Préparer une réunion avec l'IA quand la demande est floue
À quoi sert cet article
Il arrive qu'avant une réunion, la demande qu'on reçoit soit si vague qu'on ne sait pas par où la prendre.
« Avance comme tu le sens, fais en sorte que ça rende bien. » « On en parle entre personnes concernées et on décide. » « Pour l'instant, mets quelque chose en forme. » « C'est quelqu'un de la direction qui l'a dit. » « La date limite est fixée, mais le contenu, on verra. »
Si vous entrez en réunion dans cet état, la discussion part facilement dans tous les sens.
Dans cet article, je vous explique comment utiliser l'IA pour mettre de l'ordre dans une demande floue et la transformer en ordre du jour, en liste de points à confirmer et en script pour animer la réunion.
Pourquoi les réunions floues sont si pénibles
Si les réunions floues sont pénibles, ce n'est pas parce qu'il y a trop de choses à dire.
Ce qui épuise vraiment, c'est d'avancer avec beaucoup de points non tranchés, comme ceux-ci :
- L'objectif n'est pas défini
- On ne sait pas à qui c'est destiné
- On ignore qui a le dernier mot
- Le périmètre de chacun est flou
- On ne sait pas qui fournit les éléments ou les informations
- Seule la date limite est fixée
- Les exigences de qualité n'arrivent qu'après coup
Dans cet état, une réunion se termine facilement sur un « bon, on a un peu discuté ».
Ce qu'il faut rassembler avant de passer le relais à l'IA
Quand vous demandez à l'IA de vous aider à préparer une réunion, inutile de rédiger un texte parfait.
Commencez par poser ce que vous savez et ce que vous ne savez pas, tel quel.
Exemple :
On nous a demandé de réaliser une vidéo de présentation de l'entreprise pour des lycéens.
Apparemment, elle sera diffusée lors de visites d'établissements scolaires.
Durée : 3 minutes.
Ils semblent vouloir y mettre la réunion du matin, la pause déjeuner et le déroulement d'une journée de travail.
Le côté technique veut y mettre les équipements.
Le côté production n'a pas décidé de ce qu'il voulait montrer.
On a aussi parlé d'y mettre le marathon en relais et le concours de robots.
On ne sait pas qui valide en dernier.
Date de fin : 2 juin.
Même en jetant les choses en vrac comme ça, l'IA arrive à dégager les points essentiels.
Ce qu'il est utile de demander à l'IA
Pour préparer une réunion, voici ce qu'il est pratique de lui faire produire :
- Un récapitulatif de ce qu'on suppose à ce stade
- La liste de ce qui reste à trancher
- Ce qu'on veut décider aujourd'hui
- La façon de mener la réunion
- La phrase d'ouverture
- À qui demander quoi
- Les réactions probables et les réponses à y apporter
- Une note de confirmation à envoyer après la réunion
Le plus important est de dire clairement, dès le départ, ce que la réunion doit permettre de décider.
Les diapositives à préparer avant la réunion
Dans une réunion floue, si tout se passe à l'oral, le sujet vous file entre les doigts.
C'est pourquoi il est efficace de préparer quelques diapositives simples et de partager son écran.
Voici ce qu'elles devraient contenir.
Diapositive 1 : les points à confirmer aujourd'hui
- L'orientation de la vidéo
- Ce qui doit absolument y figurer
- Les éléments que chaque service doit préparer
- Qui valide en dernier
- La date limite d'envoi des éléments et celle des corrections
Diapositive 2 : nos hypothèses actuelles
- Le public visé
- Le contexte de diffusion
- La durée
- Le contenu envisagé
- Les points non tranchés
Diapositive 3 : proposition de structure
- 0:00-0:15 Extérieur de l'entreprise et titre
- 0:15-0:40 Réunion du matin, début de la journée
- 0:40-1:20 L'atelier de production
- 1:20-1:50 Technique et équipements
- 1:50-2:10 Pause déjeuner
- 2:10-2:40 Le travail de l'après-midi
- 2:40-3:00 Conclusion et présentation des activités internes de l'entreprise
Diapositive 4 : ce qu'il faut décider
- Qui valide en dernier
- Qui s'occupe des éléments
- Date limite des éléments
- Date limite des corrections
Exemple de prompt pour préparer une réunion avec l'IA
Aide-moi à préparer une réunion à partir de la demande floue ci-dessous.
Ce que je voudrais que tu fasses :
1. Récapituler ce qui est déjà décidé à ce stade
2. Dresser la liste de ce qui reste à trancher
3. Ramener à cinq les points à confirmer en réunion
4. Rédiger un texte à lire en ouverture
5. Établir l'ordre dans lequel je confie les tâches et à qui
6. Rédiger les réactions probables et mes réponses
7. Proposer un brouillon de note de confirmation à envoyer après la réunion
Conditions :
- Ne pas formuler les choses de façon accusatrice
- Ne pas endosser une responsabilité illimitée
- Ramener le tout à ce qui est réalisable dans les délais
- Toujours confirmer qui valide en dernier, qui s'occupe des éléments et les dates limites
En résumé
Une réunion floue, quand on y entre sans préparation, nous embarque facilement.
Avec l'IA, vous pouvez transformer une demande vague en :
- Ordre du jour
- Points à confirmer
- Script pour animer la réunion
- Répartition des rôles
- Dates limites
- Questions-réponses anticipées
- Note d'après-réunion
L'essentiel n'est pas de demander à l'IA de « produire un bon document ».
C'est de lui demander de découper la situation floue en points à trancher.
Mieux vaut repérer les failles en amont que s'en sortir en réunion à la seule force de la volonté.
