Einleitung: Nicht das Meeting selbst laugt dich aus
Viele Leute tun sich schwer mit Meetings.
Aber ausgelaugt wirst du nicht nur vom „Sprechen vor anderen".
Wirklich zehrend ist, dass du mitten im Meeting all das gleichzeitig erledigen sollst:
Zuhören, was das Gegenüber sagt
Verstehen, worum es gerade geht
Die Stimmung lesen
Erraten, wer was sagen will
Den eigenen Verantwortungsbereich prüfen
Den nächsten Satz formulieren
Aufpassen, dass dir keiner das Wort im Mund umdreht
Freundlich antworten
Dafür sorgen, dass es nach dem Meeting keinen Ärger gibt
Versuchst du, das alles in Echtzeit zu verarbeiten, zerren die Nerven.
Besonders in Meetings, in denen die Themen springen, in denen man dir leicht die Schuld zuschiebt oder in denen dein Chef dich mündlich in die Mangel nimmt, wird es umso quälender, je mehr du auf der Stelle nachdenkst.
Was also tun?
Die Antwort ist einfach.
Denk nicht während des Meetings.
Das heißt natürlich nicht, ohne jeden Gedanken hinzugehen.
Du denkst vor dem Meeting alles zu Ende.
Du sammelst die Fragen, die kommen könnten.
Du machst dir Antwortkarten.
Du sortierst, was in deinen Bereich fällt.
Du klärst, wer entscheidet.
Du legst dir einen Rückzugssatz zurecht.
Und im Meeting machst du nur noch das:
Ah, die Frage kommt
Stand im Skript
Das lese ich vor
Mehr nicht.
Das ist kein Schummeln.
Das ist eine ganz praktische Methode, ein Meeting zu überstehen.
1. Wird das Meeting zum „Improvisationsspiel", laugt es dich aus
Wer unter Meetings leidet, macht währenddessen Folgendes:
Das Thema auf der Stelle erfassen
Die eigene Verantwortung auf der Stelle einschätzen
Die Antwort auf der Stelle zusammenbauen
Die Laune des Gegenübers auf der Stelle lesen
Sich auf der Stelle bremsen, damit nichts Falsches herausrutscht
Das ist eine ziemlich hohe Last.
Vor allem, wenn das Gegenüber ein Schönredner ist, der gern die Verantwortung abschiebt: Dann wechselt das Thema im Meeting ständig.
Das ursprüngliche Thema
↓
Telefonat
↓
Platz verlassen
↓
Einstellung
↓
Schulung
↓
Gefühle anderer
↓
Leistungsbeurteilung
↓
Disziplinarmaßnahme
Dann gibt es viel zu viele Informationen, die der Kopf verarbeiten muss.
Deshalb: Mach das Meeting nicht zum „Improvisationsspiel".
Mach es zu einem „Kartensuchspiel".
Eine Frage kommt
↓
Du ordnest die Art der Frage ein
↓
Du suchst die passende Antwortkarte
↓
Du liest sie vor
Schon das verändert, wie schnell deine Nerven sich verbrauchen.
2. Auch beim Vorlesen läuft das Gespräch ganz normal weiter
Das Spannende ist: Selbst wenn du im Meeting ein Skript vorliest, fällt es überraschend wenig auf.
Der Grund ist einfach.
Du liest die Karte vor, die zur Frage des Gegenübers passt.
Das ist kein beliebiger Text.
Und auch keine Rede, die am Gespräch vorbeigeht.
Du hast vorher vorbereitet:
Kommt diese Frage, dann diese Antwort
Springt das Thema hierhin, dann diese Antwort
Kommt Beurteilung oder Disziplinarmaßnahme ins Spiel, dann diese Antwort
Heißt es „Zeig mal Verständnis für die Gefühle anderer", dann diese Antwort
Schweift es zum Telefonat ab, dann diese Antwort
Deshalb passt das Gespräch zusammen.
Es klingt sogar natürlicher, als wenn du hektisch aus dem Stegreif antwortest.
Wer panisch improvisiert, sagt immer häufiger:
Äh...
Nein, also
Vielleicht
Na ja
Von meiner Seite aus
So war das gar nicht gemeint
Mit Skript dagegen kannst du kurz antworten:
Ich verstehe, dass die Lage schwierig ist.
Trotzdem möchte ich klären, was in meinen Zuständigkeitsbereich fällt, wer entscheidet und welche Prioritäten gelten.
Beim Gegenüber kommt an: „Die Reaktion ist irgendwie anders als sonst."
Du wirst nicht wütend.
Du gerätst nicht in Panik.
Du sagst nichts Überflüssiges.
Aber du nimmst die Sache auch nicht an.
Das ist die Stärke dieser Methode.
3. Warum deine Reaktion anders wirkt
Wenn du im Meeting ein Skript benutzt, ändert sich die Reaktion des Gegenübers manchmal.
Denn es ist nicht die Reaktion, die er erwartet hat.
Ist das Gegenüber ein Schönredner, erwartet er meist Folgendes:
Du gerätst in Panik
Du entschuldigst dich
Du erklärst viel zu viel
Du fühlst dich schuldig
Du übernimmst die Sache sofort
Du reagierst auf seine harten Worte
Mit Skript passiert aber das:
Du holst das Thema zurück
Du klärst den Zuständigkeitsbereich
Du klärst, wer entscheidet
Du bittest um Schriftform
Bei Beurteilung oder Disziplinarmaßnahmen fragst du nach der Grundlage
Du zeigst Verständnis, übernimmst aber keine Verantwortung
Das heißt: Sein Wortgeklingel läuft ins Leere.
Das Gegenüber will im Nebel kämpfen.
Du machst das Licht an.
Um welche Aufgabe geht es?
Bis wohin reicht der Zuständigkeitsbereich?
Wer entscheidet?
Bis wann?
Wenn es eine Regel für alle ist, teilen Sie sie bitte schriftlich mit
Wer mit mündlichem Druck vorangeht, hat dann einen schweren Stand.
4. Was du vor dem Meeting vorbereiten solltest
Vorbereiten solltest du vor dem Meeting nicht Kampfgeist.
Sondern diese fünf Dinge:
1. Faktennotiz
2. Zuständigkeitsnotiz
3. Erwartbare Fragen
4. Antwortkarten
5. Rückzugssätze
4-1. Faktennotiz
Wann
Wer
Was
Über welchen Kanal
Um wie viel Uhr
Wie weit wurde es bearbeitet
Welche Aufzeichnungen gibt es
4-2. Zuständigkeitsnotiz
Mein Zuständigkeitsbereich
Was nicht in meinen Bereich fällt
Der Zuständigkeitsbereich des anderen
Was der Vorgesetzte entscheidet
Was eine andere Abteilung entscheidet
Der offizielle Entscheider
4-3. Erwartbare Fragen
Warum hast du das nicht gemacht?
Warum bist du nicht ans Telefon gegangen?
Was hast du da gemacht?
Warum hast du nicht nachgefragt?
Hast du etwa kein Gespür für die Gefühle anderer?
Hast du überhaupt vor, mitzuarbeiten?
Ist das nicht Arbeitsverweigerung?
4-4. Antwortkarten
Zu jeder erwartbaren Frage schreibst du eine kurze Antwort.
Ich denke, das ist ein anderes Thema als dieser Fall.
Nach meinem Verständnis reicht mein Zuständigkeitsbereich bis ○○.
Nach meinem Verständnis entscheidet ○○.
Wenn es eine Regel für alle ist, teilen Sie sie bitte schriftlich mit.
Wenn es um Beurteilung oder Disziplinarmaßnahmen geht, möchte ich die konkreten Tatsachen und die zugrunde liegende Regelung prüfen.
4-5. Rückzugssätze
Ein Satz für den Moment, in dem das Meeting brenzlig wird.
Damit es keine Missverständnisse gibt, halte ich den zeitlichen Ablauf und meinen Zuständigkeitsbereich schriftlich fest.
Mit ihm kannst du dem mündlichen Druck ausweichen und das Ganze auf das Terrain der Schriftform verlagern.
5. Im Meeting musst du nur „einordnen und vorlesen"
Im Meeting geht es nicht ums Nachdenken.
Sondern ums Einordnen.
Das ist ein Themenwechsel
Das ist eine Frage des Zuständigkeitsbereichs
Das ist eine Frage nach dem Entscheider
Das ist eine versteckte Drohung mit Beurteilung oder Disziplinarmaßnahme
Das ist die Umdeutung zu mangelndem Einfühlungsvermögen
Das ist ein Funkenflug auf das Telefonat oder das Verlassen des Platzes
Das ist eine als Regel für alle getarnte Maßnahme
Ist es eingeordnet, liest du die passende Karte vor.
Beispiel: Themenwechsel
Ich denke, das ist ein anderes Thema als dieser Fall.
Lassen Sie mich zuerst die betroffene Aufgabe und den Zuständigkeitsbereich für diesen Fall klären.
Beispiel: Forderung nach Verständnis
Ich verstehe, dass die Lage schwierig ist.
Trotzdem möchte ich klären, was in meinen Zuständigkeitsbereich fällt, wer entscheidet und welche Prioritäten gelten.
Beispiel: Beurteilung und Disziplinarmaßnahme
Wenn es um Beurteilung oder Disziplinarmaßnahmen geht, lassen Sie mich bitte schriftlich klären: die konkreten Tatsachen, die zugrunde liegende Regelung, wer entscheidet und wie weit sie gilt.
Beispiel: Regel für alle
Wenn das als gemeinsame Regel für alle gelten soll, teilen Sie bitte schriftlich mit, für wen sie gilt, nach welchem Maßstab, wie dokumentiert wird, wofür die Daten genutzt werden und ab wann sie gilt.
Im Meeting formulierst du keine Sätze.
Du liest die vorbereiteten Sätze vor.
Das ist der Kern.
6. Das Grundskript für das Meeting
Wenn du es einfach so vorliest, reicht dieses hier.
Damit es keine Missverständnisse gibt, möchte ich die Tatsachen und den Zuständigkeitsbereich getrennt klären.
Zunächst: Ich verstehe, dass die Lage schwierig ist.
Allerdings kann ich nicht auf eigene Faust meinen Zuständigkeitsbereich oder den Umfang einer fortlaufenden Betreuung ausweiten.
Zu dieser Sache möchte ich drei Punkte klären.
Erstens: wer offiziell zuständig ist.
Zweitens: wer entscheidet.
Drittens: wie Frist und Priorität aussehen.
Tatsachen, soweit ich sie kenne, kann ich mitteilen.
Entscheidung, Abstimmung und fortlaufende Betreuung überlasse ich aber bitte dem Zuständigen oder der Entscheidung des Vorgesetzten.
Falls ich mich darum kümmern soll, klären Sie bitte Umfang, Frist, Priorität und die Abstimmung mit meinen anderen Aufgaben.
Außerdem: Wenn das als gemeinsame Regel für alle gelten soll, teilen Sie bitte schriftlich mit, für wen sie gilt, nach welchem Maßstab, wie dokumentiert wird, wofür die Daten genutzt werden und ab wann sie gilt.
Wenn es um Beurteilung oder Disziplinarmaßnahmen geht, lassen Sie mich bitte schriftlich klären: die konkreten Tatsachen, die zugrunde liegende Regelung, wer entscheidet und wie weit sie gilt.
Mündlich kann es zu Missverständnissen kommen. Wenn nötig, halte ich daher den zeitlichen Ablauf und meinen Zuständigkeitsbereich selbst schriftlich fest.
Ich habe nicht vor, mich der Zusammenarbeit zu verweigern.
Aber wenn wir weitermachen, während Zuständigkeit und Entscheider unklar sind, gibt es später Missverständnisse. Deshalb möchte ich klären, wer offiziell zuständig ist und wie wir vorgehen.
Dieses Skript passt an jeder Stelle im Meeting.
Besonders, wenn:
Die Verantwortung unklar ist
Das Gegenüber mit Emotionen Druck macht
Beurteilung oder Disziplinarmaßnahmen angedeutet werden
Eine Einzelperson unter dem Deckmantel einer Regel für alle in die Mangel genommen wird
Unklar ist, wer entscheidet
7. Ein Skript vorzulesen ist keine „Flucht", sondern Unfallverhütung
Manche haben Hemmungen, im Meeting ein Skript vorzulesen.
Aber ein Skript ist keine Flucht.
Es ist vielmehr Unfallverhütung.
Wer improvisiert, erlebt solche Unfälle:
Er sagt zu viel
Er übernimmt Dinge, die nicht seine sind
Er drückt sich schwammig aus
Man dreht ihm später das Wort im Mund um
Er antwortet emotional
Er entschuldigt sich zu viel
Er antwortet auf jeden Themenwechsel des Gegenübers
Mit Skript lässt sich das verhindern.
Ein Skript schützt nicht nur dich.
Es hilft auch, Missverständnisse im Meeting zu vermeiden.
8. Was du nach dem Meeting tun solltest
Nach dem Meeting machst du immer ein Protokoll.
Datum und Uhrzeit:
Teilnehmer:
Thema:
Was tatsächlich gesagt wurde:
Themen, auf die es abgeschweift ist:
Meine Antwort:
Reaktion des Gegenübers:
Karten, die gewirkt haben:
Karten, die nicht gewirkt haben:
Erwartbare Fragen fürs nächste Mal:
Antwortkarten fürs nächste Mal:
So wird das nächste Meeting noch leichter.
Das Protokoll nach dem Meeting dient nicht nur dazu, den anderen anzugreifen.
Es ist eine Strategienotiz, die dich beim nächsten Mal schützt.
9. Meetings mit PDCA im Kreis drehen
Die Meetingvorbereitung lässt sich mit PDCA (dem Kreislauf aus Planen, Umsetzen, Prüfen und Verbessern) laufen lassen.
P: Vor dem Meeting erwartbare Fragen und Antwortkarten erstellen
D: Im Meeting die Karten vorlesen und nutzen
C: Nach dem Meeting die tatsächlichen Fragen und Reaktionen protokollieren
A: Die Karten fürs nächste Mal aktualisieren
Ein paar Durchläufe, und das Meeting verändert sich spürbar.
Was auch immer das Gegenüber sagt, du siehst:
Ah, die Karte ist das
Das Meeting ist dann kein improvisierter Schlagabtausch mehr, sondern ein Kartenspiel.
10. Warum Gedanken im Gespräch mit einer KI zu sortieren so gut zur Meetingvorbereitung passt
Seine Gedanken im Gespräch mit einer KI zu ordnen, eignet sich gut, um das Meeting vorab zu debuggen.
Das kann die KI:
Erwartbare Fragen sammeln
Vorhersagen, wie das Gegenüber das Thema verschiebt
Antwortkarten erstellen
Die Formulierung abmildern
In Ausdrücke umwandeln, die man nach außen sagen kann
Den zeitlichen Ablauf ordnen
Den Zuständigkeitsbereich abgrenzen
Antworten auf versteckte Drohungen mit Beurteilung oder Disziplinarmaßnahmen formulieren
Dadurch wird im Meeting weniger improvisiert.
Weil du vor dem Meeting schon zu Ende gedacht hast, musst du im Meeting nur noch suchen und vorlesen.
Die KI spricht nicht an deiner Stelle im Meeting.
Aber sie ist ein Werkzeug, mit dem du ein Skript baust, damit du dich im Meeting nicht aufreibst.
11. Tricks, damit es nicht nach „Vorlesen" klingt
Das Gespräch passt auch beim Vorlesen zusammen, weil du die passende Karte vorliest.
Willst du es noch natürlicher machen, helfen diese Tricks.
11-1. Antwortkarten kurz halten
Ein zu langes Skript liest sich schlecht.
Ich verstehe, dass die Lage schwierig ist.
Trotzdem möchte ich klären, was in meinen Zuständigkeitsbereich fällt und wer entscheidet.
Das genügt oft schon.
11-2. Nur den Anfang auswendig lernen
Du musst nicht alles auswendig lernen.
Damit es keine Missverständnisse gibt
Ich verstehe, dass die Lage schwierig ist
Was meinen Zuständigkeitsbereich betrifft
Wenn es um Beurteilung oder Disziplinarmaßnahmen geht
Wenn du nur diese Anfänge im Kopf hast, kannst du ganz natürlich mit dem Vorlesen beginnen.
11-3. Nur ein Wort des Gegenübers aufgreifen
Sagt das Gegenüber „Da sind Leute in Schwierigkeiten",
Ich verstehe, dass die Lage schwierig ist.
beginnst du damit.
Sagt das Gegenüber „Beurteilung",
Wenn es um Beurteilung geht
beginnst du damit.
So wirkt das Gespräch zusammenhängend.
11-4. Kurz aufhören
Nach dem Vorlesen fügst du keine großen Erklärungen mehr an.
Das war's von mir.
Bei Bedarf halte ich es schriftlich fest.
Und damit hörst du auf.
12. Vorlagen für Antwortkarten
12-1. Ein anderes Thema als dieser Fall
Ich denke, das ist ein anderes Thema als dieser Fall.
Lassen Sie mich zuerst die betroffene Aufgabe und den Zuständigkeitsbereich für diesen Fall klären.
12-2. Jemand ist in Schwierigkeiten
Ich verstehe, dass die Lage schwierig ist.
Trotzdem möchte ich klären, was in meinen Zuständigkeitsbereich fällt, wer entscheidet und welche Prioritäten gelten.
12-3. „Wenn du es weißt, dann mach es"
Tatsachen, soweit ich sie kenne, kann ich mitteilen. Entscheidung und fortlaufende Betreuung überlasse ich aber bitte dem Zuständigen oder der Entscheidung des Vorgesetzten.
12-4. „Du hast es vorgeschlagen, also setz es um"
Ich kann Vorschläge machen. Soll ich sie aber umsetzen, klären Sie bitte Zuständigkeitsbereich, Frist, Priorität und Entscheider.
12-5. „Geh ans Telefon"
Nach meinem Verständnis ist ans Telefon zu gehen etwas anderes, als vor Ort zu entscheiden, weiterzuverbinden oder einen Rückruf abzustimmen.
Wenn nötig, erfrage ich Firmenname, Name, Anliegen und Rückrufnummer und gebe das als Nachricht weiter.
12-6. „Du verlässt oft deinen Platz"
Wenn die Abwesenheit vom Platz erfasst werden soll, teilen Sie bitte schriftlich als gemeinsame Regel für alle mit, für wen sie gilt, nach welchem Maßstab, wie dokumentiert wird und wofür die Daten genutzt werden.
12-7. Beurteilung und Disziplinarmaßnahme
Wenn es um Beurteilung oder Disziplinarmaßnahmen geht, lassen Sie mich bitte schriftlich klären: die konkreten Tatsachen, die zugrunde liegende Regelung, wer entscheidet und wie weit sie gilt.
12-8. Mündlich in die Mangel genommen
Mündlich kann es zu Missverständnissen kommen. Ich halte daher den zeitlichen Ablauf und meinen Zuständigkeitsbereich schriftlich fest.
13. Die Endform der Meeting-Strategie
Die Endform der Meeting-Strategie ist nicht, gut zu reden.
Sondern sich in einen Zustand zu bringen, in dem man gut vorlesen kann.
Vor dem Meeting denken
Im Meeting suchen
Die gefundene Karte vorlesen
Nichts Überflüssiges sagen
Zurück zu Entscheider, Zuständigkeitsbereich und Frist
Nach dem Meeting die Karten aktualisieren
Gelingt das, sinkt der Nervenverschleiß im Meeting erheblich.
Wer sich in Meetings aufreibt, hat nicht etwa schwache Redekünste.
Er reibt sich auf, weil er alles in Echtzeit im Meeting erzeugen will.
14. Fazit: Ein Meeting ist nicht beängstigend, wenn man vorher zu Ende gedacht hat
Das Fazit, um sich in Meetings nicht aufzureiben, lautet:
Im Meeting nicht denken.
Vor dem Meeting zu Ende denken.
Im Meeting keine Sätze formulieren.
Die Antwortkarte suchen und vorlesen.
Nicht auf den Druck des Gegenübers reagieren.
Zurück zum Thema, zum Zuständigkeitsbereich und zum Entscheider.
Verständnis zeigen.
Aber keine Verantwortung übernehmen.
Ich verstehe.
Aber ich trage es nicht.
Ich sehe es.
Aber ich schultere es nicht.
Ich schlage vor.
Aber entscheiden tut, wer die Befugnis hat.
Auch beim Vorlesen läuft das Gespräch weiter.
Manchmal wirkt es sogar natürlicher, als hektisch aus dem Stegreif zu antworten.
Ein Meeting ist kein improvisierter Schlagabtausch.
Es ist ein Kartenspiel mit den Karten, die du vorbereitet hast.
