tài liệu và người phụ trách theo từng phòng ban
- Chia các ý kiến đưa ra thành bắt buộc và tùy chọn
- Chọn người xác nhận cuối cùng
- Chốt thời hạn
- Gửi ghi chú xác nhận sau cuộc họp
Ghi chú xác nhận sau cuộc họp
Sau cuộc họp, hãy gửi một ghi chú ngắn để tránh hiểu lệch nhau.
Đây là nội dung đã xác nhận hôm nay.
Mục đích:
Đối tượng:
Cấu trúc:
Người phụ trách tài liệu:
Hạn nộp tài liệu:
Người xác nhận cuối cùng:
Hạn chỉnh sửa:
Chúng tôi sẽ triển khai theo cách hiểu này.
Gửi ghi chú này sẽ giảm được những câu như "hồi đó đâu có nói vậy" về sau.
Tổng kết
Trong cuộc họp có nhiều người quyết định, ôm hết ý kiến của mọi người rất dễ đổ vỡ.
Điều quan trọng không phải là dẹp bỏ ý kiến.
Mà là chuyển ý kiến thành một trong những loại sau:
- Bắt buộc
- Nếu còn dư sức
- Tài liệu riêng
- Lần sau trở đi
- Hỏi lại người quyết định cuối cùng
Hãy coi cuộc họp không phải nơi để trò chuyện, mà là nơi để lấp những điều chưa chốt, và mọi việc sẽ trôi chảy hơn.
