開會時快被甩鍋了，該怎麼應對
這篇文章想說什麼
開會看起來是大家一起討論，實際上責任卻可能全都落到一個人身上。
「那這個就麻煩你了。」 「幫忙整理得漂亮一點。」 「能做到哪裡就做到哪裡。」 「大家一起看看就好了。」 「最後我來確認。」
事情這樣發展下去，負責做事的人可能得把釐清目的、蒐集素材、協調溝通、編輯、修改全都扛下來。
這篇文章整理了在會議上快被甩鍋時，如何把分工、期限和確認人說清楚。
容易被甩鍋的會議有哪些特徵
責任模糊的會議，通常有這些特徵：
- 不知道誰有決定權
- 好幾個人都在發表意見
- 沒有人做最後決定
- 每個人負責的範圍沒有定下來
- 誰要提供素材沒有定下來
- 只定了截止時間
- 事後又冒出更高的品質要求
這種情況下，會議結束後，傷腦筋的只有做事的人。
一開始就要先定下來的事
開會時，先確認以下幾點：
- 誰來做最後確認
- 哪些內容一定要放進去
- 每個人要提供什麼素材
- 素材什麼時候交
- 修改的截止時間是什麼時候
這些沒定就動工，之後只會愈來愈常重做。
「大家一起確認」其實很危險
「大家一起看看就好了」，乍聽之下挺不錯。
但意見一多，最後到底由誰決定就變得含糊了。
可以這樣回應：
了解。
就算由幾位一起確認，我還是希望訂出一位負責最後決定的人。
我想先講清楚，意見不一致的時候由誰來拍板。
當對方說「就交給你了」
了解。
我會以「交給我負責」為前提來進行，不過請讓我先確認兩件事：一定要放進去的內容，以及最後確認人是誰。
就算對方說交給你，如果沒有拍板的人就繼續做，事後很可能被一句「我不是這個意思」打回票。
把誰提供素材說清楚
開會要做某樣東西時，先決定誰來提供素材很重要。
例如製作影片的話，會有這些內容：
- 製造部門的工作現場畫面
- 技術部門的設備畫面
- 公司內部活動的影片
- 照片
- 說明文字
- 評論或感言
這些由誰、在什麼時候之前提供，都要先定下來。
可以這樣回應：
剪輯由我這邊來做，但素材希望各部門自行拍攝後傳給我。
沒有素材的部分，我會用現有資料或文字來補。
訂出修改的截止時間
開會時常見的狀況是，修改一直改到快要完成的最後一刻。
所以需要訂一個修改的截止時間。
如果還要修改，我想約定一個最後確認的截止時間。
沒有截止時間的話，修改會愈疊愈多，可能就一直完成不了。
把責任拆開來說
不是拒絕承擔責任，而是把責任拆開。
我這邊會根據大家提供的素材來剪輯。
素材的挑選和拍攝，請各部門負責。
最後的決定請由確認人來做。
這樣說，既表現出願意配合的態度，又不必把所有責任都攬到自己身上。
總結
在會議上快被甩鍋時，與其帶著情緒去反駁，不如把角色和分工拆開來說，更有效。
要確認的是以下幾點：
- 誰來決定
- 誰來提供素材
- 什麼時候之前提供
- 自己負責到哪一步
- 修改的截止時間是什麼時候
只要在會議中把這些說出口，就能降低責任只落在一個人身上的風險。
