怎么用AI准备会议？把模糊的需求变成议题和待确认事项

这篇文章想解决什么

开会之前，经常会遇到需求模糊不清的情况。

"你看着办，弄得顺一点。" "大家碰个头，商量着定吧。" "先弄个样子出来再说。" "领导说的。" "截止日期定了，具体内容还没想好。"

带着这种状态走进会议室，话题很容易越聊越散。

这篇文章会介绍，怎么用AI把模糊的需求梳理清楚，变成会议议题、待确认事项和主持流程的讲稿。

为什么模糊的会议这么累

模糊的会议让人头疼，并不是因为要聊的内容太多。

真正折磨人的是，带着一堆没有定论的事项往前推进，比如：

• 目的没定
• 不清楚是做给谁看的
• 不知道谁来拍板
• 各人负责的范围含糊
• 不知道谁来提供素材和信息
• 只有截止日期是定的
• 质量上的要求事后才冒出来

这种情况下，开完会往往只剩一句"反正就是聊了聊"。

交给AI之前，先整理好的材料

请AI帮忙准备会议时，不用把话写得很完美。

先把你知道的和不知道的，原样倒出来就行。

举个例子：

要做一个面向高中生的公司介绍视频。
听说是学校来参观时放。
时长3分钟。
好像想放进早会、午休、工作流程。
技术部门想放设备相关的内容。
制造部门还没定放什么。
有人提议把接力马拉松和机器人比赛也放进去。
最终谁来确认不清楚。
完成日期是6月2日。

哪怕只是这样随手一丢，AI也能把要点理出来。

适合让AI产出的内容

准备会议时，让AI来做下面这些事很方便：

• 梳理目前已知的前提
• 未确定事项清单
• 今天想定下来的事
• 会议怎么推进
• 开场第一句话怎么说
• 要向谁确认什么
• 可能遇到的反应和应对
• 会后要发的确认邮件或备忘

其中最重要的，是先把"这次会要决定什么"讲明白。

会前要做好的幻灯片

模糊的会议，如果光靠嘴说，话很容易就飘走了。

所以做几页简单的幻灯片，开会时共享屏幕，会很有用。

幻灯片里该放这些内容。

第1页：今天要确认的事

• 视频的方向
• 必须包含的内容
• 各部门要准备的素材
• 最终确认人
• 素材提交截止日期和修改截止日期

第2页：目前的前提

• 面向的对象
• 使用场合
• 时长
• 预想的内容
• 未确定事项

第3页：结构方案

• 0:00～0:15 公司外观、标题
• 0:15～0:40 早会、一天的开始
• 0:40～1:20 生产现场
• 1:20～1:50 技术、设备
• 1:50～2:10 午休
• 2:10～2:40 下午的工作
• 2:40～3:00 收尾、公司内部活动介绍

第4页：需要定下来的事

• 最终确认人
• 素材负责人
• 素材截止日期
• 修改截止日期

用AI准备会议的提示词示例

请针对下面这个模糊的需求，帮我做会前准备。

我希望你做的事：
1. 梳理目前已经确定的内容
2. 列出未确定事项
3. 把会上要确认的事压缩到5条
4. 写一段开场时念的台词
5. 排出该把什么事交给谁、按什么顺序来
6. 写出可能遇到的反应和回应
7. 起草一份会后发送的确认备忘

条件：
・不要用指责的口吻
・不要无限地把责任揽到自己身上
・把事情收窄到期限内真正能做到的范围
・一定要确认最终确认人、素材负责人和截止日期

总结

模糊的会议，不做准备就进去，很容易被牵着走。

用AI，可以把含糊的需求变成：

• 议题
• 待确认事项
• 主持流程讲稿
• 角色分工
• 截止日期
• 预想问答
• 会后备忘

重点不是让AI"帮我做一份好材料"。

而是请它把模糊的局面，拆成一个个需要决定的项目。

开会靠硬撑不如提前把漏洞找出来，这样反而轻松得多。

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