Làm gì khi cuộc họp sắp đẩy toàn bộ trách nhiệm sang bạn
Bài viết này nói về điều gì
Trong cuộc họp, nhìn bề ngoài thì ai cũng đang bàn bạc, nhưng thật ra trách nhiệm có thể đang dồn hết về một người.
"Vậy việc này nhờ bạn nhé." "Tổng hợp lại cho đẹp vào." "Làm được đến đâu thì làm." "Mọi người cùng xem là được mà." "Cuối cùng tôi sẽ kiểm tra."
Nếu mọi chuyện cứ diễn ra như vậy, người trực tiếp làm có thể phải gánh hết: từ làm rõ mục đích, thu thập tư liệu, điều phối, biên tập cho đến chỉnh sửa.
Bài viết này tổng hợp cách làm rõ vai trò, thời hạn và người duyệt cuối cùng khi cuộc họp sắp để bạn gánh hết trách nhiệm.
Đặc điểm của cuộc họp hay đẩy trách nhiệm
Những cuộc họp mà trách nhiệm mơ hồ thường có các đặc điểm sau:
- Không rõ ai là người quyết định
- Nhiều người cùng nêu ý kiến
- Không ai đưa ra quyết định cuối cùng
- Phạm vi việc của từng người không được xác định
- Không xác định ai cung cấp tư liệu
- Chỉ có thời hạn là được chốt
- Về sau mới xuất hiện yêu cầu chất lượng cao hơn
Trong tình huống này, sau cuộc họp chỉ có người trực tiếp làm là khổ.
Việc cần chốt đầu tiên
Ngay từ đầu cuộc họp, hãy xác nhận những điều sau:
- Ai là người duyệt cuối cùng?
- Nội dung nào bắt buộc phải có?
- Mỗi người sẽ cung cấp tư liệu gì?
- Hạn nộp tư liệu là khi nào?
- Hạn chỉnh sửa là khi nào?
Nếu bắt tay vào làm mà chưa chốt những điều này, về sau bạn sẽ phải làm lại nhiều hơn.
"Cả nhóm cùng xem" là điều nguy hiểm
Câu "Mọi người cùng xem là được mà" nghe thoạt đầu có vẻ hay.
Nhưng khi có nhiều ý kiến khác nhau, quyết định cuối cùng sẽ trở nên mơ hồ.
Bạn có thể đáp lại như sau:
Tôi hiểu rồi.
Dù có nhiều người cùng xem, tôi vẫn muốn chọn ra một người đưa ra quyết định cuối cùng.
Tôi muốn rõ ai sẽ là người quyết định khi các ý kiến khác nhau.
Khi bị nói "Giao hết cho bạn"
Tôi hiểu rồi.
Tôi sẽ làm theo hướng việc này được giao cho tôi, nhưng cho tôi chốt trước hai điều: nội dung bắt buộc phải có và người duyệt cuối cùng.
Dù họ nói là giao cho bạn, nếu bạn cứ làm tiếp khi chưa có người quyết định, về sau có thể bị nói rằng "ý tôi không phải vậy".
Làm rõ ai cung cấp tư liệu
Trong cuộc họp để làm ra một sản phẩm nào đó, việc xác định ai là người cung cấp tư liệu rất quan trọng.
Ví dụ với một video, tư liệu có thể gồm:
- Cảnh làm việc từ bộ phận sản xuất
- Hình ảnh thiết bị từ bộ phận kỹ thuật
- Video sự kiện nội bộ công ty
- Ảnh chụp
- Văn bản mô tả
- Bình luận, lời chia sẻ
Hãy chốt ai sẽ nộp từng thứ, và nộp muộn nhất khi nào.
Bạn có thể đáp lại như sau:
Phần biên tập tôi sẽ làm, còn tư liệu thì nhờ từng phòng ban tự quay và gửi cho tôi.
Chỗ nào không có tư liệu, chúng tôi sẽ bù bằng tài liệu có sẵn hoặc văn bản.
Chốt hạn chỉnh sửa
Chuyện hay gặp trong các cuộc họp là việc chỉnh sửa cứ kéo dài đến tận phút chót trước khi hoàn thành.
Vì vậy cần chốt một hạn chỉnh sửa.
Nếu có chỉnh sửa, tôi muốn chốt hạn cho lần kiểm tra cuối cùng.
Không có hạn thì các yêu cầu sửa sẽ chồng chất lên nhau và có thể sẽ không bao giờ xong.
Cách nói để chia nhỏ trách nhiệm
Bạn không từ chối trách nhiệm, mà là chia nhỏ nó ra.
Về phía tôi, tôi sẽ biên tập dựa trên tư liệu được cung cấp.
Việc chọn và quay tư liệu xin nhờ từng phòng ban đảm nhận.
Quyết định cuối cùng xin nhờ người duyệt đưa ra.
Nói như vậy, bạn vừa thể hiện thái độ hợp tác, vừa không phải ôm hết trách nhiệm vào mình.
Tóm lại
Khi cuộc họp sắp đẩy hết trách nhiệm sang bạn, chia nhỏ vai trò hiệu quả hơn là phản bác bằng cảm xúc.
Những điều cần xác nhận là:
- Ai quyết định
- Ai cung cấp tư liệu
- Nộp muộn nhất khi nào
- Phần của mình làm đến đâu
- Hạn chỉnh sửa là khi nào
Chỉ cần nói rõ những điều này ngay trong cuộc họp, bạn đã giảm được nguy cơ trách nhiệm đổ dồn về một người.
