เตรียมประชุมด้วย AI เมื่องานที่ได้รับมอบหมายคลุมเครือ

บทความนี้เขียนขึ้นเพื่ออะไร

บางครั้งก่อนเข้าประชุม เราก็เจองานที่คลุมเครือจนไม่รู้จะเริ่มตรงไหน

"ช่วยทำให้ดูดีหน่อยนะ" "เดี๋ยวคุยกันในกลุ่มผู้เกี่ยวข้องแล้วค่อยตัดสินใจ" "เอาเป็นว่าทำเป็นรูปเป็นร่างมาก่อน" "ผู้ใหญ่ข้างบนเป็นคนบอกมา" "กำหนดส่งเคาะแล้ว แต่เนื้อหายังไม่รู้เลย"

ถ้าเข้าประชุมด้วยสภาพแบบนี้ การคุยมักจะกระจัดกระจายไปเรื่อย

บทความนี้จะแนะนำวิธีใช้ AI จัดระเบียบงานที่คลุมเครือ แล้วแปลงเป็นวาระการประชุม เรื่องที่ต้องยืนยัน และสคริปต์สำหรับดำเนินการประชุม

ทำไมประชุมที่คลุมเครือถึงเหนื่อยนัก

ประชุมที่คลุมเครือเหนื่อยไม่ใช่เพราะมีเรื่องต้องคุยเยอะ

สิ่งที่ทำให้หมดแรงจริง ๆ คือการเดินหน้าต่อทั้งที่ยังมีเรื่องไม่แน่นอนเต็มไปหมด เช่น

• ยังไม่ได้กำหนดวัตถุประสงค์
• ไม่ชัดว่าทำให้ใครดู
• ไม่รู้ว่าใครเป็นคนตัดสินใจขั้นสุดท้าย
• ขอบเขตหน้าที่ของแต่ละคนไม่ชัด
• ไม่รู้ว่าใครเป็นคนให้วัสดุหรือข้อมูล
• มีแค่กำหนดส่งที่แน่นอน
• ข้อเรียกร้องเรื่องคุณภาพโผล่มาทีหลัง

ในสภาพนี้ ประชุมไปแล้วก็มักจบแบบ "ก็แค่คุยกันไปเรื่อย ๆ"

สิ่งที่ควรเรียบเรียงก่อนโยนให้ AI

เวลาขอให้ AI ช่วยเตรียมประชุม ไม่จำเป็นต้องเขียนให้สมบูรณ์แบบ

เริ่มจากโยนสิ่งที่รู้และสิ่งที่ยังไม่รู้ออกมาตามจริงก่อนเลย

ตัวอย่าง:

เราได้รับมอบหมายให้ทำวิดีโอแนะนำบริษัทสำหรับนักเรียนมัธยมปลาย
ได้ยินว่าจะเปิดให้ดูตอนโรงเรียนมาเยี่ยมชม
ความยาว 3 นาที
ดูเหมือนอยากใส่การประชุมเช้า พักกลางวัน และขั้นตอนการทำงาน
ฝั่งเทคนิคอยากใส่เรื่องอุปกรณ์เครื่องจักร
ฝั่งผลิตยังไม่ได้ตัดสินใจว่าจะใส่อะไร
มีคนเสนอว่าอยากใส่การวิ่งมาราธอนผลัดและการแข่งขันหุ่นยนต์ด้วย
ยังไม่รู้ว่าใครเป็นคนตรวจขั้นสุดท้าย
วันเสร็จงานคือวันที่ 2 มิถุนายน

แค่โยนมาหยาบ ๆ แบบนี้ AI ก็ช่วยจัดประเด็นให้ได้

ผลลัพธ์ที่ควรให้ AI ช่วยทำ

การเตรียมประชุมที่ให้ AI ช่วยทำแล้วสะดวก ได้แก่

• สรุปข้อสมมติฐาน ณ ตอนนี้
• รายการเรื่องที่ยังไม่แน่นอน
• สิ่งที่อยากตัดสินใจในวันนี้
• วิธีดำเนินการประชุม
• ประโยคแรกที่จะพูดตอนเปิดประชุม
• ต้องถามใครเรื่องอะไร
• ปฏิกิริยาที่คาดว่าจะเจอและวิธีตอบ
• บันทึกยืนยันที่จะส่งหลังประชุม

ที่สำคัญที่สุดคือทำให้ชัดตั้งแต่แรกว่าประชุมครั้งนี้จะตัดสินใจเรื่องอะไร

สไลด์ที่ควรทำก่อนประชุม

ในประชุมที่คลุมเครือ ถ้าคุยด้วยปากเปล่าอย่างเดียว เรื่องจะไหลหายไปหมด

ดังนั้นการเตรียมสไลด์ง่าย ๆ แล้วแชร์หน้าจอจึงได้ผลดี

สิ่งที่ควรใส่ในสไลด์มีดังนี้

สไลด์ที่ 1: เรื่องที่ต้องยืนยันวันนี้

• ทิศทางของวิดีโอ
• เนื้อหาที่ต้องมีให้ได้
• วัสดุที่แต่ละแผนกต้องเตรียม
• ผู้ตรวจขั้นสุดท้าย
• กำหนดส่งวัสดุและกำหนดส่งแก้ไข

สไลด์ที่ 2: ข้อสมมติฐานตอนนี้

• กลุ่มเป้าหมาย
• สถานการณ์ที่ใช้งาน
• ความยาว
• เนื้อหาที่คาดไว้
• เรื่องที่ยังไม่แน่นอน

สไลด์ที่ 3: ร่างโครงเรื่อง

• 0:00-0:15 ภายนอกบริษัท ชื่อเรื่อง
• 0:15-0:40 การประชุมเช้า จุดเริ่มต้นของวัน
• 0:40-1:20 หน้างานฝ่ายผลิต
• 1:20-1:50 เทคนิคและอุปกรณ์เครื่องจักร
• 1:50-2:10 พักกลางวัน
• 2:10-2:40 งานช่วงบ่าย
• 2:40-3:00 ปิดท้ายและแนะนำกิจกรรมภายในบริษัท

สไลด์ที่ 4: เรื่องที่ต้องตัดสินใจ

• ผู้ตรวจขั้นสุดท้าย
• ผู้รับผิดชอบวัสดุ
• กำหนดส่งวัสดุ
• กำหนดส่งแก้ไข

ตัวอย่างพรอมต์ให้ AI ช่วยเตรียมประชุม

ช่วยเตรียมตัวก่อนประชุมสำหรับงานที่คลุมเครือด้านล่างนี้หน่อย

สิ่งที่อยากให้ทำ:
1. สรุปเรื่องที่ตัดสินใจแล้ว ณ ตอนนี้
2. ทำรายการเรื่องที่ยังไม่แน่นอน
3. คัดเรื่องที่ต้องยืนยันในที่ประชุมให้เหลือ 5 ข้อ
4. เขียนบทพูดสำหรับอ่านตอนเปิดประชุม
5. จัดลำดับว่าจะมอบหมายอะไรให้ใคร
6. เขียนปฏิกิริยาที่คาดว่าจะเจอและคำตอบ
7. ร่างบันทึกยืนยันที่จะส่งหลังประชุม

เงื่อนไข:
・อย่าใช้น้ำเสียงโทษใคร
・อย่ารับผิดชอบแบบไม่มีขีดจำกัด
・ลดขอบเขตลงให้เป็นสิ่งที่ทำได้จริงภายในกำหนด
・ต้องยืนยันผู้ตรวจขั้นสุดท้าย ผู้รับผิดชอบวัสดุ และกำหนดส่งทุกครั้ง

สรุป

ถ้าเข้าประชุมที่คลุมเครือโดยไม่เตรียมตัว ก็มักจะถูกพัดไปตามกระแส

ถ้าใช้ AI จะเปลี่ยนงานที่กำกวมให้เป็น

• วาระการประชุม
• เรื่องที่ต้องยืนยัน
• สคริปต์ดำเนินการประชุม
• การแบ่งบทบาท
• กำหนดส่ง
• คำถามคำตอบที่คาดไว้
• บันทึกหลังประชุม

สิ่งสำคัญไม่ใช่การขอให้ AI "ทำเอกสารดี ๆ ให้หน่อย"

แต่คือการให้ AI ช่วยแตกสถานการณ์ที่คลุมเครือออกเป็นหัวข้อที่ต้องตัดสินใจ

การหาช่องโหว่ไว้ล่วงหน้าสบายกว่าการฝ่าประชุมด้วยแรงฮึดอย่างเดียวเยอะ

---