Nội dung chính

Công ty hô hào "thay đổi" mà không dùng AI thì sai ở đâu?

Trong công ty, có mấy câu mà bạn nghe suốt.

"Hãy dám thử thách." "Chúng ta phải đổi mới." "Hãy chủ động lên." "Hãy tiếp tục cải tiến." "Chúng ta cần thay đổi."

Chỉ nhìn câu chữ thì nghe rất tích cực.

Nhưng khi thực sự làm việc ở tuyến đầu, đôi khi bạn sẽ có suy nghĩ thế này.

Nếu thật sự muốn thay đổi, sao không dùng những công cụ đang sẵn có?

Nhất là với người đã dùng AI tạo sinh hay LLM (mô hình ngôn ngữ lớn đứng sau những công cụ như ChatGPT), hai chữ "đổi mới" từ miệng công ty có thể nghe khá rỗng tuếch.

Đã nói "đổi mới" thì phải cập nhật công cụ trước

Đổi mới thật sự không phải là chuyện hăng hái.

Đổi mới là thay đổi cách làm việc, công cụ, dòng chảy thông tin, cơ chế ra quyết định và phạm vi trách nhiệm.

Chẳng hạn, bây giờ dùng LLM là bạn có thể làm nhanh bản nháp đầu tiên cho những việc sau:

• Biên bản cuộc họp
• Tài liệu quy trình làm việc chuẩn (bản hướng dẫn ghi rõ từng bước thực hiện một công việc)
• Tài liệu đào tạo
• FAQ (danh sách câu hỏi thường gặp)
• Danh sách kiểm tra
• Nội dung email
• Dàn ý PowerPoint
• Thiết kế bảng Excel
• Quy trình công việc
• Những câu hỏi nhân viên mới nên hỏi
• Những chỗ có thể đã quên giải thích
• Kịch bản trao đổi trực tiếp với nhân viên
• Bản nháp đầu của báo cáo

Nếu để con người làm tất cả những thứ này từ con số không, thông thường mất từ vài giờ đến vài ngày.

Nhưng chỉ cần đưa file ghi âm, ghi chú và tài liệu có sẵn cho LLM, bản nháp đầu sẽ ra khá nhanh.

Dĩ nhiên, khâu kiểm tra cuối cùng vẫn cần con người.

Nhưng việc con người nên làm là xác minh sự thật, phán đoán, phê duyệt và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế tại nơi làm việc.

Không cần tiếp tục dùng thời gian của con người để sửa câu chữ hay trau chuốt tài liệu.

"Lo ngại về bảo mật thông tin" thì hiểu được, nhưng dừng lại ở đó là cẩu thả

Lý do phổ biến nhất để phản đối AI là bảo mật thông tin.

"Lỡ rò rỉ thông tin mật thì sao?" "Nhập nhầm thông tin cá nhân vào thì nguy hiểm." "Ai chịu trách nhiệm?" "Lỡ trả lời sai thì sao?"

Những lo ngại này không thể gạt đi hết.

Ngược lại, cần suy nghĩ nghiêm túc.

Nhưng dừng ở đây thì không đúng.

Lo ngại về bảo mật không phải là lý do để không dùng AI, mà là lý do để thiết kế cách dùng an toàn.

Ví dụ, có thể dùng theo cách này:

• Không nhập thông tin mật vào AI trên đám mây
• Dùng LLM cục bộ (chạy trên thiết bị của chính công ty, không qua internet)
• Chỉ dùng trong mạng LAN nội bộ
• Xây môi trường không gửi dữ liệu ra ngoài
• Phân biệt thông tin được phép nhập và thông tin bị cấm
• Ẩn danh thông tin cá nhân và thông tin khách hàng
• Bắt đầu từ những việc rủi ro thấp
• Kết quả đầu ra nhất định phải có người kiểm tra
• Quy định nhật ký sử dụng và phạm vi trách nhiệm

Như vậy là vẫn còn nhiều chỗ để thiết kế.

"Bảo mật đáng sợ nên cấm hết" là quá thô thiển.

Một lựa chọn: đặt LLM trong mạng nội bộ dùng chung của công ty

Nếu lo việc gửi thông tin lên đám mây, bạn có thể dựng môi trường LLM trong mạng nội bộ dùng chung của công ty.

Chẳng hạn, chuẩn bị một LLM chạy trong mạng LAN công ty và không gửi gì ra ngoài, thì ít nhất nỗi sợ "ném thông tin mật lên đám mây" sẽ giảm đi nhiều.

Dĩ nhiên LLM cục bộ cũng có những bài toán riêng.

• Hiệu năng của mô hình
• Vận hành và quản lý
• Kiểm soát truy cập từ các máy trong công ty
• Cách xử lý nhật ký dữ liệu đã nhập
• Ai sẽ bảo trì
• Phạm vi trách nhiệm khi trả lời sai
• Chi phí
• Đào tạo nội bộ

Dù vậy, hỏi "dùng được trong phạm vi nào?" vẫn mang tính xây dựng hơn là dừng ở câu "không làm được".

Ít nhất cũng có thể bắt đầu từ những việc rủi ro thấp như chỉnh biên bản họp, bản nháp đầu của quy trình chuẩn, đề xuất FAQ, dàn ý tài liệu đào tạo, hỏi về hàm Excel, soạn nháp email.

"Cứ cố gắng bằng sức người" không phải là đổi mới

Vấn đề không chỉ là công ty không dùng AI.

Vấn đề lớn hơn là giữ nguyên công cụ nhưng chỉ bảo tuyến đầu "hãy thay đổi".

Ví dụ, tình trạng như thế này:

• Khối lượng công việc tăng lên
• Bị yêu cầu viết cả quy trình chuẩn
• Bị yêu cầu lo luôn việc đào tạo
• Bị yêu cầu xóa bỏ những việc chỉ một người biết làm
• Bị yêu cầu giảm tăng ca
• Nhưng lại không dùng AI hay tự động hóa
• Không đặt ra quy tắc
• Không trao quyền
• Cuối cùng vẫn bảo hãy cố bằng sức người

Đây không phải đổi mới.

Chỉ là tư tưởng "cắn răng chịu đựng".

Miệng nói "thử thách", "đổi mới", "cải tiến", nhưng nếu bên trong dựa vào sức người thì thực tế vẫn cũ như xưa.

Chúng ta đốt quá nhiều thời gian của con người vào những chi tiết câu chữ trong tài liệu

Ở nhiều công ty, một lượng thời gian khổng lồ bị tiêu vào cách diễn đạt và hình thức của tài liệu.

"Cách nói này hơi lệch." "Làm cho dễ hiểu hơn." "Sửa chỗ này đi." "Nhìn chung vẫn chưa ổn." "Mạch tài liệu hơi kỳ." "Lời lẽ cứng quá." "Lịch sự hơn một chút."

Dĩ nhiên chất lượng tài liệu là quan trọng.

Nhưng phần lớn những lần sửa như vậy có thể rút ngắn đáng kể nếu cho LLM đưa ra nhiều phương án.

Ví dụ, cùng một nội dung có thể triển khai thành:

• Bản cho ban lãnh đạo
• Bản cho người làm ở tuyến đầu
• Bản cho nhân viên mới
• Bản ngắn gọn
• Bản lịch sự, trang trọng
• Bản dạng gạch đầu dòng
• Bản dùng cho PowerPoint
• Bản dùng cho email
• Bản dùng cho quy trình chuẩn
• Bản dùng để giải thích trong cuộc họp

Con người không cần mỗi lần lại viết lại từ đầu.

Con người chỉ cần xem phương án LLM đưa ra, rồi phán đoán xem có khớp với thực tế hay không, và có phải nội dung công ty có thể đưa ra hay không.

Đổi mới thật sự không phải là "cố gắng hơn" mà là "cắt bớt"

Nói đến đổi mới, người ta nghĩ đến việc thêm cái mới.

Nhưng thứ tuyến đầu thực sự cần là bớt đi, chứ không phải thêm vào.

• Bớt việc làm tay
• Bớt thời gian giải thích đi giải thích lại cùng một chuyện
• Bớt việc chỉ dựa vào trí nhớ sau cuộc họp
• Bớt thời gian trau chuốt tài liệu
• Bớt thời gian nhân viên mới không biết nên hỏi gì
• Bớt những lời giải thích chỉ nằm trong đầu một người
• Bớt việc làm lại do chỉ thị mơ hồ
• Bớt những việc con người không cần làm

AI là công cụ rất hợp với việc này.

Đặc biệt, viết thành văn, tóm tắt, cấu trúc hóa, làm thành danh sách kiểm tra, làm thành tài liệu, làm thành FAQ là những lĩnh vực LLM làm giỏi.

Nói cách khác, bản chất của việc áp dụng AI không phải là "dùng vì đang thịnh hành".

Mà là dùng để cắt giảm giờ làm.

Khi tìm việc mới, nên nhìn "công ty không dùng AI" thế nào?

Bạn không cần tránh mọi công ty không dùng AI.

Tùy ngành nghề, quy mô và yêu cầu bảo mật, việc áp dụng có thể chậm.

Vấn đề không nằm ở chuyện chưa dùng, mà ở chỗ chưa phân tách lý do không dùng.

Khi xem xét nơi mình định chuyển đến, những góc nhìn sau sẽ hữu ích.

Phản ứng tốt

• Chưa áp dụng toàn công ty, nhưng đang thử với biên bản họp và soạn tài liệu
• Đang hoàn thiện quy tắc bảo mật
• Từng bộ phận đang nghiên cứu cách dùng
• Đã bắt đầu từ những việc rủi ro thấp
• Chào đón người biết dùng AI để cải thiện công việc
• Xem AI tạo sinh là thứ cần quản lý chứ không phải cấm
• Quan tâm đến việc giảm gánh nặng cho tuyến đầu

Phản ứng đáng lo

• "Không hiểu AI nên không dùng"
• "Nguy hiểm nên cấm hết"
• "Làm bằng tay mới là thành ý"
• "Từ xưa làm thế này nên không đổi"
• Vậy mà vẫn bảo hãy đổi mới, hãy thử thách
• Tăng khối lượng việc nhưng không tăng công cụ
• Cho rằng cải tiến là việc mỗi cá nhân tự nỗ lực
• Biến người làm việc hiệu quả thành người gánh mọi việc vặt trong văn phòng

Công ty thuộc nhóm sau nhiều khả năng sẽ đẩy chi phí của sự thay đổi sang tuyến đầu, còn tệ hơn việc không dùng AI.

"Khẩu hiệu thử thách" và "thay đổi thực tế" là hai chuyện khác nhau

Thử thách ở dạng khẩu hiệu của công ty thì dễ.

Có thể viết lên áp phích.

Có thể nói trong buổi họp đầu ngày.

Có thể nói trong buổi công bố phương châm.

Nhưng thử thách thật sự là thay đổi cách làm việc ở tuyến đầu.

Và nó có cái đau đi kèm.

• Cần đặt ra quy tắc
• Cần xác định phạm vi trách nhiệm
• Cần xem lại cách làm từ trước đến nay
• Cấp quản lý cũng cần học
• Cần chấp nhận thất bại
• Cần trao quyền cho tuyến đầu
• Cần đầu tư vào công cụ

Né tránh những điều này mà chỉ nói "hãy thử thách" thì không phải đổi mới.

Đó là đẩy bài giảng tinh thần cho tuyến đầu.

Tóm lại

Cảm thấy lấn cấn với công ty miệng nói "thử thách", "đổi mới", "cải tiến" mà không dùng AI là chuyện tự nhiên.

Bản thân việc không dùng AI không nhất thiết là xấu.

Nhưng công ty lấy bảo mật thông tin và vấn đề trách nhiệm làm cớ, đến cả việc thiết kế cách dùng cũng không làm, thì rất đáng lo.

Nếu thật sự muốn đổi mới, cần làm những việc sau:

• Tiếp nhận thông tin mới
• Thử các công cụ dùng được
• Phân tách rủi ro
• Bắt đầu từ những việc rủi ro thấp
• Cân nhắc cả LLM cục bộ và môi trường nội bộ
• Phân chia việc con người làm và việc giao cho AI
• Cắt giảm giờ làm ở tuyến đầu
• Xây thành hệ thống chứ không biến một người thành kẻ gánh mọi việc vặt

Đổi mới không phải là nói với tuyến đầu "hãy cố gắng hơn nữa".

Mà là xây dựng một cơ chế vận hành được dù không ai phải gồng mình.

Theo nghĩa đó, công ty không dùng AI mà vẫn bảo "hãy đổi mới bằng sức người" là lệch khá xa.

Thứ thật sự cần không phải khẩu hiệu thử thách, mà là cập nhật công cụ, quy tắc, quyền hạn và phạm vi trách nhiệm.

---

Gợi ý bài viết liên quan

• Công ty không dùng AI có còn tương lai không?
• Đặc điểm của những công ty nói "đổi mới" nhưng ép tuyến đầu cắn răng chịu đựng
• Danh sách các việc văn phòng mà AI tạo sinh có thể cắt giảm
• LLM cục bộ có phải là giải pháp bảo mật thông tin cho doanh nghiệp vừa và nhỏ không?
• Vì sao có thể lấy việc áp dụng AI làm tiêu chí chọn nơi làm việc mới
• Vì sao câu "hãy thử thách" của công ty nghe rỗng tuếch
• Giới hạn của việc cải tiến bằng sức người và thực tế của việc dùng AI
• LLM có thể làm quy trình chuẩn, biên bản họp, tài liệu đào tạo đến mức nào?