Apa yang Harus Dilakukan Kalau Rapat Mau Melimpahkan Semua Tanggung Jawab ke Kamu
Tujuan artikel ini
Dalam rapat, kelihatannya semua orang ikut membahas, padahal tanggung jawabnya diam-diam bergeser ke satu orang saja.
"Oke, yang ini tolong kamu ya." "Rapikan saja yang bagus." "Kerjakan sebisanya." "Nanti kita lihat bareng-bareng." "Di akhir saya yang cek."
Kalau alurnya begini, orang yang mengerjakan bisa menanggung semuanya: merumuskan tujuan, mengumpulkan bahan, berkoordinasi, mengedit, sampai merevisi.
Artikel ini merangkum cara memperjelas peran, tenggat, dan siapa yang memberi persetujuan akhir ketika rapat hampir membuat kamu menanggung semua tanggung jawab sendirian.
Ciri-ciri rapat yang melimpahkan tanggung jawab
Rapat dengan tanggung jawab yang kabur biasanya punya ciri-ciri berikut:
- Tidak jelas siapa yang memutuskan
- Banyak orang menyampaikan pendapat
- Tidak ada yang mengambil keputusan akhir
- Cakupan tugas masing-masing tidak ditentukan
- Siapa yang menyediakan bahan tidak ditentukan
- Hanya tenggat yang ditetapkan
- Belakangan muncul tuntutan kualitas yang lebih tinggi
Dalam kondisi seperti ini, setelah rapat hanya orang yang mengerjakan yang kerepotan.
Hal yang perlu ditentukan paling awal
Di awal rapat, pastikan hal-hal berikut:
- Siapa yang memberi persetujuan akhir?
- Apa saja isi yang wajib ada?
- Bahan apa yang akan diberikan oleh masing-masing orang?
- Kapan tenggat bahannya?
- Kapan tenggat revisinya?
Kalau mulai bekerja tanpa menentukan ini, nantinya kamu akan lebih sering harus mengulang pekerjaan.
"Dicek bareng-bareng" itu berisiko
"Nanti kita lihat bareng-bareng" terdengar bagus sekilas.
Tapi kalau pendapat yang muncul banyak, keputusan akhirnya jadi tidak jelas.
Kamu bisa menjawab seperti ini:
Baik, saya mengerti.
Meskipun dicek oleh beberapa orang, saya ingin kita menentukan satu orang yang mengambil keputusan akhir.
Saya ingin jelas siapa yang memutuskan kalau pendapatnya berbeda-beda.
Saat dibilang "Kami percayakan ke kamu"
Baik, saya mengerti.
Saya akan lanjut dengan anggapan ini dipercayakan ke saya, tapi izinkan saya menentukan dulu dua hal: isi yang wajib ada dan siapa yang memberi persetujuan akhir.
Meski dibilang dipercayakan, kalau kamu jalan terus tanpa ada yang memutuskan, nanti bisa saja ada yang bilang, "Bukan itu maksud kami."
Perjelas siapa yang menyediakan bahan
Dalam rapat untuk membuat sesuatu, penting untuk menentukan siapa yang menyediakan bahan.
Misalnya untuk video, bahannya bisa berupa:
- Rekaman suasana kerja dari bagian produksi
- Rekaman peralatan dari bagian teknik
- Rekaman acara internal perusahaan
- Foto
- Teks penjelasan
- Komentar
Tentukan siapa yang menyerahkan masing-masing bahan itu, dan paling lambat kapan.
Kamu bisa menjawab seperti ini:
Untuk penyuntingan saya yang kerjakan, tapi untuk bahannya saya minta tiap departemen yang merekam dan mengirimkannya.
Bagian yang tidak ada bahannya akan kami lengkapi dengan dokumen yang sudah ada atau teks.
Tentukan tenggat revisi
Yang sering terjadi dalam rapat adalah revisi terus berdatangan sampai detik-detik terakhir sebelum selesai.
Karena itu, tenggat revisi perlu ditentukan.
Kalau ada revisi, saya ingin kita menetapkan tenggat untuk pengecekan akhir.
Tanpa tenggat, revisi bisa menumpuk dan pekerjaannya mungkin tidak akan pernah selesai.
Cara membagi tanggung jawab saat berbicara
Kamu tidak menolak tanggung jawab, melainkan membaginya.
Dari pihak saya, saya akan mengedit berdasarkan bahan yang diberikan.
Pemilihan bahan dan pengambilan gambarnya mohon dilakukan oleh masing-masing departemen.
Keputusan akhir mohon diambil oleh pemeriksa.
Dengan cara bicara seperti ini, kamu tetap terlihat mau bekerja sama tanpa harus menyerap semua tanggung jawab.
Kesimpulan
Kalau rapat hampir melimpahkan semua tanggung jawab ke kamu, memecah peran lebih efektif daripada membantah dengan emosi.
Hal yang perlu dipastikan adalah:
- Siapa yang memutuskan
- Siapa yang menyediakan bahan
- Paling lambat kapan
- Sampai mana bagian yang kamu kerjakan
- Kapan tenggat revisinya
Hanya dengan menyebutkan hal-hal ini secara jelas selama rapat, kamu bisa mengurangi risiko tanggung jawab menumpuk di satu orang saja.
