Cómo preparar una reunión con IA cuando el encargo es vago

Para qué sirve este artículo

A veces, antes de una reunión, el encargo que te llega es tan difuso que no sabes por dónde agarrarlo.

"Avanza como veas, que quede bien." "Hablemos entre los implicados y decidimos." "Por ahora, ve armando algo." "Lo dijo alguien de arriba." "La fecha límite ya está, pero el contenido todavía no."

Si entras a una reunión así, la conversación se dispersa con facilidad.

En este artículo te cuento cómo usar la IA para ordenar un encargo vago y convertirlo en una agenda, una lista de puntos por confirmar y un guion para dirigir la reunión.

Por qué cuestan tanto las reuniones vagas

Las reuniones vagas no son pesadas porque haya demasiado de qué hablar.

Lo que de verdad agota es avanzar con muchas cosas sin definir, como estas:

• No se ha decidido cuál es el objetivo
• No está claro para quién es
• No se sabe quién toma la decisión final
• El alcance de cada responsable es difuso
• No se sabe quién aporta los materiales o la información
• Solo está fijada la fecha límite
• Las exigencias de calidad aparecen cuando ya es tarde

En ese estado, es fácil que la reunión termine en un "bueno, algo hablamos".

Qué material ordenar antes de pasárselo a la IA

Cuando le pides a la IA que te ayude a preparar una reunión, no hace falta que lo escribas perfecto.

Primero, suelta lo que sabes y lo que no sabes, tal cual.

Ejemplo:

Nos pidieron hacer un video de presentación de la empresa para estudiantes de preparatoria.
Parece que lo van a mostrar en visitas a escuelas.
Duración: 3 minutos.
Parece que quieren incluir la reunión de la mañana, el descanso del almuerzo y cómo es el flujo de trabajo.
El área técnica quiere incluir el tema de los equipos.
El área de producción no ha decidido qué incluir.
Se ha hablado de incluir también la maratón de relevos y el concurso de robots.
No se sabe quién da la aprobación final.
Fecha de entrega: 2 de junio.

Aunque lo lances así, a lo bruto, la IA puede ordenar los puntos clave.

Qué conviene pedirle a la IA

Para preparar una reunión, es útil pedirle a la IA cosas como estas:

• Un resumen de lo que se da por sentado hasta ahora
• Una lista de lo que sigue sin definir
• Lo que queremos decidir hoy
• Cómo llevar la reunión
• La primera frase para abrirla
• A quién preguntarle qué
• Reacciones probables y cómo responderlas
• Una nota de seguimiento para enviar después de la reunión

Lo más importante es dejar claro desde el principio qué se va a decidir en la reunión.

Las diapositivas que conviene hacer antes de la reunión

En una reunión vaga, si todo queda en lo oral, la conversación se va por las ramas.

Por eso funciona bien preparar unas diapositivas sencillas y compartir pantalla.

Esto es lo que deberían incluir.

Diapositiva 1: lo que hay que confirmar hoy

• Enfoque del video
• Contenido que sí o sí debe aparecer
• Materiales que preparará cada departamento
• Quién da la aprobación final
• Fecha límite para enviar materiales y para hacer correcciones

Diapositiva 2: lo que damos por hecho por ahora

• Público al que va dirigido
• Dónde se usará
• Duración
• Contenido previsto
• Puntos sin definir

Diapositiva 3: propuesta de estructura

• 0:00-0:15 Exterior de la empresa y título
• 0:15-0:40 Reunión de la mañana, el comienzo del día
• 0:40-1:20 La planta de producción
• 1:20-1:50 Técnica y equipos
• 1:50-2:10 Descanso del almuerzo
• 2:10-2:40 El trabajo de la tarde
• 2:40-3:00 Cierre y presentación de las actividades internas de la empresa

Diapositiva 4: lo que hay que decidir

• Quién da la aprobación final
• Quién se encarga de los materiales
• Fecha límite de los materiales
• Fecha límite de las correcciones

Un ejemplo de prompt para preparar reuniones con IA

Ayúdame a preparar la reunión para el siguiente encargo, que es bastante vago.

Lo que quiero que hagas:
1. Ordenar lo que ya está decidido hasta ahora
2. Hacer una lista de lo que sigue sin definir
3. Reducir a cinco los puntos que hay que confirmar en la reunión
4. Escribir un texto para leer al empezar
5. Armar el orden de a quién le asigno qué
6. Escribir las reacciones probables y mis respuestas
7. Redactar un borrador de la nota de seguimiento para enviar tras la reunión

Condiciones:
- Que no suene a reproche
- No cargar con una responsabilidad ilimitada
- Reducirlo a lo que de verdad se pueda hacer dentro del plazo
- Confirmar siempre quién da la aprobación final, quién se encarga de los materiales y las fechas límite

Resumen

Si entras a una reunión vaga sin preparación, es fácil que te lleve la corriente.

Con la IA puedes convertir un encargo ambiguo en:

• Una agenda
• Puntos por confirmar
• Un guion para dirigir la reunión
• Un reparto de roles
• Fechas límite
• Preguntas y respuestas previstas
• Una nota para después de la reunión

Lo importante no es pedirle a la IA "hazme un buen documento".

Es pedirle que descomponga la situación confusa en los puntos que hay que decidir.

Es más llevadero encontrar los huecos antes que salir del paso a base de pura fuerza de voluntad.

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