AIで会議準備をする方法｜ふわっとした依頼を議題・確認事項に変える

この記事の目的

会議の前に、依頼内容がふわっとしていて困ることがあります。

「いい感じに進めて」 「関係者で話して決めよう」 「とりあえず形にして」 「上の人が言っていたから」 「期限は決まっているけど、中身はこれから」

このような状態で会議に入ると、話が散りやすくなります。

この記事では、ふわっとした依頼をAIで整理し、会議の議題・確認事項・進行台本に変える方法をまとめます。

ふわっとした会議がつらい理由

ふわっとした会議がつらいのは、話す内容が多いからではありません。

本当にしんどいのは、以下のような未確定事項が多いまま進むことです。

• 目的が決まっていない
• 誰に向けたものか曖昧
• 最終判断者が不明
• 担当範囲が曖昧
• 素材や情報の提供者が不明
• 期限だけ決まっている
• 品質要求だけ後から上がる

この状態では、会議をしても「なんとなく話しただけ」で終わりやすいです。

AIに投げる前に整理する材料

AIに会議準備を頼むときは、完璧な文章にしなくて大丈夫です。

まずは、分かっていることと分かっていないことをそのまま出します。

例：

高校生向けの会社紹介動画を作ることになった。
学校訪問で見せるらしい。
尺は3分。
朝礼、昼休憩、仕事の流れを入れたいらしい。
技術側は設備の話を入れたい。
製造側は何を入れるか未定。
リレーマラソンやロボットコンテストも入れたいという話が出ている。
最終確認者は不明。
完成日は6月2日。

このように雑に出すだけでも、AIは論点を整理できます。

AIに頼むとよい出力

会議準備でAIに作らせると便利なのは、以下です。

• 現時点の前提整理
• 未確定事項一覧
• 今日決めたいこと
• 会議の進め方
• 最初に言うセリフ
• 誰に何を確認するか
• 想定される反応と返し
• 会議後に送る確認メモ

特に大事なのは、「会議で何を決めるか」を先に明確にすることです。

会議前に作るべきスライド

ふわっとした会議では、口頭だけで進めると話が流れます。

そのため、簡単なスライドを用意して、画面共有するのが有効です。

スライドに載せるべきものは、以下のような内容です。

1枚目：本日の確認事項

• 動画の方向性
• 必ず入れる内容
• 各部署で用意する素材
• 最終確認者
• 素材送付期限・修正期限

2枚目：現時点の前提

• 対象者
• 使用場面
• 尺
• 想定内容
• 未確定事項

3枚目：構成案

• 0:00〜0:15 会社外観・タイトル
• 0:15〜0:40 朝礼・一日の始まり
• 0:40〜1:20 製造現場
• 1:20〜1:50 技術・設備
• 1:50〜2:10 昼休憩
• 2:10〜2:40 午後の仕事
• 2:40〜3:00 締め・社内活動紹介

4枚目：決めること

• 最終確認者
• 素材担当
• 素材期限
• 修正期限

AI会議準備のプロンプト例

以下のふわっとした依頼について、会議前の準備をしてください。

やってほしいこと：
1. 現時点で決まっていることを整理
2. 未確定事項を一覧化
3. 会議で確認すべきことを5つに絞る
4. 開始時に読むセリフを作成
5. 誰に何を振るか順番を作成
6. 想定される反応と返答を作成
7. 会議後に送る確認メモ案を作成

条件：
・責める言い方にしない
・責任を無限に背負わない
・期限内に現実的にできる範囲へ落とす
・最終確認者、素材担当、期限を必ず確認する

まとめ

ふわっとした会議は、事前準備なしで入ると流されやすくなります。

AIを使うと、曖昧な依頼を以下に変換できます。

• 議題
• 確認事項
• 進行台本
• 役割分担
• 期限
• 想定問答
• 会議後メモ

大事なのは、AIに「良い資料を作って」と頼むことではありません。

曖昧な状況を、決めるべき項目に分解してもらうことです。

会議は、気合いで乗り切るより、事前に穴を見つけておく方が楽になります。

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