Introduction : ce qui vous épuise, ce n'est pas la réunion elle-même
Beaucoup de gens détestent les réunions.
Mais ce qui épuise, ce n'est pas seulement « parler devant les autres ».
Ce qui vous vide vraiment, c'est qu'en pleine réunion, vous devez faire tout ceci en même temps :
Écouter ce que dit l'autre
Comprendre le point en débat
Sentir l'ambiance
Deviner qui veut dire quoi
Vérifier votre périmètre de responsabilité
Fabriquer la phrase suivante
Éviter qu'on ne se serve de vos mots contre vous
Répondre de façon agréable
Faire en sorte que ça ne dégénère pas après la réunion
Si vous essayez de tout traiter en temps réel, vos nerfs s'usent.
Surtout dans les réunions où les sujets sautent dans tous les sens, où l'on vous renvoie facilement la faute, ou où votre supérieur vous met sous pression à l'oral : plus vous réfléchissez sur le moment, plus c'est pénible.
Alors, que faire ?
La réponse est simple.
Ne réfléchissez pas pendant la réunion.
Bien sûr, cela ne veut pas dire y aller sans rien avoir en tête.
Il faut avoir fini de réfléchir avant la réunion.
Préparez les questions qu'on risque de vous poser.
Fabriquez des cartes de réponse.
Mettez au clair ce qui relève de vous.
Vérifiez qui décide.
Ayez sous la main une phrase de repli.
Et pendant la réunion, vous faites seulement ceci :
Ah, voilà la question
C'était dans le script
Je lis ça
C'est tout.
Ce n'est pas de la triche.
C'est une méthode pratique pour traverser une réunion.
1. Si la réunion devient un « jeu d'improvisation », elle vous épuise
Les personnes qui souffrent en réunion font ceci pendant la réunion :
Cerner le sujet sur-le-champ
Juger sur-le-champ jusqu'où va leur responsabilité
Fabriquer sur-le-champ une réponse
Lire sur-le-champ l'humeur de l'autre
Se censurer sur-le-champ pour ne pas en dire trop
La charge est assez lourde.
Surtout si l'interlocuteur est du genre beau parleur qui renvoie la faute aux autres : le sujet change sans arrêt pendant la réunion.
Le sujet de départ
↓
Un appel téléphonique
↓
Vous avez quitté votre poste
↓
Votre attitude
↓
La formation
↓
Les sentiments des gens
↓
L'évaluation
↓
La sanction disciplinaire
Là, il y a beaucoup trop d'informations à traiter dans votre tête.
Alors ne faites pas de la réunion un « jeu d'improvisation ».
Transformez-la en « jeu de recherche de cartes ».
Une question arrive
↓
Vous classez le type de question
↓
Vous cherchez la carte de réponse correspondante
↓
Vous la lisez
Rien que ça change la vitesse à laquelle vos nerfs s'usent.
2. Même en lisant, la conversation reste naturelle
Chose étonnante : même si vous lisez un script en réunion, ça ne se voit étonnamment pas.
La raison est simple.
Vous lisez la carte qui correspond à la question de l'autre.
Ce n'est pas un texte pris au hasard.
Ce n'est pas non plus un discours hors sujet.
Vous avez préparé à l'avance :
Si cette question arrive, cette réponse
Si le sujet saute ici, cette réponse
Si on parle d'évaluation ou de sanction, cette réponse
Si on exige de « comprendre les sentiments des autres », cette réponse
Si on dérive sur le téléphone, cette réponse
La conversation s'enchaîne donc bien.
Elle paraît même plus naturelle qu'une réponse lâchée dans la précipitation.
Quand on improvise dans la panique, ces mots se multiplient :
Euh...
Non, enfin
Peut-être
Du coup
Pour ma part
Ce n'est pas ce que je voulais dire
Avec un script, en revanche, on peut répondre brièvement :
Je comprends que la situation soit difficile.
Cela dit, je voudrais confirmer le périmètre de ce que j'ai à traiter, qui décide et quelles sont les priorités.
Pour l'autre, c'est « une réaction un peu différente de d'habitude ».
Vous ne vous fâchez pas.
Vous ne vous affolez pas.
Vous n'en dites pas trop.
Mais vous ne prenez pas le dossier non plus.
Voilà la force de cette façon d'aborder les réunions.
3. Pourquoi votre réaction paraît différente
Quand vous utilisez un script en réunion, la réaction de l'autre change parfois.
Parce que ce n'est pas la réaction qu'il attendait.
Si l'interlocuteur est du genre beau parleur, la réaction qu'il attend est en général celle-ci :
Vous vous affolez
Vous vous excusez
Vous en rajoutez dans les explications
Vous vous sentez coupable
Vous prenez le dossier sur-le-champ
Vous réagissez à ses mots durs
Mais avec un script, voici ce qui se passe :
Vous ramenez le sujet
Vous confirmez le périmètre
Vous confirmez qui décide
Vous demandez un écrit
Si on parle d'évaluation ou de sanction, vous revenez à la vérification des fondements
Vous montrez de l'empathie, mais vous ne prenez pas la responsabilité
Autrement dit, son baratin ne glisse plus.
L'autre veut se battre dans le brouillard.
Vous allumez la lumière.
De quel travail s'agit-il ?
Jusqu'où va le périmètre à traiter ?
Qui décide ?
Quelle est l'échéance ?
Si c'est une règle pour tout le monde, merci de la partager par écrit
Face à ça, celui qui pousse par la pression orale a du mal à continuer.
4. Ce qu'il faut préparer avant la réunion
Ce qu'il faut préparer avant la réunion, ce n'est pas de la motivation.
Ce sont ces cinq choses :
1. Une note des faits
2. Une note du périmètre de responsabilité
3. Les questions prévisibles
4. Les cartes de réponse
5. Les phrases de repli
4-1. Note des faits
Quand
Qui
Quoi
Par quel canal
À quelle heure
Jusqu'où le traitement est allé
Quelles traces existent
4-2. Note du périmètre de responsabilité
Mon périmètre
Ce qui n'est pas de mon ressort
Le périmètre de l'autre
Ce que décide la hiérarchie
Ce que décide un autre service
Le décideur officiel
4-3. Questions prévisibles
Pourquoi vous ne l'avez pas fait ?
Pourquoi vous n'avez pas décroché ?
Qu'est-ce que vous faisiez ?
Pourquoi vous n'avez pas vérifié ?
Vous ne seriez pas un peu insensible aux autres ?
Vous avez l'intention de coopérer ?
Ça, ce n'est pas abandonner son poste ?
4-4. Cartes de réponse
Pour chaque question prévisible, préparez une réponse courte.
Je pense que c'est un autre sujet que celui qui nous occupe.
Je crois comprendre que mon périmètre va jusqu'à ○○.
Je crois comprendre que le décideur est ○○.
Si c'est une règle pour tout le monde, merci de la partager par écrit.
Si cela touche à l'évaluation ou aux sanctions, permettez-moi de vérifier les faits concrets et le règlement sur lequel cela repose.
4-5. Phrases de repli
Une phrase pour quand la réunion devient dangereuse.
Pour éviter tout malentendu, je vais mettre par écrit la chronologie et mon périmètre.
Avec elle, vous pouvez échapper à la pression orale pour passer sur le terrain de l'écrit.
5. Pendant la réunion, il suffit de « classer puis lire »
Ce que vous faites pendant la réunion, ce n'est pas réfléchir.
C'est classer.
Ça, c'est un détournement de sujet
Ça, c'est une question de périmètre
Ça, c'est une question de décideur
Ça, c'est une menace voilée d'évaluation ou de sanction
Ça, c'est un procès en manque d'empathie
Ça, c'est une étincelle qui saute sur le téléphone ou l'absence du poste
Ça, c'est une règle « pour tous » qui n'en est pas une
Une fois classé, lisez la carte correspondante.
Exemple : détournement de sujet
Je pense que c'est un autre sujet que celui qui nous occupe.
Permettez-moi d'abord de confirmer le travail concerné et le périmètre à traiter cette fois.
Exemple : demande d'empathie
Je comprends que la situation soit difficile.
Cela dit, je voudrais confirmer le périmètre à traiter, qui décide et quelles sont les priorités.
Exemple : évaluation et sanction
S'il s'agit d'évaluation ou de sanction, permettez-moi de confirmer par écrit les faits concrets visés, le règlement sur lequel cela repose, qui décide et le champ d'application.
Exemple : règle pour tous
Si cela doit s'appliquer comme règle commune à tous, merci de partager par écrit les personnes concernées, le critère, le mode d'enregistrement, l'usage et la date de début.
Pendant la réunion, on ne fabrique pas de phrases.
On lit les phrases préparées à l'avance.
C'est ça, l'essentiel.
6. Le script de base à utiliser en réunion
Si vous le lisez tel quel, celui-ci suffit.
Pour éviter tout malentendu, je vais confirmer séparément les faits et le périmètre.
D'abord, je comprends que la situation soit difficile.
En revanche, je ne peux pas, de ma propre initiative, étendre mon périmètre ni celui du suivi continu.
Sur ce sujet, je voudrais confirmer trois points.
Premièrement, qui est le responsable officiel.
Deuxièmement, qui décide.
Troisièmement, quelles sont l'échéance et les priorités.
Je peux partager les faits que je connais.
Mais pour la décision, la coordination et le suivi, je vous demande de laisser cela au responsable ou à la hiérarchie.
Si c'est à moi de m'en charger, merci de préciser le périmètre, l'échéance, les priorités et l'équilibre avec mes autres tâches.
Par ailleurs, si c'est une règle qui doit s'appliquer à tout le monde, merci de partager par écrit les personnes concernées, le critère, le mode d'enregistrement, l'usage et la date de début.
S'il s'agit d'évaluation ou de sanction, permettez-moi de confirmer par écrit les faits concrets visés, le règlement sur lequel cela repose, qui décide et le champ d'application.
À l'oral, il peut y avoir des malentendus ; si nécessaire, je mettrai donc moi-même par écrit la chronologie et mon périmètre.
Je n'ai pas l'intention de ne pas coopérer.
Mais si l'on avance alors que le périmètre et le décideur restent flous, il y aura des malentendus ensuite ; je voudrais donc confirmer qui est officiellement en charge et comment on procède.
Ce script peut servir à n'importe quel moment de la réunion.
Surtout quand :
Les responsabilités sont floues
L'autre pousse par l'émotion
On vous laisse entendre des évaluations ou des sanctions
On vous met en cause personnellement sous couvert d'une règle pour tous
On ne sait pas qui décide
7. Lire un script n'est pas « fuir » : c'est prévenir les accidents
Certains sont réticents à lire un script en réunion.
Mais un script n'est pas une fuite.
C'est plutôt de la prévention d'accidents.
Quand on improvise, voici les accidents qui arrivent :
Dire des choses en trop
Porter ce qui n'est pas de son ressort
Rester vague
Se voir opposer ses propos plus tard
Répondre sous le coup de l'émotion
Trop s'excuser
Répondre à tous les détournements de sujet de l'autre
Avec un script, on peut éviter ça.
Le script ne sert pas seulement à vous protéger.
Il aide aussi à éviter les malentendus en réunion.
8. Ce qu'il faut faire après la réunion
Après la réunion, tenez toujours un journal.
Date et heure :
Participants :
Ordre du jour :
Ce qui a réellement été dit :
Sujets sur lesquels ça a dérivé :
Ma réponse :
Réaction de l'autre :
Cartes qui ont marché :
Cartes qui n'ont pas marché :
Questions prévisibles pour la prochaine fois :
Cartes de réponse pour la prochaine fois :
Ainsi, la prochaine réunion sera encore plus facile.
Le journal d'après-réunion ne sert pas qu'à attaquer l'autre.
C'est un mémo de stratégie pour vous protéger la prochaine fois.
9. Faire tourner les réunions avec le PDCA
La préparation aux réunions peut tourner grâce au PDCA (le cycle planifier, faire, vérifier, améliorer).
P : avant la réunion, préparer les questions prévisibles et les cartes de réponse
D : pendant la réunion, lire les cartes et les utiliser
C : après la réunion, consigner les vraies questions et les réactions
A : mettre à jour les cartes pour la prochaine fois
Après quelques tours, la réunion change pas mal.
Quoi que dise l'autre, vous vous mettez à voir :
Ah, c'est cette carte-là
La réunion cesse d'être un combat d'improvisation et devient un jeu de cartes.
10. Pourquoi réfléchir avec une IA est idéal pour préparer les réunions
Mettre ses idées au clair en discutant avec une IA est idéal pour déboguer la réunion en amont.
Voici ce que l'IA peut faire :
Sortir les questions prévisibles
Anticiper la façon dont l'autre va détourner le sujet
Fabriquer des cartes de réponse
Adoucir la formulation
La convertir en expressions qu'on peut dire à l'extérieur
Mettre la chronologie en ordre
Délimiter le périmètre de responsabilité
Préparer des réponses aux menaces voilées d'évaluation ou de sanction
Cela réduit l'improvisation en réunion.
Comme tout est réfléchi avant la réunion, il suffit ensuite de chercher et de lire.
L'IA ne parle pas à votre place en réunion.
Mais c'est un outil pour fabriquer le script qui vous évite de vous épuiser.
11. Astuces pour effacer l'impression de « lecture »
La conversation reste fluide même en lisant parce que vous lisez la carte correspondante.
Mais si vous voulez encore plus de naturel, voici quelques astuces.
11-1. Des cartes de réponse courtes
Un script trop long se lit mal.
Je comprends que la situation soit difficile.
Cela dit, je voudrais confirmer le périmètre à traiter et qui décide.
C'est souvent suffisant.
11-2. Ne retenir que le début
Pas besoin de tout apprendre par cœur.
Pour éviter tout malentendu
Je comprends que la situation soit difficile
En ce qui concerne mon périmètre
S'il s'agit d'évaluation ou de sanction
Si vous retenez seulement ces débuts, vous pouvez commencer à lire naturellement.
11-3. Reprendre un seul mot de l'autre
Si l'autre dit « il y a des gens en difficulté »,
Je comprends que la situation soit difficile.
c'est par là que vous commencez.
Si l'autre dit « évaluation »,
S'il s'agit d'évaluation
c'est par là que vous commencez.
La conversation a ainsi l'air de s'enchaîner.
11-4. S'arrêter court
Une fois la lecture terminée, n'ajoutez pas trop d'explications.
Voilà.
Si nécessaire, je mettrai cela par écrit.
Et arrêtez-vous là.
12. Modèles de cartes de réponse
12-1. Un autre sujet que celui-ci
Je pense que c'est un autre sujet que celui qui nous occupe.
Permettez-moi d'abord de confirmer le travail concerné et le périmètre à traiter cette fois.
12-2. Quelqu'un est en difficulté
Je comprends que la situation soit difficile.
Cela dit, je voudrais confirmer le périmètre à traiter, qui décide et quelles sont les priorités.
12-3. « Si vous savez, faites-le »
Je peux partager les faits que je connais, mais pour la décision et le suivi, je vous demande de laisser cela au responsable ou à la hiérarchie.
12-4. « Si vous l'avez proposé, menez-le »
Je peux faire des propositions, mais si elles doivent être mises en œuvre, merci de préciser le périmètre, l'échéance, les priorités et qui décide.
12-5. « Décrochez le téléphone »
Je crois comprendre que décrocher le téléphone est différent de décider sur-le-champ, de transférer l'appel ou d'organiser un rappel.
Si nécessaire, je confirme le nom de l'entreprise, le nom de la personne, l'objet de l'appel et le numéro de rappel, puis je transmets un message.
12-6. « Vous quittez souvent votre poste »
Si vous voulez enregistrer le temps d'absence du poste, merci de partager par écrit, comme règle commune à tous, les personnes concernées, le critère, le mode d'enregistrement et l'usage.
12-7. Évaluation et sanction
S'il s'agit d'évaluation ou de sanction, permettez-moi de confirmer par écrit les faits concrets visés, le règlement sur lequel cela repose, qui décide et le champ d'application.
12-8. Mis sous pression à l'oral
À l'oral, il peut y avoir des malentendus ; je vais donc mettre par écrit la chronologie et mon périmètre.
13. La forme finale de la stratégie pour les réunions
La forme finale de la stratégie pour les réunions, ce n'est pas de bien parler.
C'est d'être prêt à bien lire.
Réfléchir avant la réunion
Chercher pendant la réunion
Lire la carte trouvée
Ne pas en dire trop
Revenir au décideur, au périmètre, à l'échéance
Mettre à jour les cartes après la réunion
Si vous y arrivez, la dépense nerveuse pendant la réunion diminue nettement.
Ceux qui s'épuisent en réunion n'ont pas un faible talent d'orateur.
Ils s'épuisent parce qu'ils essaient de tout produire en temps réel pendant la réunion.
14. En résumé : une réunion n'est pas effrayante quand on a fini de réfléchir avant
Voici la conclusion pour ne pas s'épuiser en réunion :
Ne pas réfléchir pendant la réunion.
Finir de réfléchir avant la réunion.
Ne pas fabriquer de phrases pendant la réunion.
Chercher la carte de réponse et la lire.
Ne pas réagir à la pression de l'autre.
Revenir au sujet, au périmètre et au décideur.
De l'empathie, oui.
Mais pas la responsabilité.
Je comprends.
Mais je ne porte pas.
Je vois.
Mais je n'endosse pas.
Je propose.
Mais c'est celui qui a l'autorité qui décide.
Même en lisant, la conversation s'enchaîne.
Parfois, elle paraît même plus naturelle qu'une réponse improvisée dans la précipitation.
Une réunion n'est pas un combat d'improvisation.
C'est un jeu de cartes avec les cartes que vous avez préparées.
