Kata kunci pencarian
- rapat tanpa tujuan
- rapat jadi tujuan itu sendiri
- bikin presentasi tapi tidak tahu tujuannya
- tidak tahu rapat ini mau memutuskan apa
- rapat tapi tidak ada keputusan
- hal yang perlu dicek sebelum rapat
- cara mengurangi rapat
- cara menolak tugas yang tujuannya tidak jelas
1. "Ayo rapat" bukan solusi
Di tempat kerja, begitu muncul masalah yang tidak jelas, kadang langsung terdengar kalimat seperti ini:
Pokoknya rapat dulu. Tolong buatkan materinya sebelum besok. Kumpulkan orang-orang terkait, kita bahas bareng.
Sekilas, kerjaan seperti sedang maju.
Rapat masuk ke kalender. Peserta berkumpul. Permintaan bikin materi juga sudah dikirim. Orang dari luar atau divisi lain pun ikut hadir saat waktunya tiba.
Tapi kadang justru hal yang paling penting yang tidak ada.
Apa yang mau diselesaikan lewat rapat itu?
Kalau pertanyaan ini tidak terjawab dan rapat tetap dijadwalkan, rapat itu bukan lagi solusi. Ia cuma jadi cara untuk "pura-pura sedang maju".
Rapat bukan sihir yang menyelesaikan masalah. Rapat baru berfungsi sebagai alat kalau tujuan, pengambil keputusan, bahan, dan syarat selesainya sudah lengkap.
Menjadwalkan rapat tanpa tujuan itu seperti memegang pisau dapur lalu merasa masakannya sudah jadi.
2. Kenapa rapat yang cuma ada jadwalnya itu berbahaya
Bahayanya ada pada jadwal yang ditetapkan lebih dulu.
Misalnya, alurnya seperti ini:
- Ada yang bilang "ayo rapat"
- Jadwal masuk ke kalender
- Jadwal dibagikan ke pihak terkait dan orang luar
- H-1 atau di hari H, ada yang tanya "materinya gimana?"
- Tapi tidak ada yang tahu apa yang harus dibuat
- Dibuat saja seadanya
- Setelah ditunjukkan, dibilang "bukan ini yang dimaksud"
- Hanya si pembuat yang lembur sampai malam
Yang menakutkan dari alur ini adalah kotak rapatnya jadi duluan, sementara isinya kosong, tapi prosesnya jalan terus.
Kalau sudah waktunya, orang pasti berkumpul. Orang luar juga ikut. Karena sudah ada di kalender, rapatnya pasti digelar.
Tapi isi yang terpenting tidak ada.
Mau memutuskan apa? Siapa yang memutuskan? Materi mau menunjukkan apa? Kondisi seperti apa yang membuat rapat dianggap selesai?
Semua itu belum ditentukan.
Dalam keadaan begini, panik karena "gawat, materinya belum ada" atau "tidak tahu harus bikin apa" bukan berarti si pekerja kurang mampu. Masalahnya, sejak permintaan diberikan, syarat kemenangannya memang tidak pernah ditetapkan.
3. "Tolong buatkan materi" tidak masuk akal tanpa tujuan
Membuat materi pun sama saja.
Materi bukan sekadar deretan informasi. Pada dasarnya, ia adalah alat supaya seseorang bisa paham sesuatu dan mengambil keputusan.
Jadi untuk membuat materi, minimal dibutuhkan informasi berikut:
- Materi ini akan ditunjukkan ke siapa
- Apa yang ingin dipahami orang itu
- Apa yang ingin diputuskan orang itu
- Sampai sejauh mana penjelasannya cukup
- Apa saja yang harus ada supaya dianggap selesai
Kalau semua itu tidak ada dan tiba-tiba diminta "buatkan materi", si pembuat hanya bisa menebak-nebak.
Dan materi hasil tebakan itu nanti akan dapat komentar seperti ini:
Bukan, bukan begitu maksudnya. Tujuannya beda. Coba kerjakan lagi. Ganti arahnya.
Ini berat sekali.
Karena si pembuat bukan bermalas-malasan. Justru sebaliknya, meski tidak tahu tujuannya, ia berusaha keras membuat sesuatu yang berbentuk.
Eh, belakangan malah dibilang "salah".
Ini bukan masalah kurang usaha. Ini masalah disuruh berlari padahal gawangnya tidak ada.
4. Kalau rapat jadi tujuan, orang yang beritikad baik yang terbakar duluan
Di rapat yang tujuannya tidak jelas, yang paling mudah terbakar adalah orang yang serius.
Orang yang kerjanya asal-asalan tidak akan memikirkannya sedalam itu. Tapi orang yang serius, bertanggung jawab, dan ingin memenuhi harapan orang lain akan berusaha mewujudkan sesuatu, meski tujuannya kabur.
Lalu jadinya begini:
- Tidak tahu harus bikin apa
- Tapi ada tenggat
- Jadwal pertemuan dengan pihak terkait sudah ada
- Tidak enak merepotkan orang luar
- Jadi lembur sampai malam
- Tapi pas ditunjukkan, dibilang "bukan begitu"
Strukturnya benar-benar melelahkan.
Singkatnya, rapat tanpa tujuan lebih banyak menghabiskan orang yang berusaha serius, bukan yang bermalas-malasan.
Ini poin pentingnya.
Orang yang bilang "ayo rapat" mungkin mengucapkannya dengan ringan. Tapi di balik kalimat itu, mungkin ada orang yang sedang membuat materi tanpa tujuan jelas, pusing sampai malam, lalu kena revisi mendadak.
Menjadikan rapat sebagai tujuan gampang sekali berubah menjadi sistem yang memakai niat baik orang sebagai bahan bakar.
5. Rapat gampang jadi "mengalihdayakan kecemasan"
Rapat yang tujuannya kabur punya masalah lain.
Yaitu rapat berubah menjadi "mengalihdayakan kecemasan".
Sebenarnya ada hal-hal yang seharusnya dipikirkan dulu oleh pihak yang meminta:
- Apa masalahnya
- Apa yang ingin diputuskan
- Bagian mana yang belum jelas
- Siapa yang diharapkan memutuskan
- Bahan apa yang dibutuhkan
Tapi tanpa merapikan itu semua, yang keluar malah:
Pokoknya rapat dulu.
Kalau diterjemahkan, artinya kira-kira begini:
Saya sendiri belum bisa merapikan pikiran, jadi kumpul semua dan tolong dibereskan.
Memang ada rapat yang benar-benar perlu merapikan pikiran sambil berdiskusi. Tapi bahkan dalam kasus itu, tetap perlu jelas "apa yang ingin dirapikan".
Rapat tanpa tujuan bukan rapat, melainkan ritual untuk menenangkan kecemasan saja.
Kalau mau dikatakan lebih keras, itu ritual sekelompok monyet menenangkan kecemasan.
Berkumpul saja sudah bikin lega. Ngobrol saja sudah terasa seperti maju. Padahal tidak ada yang diputuskan. Dan hanya si pengerja yang pulang membawa tugas tambahan.
Ini bukan rapat lagi, tapi acara penyedot tenaga.
6. "Karena sudah waktunya, kita kumpul" bukan rapat
Karena ada di kalender, orang berkumpul. Karena sudah waktunya, mereka ikut. Orang luar juga datang. Tapi materi dan tujuannya belum dirapikan.
Keadaan ini bukan rapat.
Itu cuma orang-orang yang berkumpul karena disuruh kalender.
Rapat pada dasarnya tidak dimulai dari "waktu". Rapat dimulai dari "tujuan".
Waktu hanyalah bingkai untuk menjalankan tujuan.
Kalau cuma mengamankan waktu tanpa tujuan, rapat akan jadi begini:
- Peserta tidak tahu kenapa dipanggil
- Tidak tahu apa yang harus dilihat sebelumnya
- Tidak tahu apa yang akan diputuskan di hari H
- Pembicaraan melebar ke mana-mana
- Tidak ada kesimpulan
- Yang diputuskan hanya rapat berikutnya
Lalu kalender makin penuh.
Ini sudah bukan rapat lagi, tapi "jadwal yang beranak-pinak".
7. Lima hal minimal yang harus ditentukan sebelum menjadwalkan rapat
Sebelum menjadwalkan rapat, sebaiknya tentukan setidaknya lima hal ini.
1. Rapat ini untuk apa
Pertama, tujuan rapat.
Contoh:
- Menentukan arah kebijakan
- Menyamakan pemahaman
- Mendata masalah
- Meminta persetujuan dari pengambil keputusan
- Menentukan penanggung jawab berikutnya dan tenggatnya
Bukan "untuk ngobrol", tapi tentukan "ngobrol demi mencapai apa".
2. Apa yang harus diputuskan agar rapat selesai
Ini syarat berakhirnya rapat.
Contoh:
- Diputuskan lanjut dengan opsi A atau opsi B
- Penanggung jawab dan tenggat ditetapkan
- Hal tambahan yang perlu dikonfirmasi dirangkum maksimal tiga
- Ditentukan siapa menyerahkan apa sebelum rapat berikutnya
Tanpa ini, rapat tidak akan selesai. Bubarnya cuma karena waktunya habis.
3. Siapa pengambil keputusannya
Kegagalan yang sering terjadi di rapat adalah pengambil keputusan tidak hadir.
Semua sudah bicara, tapi akhirnya begini:
Ini harus dikonfirmasi ke atasan dulu. Saya bawa pulang dulu ya. Kita bahas lagi lain kali.
Kalau tidak ada pengambil keputusan, memang tidak bisa memutuskan di tempat.
Maka rapat itu bukan rapat pengambilan keputusan, tapi rapat berbagi informasi. Kalau begitu, email atau chat mungkin sudah cukup.
4. Bahan apa yang dibutuhkan sebelumnya
Untuk memutuskan dalam rapat, dibutuhkan bahan.
Contoh:
- Data kondisi saat ini
- Tabel perbandingan
- Daftar masalah
- Pilihan-pilihan
- Kelebihan dan kekurangan
- Biaya
- Jadwal
- Risiko
Tapi di sini pun yang penting bukan "membuat materi presentasi".
Yang penting adalah melengkapi bahan yang diperlukan untuk memutuskan.
Materi hanyalah wadahnya.
5. Kenapa harus berupa rapat
Terakhir, pastikan apakah rapat memang diperlukan.
Dalam kasus seperti ini, kadang tidak perlu rapat:
- Kalau cuma berbagi informasi, email sudah cukup
- Kalau cuma konfirmasi, chat sudah cukup
- Kalau cuma persetujuan, formulir sudah cukup
- Kalau cuma meminta pendapat, komentar sebelumnya sudah cukup
- Kalau cuma meninjau materi, bisa dilakukan tanpa harus bersamaan waktu
Rapat itu mahal. Ia mengikat waktu banyak orang sekaligus.
Karena itu, kalau mau menjadwalkan rapat, harus ada "alasan kenapa harus rapat".
8. Kalimat untuk menghentikan rapat yang tujuannya tidak jelas
Kalau diminta rapat atau bikin materi tanpa tahu tujuannya, sebaiknya jangan langsung mengerjakan.
Konfirmasi dulu.
Balasan untuk ajakan rapat
Rapatnya sendiri bisa. Sebelumnya saya ingin konfirmasi tujuannya dulu. Rapat kali ini untuk memutuskan apa?
Balasan untuk permintaan membuat materi
Sebelum mulai membuat materi, saya ingin memastikan tujuannya. Materi ini dilihat siapa, dan untuk memutuskan apa?
Saat tujuannya kabur
Saat ini saya belum bisa membayangkan bentuk akhirnya, jadi saya ingin memastikan dulu "tujuan, siapa yang melihat, dan apa yang ingin diputuskan" sebelum mengerjakan.
Saat tidak yakin rapat diperlukan
Kalau hanya untuk berbagi informasi, sepertinya bisa dirangkum dalam teks dulu lalu Anda periksa. Kalau ada hal yang ingin diputuskan dalam rapat, tolong beri tahu poinnya lebih dulu.
Sebelum mengundang orang luar
Karena pihak luar juga akan hadir, saya ingin memastikan dulu tujuan hari itu, hal yang akan diputuskan, dan materi pendahuluannya.
Ini bukan pembangkangan. Bukan juga menghambat pekerjaan.
Justru ini konfirmasi di awal untuk mengurangi pengerjaan ulang yang sia-sia dan kelelahan semua pihak.
9. Templat rapat untuk pihak yang meminta
Pihak yang meminta rapat sebaiknya menulis setidaknya ini sebelum menjadwalkannya.
[Tujuan rapat]
Berkumpul untuk apa:
[Yang ingin diputuskan]
Hal yang ingin diputuskan dalam rapat ini:
[Pengambil keputusan]
Orang yang memutuskan akhirnya:
[Peserta]
Siapa yang diharapkan hadir dan alasannya:
[Materi awal]
Yang perlu dilihat atau disiapkan sebelumnya:
[Syarat selesai]
Setelah rapat, kondisi seperti apa yang dianggap OK:
[Alasan harus rapat]
Kenapa tidak cukup lewat email atau chat:
Kalau ini tidak bisa ditulis, berarti belum waktunya menjadwalkan rapat.
Yang pertama, sang peminta perlu meluangkan waktu untuk berpikir.
Rapat bukan pengganti berpikir. Rapat adalah tempat membawa hasil pemikiran masing-masing untuk memutuskan, menyesuaikan, dan mencapai kesepakatan.
10. Templat pertahanan untuk pihak yang menerima
Di sisi lain, pihak yang menerima permintaan juga perlu melindungi diri.
Kalau dikerjakan tanpa tahu tujuannya, kamu akan menambal celah itu dengan niat baik.
Cukup membalas dengan catatan seperti berikut, dan situasinya bisa jauh berbeda.
Sejauh yang saya pahami saat ini, saya berencana melanjutkan dengan asumsi berikut.
Tujuan:
Yang melihat:
Yang ingin diputuskan:
Materi yang dibutuhkan:
Kriteria selesai:
Hal yang belum jelas:
Kalau pemahaman ini sudah benar, saya mulai mengerjakan.
Kalau belum, saya ingin memastikan dulu tujuan dan hal yang ingin diputuskan.
Kalau ini sudah dikirim, saat nanti ada yang bilang "bukan begitu maksud saya", riwayat konfirmasi asumsinya tetap ada.
Tugas yang tujuannya tidak jelas sebaiknya jangan disimpan di kepala. Selalu tuangkan ke dalam teks.
Sebab kalau dikerjakan tanpa tujuan yang jelas, itu akan terus mengganjal di otak.
Sambil main game, sambil istirahat, bahkan saat tidur, kadang muncul dalam mimpi berupa persiapan acara festival sekolah.
Sebegitu menempelnya tugas yang tujuannya tidak jelas di otak.
11. Ini bukan berarti "jangan rapat"
Membaca sampai sini, mungkin terdengar seperti "rapat itu buruk".
Tapi bukan begitu.
Rapat itu sendiri tidak buruk. Kalau dipakai dengan benar, ia alat yang kuat.
Ada situasi yang memang membutuhkan rapat:
- Menyamakan pemahaman banyak orang
- Mencapai kesepakatan antara pihak dengan kepentingan berbeda
- Memutuskan sambil bertanya langsung di tempat
- Mendapat persetujuan dari penanggung jawab
- Memastikan secara lisan suasana hati dan kekhawatiran
Masalahnya adalah menjadikan rapat sebagai tujuan.
"Sudah ada rapat, berarti maju" "Sudah kumpulkan orang, berarti tenang" "Sudah suruh bikin materi, berarti bekerja"
Kalau sudah begini, bahaya.
Rapat adalah alat untuk menuju tujuan. Rapat tanpa tujuan hanyalah acara yang mengikat orang.
12. Kesimpulan: rapat bukan tujuan, melainkan alat untuk mencapai tujuan
Jangan jadikan rapat sebagai tujuan.
"Ayo rapat" bukan solusi. "Tolong buatkan materi" juga tidak masuk akal tanpa tujuan. Hanya dengan "sudah saya jadwalkan", pekerjaan tidak akan maju.
Yang penting adalah urutan berikut:
- Tentukan apa masalahnya
- Tentukan apa yang ingin diputuskan
- Tentukan siapa yang memutuskan
- Tentukan bahan yang dibutuhkan untuk memutuskan
- Nilai apakah rapat memang diperlukan
- Kalau perlu, jadwalkan rapat
- Kalau perlu, buat materinya
Kalau urutannya terbalik, rapat jadi pusat pekerjaan.
Lalu lahirlah materi yang tidak jelas tujuannya, revisi mendadak, orang baik yang lembur sampai malam, dan rapat yang tidak memutuskan apa-apa.
Singkatnya begini:
Rapat bukan tujuan akhir. Rapat tanpa tujuan adalah acara penguras tenaga yang berpura-pura sebagai kemajuan.
Sebelum sekadar menjadwalkan, taruh dulu tujuannya. Sebelum menyuruh orang membuat materi, tentukan dulu apa yang ingin diputuskan. Sebelum memanggil orang, jelaskan dulu kenapa orang itu dibutuhkan.
Hanya dengan itu, banyak pengerjaan ulang dan kelelahan bisa dicegah.
