Mở đầu: thứ làm bạn kiệt sức không phải là cuộc họp
Rất nhiều người sợ họp.
Nhưng thứ làm bạn kiệt sức không chỉ là "phải nói trước mặt người khác".
Điều thật sự bào mòn là trong lúc họp, bạn bị buộc phải làm cùng lúc những việc sau.
Nghe người đối diện nói
Hiểu vấn đề đang bàn là gì
Đọc bầu không khí
Đoán ai muốn nói gì
Kiểm tra phạm vi trách nhiệm của mình
Soạn câu sẽ nói tiếp theo
Tránh để bị bắt bẻ
Đáp lại cho dễ nghe
Giữ để sau họp không sinh chuyện
Cố xử lý hết những thứ này theo thời gian thực thì thần kinh sẽ bị bào mòn.
Nhất là những cuộc họp mà chủ đề nhảy lung tung, dễ bị đổ trách nhiệm, hoặc bị sếp dồn ép bằng lời nói: càng nghĩ tại chỗ càng khổ.
Vậy phải làm sao?
Câu trả lời rất đơn giản.
Đừng nghĩ trong lúc họp.
Tất nhiên, không phải là đi họp mà chẳng suy nghĩ gì.
Mà là nghĩ cho xong trước khi họp.
Soạn sẵn các câu hỏi có thể bị hỏi.
Làm thẻ trả lời.
Sắp xếp phạm vi việc mình phụ trách.
Xác nhận ai là người quyết định.
Chuẩn bị sẵn câu rút lui.
Còn trong lúc họp, bạn chỉ cần:
À, câu hỏi này đến rồi
Có trong kịch bản
Đọc cái này
Thế thôi.
Đây không phải là gian lận.
Đây là một cách thực tế để vượt qua cuộc họp.
1. Biến cuộc họp thành "trò chơi ứng biến" thì bạn sẽ kiệt sức
Người khổ sở vì họp thường đang làm những việc này ngay trong cuộc họp.
Nắm vấn đề ngay tại chỗ
Xác định phạm vi trách nhiệm của mình ngay tại chỗ
Nghĩ câu trả lời ngay tại chỗ
Đọc tâm trạng đối phương ngay tại chỗ
Chỉnh lời để không lỡ miệng ngay tại chỗ
Gánh nặng này khá lớn.
Nhất là khi đối phương thuộc kiểu nói khéo, hay đổ trách nhiệm, chủ đề trong cuộc họp cứ liên tục đổi.
Chủ đề ban đầu
↓
Điện thoại
↓
Rời chỗ ngồi
↓
Thái độ
↓
Đào tạo
↓
Cảm xúc của người khác
↓
Đánh giá
↓
Kỷ luật
Đến mức này thì lượng thông tin phải xử lý trong đầu quá nhiều.
Vì vậy, đừng biến cuộc họp thành "trò chơi ứng biến".
Hãy biến nó thành "trò chơi tìm thẻ".
Có câu hỏi đến
↓
Phân loại câu hỏi
↓
Tìm thẻ trả lời tương ứng
↓
Đọc
Chỉ vậy thôi, tốc độ thần kinh bị bào mòn đã khác hẳn.
2. Dù có đọc, cuộc trò chuyện vẫn liền mạch bình thường
Điều thú vị là dù bạn đọc kịch bản trong cuộc họp, ngạc nhiên là người ta lại không nhận ra.
Lý do rất đơn giản.
Vì bạn đang đọc tấm thẻ tương ứng với câu hỏi của đối phương.
Đó không phải là đoạn văn ngẫu nhiên.
Cũng không phải bài phát biểu lạc khỏi mạch trò chuyện.
Bạn đã chuẩn bị từ trước:
Nếu bị hỏi câu này, trả lời thế này
Nếu chủ đề nhảy sang đây, trả lời thế này
Nếu nhắc đến đánh giá hay kỷ luật, trả lời thế này
Nếu bị bảo "hãy hiểu cảm xúc của người khác", trả lời thế này
Nếu chuyện lan sang điện thoại, trả lời thế này
Nên cuộc trò chuyện vẫn khớp với nhau.
Thậm chí nghe còn tự nhiên hơn là cuống cuồng đáp ngay tại chỗ.
Khi ứng biến mà cuống, những từ này sẽ nhiều lên:
Ờ...
Không, ý là
Chắc là
Kiểu như
Về phần tôi thì
Tôi không có ý như vậy đâu
Nhưng nếu có kịch bản, bạn có thể đáp ngắn gọn:
Tôi hiểu là đang có tình huống khó khăn.
Vì vậy, tôi muốn xác nhận phạm vi việc tôi phải xử lý, người quyết định và thứ tự ưu tiên.
Phía đối phương sẽ cảm thấy "phản ứng sao lạ lạ".
Không tức giận.
Không cuống.
Không nói thừa.
Nhưng cũng không nhận việc về mình.
Đó là sức mạnh của cách đối phó cuộc họp này.
3. Vì sao phản ứng của bạn trông khác đi
Khi dùng kịch bản trong họp, phản ứng của đối phương đôi khi thay đổi.
Vì nó khác với phản ứng mà họ mong đợi.
Nếu đối phương thuộc kiểu nói khéo, phản ứng họ mong đợi thường là thế này:
Cuống lên
Xin lỗi
Giải thích thêm lung tung
Thấy mình có lỗi
Nhận việc ngay tại chỗ
Phản ứng lại những lời nặng nề của họ
Nhưng khi dùng kịch bản, sẽ thành thế này:
Kéo vấn đề về lại
Xác nhận phạm vi
Xác nhận người quyết định
Yêu cầu bằng văn bản
Nếu là đánh giá hay kỷ luật thì quay lại hỏi căn cứ
Thông cảm, nhưng không nhận trách nhiệm
Nghĩa là lời nói khéo của họ không còn trơn tru nữa.
Đối phương muốn đánh nhau trong sương mù.
Bạn bật đèn lên.
Công việc liên quan là gì?
Phạm vi xử lý đến đâu?
Ai là người quyết định?
Hạn chót là khi nào?
Nếu là quy định cho tất cả mọi người, xin chia sẻ bằng văn bản
Bị hỏi như vậy, người hay dồn ép bằng lời nói sẽ khó làm tới.
4. Những thứ cần chuẩn bị trước cuộc họp
Thứ cần chuẩn bị trước cuộc họp không phải là khí thế.
Mà là năm thứ sau.
1. Ghi chú sự việc
2. Ghi chú phạm vi phụ trách
3. Câu hỏi dự đoán
4. Thẻ trả lời
5. Câu rút lui
4-1. Ghi chú sự việc
Khi nào
Ai
Làm gì
Qua kênh nào
Lúc mấy giờ
Đã xử lý đến đâu
Có những bản ghi nào
4-2. Ghi chú phạm vi phụ trách
Phạm vi việc của mình
Việc không thuộc về mình
Phạm vi việc của đối phương
Phạm vi cấp trên quyết định
Phạm vi bộ phận khác quyết định
Người quyết định chính thức
4-3. Câu hỏi dự đoán
Sao không làm?
Sao không nghe điện thoại?
Lúc đó đang làm gì?
Sao không kiểm tra?
Có phải cậu không biết nghĩ cho cảm xúc người khác không?
Cậu có ý định hợp tác không?
Thế chẳng phải là bỏ việc à?
4-4. Thẻ trả lời
Với mỗi câu hỏi dự đoán, hãy soạn một câu trả lời ngắn.
Tôi nghĩ đó là vấn đề khác với việc lần này.
Theo tôi hiểu, phạm vi việc của tôi là đến ○○.
Theo tôi hiểu, người quyết định là ○○.
Nếu là quy định cho tất cả mọi người, xin chia sẻ bằng văn bản.
Nếu liên quan đến đánh giá hay kỷ luật, xin cho tôi xác nhận sự việc cụ thể và quy định làm căn cứ.
4-5. Câu rút lui
Một câu dùng khi cuộc họp bắt đầu nguy hiểm.
Để tránh hiểu lầm, tôi sẽ sắp xếp lại diễn biến theo thời gian và phạm vi việc của mình thành văn bản.
Có câu này, bạn có thể chuyển từ áp lực bằng lời nói sang sân chơi của văn bản.
5. Việc cần làm trong cuộc họp chỉ là "phân loại rồi đọc"
Việc cần làm trong cuộc họp không phải là suy nghĩ.
Mà là phân loại.
Đây là lái sang chuyện khác
Đây là chuyện phạm vi phụ trách
Đây là chuyện xác nhận người quyết định
Đây là úp mở đe dọa đánh giá, kỷ luật
Đây là biến thành "thiếu thông cảm"
Đây là chuyện bị lan sang điện thoại, rời chỗ ngồi
Đây là giả vờ như quy định chung cho mọi người
Phân loại xong thì đọc thẻ tương ứng.
Ví dụ: lái sang chuyện khác
Tôi nghĩ đó là vấn đề khác với việc lần này.
Trước hết, xin cho tôi xác nhận công việc liên quan và phạm vi xử lý lần này.
Ví dụ: đòi hỏi sự thông cảm
Tôi hiểu là đang có tình huống khó khăn.
Vì vậy, tôi muốn xác nhận phạm vi xử lý, người quyết định và thứ tự ưu tiên.
Ví dụ: đánh giá, kỷ luật
Nếu liên quan đến đánh giá hay kỷ luật, xin cho tôi xác nhận bằng văn bản sự việc cụ thể, quy định làm căn cứ, người quyết định và phạm vi áp dụng.
Ví dụ: quy định chung cho mọi người
Nếu áp dụng như quy định chung cho mọi người, xin chia sẻ bằng văn bản đối tượng, tiêu chuẩn, cách ghi nhận, mục đích sử dụng và ngày bắt đầu áp dụng.
Trong cuộc họp, đừng soạn câu.
Hãy đọc câu đã soạn từ trước.
Điều này rất quan trọng.
6. Kịch bản cơ bản dùng trong cuộc họp
Nếu định đọc nguyên văn thì dùng bản này là được.
Để tránh hiểu lầm, tôi xin tách riêng sự việc và phạm vi trách nhiệm để xác nhận.
Trước hết, tôi hiểu là đang có tình huống khó khăn.
Tuy nhiên, theo quyết định riêng của tôi thì tôi không thể mở rộng phạm vi phụ trách hay phạm vi xử lý liên tục.
Về việc này, tôi muốn xác nhận ba điểm sau.
Điểm thứ nhất, người phụ trách chính thức là ai.
Điểm thứ hai, người quyết định là ai.
Điểm thứ ba, thời hạn và thứ tự ưu tiên như thế nào.
Những sự việc trong phạm vi tôi biết, tôi có thể chia sẻ.
Nhưng việc phán đoán, điều phối và xử lý tiếp theo, xin để người phụ trách hoặc cấp trên quyết định.
Nếu tôi cần xử lý, xin làm rõ phạm vi, thời hạn, thứ tự ưu tiên và sự cân đối với các công việc khác.
Ngoài ra, nếu là nội dung áp dụng như quy định chung cho mọi người, xin chia sẻ bằng văn bản đối tượng, tiêu chuẩn, cách ghi nhận, mục đích sử dụng và ngày bắt đầu áp dụng.
Nếu liên quan đến đánh giá hay kỷ luật, xin cho tôi xác nhận bằng văn bản sự việc cụ thể, quy định làm căn cứ, người quyết định và phạm vi áp dụng.
Chỉ nói miệng thì có thể sinh hiểu lầm, nên nếu cần, tôi sẽ tự sắp xếp diễn biến theo thời gian và phạm vi việc của mình thành văn bản.
Tôi không có ý định không hợp tác.
Chỉ là nếu cứ tiến hành khi phạm vi và người quyết định còn mơ hồ thì sau này sẽ sinh hiểu lầm, nên tôi muốn xác nhận người phụ trách chính thức và cách tiến hành.
Kịch bản này dùng được ở bất kỳ đâu trong cuộc họp.
Đặc biệt khi:
Trách nhiệm mơ hồ
Đối phương dồn ép bằng cảm xúc
Úp mở đe dọa đánh giá, kỷ luật
Nhắm vào cá nhân nhưng giả vờ như quy định chung
Không rõ ai quyết định
7. Đọc kịch bản không phải là "trốn tránh" mà là phòng tai nạn
Có người ngần ngại khi đọc kịch bản trong cuộc họp.
Nhưng kịch bản không phải là trốn tránh.
Mà là phòng tránh tai nạn.
Nếu ứng biến, sẽ xảy ra những tai nạn thế này:
Nói thừa
Gánh cả phần không thuộc về mình
Nói mập mờ
Sau này bị lấy làm cái cớ bắt bẻ
Đáp lại bằng cảm xúc
Xin lỗi quá nhiều
Trả lời hết mọi chủ đề mà đối phương lái sang
Có kịch bản thì có thể phòng được những điều này.
Kịch bản không chỉ bảo vệ bản thân.
Nó còn giúp tránh hiểu lầm trong cuộc họp.
8. Việc cần làm sau cuộc họp
Sau cuộc họp, nhất định phải ghi lại.
Ngày giờ:
Người tham dự:
Chủ đề:
Những điều thực sự đã bị nói:
Chủ đề bị lan sang:
Câu trả lời của mình:
Phản ứng của đối phương:
Thẻ có hiệu quả:
Thẻ không có hiệu quả:
Câu hỏi dự đoán lần sau:
Thẻ trả lời lần sau:
Làm vậy, cuộc họp sau sẽ còn nhẹ nhàng hơn.
Bản ghi sau họp không chỉ để tấn công đối phương.
Đó là ghi chú chiến thuật để bảo vệ chính mình ở lần sau.
9. Vận hành việc họp bằng PDCA
Việc đối phó với cuộc họp có thể vận hành bằng PDCA (vòng lặp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và cải tiến).
P: trước cuộc họp, soạn câu hỏi dự đoán và thẻ trả lời
D: trong cuộc họp, đọc thẻ và dùng
C: sau cuộc họp, ghi lại câu hỏi thực tế và phản ứng
A: cập nhật thẻ cho lần sau
Làm vài lần, cuộc họp sẽ thay đổi khá nhiều.
Dù đối phương nói gì, bạn cũng sẽ thấy được:
À, thẻ này đây
Cuộc họp không còn là cuộc đấu ứng biến mà trở thành trò chơi thẻ bài.
10. Vì sao trò chuyện với AI để sắp xếp suy nghĩ lại hợp với việc chuẩn bị họp
Trò chuyện với AI để sắp xếp suy nghĩ rất hợp để gỡ lỗi trước cuộc họp.
AI có thể làm những việc như sau:
Đưa ra các câu hỏi dự đoán
Dự đoán cách đối phương lái sang chuyện khác
Soạn thẻ trả lời
Làm lời nói mềm mại hơn
Chuyển thành cách diễn đạt có thể nói với bên ngoài
Sắp xếp diễn biến theo thời gian
Phân định phạm vi phụ trách
Soạn câu trả lời cho kiểu úp mở đe dọa đánh giá, kỷ luật
Nhờ vậy, việc ứng biến trong cuộc họp giảm đi.
Vì đã nghĩ xong trước cuộc họp, nên trong cuộc họp chỉ cần tìm và đọc.
AI không nói thay bạn trong cuộc họp.
Nhưng nó là công cụ giúp soạn kịch bản để bạn không kiệt sức trong họp.
11. Mẹo xóa cảm giác "đang đọc"
Cuộc trò chuyện vẫn liền mạch dù đọc là vì bạn đọc thẻ tương ứng.
Nhưng nếu muốn tự nhiên hơn nữa, có vài mẹo sau.
11-1. Giữ thẻ trả lời thật ngắn
Kịch bản quá dài thì khó đọc.
Tôi hiểu là đang có tình huống khó khăn.
Vì vậy, tôi muốn xác nhận phạm vi xử lý và người quyết định.
Chừng này thường là đủ.
11-2. Chỉ cần nhớ phần mở đầu
Không cần học thuộc hết.
Để tránh hiểu lầm
Tôi hiểu là đang có tình huống khó khăn
Về phạm vi việc của tôi
Nếu liên quan đến đánh giá hay kỷ luật
Chỉ cần nhớ những phần mở đầu này là có thể bắt đầu đọc một cách tự nhiên.
11-3. Nhặt đúng một từ của đối phương
Nếu đối phương nói "có người đang khó khăn",
Tôi hiểu là đang có tình huống khó khăn.
thì bắt đầu từ câu này.
Nếu đối phương nói "đánh giá",
Nếu liên quan đến đánh giá
thì bắt đầu từ câu này.
Như vậy cuộc trò chuyện trông như liền mạch.
11-4. Dừng cho gọn
Sau khi đọc xong, đừng thêm giải thích nữa.
Tôi xin hết.
Nếu cần, tôi sẽ sắp xếp thành văn bản.
Rồi dừng ở đó.
12. Bộ mẫu thẻ trả lời
12-1. Khác với việc lần này
Tôi nghĩ đó là vấn đề khác với việc lần này.
Trước hết, xin cho tôi xác nhận công việc liên quan và phạm vi xử lý lần này.
12-2. Có người đang khó khăn
Tôi hiểu là đang có tình huống khó khăn.
Vì vậy, tôi muốn xác nhận phạm vi xử lý, người quyết định và thứ tự ưu tiên.
12-3. "Biết thì làm đi"
Những sự việc trong phạm vi tôi biết, tôi có thể chia sẻ, nhưng việc phán đoán và xử lý tiếp theo xin để người phụ trách hoặc cấp trên quyết định.
12-4. "Đã đề xuất thì triển khai đi"
Tôi có thể đề xuất, nhưng nếu thực hiện, xin làm rõ phạm vi, thời hạn, thứ tự ưu tiên và người quyết định.
12-5. "Nghe điện thoại đi"
Theo tôi hiểu, nghe điện thoại khác với việc phán đoán ngay tại chỗ, chuyển máy hay hẹn giờ gọi lại.
Nếu cần, tôi sẽ xác nhận tên công ty, tên người gọi, nội dung cần trao đổi và số để gọi lại, rồi chuyển lời nhắn.
12-6. "Hay rời chỗ ngồi"
Nếu định ghi lại thời gian rời chỗ ngồi, xin chia sẻ bằng văn bản như quy định chung cho mọi người: đối tượng, tiêu chuẩn, cách ghi nhận và mục đích sử dụng.
12-7. Đánh giá, kỷ luật
Nếu liên quan đến đánh giá hay kỷ luật, xin cho tôi xác nhận bằng văn bản sự việc cụ thể, quy định làm căn cứ, người quyết định và phạm vi áp dụng.
12-8. Bị dồn ép bằng lời nói
Chỉ nói miệng thì có thể sinh hiểu lầm, nên tôi sẽ sắp xếp diễn biến theo thời gian và phạm vi việc của mình thành văn bản.
13. Dạng cuối cùng của việc chinh phục cuộc họp
Dạng cuối cùng của việc chinh phục cuộc họp không phải là nói giỏi.
Mà là chuẩn bị sẵn để có thể đọc cho tốt.
Nghĩ trước cuộc họp
Trong cuộc họp thì tìm
Đọc tấm thẻ tìm được
Không nói thừa
Kéo về người quyết định, phạm vi, thời hạn
Sau cuộc họp cập nhật thẻ
Làm được vậy, sự tiêu hao thần kinh trong cuộc họp giảm đi rất nhiều.
Người kiệt sức vì họp không phải vì khả năng nói kém.
Mà vì cố tạo ra mọi thứ theo thời gian thực ngay trong cuộc họp.
14. Tổng kết: cuộc họp không đáng sợ nếu đã nghĩ xong từ trước
Kết luận để không kiệt sức trong cuộc họp là thế này.
Trong cuộc họp, không nghĩ.
Nghĩ cho xong trước cuộc họp.
Trong cuộc họp, không soạn câu.
Tìm thẻ trả lời rồi đọc.
Không phản ứng với áp lực của đối phương.
Kéo về vấn đề, phạm vi và người quyết định.
Thông cảm.
Nhưng không nhận trách nhiệm.
Tôi hiểu.
Nhưng không ôm vào mình.
Tôi thấy.
Nhưng không gánh.
Tôi đề xuất.
Nhưng người quyết định là người có thẩm quyền.
Dù đọc, cuộc trò chuyện vẫn liền mạch.
Thậm chí đôi khi còn tự nhiên hơn là cuống cuồng ứng biến.
Cuộc họp không phải là đấu ứng biến.
Nó là trò chơi thẻ bài với những tấm thẻ đã chuẩn bị.
