AI로 회의 준비하기｜두루뭉술한 업무 요청을 안건과 확인 사항으로 바꾸는 법
이 글의 목적
회의에 들어가기 전, 요청 내용이 너무 두루뭉술해서 난감할 때가 있다.
"알아서 잘 진행해 줘." "관계자끼리 얘기해서 정하자." "일단 형태부터 만들어 봐." "윗분이 그렇게 말씀하셔서." "마감은 정해졌는데 내용은 아직이야."
이런 상태로 회의에 들어가면 이야기가 이리저리 흩어지기 쉽다.
이 글에서는 두루뭉술한 요청을 AI로 정리해서 회의 안건, 확인 사항, 진행 대본으로 바꾸는 방법을 소개한다.
두루뭉술한 회의가 힘든 이유
두루뭉술한 회의가 힘든 건 이야기할 내용이 많아서가 아니다.
진짜 지치는 건 아래처럼 정해지지 않은 것이 잔뜩 쌓인 채로 일이 굴러가기 때문이다.
- 목적이 정해져 있지 않다
- 누구를 위한 것인지 불분명하다
- 최종 결정권자가 누구인지 모른다
- 각자 맡은 범위가 애매하다
- 자료나 정보를 누가 줄지 모른다
- 마감만 정해져 있다
- 품질에 대한 요구가 나중에야 튀어나온다
이런 상태에서는 회의를 해도 "그냥 얘기만 하고 끝난" 느낌으로 마무리되기 쉽다.
AI에게 맡기기 전에 정리해 둘 재료
AI에게 회의 준비를 부탁할 때 완벽한 문장으로 쓸 필요는 없다.
우선 알고 있는 것과 모르는 것을 있는 그대로 내놓으면 된다.
예시:
고등학생 대상 회사 소개 영상을 만들게 됐다.
학교 방문 때 보여준다고 한다.
길이는 3분.
조회, 점심시간, 일하는 흐름을 넣고 싶어 하는 것 같다.
기술 쪽에서는 설비 이야기를 넣고 싶어 한다.
제조 쪽은 뭘 넣을지 아직 안 정해졌다.
릴레이 마라톤이나 로봇 대회도 넣자는 얘기가 나오고 있다.
최종 확인자는 모른다.
완성일은 6월 2일.
이렇게 대충 던져 주기만 해도 AI는 논점을 정리해 준다.
AI에게 맡기면 좋은 결과물
회의 준비에서 AI에게 만들게 하면 편한 것은 다음과 같다.
- 현재 시점의 전제 정리
- 미확정 사항 목록
- 오늘 정하고 싶은 것
- 회의 진행 방식
- 처음에 꺼낼 말
- 누구에게 무엇을 확인할지
- 예상되는 반응과 대답
- 회의 후에 보낼 확인 메모
특히 중요한 건 "이 회의에서 무엇을 정할 것인가"를 먼저 분명히 하는 것이다.
회의 전에 만들어 둘 슬라이드
두루뭉술한 회의는 말로만 진행하면 이야기가 흘러가 버린다.
그래서 간단한 슬라이드를 준비해서 화면 공유를 하는 게 효과적이다.
슬라이드에 넣을 내용은 아래와 같다.
1장: 오늘 확인할 사항
- 영상의 방향성
- 반드시 넣을 내용
- 각 부서에서 준비할 자료
- 최종 확인자
- 자료 발송 기한과 수정 기한
2장: 현재 시점의 전제
- 대상
- 사용 장면
- 길이
- 예상 내용
- 미확정 사항
3장: 구성안
- 0:00~0:15 회사 외관, 타이틀
- 0:15~0:40 조회, 하루의 시작
- 0:40~1:20 제조 현장
- 1:20~1:50 기술, 설비
- 1:50~2:10 점심시간
- 2:10~2:40 오후 업무
- 2:40~3:00 마무리, 사내 활동 소개
4장: 정해야 할 것
- 최종 확인자
- 자료 담당자
- 자료 기한
- 수정 기한
AI 회의 준비용 프롬프트 예시
아래의 두루뭉술한 요청에 대해 회의 전 준비를 해 주세요.
해 줬으면 하는 것:
1. 현재 정해진 내용을 정리
2. 미확정 사항을 목록으로 정리
3. 회의에서 확인해야 할 것을 5개로 추리기
4. 시작할 때 읽을 대사 작성
5. 누구에게 무엇을 맡길지 순서 작성
6. 예상되는 반응과 대답 작성
7. 회의 후에 보낼 확인 메모 초안 작성
조건:
・탓하는 말투로 쓰지 않는다
・책임을 끝없이 떠안지 않는다
・기한 안에 현실적으로 가능한 범위로 줄인다
・최종 확인자, 자료 담당자, 기한은 반드시 확인한다
정리
두루뭉술한 회의는 사전 준비 없이 들어가면 휩쓸리기 쉽다.
AI를 쓰면 애매한 요청을 아래와 같이 바꿀 수 있다.
- 안건
- 확인 사항
- 진행 대본
- 역할 분담
- 기한
- 예상 질문과 답변
- 회의 후 메모
중요한 건 AI에게 "좋은 자료를 만들어 줘"라고 부탁하는 게 아니다.
애매한 상황을, 정해야 할 항목으로 쪼개 달라고 하는 것이다.
회의는 기합으로 버티는 것보다 미리 빈틈을 찾아 두는 편이 훨씬 편하다.
