Qué hacer cuando en una reunión quieren dejarte toda la responsabilidad a ti
De qué trata este artículo
En una reunión puede parecer que todos están discutiendo el tema, cuando en realidad toda la responsabilidad se está deslizando hacia una sola persona.
"Entonces esto lo haces tú, ¿vale?" "Júntalo todo y que quede bien." "Haz lo que puedas." "Lo revisamos entre todos." "Al final yo lo reviso."
Cuando las cosas van por ahí, quien hace el trabajo puede acabar cargando con todo: definir el objetivo, reunir el material, coordinar, editar y corregir.
Este artículo explica cómo dejar claros los roles, los plazos y quién da el visto bueno cuando una reunión está a punto de dejarte con toda la responsabilidad.
Cómo es una reunión que reparte mal la responsabilidad
Las reuniones donde la responsabilidad es difusa suelen tener estas características:
- No se sabe quién tiene la decisión final
- Varias personas dan su opinión
- Nadie toma la decisión definitiva
- No se define qué le toca a cada quien
- No se define quién aporta el material
- Solo se fija la fecha límite
- Después aparecen exigencias de calidad más altas
En esta situación, tras la reunión el único que sufre es quien hace el trabajo.
Lo primero que hay que decidir
Al empezar la reunión, confirma lo siguiente:
- ¿Quién da la aprobación final?
- ¿Qué contenido es obligatorio?
- ¿Qué material aportará cada persona?
- ¿Para cuándo es el material?
- ¿Cuál es la fecha límite para las correcciones?
Si empiezas a trabajar sin definir esto, luego habrá más trabajo que rehacer.
"Lo revisamos entre todos" es peligroso
"Lo revisamos entre todos" suena bien a primera vista.
Pero cuando salen varias opiniones, la decisión final se vuelve borrosa.
Puedes responder así:
Entendido.
Aunque lo revisen varias personas, me gustaría que haya una sola que tome la decisión final.
Quiero que quede claro quién decide cuando las opiniones no coincidan.
Cuando te dicen "te lo dejamos a ti"
Entendido.
Avanzaré dando por hecho que queda en mis manos, pero déjenme definir antes dos cosas: el contenido obligatorio y quién da la aprobación final.
Aunque te digan que lo dejan en tus manos, si avanzas sin que haya alguien que decida, luego pueden decirte: "no era eso lo que queríamos decir".
Deja claro quién aporta el material
En una reunión para crear algo, es importante decidir quién proporciona el material.
Por ejemplo, si se trata de un video, piensa en cosas como:
- Imágenes del trabajo en el área de producción
- Imágenes de los equipos del área técnica
- Imágenes de eventos internos de la empresa
- Fotos
- Textos explicativos
- Comentarios
Hay que decidir quién aporta cada cosa y para cuándo.
Puedes responder así:
Yo me encargo de la edición, pero pido que cada departamento grabe y envíe su propio material.
Donde no haya material, lo cubriremos con documentos existentes o con texto.
Fija una fecha límite para las correcciones
Algo muy común en las reuniones es que las correcciones sigan llegando hasta el último momento.
Por eso hace falta una fecha límite para corregir.
Si hay correcciones, me gustaría fijar una fecha límite para la revisión final.
Sin ella, las correcciones pueden acumularse y quizás nunca terminemos.
Cómo repartir la responsabilidad al hablar
No se trata de rechazar la responsabilidad, sino de repartirla en partes.
Por mi parte, editaré con el material que me envíen.
La selección y la grabación del material corresponden a cada departamento.
La decisión final queda en manos de quien revisa.
Dicho así, muestras que quieres colaborar sin absorber toda la responsabilidad.
Resumen
Cuando en una reunión quieren dejarte solo con la responsabilidad, funciona mejor repartir los roles que contestar con enojo.
Esto es lo que hay que confirmar:
- Quién decide
- Quién aporta el material
- Para cuándo
- Hasta dónde llega tu parte
- Cuándo es la fecha límite de correcciones
Con solo decir estas cosas en voz alta durante la reunión, reduces el riesgo de que toda la responsabilidad recaiga en una sola persona.
