Mener une réunion avec plusieurs décideurs sans absorber l'avis des 6 participants
À quoi sert cet article
Plus il y a de monde dans une réunion, plus la discussion part facilement dans tous les sens.
Le pire, c'est la réunion où l'on ne sait pas qui décide.
Imaginez six personnes présentes, qui donnent toutes un peu leur avis.
Mais personne ne sait qui tranchera à la fin.
Dans ce cas, la personne en charge finit par absorber tous les avis, et le travail risque de ne pas aboutir avant l'échéance.
Cet article présente des façons de faire avancer une réunion où plusieurs personnes semblent avoir le pouvoir de décision.
Les problèmes des réunions nombreuses
Dans les réunions avec beaucoup de participants, on rencontre souvent ces difficultés :
- Les avis partent dans toutes les directions
- On ne sait plus très bien qui décide
- Des objections surgissent après coup
- À force de vouloir intégrer l'avis de chacun, rien n'aboutit
- La personne en charge se retrouve à jouer les médiateurs
- Les corrections s'accumulent
C'est pourquoi il faut commencer par confirmer qui prend la décision finale.
La phrase à dire en premier
Si nous intégrons tous les avis, nous risquons de ne pas finir à temps. J'aimerais donc confirmer qui prendra la décision finale.
Cette seule phrase pose le cadre de la réunion.
Commencer par la personne la plus haut placée
Quand il y a beaucoup de monde, plutôt que d'interroger chacun à tour de rôle, commencez par vérifier avec la personne qui semble avoir le plus de pouvoir de décision.
Pour commencer, permettez-moi de valider l'orientation générale avec [nom du directeur].
Puis-je avancer en considérant que l'orientation retenue cette fois est [X] ?
Cela donne un fil conducteur à la réunion.
Ne pas absorber tous les avis
Quand des avis variés fusent pendant la réunion, ne les acceptez pas tous : triez-les.
Merci.
J'aimerais distinguer ce qui doit absolument figurer cette fois de ce que l'on ajoute s'il reste de la marge.
Cette remarque est-elle indispensable, ou à intégrer seulement s'il y a de la marge ?
Ainsi, les remarques lancées en travers se transforment en priorités.
Comment répondre quand plusieurs personnes vérifient
« Il suffit que tout le monde vérifie ensemble »
Bien compris.
Même si plusieurs personnes relisent, j'aimerais qu'on désigne celle qui tranche en cas d'avis divergents.
« On le montre d'abord à la direction avant de décider »
Bien compris.
Donc [nom] relit d'abord, puis le document passe à la direction, c'est bien cela ?
« Envoie-le à tout le monde pour l'instant »
Bien compris.
Je le partage à tous, mais puis-je comprendre que c'est [nom] qui décide des corrections à appliquer ?
Une trame à utiliser pendant la réunion
En suivant cet ordre, la réunion a moins de chances de s'éparpiller :
- Confirmer l'orientation générale avec la personne la plus haut placée
- Vérifier les supports et les responsables service par service
- Classer les avis exprimés en indispensables et facultatifs
- Désigner la personne qui fait la validation finale
- Fixer l'échéance
- Envoyer un récapitulatif après la réunion
Le récapitulatif après la réunion
Après la réunion, envoyez une courte note pour éviter les malentendus.
Voici ce que nous avons confirmé aujourd'hui.
Objectif :
Cible :
Structure :
Responsable des supports :
Échéance des supports :
Validateur final :
Échéance des corrections :
Nous avançons sur cette base.
L'envoyer permet de limiter les « ce n'est pas ce qu'on avait dit » par la suite.
En résumé
Dans une réunion à plusieurs décideurs, absorber tous les avis mène facilement à l'échec.
L'essentiel n'est pas de faire taire les avis.
C'est de les convertir en l'une de ces catégories :
- Indispensable
- Si on a de la marge
- Dans un autre document
- Pour la prochaine fois ou plus tard
- À confirmer auprès du décideur final
Si vous voyez la réunion non pas comme un lieu de discussion, mais comme un endroit où l'on comble ce qui reste à trancher, tout avance plus facilement.
