Cách dùng AI chuẩn bị cuộc họp khi yêu cầu còn mơ hồ
Bài viết này nhằm mục đích gì
Đôi khi trước giờ họp, bạn nhận được một yêu cầu mơ hồ đến mức không biết bắt đầu từ đâu.
"Cứ làm sao cho ổn nhé." "Mọi người liên quan trao đổi rồi quyết đi." "Trước mắt cứ làm ra hình hài đã." "Cấp trên nói vậy." "Hạn chót có rồi, nhưng nội dung thì chưa."
Bước vào cuộc họp trong tình trạng này, câu chuyện rất dễ lan man.
Bài viết này tổng hợp cách dùng AI để sắp xếp những yêu cầu mơ hồ, biến chúng thành chương trình họp, danh sách việc cần xác nhận và kịch bản điều hành cuộc họp.
Vì sao cuộc họp mơ hồ lại mệt đến vậy
Cuộc họp mơ hồ mệt không phải vì có quá nhiều thứ để nói.
Thứ thật sự bào mòn sức lực là cứ thế tiến lên khi còn nhiều điều chưa chốt, chẳng hạn:
- Chưa xác định mục đích
- Không rõ làm cho ai xem
- Không biết ai là người quyết định cuối cùng
- Phạm vi phụ trách của mỗi người mập mờ
- Không biết ai cung cấp tư liệu hay thông tin
- Chỉ có hạn chót là đã định
- Yêu cầu về chất lượng đến lúc sau mới xuất hiện
Trong tình trạng này, họp xong thường chỉ còn lại cảm giác "ừ thì cũng nói chuyện cho có".
Những thứ nên sắp xếp trước khi giao cho AI
Khi nhờ AI chuẩn bị cuộc họp, bạn không cần viết cho hoàn hảo.
Trước tiên cứ đưa ra những gì mình biết và chưa biết, đúng như hiện trạng.
Ví dụ:
Chúng tôi được giao làm video giới thiệu công ty dành cho học sinh cấp ba.
Nghe nói sẽ chiếu khi trường đến tham quan.
Thời lượng 3 phút.
Có vẻ họ muốn đưa vào buổi họp đầu giờ, giờ nghỉ trưa và quy trình làm việc.
Bên kỹ thuật muốn đưa vào phần máy móc thiết bị.
Bên sản xuất chưa quyết định sẽ đưa gì vào.
Có ý kiến muốn đưa cả giải chạy tiếp sức marathon và cuộc thi robot vào.
Chưa rõ ai là người duyệt cuối cùng.
Ngày hoàn thành là 2 tháng 6.
Chỉ cần ném vào một cách qua loa như vậy, AI vẫn sắp xếp được các luận điểm chính.
Nên nhờ AI tạo ra những gì
Khi chuẩn bị họp, những thứ sau đây rất tiện khi nhờ AI làm:
- Tóm tắt các giả định tính đến thời điểm hiện tại
- Danh sách những việc chưa chốt
- Điều muốn quyết định trong hôm nay
- Cách điều hành cuộc họp
- Câu mở đầu nên nói
- Cần hỏi ai về việc gì
- Các phản ứng có thể gặp và cách đáp lại
- Ghi chú xác nhận gửi sau cuộc họp
Quan trọng nhất là làm rõ trước "cuộc họp này sẽ quyết định điều gì".
Slide nên làm trước cuộc họp
Với cuộc họp mơ hồ, nếu chỉ nói miệng thì câu chuyện sẽ trôi đi mất.
Vì vậy, chuẩn bị vài slide đơn giản rồi chia sẻ màn hình là cách rất hiệu quả.
Nội dung nên đưa vào slide như sau.
Slide 1: Việc cần xác nhận hôm nay
- Định hướng của video
- Nội dung bắt buộc phải có
- Tư liệu mà từng bộ phận cần chuẩn bị
- Người duyệt cuối cùng
- Hạn gửi tư liệu và hạn chỉnh sửa
Slide 2: Các giả định hiện tại
- Đối tượng xem
- Hoàn cảnh sử dụng
- Thời lượng
- Nội dung dự kiến
- Những việc chưa chốt
Slide 3: Đề xuất bố cục
- 0:00-0:15 Toàn cảnh công ty, tiêu đề
- 0:15-0:40 Buổi họp đầu giờ, khởi đầu một ngày
- 0:40-1:20 Khu sản xuất
- 1:20-1:50 Kỹ thuật, thiết bị
- 1:50-2:10 Giờ nghỉ trưa
- 2:10-2:40 Công việc buổi chiều
- 2:40-3:00 Phần kết và giới thiệu hoạt động nội bộ của công ty
Slide 4: Việc cần quyết định
- Người duyệt cuối cùng
- Người phụ trách tư liệu
- Hạn nộp tư liệu
- Hạn chỉnh sửa
Ví dụ prompt để AI chuẩn bị cuộc họp
Hãy giúp tôi chuẩn bị trước cuộc họp cho yêu cầu mơ hồ dưới đây.
Những việc tôi muốn bạn làm:
1. Sắp xếp những điều đã được quyết định đến hiện tại
2. Lập danh sách các việc chưa chốt
3. Rút gọn những điều cần xác nhận trong cuộc họp xuống còn 5 mục
4. Viết lời thoại để đọc khi mở đầu
5. Lập thứ tự giao việc gì cho ai
6. Viết các phản ứng có thể gặp và cách đáp lại
7. Soạn bản nháp ghi chú xác nhận gửi sau cuộc họp
Điều kiện:
・Không dùng cách nói đổ lỗi
・Không gánh trách nhiệm vô hạn
・Thu hẹp về phạm vi thực tế làm được trong thời hạn
・Luôn xác nhận người duyệt cuối cùng, người phụ trách tư liệu và hạn chót
Tổng kết
Cuộc họp mơ hồ mà vào không chuẩn bị thì rất dễ bị cuốn theo dòng.
Nếu dùng AI, bạn có thể biến một yêu cầu mập mờ thành:
- Chương trình họp
- Việc cần xác nhận
- Kịch bản điều hành
- Phân chia vai trò
- Hạn chót
- Hỏi đáp dự kiến
- Ghi chú sau cuộc họp
Điều quan trọng không phải là nhờ AI "làm giúp tôi một tài liệu thật hay".
Mà là nhờ nó chia nhỏ tình huống mơ hồ thành các hạng mục cần quyết định.
Tìm sẵn các lỗ hổng từ trước thì nhẹ nhàng hơn nhiều so với việc cố vượt qua cuộc họp bằng ý chí.
