前言：開會讓人內耗，原因不在會議本身
不擅長開會的人很多。
但讓人內耗的，並不只是「在大家面前說話」。
真正耗神的，是開會時你得同時處理下面這些事。
聽對方說話
弄懂爭論的重點是什麼
觀察氣氛
猜誰想表達什麼
確認自己的職責範圍
組織接下來要說的話
避免被人抓到把柄
回應得讓人聽了舒服
還要確保會後不起糾紛
這些全都要即時處理，神經很快就被磨光了。
尤其是話題東一榔頭西一棒子的會議、容易被甩鍋的會議、被主管當面口頭逼問的會議，越是在現場想，就越難受。
那該怎麼辦呢？
答案很簡單。
開會時不要想。
當然，這不是叫你什麼都不準備就去開會。
而是在會前就把該想的想完。
列出可能被問到的問題。
做好應答卡。
釐清自己負責的範圍。
確認誰有決定權。
備好「撤退用語」。
然後開會的時候，你只需要：
啊，這個問題來了
話術裡有
唸這一條
就夠了。
這不是耍小聰明。
這是一套撐過會議的實用打法。
1. 把會議當成「即興發揮遊戲」，人就會被耗空
開會覺得痛苦的人，會議中其實在做這些事。
當場搞清楚爭論重點
當場判斷自己的責任範圍
當場編出回答的話
當場看對方臉色
當場小心別說錯話
這個負擔相當重。
尤其對方是那種口才很好、愛甩鍋的人時，會議裡的話題會不停地換。
最初的議題
↓
電話
↓
離開座位
↓
態度
↓
教育訓練
↓
別人的感受
↓
考績
↓
懲處
到這一步，腦袋裡要處理的資訊就太多了。
所以，別把會議玩成「即興發揮遊戲」。
把它變成「查卡片遊戲」。
問題來了
↓
判斷這是哪一類問題
↓
找到對應的應答卡
↓
唸出來
光是這樣，神經的消耗速度就完全不一樣了。
2. 就算是唸稿子，對話也能自然銜接
有趣的是，開會時唸稿子，意外地不容易被看出來。
原因很簡單。
因為你唸的，是對應對方那個問題的應答卡。
不是隨便一段文字。
也不是跟對話毫不相干的發言稿。
你事先已經準備好了：
被問到這個，就這樣回
話題跳到這裡，就這樣回
提到考績、懲處，就這樣回
被要求「體諒一下別人的心情」，就這樣回
話題扯到電話上，就這樣回
所以對話是接得上的。
甚至比當場慌慌張張地回答，聽起來還要自然。
一旦即興發揮又著急，這些詞就會越來越多：
呃
不
大概
那個
就我而言
我倒不是那個意思
而有了話術，就能簡短地回應：
我理解大家現在遇到了困難。
在此基礎上，我想確認一下處理範圍、決定人和優先順序。
對方會覺得「這個人的反應好像哪裡不對」。
不生氣。
不慌。
不多說廢話。
但也不接這個鍋。
這就是用話術應對會議的厲害之處。
3. 為什麼對方會覺得你「反應不一樣」
在會議上用了話術，對方的反應有時會改變。
因為這和對方期待的反應不一樣。
如果對方是愛唬弄的類型，他期待的反應大致是這樣：
慌張
道歉
過度解釋
覺得自己有錯
當場把事情攬下來
被他的狠話牽著走
可是用了話術之後，變成這樣：
把話題拉回來
確認範圍
確認誰來決定
要求寫成書面
考績、懲處的話題，退回到確認依據
表示理解，但不扛責任
也就是說，對方的唬弄使不上力了。
對方想在迷霧裡打仗。
我們把燈打開。
涉及的是哪項工作？
處理範圍到哪裡為止？
誰來做決定？
期限是什麼時候？
如果是全員通用的規定，請以書面發給大家
被這樣一問，靠口頭施壓往前推的那一方就不好辦了。
4. 會前要準備的東西
會前要準備的，不是氣勢。
而是下面這五樣。
1. 事實備忘
2. 職責範圍備忘
3. 預想問題
4. 應答卡
5. 撤退用語
4-1. 事實備忘
什麼時候
誰
做了什麼
透過哪個管道
幾點
處理到了哪一步
有哪些紀錄
4-2. 職責範圍備忘
自己負責的範圍
不歸自己負責的部分
對方負責的範圍
需要上級判斷的範圍
需要其他部門判斷的範圍
正式的決定人
4-3. 預想問題
為什麼沒做？
為什麼不接電話？
你當時在幹嘛？
為什麼不確認一下？
你是不是不懂體諒別人？
你到底有沒有要配合的意思？
這不就是擺爛嗎？
4-4. 應答卡
針對每個預想問題，寫一句簡短的回答。
我認為這和這次的事情不是同一個問題。
據我了解，我的處理範圍到○○為止。
據我了解，決定人是○○。
如果是全員通用的規定，請以書面發給大家。
如果涉及考績或懲處，請讓我確認相關事實和依據的規定。
4-5. 撤退用語
會議快要失控時用的一句話。
為了避免出現認知落差，我會把時間序列和處理範圍整理成文字。
有了這句，就能從口頭施壓，把局面轉到書面的場子上。
5. 開會時要做的只有「分類，然後唸」
開會時要做的不是思考。
而是分類。
這是在轉移話題
這是在談職責範圍
這是在問決定人
這是在拿考績、懲處來暗示
這是在拿「不體諒人」來偷換概念
這是電話、離座的問題被牽連出來了
這是在假裝成全員規定
分類完了，就唸對應的卡。
例：轉移話題
我認為這和這次的事情不是同一個問題。
請先讓我確認一下這次涉及的工作和處理範圍。
例：要求體諒
我理解大家現在遇到了困難。
在此基礎上，我想確認一下處理範圍、決定人和優先順序。
例：考績、懲處
如果涉及考績或懲處，請讓我以書面確認具體的事實、依據的規定、決定人和適用範圍。
例：全員規定
如果要作為全員通用的規定來執行，請以書面告知適用對象、標準、記錄方式、用途和開始執行的日期。
開會時不要現編句子。
唸事先寫好的句子。
這一點很重要。
6. 開會時用的基本話術
如果要原封不動地唸出來，用這一段就行。
為了避免出現認知落差，我想把事實和處理範圍分開來確認。
首先，我理解大家現在遇到了困難。
不過，我個人沒辦法擅自擴大負責範圍，也沒辦法擴大需要持續跟進的範圍。
關於這件事，我想確認三點。
第一，正式的負責人是誰。
第二，決定人是誰。
第三，期限和優先順序是怎樣的。
我可以分享我所了解的事實。
但判斷、協調和後續跟進，還請由負責人或上級來決定。
如果確實需要我來處理，請明確處理範圍、期限、優先順序，以及和其他工作的協調安排。
另外，如果這是要作為全員通用的規定來執行的內容，請以書面告知適用對象、標準、記錄方式、用途和開始執行的日期。
如果涉及考績或懲處，請讓我以書面確認具體的事實、依據的規定、決定人和適用範圍。
只靠口頭容易出現認知落差，所以如有需要，我可以把時間序列和處理範圍整理成文字。
我並不是不願意配合。
只是處理範圍和決定人不明確就推進的話，之後會出現認知落差，所以我想先確認正式的負責人和推進方式。
這段話術，開會時隨時都能用。
尤其是這些情況：
職責範圍不清楚
對方拿情緒施壓
暗示要考績、懲處
假借全員規定的名義追究個人
不知道誰來決定
7. 唸稿子不是「逃避」，而是防止出事
有些人對在會議上唸稿子有抗拒。
但話術不是逃避。
它其實是防止出事。
即興發揮，就會出這些事：
說多餘的話
把不屬於自己的事也攬下來
說得含含糊糊
事後被當成把柄
情緒化地回應
過度道歉
對方轉移話題，你就跟著一個個回答
有了話術，這些都能避免。
話術不只是保護自己。
對避免會議上的認知落差也有幫助。
8. 會後要做的事
會後，一定要做紀錄。
時間：
與會者：
議題：
實際被說了什麼：
被牽連出來的話題：
我的回答：
對方的反應：
有效的卡：
沒效果的卡：
下次的預想問題：
下次的應答卡：
這樣一來，下一次開會會更輕鬆。
會後紀錄並不只是為了攻擊對方。
它是保護下一次的自己的攻略筆記。
9. 用 PDCA 來循環優化開會
應對會議，可以用 PDCA（計畫、執行、檢查、改善這四步的循環）來轉。
P：會前列出預想問題，做好應答卡
D：會中唸卡片來應對
C：會後把實際被問的問題和對方的反應記下來
A：更新下次要用的卡
這樣做幾次，開會會變得很不一樣。
不管對方說什麼，你都能看出：
啊，是這張卡
開會不再是即興格鬥，而是變成了卡牌遊戲。
10. 為什麼找 AI 聊著整理，特別適合應對會議
找 AI 聊著把思路理清，很適合在會前先做預先除錯。
AI 能幫上的有這些：
列出預想問題
預測對方會怎麼轉移話題
製作應答卡
把說法改得更委婉
改寫成可以對外說的表達
整理時間序列
劃清職責範圍
針對拿考績、懲處來暗示的話，準備回答
這樣一來，會議中的即興發揮就少了。
會前已經想完，所以會上只需要找出來唸。
AI 沒辦法替你在會議上發言。
但它能成為幫你製作「開會不內耗話術」的工具。
11. 消除「在唸稿子」感覺的小訣竅
唸稿子也能讓對話銜接上，是因為唸的是對應的卡。
不過，想要更自然，還有幾個小訣竅。
11-1. 應答卡要短
太長的話術很難唸。
我理解大家現在遇到了困難。
在此基礎上，我想確認一下處理範圍和決定人。
大多數時候，這個長度就夠了。
11-2. 只背開頭
不用全背下來。
為了避免出現認知落差
我理解大家現在遇到了困難
就我的處理範圍而言
如果涉及考績或懲處
只要記住這幾個開頭，就能自然地開口唸下去。
11-3. 只撿對方話裡的一個詞
對方說「有人很為難」時，
我理解大家現在遇到了困難。
就從這句開始。
對方提到「考績」時，
如果涉及考績
就從這句開始。
這樣對話看起來就接上了。
11-4. 唸完就停
唸完之後，別再多加解釋。
我說完了。
如果需要，我會整理成書面資料。
說到這裡就收住。
12. 應答卡範本集
12-1. 與本次無關的另一個問題
我認為這和這次的事情不是同一個問題。
請先讓我確認一下這次涉及的工作和處理範圍。
12-2. 有人遇到困難
我理解大家現在遇到了困難。
在此基礎上，我想確認一下處理範圍、決定人和優先順序。
12-3. 「你知道就去做啊」
我可以分享我所了解的事實，但判斷和後續跟進，還請由負責人或上級來決定。
12-4. 「既然提了建議，就去推動」
我可以提出建議，但如果要執行，請明確處理範圍、期限、優先順序和決定人。
12-5. 「去接電話」
我的理解是，接電話和當場做出判斷、轉接、協調回電時間，是兩回事。
如果有需要，我會確認對方的公司名稱、姓名、來意和回電方式，並轉成留言轉達。
12-6. 「你常常離開座位」
如果要記錄離座時間，請作為全員通用的規定，以書面告知適用對象、標準、記錄方式和用途。
12-7. 考績、懲處
如果涉及考績或懲處，請讓我以書面確認具體的事實、依據的規定、決定人和適用範圍。
12-8. 被口頭逼問
只靠口頭容易出現認知落差，所以我會把時間序列和處理範圍整理成文字。
13. 應對會議的最終型態
應對會議的最終型態，不是把話說得漂亮。
而是讓自己處於「能把話唸好」的狀態。
會前想好
會中去找
找到卡就唸
不說多餘的話
把話拉回決定人、範圍和期限
會後更新卡
做到這些，會議中的精力消耗會大幅減少。
開會容易內耗的人，並不是說話能力差。
而是因為想在會議中把一切都即時產生出來，才會內耗。
14. 總結：會議只要事先想完，就沒什麼好怕
想在會議中不內耗，結論就是這樣。
開會時不想。
會前想完。
開會時不現編句子。
找應答卡來唸。
不對對方的壓力做出反應。
拉回爭論重點、範圍和決定人。
表示理解。
但不扛責任。
我懂。
但我不攬。
我看得到。
但我不揹。
我可以提建議。
但做決定的是有權限的人。
就算是唸稿子，對話也能接上。
有時甚至比慌慌張張即興回答，接得更自然。
會議不是即興格鬥。
而是用事先備好的卡來玩的卡牌遊戲。
