Từ khóa tìm kiếm
- cuộc họp không có mục đích
- họp trở thành mục tiêu
- làm tài liệu mà không biết để làm gì
- không biết cuộc họp này quyết định điều gì
- họp xong chẳng quyết được gì
- cần xác nhận gì trước khi họp
- cách giảm bớt họp hành
- cách từ chối công việc không rõ mục đích
1. "Họp đi" không phải là giải pháp
Ở chỗ làm, hễ có vấn đề gì mơ hồ là đôi khi người ta nói ngay:
Cứ họp trước đã. Chuẩn bị tài liệu xong trước ngày mai nhé. Gọi những người liên quan vào nói chuyện đi.
Nhìn qua thì có vẻ công việc đang tiến triển.
Cuộc họp được đưa vào lịch. Người tham dự tụ họp. Yêu cầu làm tài liệu cũng được gửi đi. Người ngoài, người của bộ phận khác cũng vào họp đúng giờ.
Nhưng đôi khi, thứ quan trọng nhất lại bị bỏ sót.
Cuộc họp này để giải quyết điều gì?
Nếu thiếu điều này mà chỉ đặt lịch họp, cuộc họp không còn là giải pháp nữa. Nó chỉ là cách "giả vờ đang tiến triển".
Họp không phải phép màu giải quyết vấn đề. Nó chỉ là công cụ phát huy tác dụng khi đã đủ mục đích, người ra quyết định, tài liệu và điều kiện hoàn thành.
Đặt lịch họp mà không có mục đích cũng giống như cầm con dao làm bếp rồi tưởng món ăn đã xong.
2. Vì sao cuộc họp chỉ có lịch lại nguy hiểm
Nguy hiểm ở chỗ lịch được chốt trước.
Ví dụ, chuyện thường diễn ra thế này:
- Có người nói "họp đi"
- Lịch hẹn được thêm vào lịch
- Lịch được chia sẻ cho người liên quan và cả người ngoài
- Hôm trước hoặc ngay hôm đó, có người hỏi "tài liệu thế nào rồi?"
- Nhưng chẳng ai biết cần làm gì
- Thế là làm đại một bản
- Đưa ra thì bị bảo "không đúng ý"
- Chỉ người làm việc là cháy hết mình đến tận khuya
Điều đáng sợ ở chuỗi này là chiếc hộp cuộc họp hoàn thành trước, còn bên trong thì trống rỗng mà mọi thứ vẫn cứ chạy tiếp.
Đến giờ là mọi người tập trung. Người ngoài cũng tham dự. Đã nằm trong lịch thì cuộc họp vẫn được tổ chức.
Nhưng phần cốt lõi thì không có.
Quyết định điều gì? Ai là người quyết định? Tài liệu cần cho thấy điều gì? Đạt trạng thái nào thì coi là xong?
Những điều này chưa được định ra.
Trong tình trạng đó, việc người làm hoảng lên "chết rồi, chưa có tài liệu", "không biết phải làm gì" không phải do họ kém năng lực. Ngay từ lúc giao việc, đã không ai đặt ra "điều kiện để thắng".
3. "Làm giúp cái tài liệu" không thành lập được nếu không có mục đích
Làm tài liệu cũng vậy.
Tài liệu không phải chỉ là xếp thông tin thành hàng. Về bản chất, nó là công cụ để ai đó hiểu một điều gì và đưa ra quyết định.
Vì vậy, để làm tài liệu, tối thiểu cần những thông tin sau:
- Tài liệu này cho ai xem
- Muốn người đó hiểu điều gì
- Muốn người đó quyết định điều gì
- Giải thích đến đâu là đủ
- Có những gì bên trong thì mới coi là hoàn chỉnh
Thiếu những điều này mà chỉ nghe "làm giúp cái tài liệu", người làm đành phải tự tưởng tượng.
Và tài liệu làm bằng tưởng tượng thì về sau sẽ nghe những câu như:
Không, ý tôi không phải thế. Mục đích sai rồi. Làm thêm chút nữa đi. Đổi hướng đi.
Việc này rất nặng nề.
Vì người làm có lười biếng đâu. Ngược lại, dù không biết mục đích, họ vẫn cố gắng hết sức để làm nên hình hài.
Vậy mà sau đó lại bị bảo "sai rồi".
Đây không phải vấn đề thiếu nỗ lực. Đây là vấn đề bị bắt chạy trong khi chẳng có khung thành nào.
4. Khi cuộc họp thành mục tiêu, người có thiện chí là người cháy trước
Trong cuộc họp mục đích mập mờ, người dễ kiệt sức nhất là người nghiêm túc.
Người làm cho có thì không nghĩ sâu đến thế. Nhưng người nghiêm túc, có trách nhiệm, muốn đáp lại kỳ vọng của người khác thì dù mục đích mơ hồ vẫn cố làm ra cho được cái gì đó.
Và rồi thành ra thế này:
- Không biết cần làm gì
- Nhưng có hạn chót
- Lịch mọi người liên quan tụ họp đã được đặt
- Không thể làm phiền người ngoài
- Nên cố đến tận khuya
- Nhưng đưa ra thì bị bảo "không phải thế"
Đây là một cơ chế rất mệt mỏi.
Nói cách khác, cuộc họp không mục đích làm kiệt sức người cố gắng làm cho đàng hoàng hơn là người trốn việc.
Đây là điểm quan trọng.
Người nói "họp đi" có thể chỉ nói nhẹ nhàng. Nhưng đằng sau câu nói ấy, có thể có ai đó đang làm tài liệu không rõ mục đích, trăn trở đến khuya, rồi bị yêu cầu sửa sau.
Biến cuộc họp thành mục tiêu dễ tạo ra một cơ chế lấy thiện chí của người khác làm nhiên liệu.
5. Họp dễ trở thành "đẩy nỗi lo cho người khác gánh"
Cuộc họp mục đích mơ hồ còn có một vấn đề khác.
Đó là cuộc họp trở thành việc "đẩy nỗi lo cho người khác gánh".
Thực ra có những điều người đưa yêu cầu nên nghĩ trước:
- Vấn đề là gì
- Muốn quyết định điều gì
- Chỗ nào chưa rõ
- Muốn ai quyết định
- Cần những tài liệu gì
Nhưng không sắp xếp những điều đó, mà lại nói:
Cứ họp trước đã.
Nói lại cho rõ thì nghĩa là:
Tôi chưa sắp xếp được trong đầu, nên mọi người tụ lại giải quyết giúp tôi.
Tất nhiên cũng có những cuộc họp thật sự cần vừa bàn vừa sắp xếp. Nhưng ngay cả khi đó, vẫn cần biết "mình muốn sắp xếp điều gì".
Cuộc họp không có mục đích không phải là cuộc họp, mà chỉ là một nghi lễ xoa dịu lo lắng.
Nói nặng hơn một chút thì đó là nghi lễ xoa dịu lo lắng của bầy khỉ.
Tụ lại với nhau là thấy yên tâm. Nói chuyện xong là thấy như đã tiến triển. Nhưng chẳng quyết định được gì. Chỉ có người làm việc là mang thêm việc về nhà.
Thế này không còn là họp nữa, mà là sự kiện hút cạn năng lượng.
6. "Đến giờ nên tụ lại" không phải là họp
Vì có trong lịch nên mọi người tụ lại. Vì đến giờ nên tham dự. Người ngoài cũng đến. Nhưng tài liệu và mục đích đều chưa được sắp xếp.
Tình trạng này không phải là cuộc họp.
Chỉ là mọi người tụ tập theo lệnh của cuốn lịch mà thôi.
Về bản chất, cuộc họp không bắt đầu từ "thời gian". Nó bắt đầu từ "mục đích".
Thời gian chỉ là khung để thực hiện mục đích.
Nếu chỉ giữ chỗ thời gian mà không có mục đích, cuộc họp sẽ thành thế này:
- Người tham dự không biết vì sao mình bị gọi
- Không biết cần xem gì trước
- Không biết hôm đó quyết định điều gì
- Câu chuyện lan man
- Không có kết luận
- Chỉ quyết được cuộc họp lần sau
Và lịch lại đầy thêm.
Thế này không còn là họp nữa, mà là "lịch hẹn sinh sôi".
7. Năm điều tối thiểu cần quyết định trước khi đặt lịch họp
Trước khi đặt lịch họp, ít nhất nên quyết định những điều này.
1. Cuộc họp để làm gì
Trước hết là mục đích cuộc họp.
Ví dụ:
- Quyết định phương châm
- Thống nhất cách hiểu
- Liệt kê các vấn đề
- Xin người ra quyết định phê duyệt
- Định người phụ trách tiếp theo và thời hạn
Không phải "để nói chuyện", mà là quyết định "nói chuyện để đạt được điều gì".
2. Quyết được điều gì thì coi là kết thúc
Đây là điều kiện kết thúc cuộc họp.
Ví dụ:
- Quyết được là theo phương án A hay phương án B
- Quyết được người phụ trách và thời hạn
- Các điểm cần xác nhận thêm được gom lại trong 3 điểm
- Quyết được trước lần sau ai sẽ đưa ra cái gì
Thiếu điều này thì cuộc họp không bao giờ kết thúc. Chỉ giải tán vì hết giờ.
3. Ai là người quyết định
Một thất bại thường gặp trong họp là vắng người ra quyết định.
Mọi người đã nói chuyện, nhưng cuối cùng lại thành thế này:
Việc này phải hỏi lại sếp. Tôi mang về xác nhận. Lần sau bàn lại nhé.
Nếu không có người quyết định thì ngay tại chỗ không thể quyết được.
Khi đó, cuộc họp không phải họp ra quyết định mà là họp chia sẻ thông tin. Vậy thì gửi email hoặc nhắn tin có khi là đủ.
4. Cần chuẩn bị trước những tài liệu gì
Để quyết định trong cuộc họp thì cần có tài liệu.
Ví dụ:
- Số liệu hiện trạng
- Bảng so sánh
- Danh sách vấn đề
- Các lựa chọn
- Ưu điểm và nhược điểm
- Chi phí
- Lịch trình
- Rủi ro
Nhưng ở đây, điều quan trọng cũng không phải là "làm tài liệu".
Điều quan trọng là chuẩn bị đủ những thứ cần thiết để quyết định.
Tài liệu chỉ là hình thức chứa chúng mà thôi.
5. Vì sao nhất định phải là cuộc họp
Cuối cùng, hãy xác nhận xem có thật sự cần họp không.
Những trường hợp sau đôi khi không cần họp:
- Nếu chỉ để chia sẻ, gửi email là được
- Nếu chỉ để xác nhận, nhắn tin là được
- Nếu chỉ để phê duyệt, dùng biểu mẫu là được
- Nếu chỉ để lấy ý kiến, bình luận trước là được
- Nếu chỉ để xem lại tài liệu, làm lệch giờ nhau cũng được
Họp tốn kém. Nó giữ thời gian của nhiều người cùng một lúc.
Vì vậy, nếu đặt lịch họp thì phải có "lý do nhất định phải họp".
8. Những câu để chặn cuộc họp không rõ mục đích
Khi bị yêu cầu họp hay làm tài liệu mà không biết mục đích, tốt hơn là đừng lao vào làm ngay.
Hãy xác nhận trước.
Trả lời khi được mời họp
Cuộc họp thì được ạ. Trước hết em xin xác nhận mục tiêu. Lần này họp để quyết định điều gì ạ?
Trả lời khi được yêu cầu làm tài liệu
Trước khi bắt tay vào làm tài liệu, em xin xác nhận mục đích. Tài liệu này ai sẽ xem, và dùng để quyết định điều gì ạ?
Khi mục đích còn mơ hồ
Hiện giờ em chưa hình dung được thành phẩm, nên em muốn xác nhận trước "mục đích, người xem, điều cần quyết định" rồi mới làm.
Khi không chắc có cần họp không
Nếu chỉ để chia sẻ thì có lẽ cũng có thể tóm tắt bằng văn bản để mọi người xem trước ạ. Nếu có điều muốn quyết định trong cuộc họp thì anh/chị cho em biết điểm đó trước nhé.
Trước khi mời người ngoài
Vì có cả bên ngoài tham dự, em muốn chốt trước mục đích buổi họp, điều sẽ quyết định và tài liệu cần xem trước.
Đây không phải chống đối. Cũng không phải làm đình trệ công việc.
Ngược lại, đó là bước xác nhận tiền đề để giảm làm lại vô ích và sự hao mòn của những người liên quan.
9. Mẫu cuộc họp dành cho người đưa yêu cầu
Người yêu cầu họp ít nhất nên viết được những điều sau trước khi đặt lịch.
[Mục đích cuộc họp]
Tụ họp để làm gì:
[Điều muốn quyết định]
Điều muốn quyết định trong cuộc họp này:
[Người quyết định]
Người ra quyết định cuối cùng:
[Người tham dự]
Người muốn mời và lý do:
[Tài liệu xem trước]
Những thứ cần xem hoặc cần làm trước:
[Điều kiện kết thúc]
Sau họp ở trạng thái thế nào thì coi là OK:
[Lý do phải họp]
Vì sao không dùng email hay nhắn tin mà phải họp:
Nếu không viết được những điều này, nghĩa là chưa đến lúc đặt lịch họp.
Trước hết, chính người yêu cầu cần dành thời gian để suy nghĩ.
Họp không thay thế cho việc suy nghĩ. Họp là nơi mọi người mang những điều đã nghĩ đến để quyết định, điều chỉnh và đồng thuận.
10. Mẫu tự vệ dành cho người nhận việc
Mặt khác, người nhận việc cũng cần tự bảo vệ mình.
Nếu cứ làm mà không biết mục đích, bạn sẽ phải dùng thiện chí để lấp những lỗ hổng.
Chỉ cần gửi lại một ghi chú như dưới đây là mọi chuyện đã khác nhiều.
Theo hiểu biết hiện tại của em, em dự định tiến hành với các tiền đề sau.
Mục đích:
Người xem:
Điều cần quyết định:
Tài liệu cần thiết:
Tiêu chí hoàn thành:
Điểm chưa rõ:
Nếu em hiểu đúng thì em sẽ bắt tay vào làm.
Nếu chưa đúng, em xin xác nhận trước mục đích và điều cần quyết định.
Gửi cái này đi rồi, sau này nếu bị nói "không phải ý đó", vẫn còn lịch sử đã xác nhận tiền đề.
Việc không rõ mục đích thì đừng ôm trong đầu. Nhất định phải viết ra thành văn bản.
Bởi vì cứ làm mà không rõ mục đích, nó sẽ cứ vướng mãi trong đầu.
Dù đang chơi game, đang nghỉ ngơi hay đang ngủ, đôi khi nó còn hiện ra trong mơ dưới dạng chuẩn bị cho lễ hội của trường.
Công việc không rõ mục đích bám vào não đến mức đó.
11. Đây không phải chuyện "đừng họp"
Đọc đến đây, có thể bạn nghe như "họp là xấu".
Nhưng không phải vậy.
Bản thân cuộc họp không xấu. Dùng đúng thì nó là công cụ mạnh.
Có những tình huống cần họp:
- Thống nhất cách hiểu của nhiều người
- Đạt đồng thuận giữa những người có lợi ích khác nhau
- Vừa hỏi tại chỗ vừa quyết định
- Xin phê duyệt của người chịu trách nhiệm
- Xác nhận bằng lời thái độ và mối lo ngại
Vấn đề là biến cuộc họp thành mục tiêu.
"Đã đặt họp là có tiến triển" "Đã gọi người đến là yên tâm" "Đã bắt làm tài liệu là có làm việc"
Nếu thành ra thế này thì nguy hiểm.
Cuộc họp là công cụ để hướng tới mục tiêu. Cuộc họp không mục tiêu chỉ là sự kiện trói chân mọi người.
12. Tóm lại: họp không phải mục tiêu, mà là công cụ để đạt mục tiêu
Không được biến cuộc họp thành mục tiêu.
"Họp đi" không phải là giải pháp. "Làm giúp tài liệu" cũng không thành lập được nếu không có mục đích. Chỉ "đã đặt lịch" thì công việc không tiến triển.
Điều quan trọng là thứ tự sau:
- Xác định vấn đề là gì
- Xác định muốn quyết định điều gì
- Xác định ai sẽ quyết định
- Xác định tài liệu cần để quyết định
- Cân nhắc xem có cần họp không
- Nếu cần thì đặt lịch họp
- Nếu cần thì làm tài liệu
Sai thứ tự thì cuộc họp trở thành trung tâm của công việc.
Rồi sinh ra tài liệu không rõ mục đích, sửa sau, người tốt cố đến khuya và những cuộc họp chẳng quyết được gì.
Nói gọn lại:
Họp không phải đích đến. Cuộc họp không rõ mục đích là sự kiện gây hao mòn giả vờ là tiến triển.
Trước khi đặt lịch, hãy đặt mục đích trước. Trước khi bắt người ta làm tài liệu, hãy quyết định điều muốn quyết định. Trước khi gọi người, hãy giải thích vì sao cần người đó.
Chỉ cần vậy là đã tránh được khá nhiều việc làm lại và sự hao mòn.
