「学校訪問で見せる会社紹介動画を、3分くらいで。いい感じにまとめてください」
たとえば、こんな依頼が来たとする。仕事の様子も設備も社内活動も入れたい。でも、誰が写真を用意するのか、誰が完成版を確認するのかは決まっていない。
このまま会議を開くと、入れたいものだけが増えていく。動画は3分なのに、希望リストはなかなか終わらない。
AIには、そのリストから「今日、誰に何を確認すればよいか」を整理してもらおう。立派なスライドを作る前に、まだ決まっていないことを見つけるのが先だ。
最初に「決まったこと」と「まだ案のこと」を分ける
以下は、手順を説明するための架空のメモだ。
- 決まっていること：高校生への会社紹介に使う。動画は3分
- 確認中のこと：学校訪問のどの場面で見せるか、いつ完成版が必要か
- 入れたいという意見：朝の仕事、製造現場、設備、休憩、社内活動
- まだ不明なこと：必須の内容、使える写真や動画、素材提供者、最終確認者、修正期限
「入れたいと言われた」と「必ず入れると決まった」は別だ。AIに渡すメモでも混ぜない。不明な箇所を空想で埋めてもらうと、見栄えのよい資料の中に、誰も合意していない予定が紛れ込む。
実際の情報を入力するときは、先に個人情報や機密を取り除く。会社名を消すだけでなく、顧客名、未公開の計画、人物を特定できる細部も確認し、利用するAIへ共有してよい範囲だけを使う。
AIに頼む準備は八つ
メモを基に、次の下書きを頼める。
- 現時点で分かっている前提
- 未確定事項の一覧
- 今日の会議で決めたいこと
- 話す順番と進め方
- 冒頭で伝える一言
- 誰に何を確認するか
- 出そうな意見と、その返し方の候補
- 会議後に送る確認メモ
六つ目で相手が分からなければ、「素材提供者を確認する」のように書く。AIが名前や担当を補っただけで、実際の役割が決まったことにはならない。
想定問答も、相手が必ずそう言うという予測ではなく、返答の練習用だ。
冒頭の一言なら、たとえばこうなる。
今日は、動画の必須内容、素材を用意する担当、最終確認者、素材と修正の期限を確認したいです。構成案は、その条件に合わせて調整します。
共有する資料は、四枚の下書きから
スライドは必須ではない。同じ内容をメモ一枚にまとめてもよい。画面を見ながら確認するなら、四枚に分けると扱いやすい。
一枚目：今日、確認すること
- 誰に、何を伝える動画にするか
- 必ず入れる内容は何か
- 使える素材と、その提供者
- 完成版を確認する人
- 素材の提出期限、意見を受け取る期限、修正を終える期限
項目を五つ程度に絞るのは、話を見渡しやすくするためだ。公開許可や安全上の確認が必要なら、数を守るために省かない。
二枚目：現時点の前提
対象者、使用場面、動画の長さ、盛り込みたい内容を並べ、それぞれに「確定」「提案」「要確認」を付ける。
全員が同じ資料を見ていても、同じ前提で話しているとは限らない。「それ、まだ決まっていません」を早めに見つけるためのページだ。
三枚目：3分の構成案
これは、相談のたたき台としての一例だ。
- 0:00〜0:15：会社の外観とタイトル
- 0:15〜0:40：朝の仕事の始まり
- 0:40〜1:20：製造現場
- 1:20〜1:50：技術や設備
- 1:50〜2:10：昼休憩
- 2:10〜2:40：午後の仕事
- 2:40〜3:00：締めと社内活動の紹介
合計は3分。ただし、時間が足し算で収まることと、映像として分かりやすいことは別だ。最後の20秒に締めも活動紹介も入らなければ、内容を減らすか、配分を変える。
手元にない映像を、使える前提で組み込まない。素材の有無と公開してよい範囲を確かめてから構成を詰める。
四枚目：決まったことと、残ったこと
最終確認者、素材担当、素材期限、修正期限を記入できる形にする。
まだ決まらなかった項目には、次に誰へ確認するかを残す。担当や期限の案は、関係者が了承してから決定事項として記録する。
そのまま調整して使える依頼文
共有してよい範囲に整理したメモを、次の依頼文と一緒に渡す。
以下のメモを使って、会議前の準備資料を作ってください。
- 決まっていることと、提案段階のことを分ける
- 未確定事項を一覧にする
- 会議で確認したいことを五つ程度に整理する。重要な確認は数のために省かない
- 会議の冒頭で読む短い説明を作る
- 誰に何を確認するか、話す順番を提案する
- 想定される意見と返答の候補を作る
- 会議後に送る確認メモのひな形を作る
人を責める表現にせず、必要な条件を確認する言い方にしてください。 不明な担当者、承認者、日付は推測で埋めず、「要確認」としてください。 最終確認者、素材担当、素材期限、修正期限を確認項目に入れてください。 実行できる範囲を判断するために不足している情報も示してください。 役割や期限は案として示し、合意済みの事実にしないでください。
会議へ持ち込む前と、終わった後に確認する
AIの下書きが出たら、原メモと照らす。特に、決まっていない内容が確定扱いになっていないか、時間配分の合計が合うか、必要な素材や承認が抜けていないかを確認する。
会議後は、下書きに実際の決定だけを反映する。「決まったこと」「担当と合意した期限」「未決事項」を分けて関係者に確認してもらえば、提案がいつの間にか約束に変わるのを避けやすい。
AIに任せるのは、曖昧さを見つけて質問にする作業。答えを決めるのは、必要な情報と権限を持つ人だ。会議前にその違いをはっきりさせておこう。
