Meetings mit KI vorbereiten, wenn der Auftrag vage ist

Worum es in diesem Artikel geht

Manchmal ist der Auftrag vor einem Meeting so schwammig, dass man gar nicht weiß, wo man anfangen soll.

„Mach das mal schön." „Sprecht euch unter den Beteiligten ab und entscheidet." „Bring erst mal was Greifbares zustande." „Das hat jemand von weiter oben gesagt." „Der Termin steht, aber der Inhalt noch nicht."

Wer in einem solchen Zustand ins Meeting geht, verzettelt sich leicht.

In diesem Artikel zeige ich, wie du einen vagen Auftrag mit KI sortierst und in eine Tagesordnung, eine Liste offener Punkte und ein Drehbuch für die Moderation verwandelst.

Warum vage Meetings so zermürbend sind

Vage Meetings sind nicht anstrengend, weil es so viel zu besprechen gäbe.

Wirklich zermürbend ist es, mit vielen ungeklärten Punkten weiterzumachen, zum Beispiel:

• Das Ziel steht nicht fest
• Es ist unklar, für wen es gedacht ist
• Niemand weiß, wer die letzte Entscheidung trifft
• Die Zuständigkeiten sind unscharf
• Es ist unklar, wer Material oder Informationen liefert
• Nur die Frist steht fest
• Qualitätsansprüche tauchen erst hinterher auf

In diesem Zustand endet ein Meeting leicht mit dem Gefühl: „Wir haben halt mal geredet."

Was du sortieren solltest, bevor du es der KI gibst

Wenn du die KI bei der Meeting-Vorbereitung um Hilfe bittest, muss dein Text nicht perfekt sein.

Kipp einfach erst mal aus, was du weißt und was du nicht weißt, so wie es ist.

Beispiel:

Wir sollen ein Firmenvorstellungsvideo für Oberstufenschüler machen.
Angeblich soll es bei Schulbesuchen gezeigt werden.
Länge: 3 Minuten.
Sie wollen wohl die Morgenbesprechung, die Mittagspause und den Arbeitsablauf zeigen.
Die Technik möchte etwas zur Ausstattung der Anlagen einbauen.
Die Produktion hat noch nicht entschieden, was sie zeigen will.
Es gibt Überlegungen, auch den Staffelmarathon und den Roboterwettbewerb aufzunehmen.
Wer am Ende abnimmt, ist unklar.
Fertigstellung: 2. Juni.

Selbst wenn du es so grob hinwirfst, kann die KI die wichtigsten Punkte herausarbeiten.

Was du dir von der KI erstellen lassen solltest

Bei der Meeting-Vorbereitung ist es praktisch, wenn die KI Folgendes liefert:

• Eine Zusammenfassung dessen, was aktuell als Ausgangslage gilt
• Eine Liste der offenen Punkte
• Was heute entschieden werden soll
• Wie das Meeting ablaufen soll
• Den ersten Satz zur Eröffnung
• Wen du was fragen musst
• Mögliche Reaktionen und passende Antworten
• Eine Bestätigungsnotiz, die du nach dem Meeting verschickst

Besonders wichtig ist, zuerst klar zu benennen, was im Meeting entschieden werden soll.

Die Folien, die du vor dem Meeting erstellen solltest

In einem vagen Meeting zerfließt alles, wenn nur mündlich gesprochen wird.

Deshalb lohnt es sich, ein paar einfache Folien vorzubereiten und den Bildschirm zu teilen.

Das gehört auf die Folien.

Folie 1: Was heute geklärt werden muss

• Stoßrichtung des Videos
• Was auf jeden Fall hineinmuss
• Material, das jede Abteilung vorbereitet
• Wer abnimmt
• Frist für das Einsenden des Materials und Frist für Korrekturen

Folie 2: Aktuelle Annahmen

• Zielgruppe
• Einsatzszenario
• Länge
• Erwarteter Inhalt
• Offene Punkte

Folie 3: Entwurf der Gliederung

• 0:00-0:15 Firmengebäude von außen, Titel
• 0:15-0:40 Morgenbesprechung, Beginn des Tages
• 0:40-1:20 Produktionshalle
• 1:20-1:50 Technik und Anlagen
• 1:50-2:10 Mittagspause
• 2:10-2:40 Arbeit am Nachmittag
• 2:40-3:00 Abschluss und Vorstellung von Aktivitäten im Unternehmen

Folie 4: Was entschieden werden muss

• Wer abnimmt
• Wer fürs Material zuständig ist
• Frist fürs Material
• Frist für Korrekturen

Beispiel-Prompt für die Meeting-Vorbereitung mit KI

Bitte bereite mich auf ein Meeting zu dem folgenden vagen Auftrag vor.

Das möchte ich von dir:
1. Ordne, was bisher schon feststeht
2. Liste die offenen Punkte auf
3. Reduziere die im Meeting zu klärenden Punkte auf fünf
4. Schreibe einen Text, den ich zu Beginn vorlesen kann
5. Erstelle eine Reihenfolge, wem ich was übertrage
6. Formuliere mögliche Reaktionen und passende Antworten
7. Entwirf eine Bestätigungsnotiz, die ich nach dem Meeting verschicke

Bedingungen:
・Keine vorwurfsvollen Formulierungen
・Keine unbegrenzte Verantwortung übernehmen
・Auf das herunterbrechen, was bis zur Frist realistisch machbar ist
・Immer klären: wer abnimmt, wer fürs Material zuständig ist und bis wann

Fazit

Wer ohne Vorbereitung in ein vages Meeting geht, wird leicht mitgerissen.

Mit KI lässt sich ein schwammiger Auftrag verwandeln in:

• Tagesordnung
• Punkte zur Klärung
• Moderationsdrehbuch
• Rollenverteilung
• Fristen
• Erwartete Fragen und Antworten
• Notiz nach dem Meeting

Es kommt nicht darauf an, die KI zu bitten: „Mach mir gute Unterlagen."

Es kommt darauf an, die unklare Lage in die Punkte zerlegen zu lassen, die entschieden werden müssen.

Es ist deutlich entspannter, Lücken vorher aufzuspüren, als sich durchs Meeting zu kämpfen.

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