司会進行を任されたときの考え方｜決定権がない人が会議を回す方法

この記事の目的

会議の司会進行を任されても、自分に決定権があるとは限りません。

むしろ、現場では「進行は任されるが、最終判断は上の人」ということがよくあります。

このときに危ないのは、司会進行者が責任まで背負ってしまうことです。

この記事では、決定権がない状態で司会を任されたときに、会議をどう進めるかを整理します。

司会進行者の役割

司会進行者の役割は、すべてを決めることではありません。

本来の役割は、以下です。

• 議題を整理する
• 未確定事項を出す
• 誰が判断するか確認する
• 誰が担当するか確認する
• 期限を確認する
• 認識違いを防ぐ

つまり、司会進行者は「決定者」ではなく「整理係」です。

最初に立場を明確にする

会議の冒頭で、次のように言うと進めやすくなります。

今日は、方向性と担当、期限を確認するために進めます。
最終判断が必要な部分は、確認者を決めたうえで進めたいです。

この一言で、自分が勝手に決める立場ではないことを示せます。

質問で進める

司会進行では、説明し続けるより質問で進める方が安全です。

使いやすい質問は以下です。

これはどなたが判断されますか。

この素材はどなたが用意されますか。

これは必ず入れる内容ですか、余裕があれば入れる内容ですか。

素材の期限はいつにしますか。

修正確認の期限はいつにしますか。

質問によって、曖昧な責任を分解できます。

ふわっとした意見を分類する

会議中に出る意見は、そのまま受け取らず分類します。

• 必ず入れる
• 余裕があれば入れる
• 別資料にする
• 次回以降にする
• 確認者に判断してもらう

この分類があると、全部を自分が背負わずに済みます。

司会者が言ってはいけないこと

決定権がない司会者が、以下を言いすぎると危険です。

• 私が全部やります
• 何とかします
• とりあえず任せてください
• 全部入れます
• ギリギリまでやります

これらは、責任を吸いやすい言葉です。

代わりに、以下のように言います。

提供いただいた素材をもとに編集します。

最終確認者に確認いただいたうえで反映します。

素材がない部分は、既存資料やテキストで補います。

会議後に必ずメモを送る

会議後は、決まったことを短く送ります。

内容は以下だけで十分です。

• 目的
• 構成
• 担当
• 素材期限
• 最終確認者
• 修正期限

このメモが、後から自分を守る記録になります。

まとめ

決定権がない人が司会進行をするときは、すべてを決めようとしなくていいです。

やるべきことは、未確定事項を質問で明らかにし、判断者と担当者に戻すことです。

司会進行者は、会議の責任を全部背負う人ではありません。

曖昧な話を、決めるべき項目に変換する人です。

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