ถ้าที่ประชุมกำลังจะโยนความรับผิดชอบทั้งหมดมาที่คุณ ควรทำอย่างไร
บทความนี้เขียนขึ้นเพื่ออะไร
ในที่ประชุม ดูเหมือนทุกคนกำลังคุยกันอยู่ แต่จริง ๆ แล้วความรับผิดชอบอาจไหลไปกองอยู่ที่คนคนเดียว
"งั้นเรื่องนี้ฝากคุณนะ" "ช่วยเรียบเรียงให้ออกมาดี ๆ หน่อย" "ทำเท่าที่ทำได้ก็พอ" "ไว้ช่วยกันดูทุกคนก็ได้" "สุดท้ายเดี๋ยวฉันเช็กเอง"
ถ้าเรื่องดำเนินไปแบบนี้ คนที่ลงมือทำอาจต้องแบกทั้งหมดไว้คนเดียว ไม่ว่าจะเป็นการสรุปวัตถุประสงค์ รวบรวมวัตถุดิบ ประสานงาน ตัดต่อ ไปจนถึงแก้ไข
บทความนี้สรุปวิธีทำให้บทบาท กำหนดส่ง และคนที่ตรวจขั้นสุดท้ายชัดเจน ในตอนที่ที่ประชุมกำลังจะโยนความรับผิดชอบมาให้คุณคนเดียว
ลักษณะของที่ประชุมที่โยนความรับผิดชอบ
ที่ประชุมที่ความรับผิดชอบคลุมเครือ มักมีลักษณะดังนี้
- ไม่รู้ว่าใครเป็นคนตัดสินใจ
- มีหลายคนออกความเห็น
- ไม่มีใครตัดสินใจขั้นสุดท้าย
- ไม่ได้กำหนดขอบเขตงานของแต่ละคน
- ไม่ได้กำหนดว่าใครเป็นคนให้วัตถุดิบ
- กำหนดแค่วันส่ง
- ภายหลังมีข้อเรียกร้องเรื่องคุณภาพที่สูงขึ้นตามมา
ในสภาพแบบนี้ หลังประชุมคนที่ลำบากมีแค่คนที่ต้องลงมือทำ
สิ่งที่ควรตกลงกันก่อนอย่างอื่น
ตอนเริ่มประชุม ให้ยืนยันเรื่องต่อไปนี้
- ใครเป็นคนตรวจขั้นสุดท้าย
- เนื้อหาอะไรที่ต้องมีแน่ ๆ
- แต่ละคนจะส่งวัตถุดิบอะไร
- วัตถุดิบต้องส่งเมื่อไร
- กำหนดส่งงานแก้ไขคือเมื่อไร
ถ้าเริ่มทำงานโดยไม่ตกลงเรื่องเหล่านี้ ภายหลังจะต้องทำซ้ำมากขึ้น
"ช่วยกันดูทุกคน" เป็นเรื่องอันตราย
ประโยคอย่าง "ไว้ช่วยกันดูทุกคนก็ได้" ฟังเผิน ๆ ก็ดูดี
แต่พอมีความเห็นออกมาหลายแบบ ก็ไม่ชัดเจนว่าใครเป็นคนตัดสินขั้นสุดท้าย
ตอบกลับได้แบบนี้
รับทราบครับ
ถึงจะมีหลายคนช่วยกันตรวจ แต่ผมอยากให้กำหนดคนที่จะตัดสินใจขั้นสุดท้ายไว้สักคนครับ
ผมอยากให้ชัดเจนว่าถ้าความเห็นแตกกัน ใครเป็นคนตัดสิน
เมื่อมีคนบอกว่า "ฝากคุณเลยนะ"
รับทราบครับ
ผมจะเดินหน้าต่อโดยถือว่างานนี้ฝากไว้กับผม แต่ขอตกลงสองเรื่องก่อนครับ คือเนื้อหาที่ต้องมีแน่ ๆ กับคนที่ตรวจขั้นสุดท้าย
ต่อให้มีคนบอกว่าฝากคุณเลย ถ้าเดินหน้าไปโดยไม่มีคนตัดสินใจ ภายหลังอาจมีคนพูดว่า "ฉันไม่ได้หมายความอย่างนั้น"
ทำให้ชัดว่าใครเป็นคนให้วัตถุดิบ
ในการประชุมเพื่อทำอะไรสักอย่าง การกำหนดว่าใครเป็นคนให้วัตถุดิบเป็นเรื่องสำคัญ
ตัวอย่างเช่นถ้าเป็นวิดีโอ จะมีสิ่งเหล่านี้
- ภาพบรรยากาศการทำงานจากฝ่ายผลิต
- ภาพเครื่องจักรอุปกรณ์จากฝ่ายเทคนิค
- ภาพกิจกรรมภายในบริษัท
- รูปถ่าย
- ข้อความอธิบาย
- คอมเมนต์
ให้กำหนดว่าใครจะส่งอะไร และส่งภายในเมื่อไร
ตอบกลับได้แบบนี้
ผมจะดูแลเรื่องการตัดต่อเอง แต่ส่วนวัตถุดิบ ขอให้แต่ละแผนกถ่ายและส่งมาให้นะครับ
ส่วนที่ไม่มีวัตถุดิบ จะใช้เอกสารที่มีอยู่หรือข้อความมาเติมแทนครับ
กำหนดวันสิ้นสุดการแก้ไข
เรื่องที่เกิดบ่อยในที่ประชุมคือ มีการแก้ไขต่อเนื่องไปจนใกล้เสร็จเต็มที
ดังนั้นจึงต้องกำหนดวันสิ้นสุดการแก้ไข
ถ้ามีการแก้ไข ผมอยากกำหนดวันสุดท้ายของการตรวจขั้นสุดท้ายครับ
ถ้าไม่มีกำหนด งานแก้อาจสะสมไปเรื่อย ๆ จนงานไม่เสร็จก็ได้ครับ
วิธีพูดเพื่อแบ่งความรับผิดชอบ
ไม่ใช่การปฏิเสธความรับผิดชอบ แต่เป็นการแบ่งมันออกเป็นส่วน ๆ
ในส่วนของผม จะตัดต่อจากวัตถุดิบที่ทุกคนส่งมาครับ
การเลือกวัตถุดิบและการถ่ายทำ ขอให้แต่ละแผนกช่วยดูแลนะครับ
การตัดสินใจขั้นสุดท้าย ขอให้เป็นของผู้ตรวจครับ
พูดแบบนี้ก็แสดงท่าทีให้ความร่วมมือได้ โดยไม่ต้องรับความรับผิดชอบทั้งหมดไว้คนเดียว
สรุป
เมื่อที่ประชุมกำลังจะโยนความรับผิดชอบมาให้คุณคนเดียว การแบ่งบทบาทออกเป็นส่วน ๆ ได้ผลดีกว่าการโต้แย้งด้วยอารมณ์
สิ่งที่ต้องยืนยันมีดังนี้
- ใครเป็นคนตัดสินใจ
- ใครเป็นคนให้วัตถุดิบ
- ส่งภายในเมื่อไร
- ตัวเองทำถึงตรงไหน
- กำหนดส่งงานแก้ไขคือเมื่อไร
แค่พูดเรื่องเหล่านี้ออกมาให้ชัดระหว่างประชุม ก็ช่วยลดความเสี่ยงที่ความรับผิดชอบจะไปตกอยู่ที่คนคนเดียวได้
