วิธีดำเนินการประชุมที่มีผู้อนุมัติหลายคน โดยไม่รับความเห็นของทั้ง 6 คนมาไว้คนเดียว
บทความนี้เขียนขึ้นเพื่ออะไร
ยิ่งมีคนเข้าประชุมมาก เรื่องที่คุยก็ยิ่งกระจายง่าย
ที่ลำบากใจที่สุดคือการประชุมที่ไม่รู้ว่าใครเป็นคนตัดสิน
สมมติมีคนเข้าประชุมราว 6 คน ทุกคนออกความเห็นกันคนละนิดละหน่อย
แต่ไม่มีใครรู้เลยว่าสุดท้ายใครเป็นคนตัดสินใจ
ถ้าเป็นแบบนี้ ผู้รับผิดชอบงานจะต้องแบกความเห็นของทุกคนไว้คนเดียว และงานอาจสรุปไม่ทันกำหนด
บทความนี้รวบรวมวิธีผลักดันการประชุมที่ดูเหมือนมีผู้อนุมัติหลายคน
ปัญหาของการประชุมที่มีคนเยอะ
ในการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมมาก มักเกิดปัญหาเหล่านี้
- ความเห็นแตกออกไปหลายทิศทาง
- ไม่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ตัดสิน
- มีคนค้านทีหลัง
- พยายามใส่ความเห็นของทุกคนจนสรุปไม่ได้
- ผู้รับผิดชอบงานต้องรับบทผู้ประสานงานไว้คนเดียว
- งานแก้ไขเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ
ด้วยเหตุนี้ ตอนเริ่มประชุมจึงต้องยืนยันก่อนว่า "ใครเป็นคนตัดสินใจขั้นสุดท้าย"
ประโยคแรกที่ควรพูด
ถ้าเราใส่ความเห็นทั้งหมดเข้าไป อาจสรุปไม่ทันกำหนด จึงอยากขอยืนยันว่าใครจะเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายคะ/ครับ
ประโยคเดียวนี้ช่วยวางกรอบของการประชุมให้ตรงกัน
ถามคนที่ตำแหน่งสูงสุดก่อน
เมื่อมีผู้เข้าประชุมเยอะ แทนที่จะถามทีละคนตามลำดับ ให้ถามคนที่น่าจะมีอำนาจตัดสินใจมากที่สุดก่อน
ขอยืนยันทิศทางโดยรวมกับ [ชื่อผู้อำนวยการ] ก่อนนะคะ/ครับ
ทิศทางครั้งนี้ ขอเดินหน้าตามความเข้าใจที่ว่าเป็น [X] ได้ไหมคะ/ครับ
แบบนี้การประชุมจะมีแกนหลัก
อย่ารับความเห็นของทุกคนมาไว้คนเดียว
เมื่อมีความเห็นหลายแบบระหว่างประชุม อย่ารับไว้ทั้งหมด ให้แยกประเภทก่อน
ขอบคุณค่ะ/ครับ
อยากแยกสิ่งที่ต้องใส่ในครั้งนี้ กับสิ่งที่ใส่ถ้ามีเวลาเหลือ
ความเห็นเมื่อสักครู่ จะให้เป็นสิ่งที่ต้องมี หรือใส่ถ้ามีเวลาเหลือดีคะ/ครับ
แบบนี้ คำพูดแทรกกลางคันจะกลายเป็นลำดับความสำคัญ
วิธีตอบเมื่อมีผู้ตรวจหลายคน
"ให้ทุกคนช่วยกันตรวจก็ได้"
รับทราบค่ะ/ครับ
แม้จะให้หลายคนช่วยตรวจ แต่อยากกำหนดผู้ตัดสินขั้นสุดท้ายไว้สำหรับตอนที่ความเห็นไม่ตรงกันค่ะ/ครับ
"ให้ผู้บริหารดูก่อนแล้วค่อยตัดสิน"
รับทราบค่ะ/ครับ
ถ้าอย่างนั้น ให้ [ชื่อ] ตรวจก่อน แล้วค่อยส่งให้ผู้บริหารตรวจต่อ ตามลำดับนี้ได้ไหมคะ/ครับ
"ส่งให้ทุกคนก่อนเลย"
รับทราบค่ะ/ครับ
จะส่งให้ทุกคน แต่ผู้ตัดสินว่าจะนำการแก้ไขไปใช้หรือไม่ คือ [ชื่อ] ใช่ไหมคะ/ครับ
รูปแบบที่ใช้ได้ระหว่างประชุม
ถ้าดำเนินการตามลำดับนี้ การประชุมจะกระจายยากขึ้น
- ยืนยันทิศทางโดยรวมกับคนที่ตำแหน่งสูงสุด
- ตรวจสอบเอกสารประกอบและผู้รับผิดชอบของแต่ละแผนก
- แยกความเห็นที่ได้ออกเป็นสิ่งที่ต้องมีและสิ่งที่เลือกได้
- กำหนดผู้ตรวจขั้นสุดท้าย
- กำหนดวันส่ง
- ส่งบันทึกยืนยันหลังประชุม
บันทึกยืนยันหลังประชุม
หลังประชุม ให้ส่งบันทึกสั้น ๆ เพื่อป้องกันความเข้าใจคลาดเคลื่อน
สรุปสิ่งที่ยืนยันกันในวันนี้
วัตถุประสงค์:
กลุ่มเป้าหมาย:
โครงสร้าง:
ผู้รับผิดชอบเอกสารประกอบ:
กำหนดส่งเอกสารประกอบ:
ผู้ตรวจขั้นสุดท้าย:
กำหนดส่งงานแก้ไข:
จะดำเนินการตามความเข้าใจนี้
การส่งบันทึกนี้ช่วยลดเรื่อง "ไม่ได้คุยกันแบบนี้นี่นา" ในภายหลัง
สรุป
ในการประชุมที่มีผู้อนุมัติหลายคน ถ้ารับความเห็นของทุกคนมาไว้ทั้งหมด งานมักพัง
สิ่งสำคัญไม่ใช่การตัดความเห็นทิ้ง
แต่คือการแปลงความเห็นให้เป็นหนึ่งในนี้
- ต้องมี
- ถ้ามีเวลาเหลือ
- ทำเป็นเอกสารแยก
- ครั้งหน้าหรือหลังจากนี้
- ยืนยันกับผู้ตัดสินขั้นสุดท้าย
ถ้ามองว่าการประชุมไม่ใช่ที่สำหรับคุยกันไปเรื่อย ๆ แต่เป็นที่สำหรับเติมสิ่งที่ยังไม่ชัดเจน การดำเนินงานจะง่ายขึ้นมาก
