怎麼用AI準備會議？把模糊的需求變成議題和待確認事項

這篇文章想解決什麼

開會之前，常常會遇到需求模糊不清的狀況。

「你看著辦，弄得順一點。」 「大家碰個面，討論一下再決定吧。」 「先弄個雛形出來再說。」 「是上面的人說的。」 「期限定了，但內容還沒想好。」

帶著這種狀態走進會議室，話題很容易越聊越散。

這篇文章會介紹，怎麼用AI把模糊的需求整理清楚，變成會議議題、待確認事項和主持流程的講稿。

為什麼模糊的會議這麼累

模糊的會議讓人頭痛，並不是因為要談的內容太多。

真正折磨人的是，帶著一堆沒有定論的事項往前推進，例如：

• 目的沒有決定
• 不清楚是做給誰看的
• 不知道誰來拍板
• 各自負責的範圍含糊
• 不知道誰要提供素材和資訊
• 只有截止日期是確定的
• 品質上的要求事後才冒出來

在這種情況下，開完會往往只剩一句「反正就是聊了一下」。

交給AI之前，先整理好的材料

請AI幫忙準備會議時，不用把話寫得很完美。

先把你知道的和不知道的，原原本本倒出來就好。

舉個例子：

要製作一支給高中生看的公司介紹影片。
聽說是學校來參觀時播放。
長度3分鐘。
好像想放進早會、午休、工作流程。
技術部門想放設備相關的內容。
製造部門還沒決定放什麼。
有人提議把接力馬拉松和機器人競賽也放進去。
最後由誰確認不清楚。
完成日期是6月2日。

就算只是這樣隨手一丟，AI也能把重點整理出來。

適合讓AI產出的內容

準備會議時，讓AI來做下面這些事很方便：

• 整理目前已知的前提
• 未確定事項清單
• 今天想敲定的事
• 會議怎麼進行
• 開場第一句話怎麼說
• 要向誰確認什麼
• 可能遇到的反應和應對
• 會後要寄的確認信或備忘

其中最重要的，是先把「這場會要決定什麼」講清楚。

會前要做好的簡報

模糊的會議，如果只靠口頭講，話很容易就飄走了。

所以做幾頁簡單的簡報，開會時分享螢幕，會很有幫助。

簡報裡該放這些內容。

第1頁：今天要確認的事

• 影片的方向
• 一定要放進去的內容
• 各部門要準備的素材
• 最終確認的人
• 素材寄送期限和修改期限

第2頁：目前的前提

• 對象
• 使用場合
• 長度
• 預想的內容
• 未確定事項

第3頁：架構方案

• 0:00～0:15 公司外觀、標題
• 0:15～0:40 早會、一天的開始
• 0:40～1:20 生產現場
• 1:20～1:50 技術、設備
• 1:50～2:10 午休
• 2:10～2:40 下午的工作
• 2:40～3:00 收尾、公司內部活動介紹

第4頁：需要決定的事

• 最終確認的人
• 素材負責人
• 素材期限
• 修改期限

用AI準備會議的提示詞範例

請針對下面這個模糊的需求，幫我做會前準備。

我希望你做的事：
1. 整理目前已經確定的內容
2. 列出未確定事項
3. 把會議上要確認的事濃縮成5項
4. 寫一段開場時念的台詞
5. 排出該把什麼事交給誰、依什麼順序進行
6. 寫出可能遇到的反應和回應
7. 擬一份會後寄出的確認備忘

條件：
・不要用指責的口吻
・不要無限地把責任攬到自己身上
・把事情收斂到期限內真正做得到的範圍
・一定要確認最終確認的人、素材負責人和截止日期

總結

模糊的會議，沒做準備就進去，很容易被牽著走。

用AI，可以把含糊的需求變成：

• 議題
• 待確認事項
• 主持流程講稿
• 角色分工
• 截止日期
• 預想問答
• 會後備忘

重點不是請AI「幫我做一份好資料」。

而是請它把模糊的局面，拆解成一項項需要決定的事。

開會靠硬撐不如事先把漏洞找出來，這樣反而輕鬆得多。

---