「今日の会議、進行をお願い」。ところが、何を採用するか決める権限は上司にある。参加者は次々に要望を出し、最後に「じゃあ全部よろしく」と言い始める。
司会を任されたことと、全部を引き受けたことは別だ。 司会の仕事は、意見を整理し、決める人・動く人・期限をはっきりさせること。決定権まで勝手に生やす必要はない。
最初の30秒で「ここまでは進める」を伝える
会議の冒頭で、役割を短く共有する。
「今日は選択肢と未決事項を整理します。採用する案は、最終判断をする方に確認します」
これなら、話を止めずに境界を引ける。「私は決められません！」と突っぱねる必要も、黙って何でも背負う必要もない。
ただし、本当に決裁を委ねられているなら話は別。まず、どこまで自分で決めてよいかを確認する。
議論が散らかったら、3つだけ聞く
たとえば資料のデザイン案が増えてきたら、次を順に聞けばいい。
- 誰が決める？ 「A案とB案、最終判断はどなたですか」
- 誰が動く？ 「素材の用意と修正は、それぞれ誰が担当しますか」
- いつまで？ 「判断と素材の締め切りはいつにしますか」
司会が全部答えるのではなく、答えが必要な問いを見える場所に置く。会議室で発言が多い人が、いつの間にか決裁者になるわけではない。
「全部入れよう」が出たら、優先順位を返す
「この案も、あの案も入れて」と言われたら、すぐ「分かりました」と請け負わず、こう返す。
「必須と、余裕があれば入れるものを分けたいです。どれを優先しますか」
意見が割れたら、無理に多数決や司会者の独断で決めない。未決・判断者・回答期限を一行で残す。決められなかったことを、決まったふりで議事録に載せる方が後で厄介だ。
会議後は「決定・担当・保留」を分けて送る
長い文字起こしより、短い記録の方が役に立つ。
- 決定：採用する案と、その判断者
- 担当：誰が何を作り、いつ渡すか
- 保留：まだ決まっていない点、判断者、回答期限
たとえば「A案を採用：部門責任者が確認済み」「写真：担当者が金曜まで」「B案の追加：責任者判断待ち」と書く。その場で決まっていないことは『決まっていない』と記す。
議事録は人を責めるためではなく、次に動くための地図だ。
まとめ：司会は万能の責任者ではない
司会が会議を成功させるとは、参加者全員の要望を持ち帰ることではない。何を決めたか、誰が動くか、何が未決かを全員が分かる状態にすることだ。
司会は交通整理。信号機に「お前が目的地まで運べ」と言わないでほしい。運転する人と行き先を決める人は、別にいる。
