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Firmen, die Wandel predigen, aber keine KI nutzen: Was läuft da schief?

In Unternehmen hört man ständig bestimmte Sätze.

„Lasst uns Neues wagen." „Wir müssen uns verändern." „Ergreift die Initiative." „Wir wollen uns weiter verbessern." „Wir müssen uns wandeln."

Auf dem Papier klingt das alles sehr positiv.

Doch wer im Arbeitsalltag steckt, denkt manchmal Folgendes.

Wenn die Firma sich wirklich verändern will, warum nutzt sie dann nicht die Werkzeuge, die längst da sind?

Gerade wer selbst generative KI oder LLMs (die großen Sprachmodelle hinter Tools wie ChatGPT) nutzt, empfindet das Wort „Transformation" im Mund der Firma oft als ziemlich hohl.

Wer „Wandel" sagt, muss zuerst die Werkzeuge erneuern

Echter Wandel ist keine Frage der Motivation.

Wandel bedeutet, Arbeitsweise, Werkzeuge, Informationsfluss, Entscheidungswege und Zuständigkeiten zu verändern.

Mit einem LLM lässt sich heute zum Beispiel in kurzer Zeit ein erster Entwurf für Folgendes erstellen:

• Besprechungsprotokolle
• Standardarbeitsanweisungen (Handbücher, die Schritt für Schritt erklären, wie eine Aufgabe erledigt wird)
• Schulungsunterlagen
• FAQ (häufig gestellte Fragen)
• Checklisten
• E-Mail-Texte
• PowerPoint-Gliederungen
• Aufbau von Excel-Tabellen
• Arbeitsabläufe
• Fragen, die Neulinge stellen sollten
• Mögliche vergessene Erklärungen
• Gesprächsleitfäden für Mitarbeitergespräche
• Erste Fassungen von Berichten

Wenn ein Mensch das alles bei null anfängt, dauert es ganz normal mehrere Stunden bis mehrere Tage.

Gibt man dem LLM aber Sprachaufnahmen, Notizen und vorhandene Unterlagen, steht die erste Fassung ziemlich schnell.

Die Endkontrolle muss natürlich ein Mensch übernehmen.

Aber die Aufgabe des Menschen ist es, Fakten zu prüfen, zu urteilen, freizugeben und an die Realität vor Ort anzupassen.

Man muss menschliche Arbeitszeit nicht länger dafür verbrennen, Formulierungen zu feilen und Unterlagen ins Reine zu schreiben.

„Wir sorgen uns um die Informationssicherheit" ist nachvollziehbar, aber dabei stehen zu bleiben ist schludrig

Der häufigste Grund gegen den Einsatz von KI ist die Informationssicherheit.

„Was, wenn vertrauliche Informationen nach draußen gelangen?" „Es ist gefährlich, wenn jemand personenbezogene Daten eingibt." „Wer übernimmt die Verantwortung?" „Was, wenn eine falsche Antwort kommt?"

Diese Bedenken darf man nicht einfach abtun.

Im Gegenteil, man sollte sie ernst nehmen.

Aber dabei darf man nicht stehen bleiben.

Sicherheitsbedenken sind kein Grund, KI nicht zu nutzen, sondern ein Grund, einen sicheren Umgang zu entwerfen.

Zum Beispiel so:

• Keine vertraulichen Informationen in Cloud-KI eingeben
• Ein lokales LLM verwenden (das auf den eigenen Geräten der Firma läuft, ohne Umweg über das Internet)
• Nur im internen Firmennetz nutzen
• Eine Umgebung aufbauen, die keine Daten nach außen sendet
• Trennen, was eingegeben werden darf und was verboten ist
• Personen- und Kundendaten anonymisieren
• Mit risikoarmen Aufgaben beginnen
• Ergebnisse immer von einem Menschen prüfen lassen
• Nutzungsprotokolle und Zuständigkeiten festlegen

Es gibt also durchaus Gestaltungsspielraum.

„Sicherheit ist beängstigend, also wird alles verboten" ist viel zu grob.

Eine Möglichkeit: ein LLM im gemeinsamen lokalen Netzwerk der Firma

Wenn es Ihnen Unbehagen bereitet, Informationen in die Cloud zu schicken, können Sie eine LLM-Umgebung im gemeinsamen lokalen Netzwerk der Firma einrichten.

Wenn ein LLM innerhalb des Firmennetzes läuft und nichts nach außen sendet, ist das Problem „Ich habe Angst, vertrauliche Informationen in die Cloud zu werfen" schon weitgehend entschärft.

Natürlich haben auch lokale LLMs ihre Herausforderungen.

• Leistung des Modells
• Betrieb und Verwaltung
• Zugriffskontrolle von den Firmenrechnern aus
• Umgang mit den Eingabeprotokollen
• Wer die Wartung übernimmt
• Verantwortung bei falschen Antworten
• Kosten
• Schulung im Haus

Trotzdem ist die Frage „Bis wohin können wir es nutzen?" konstruktiver, als bei „Das geht nicht" stehen zu bleiben.

Zumindest mit risikoarmen Bereichen kann man anfangen: Protokolle in Form bringen, erste Entwürfe für Standardanweisungen, FAQ-Vorschläge, Rohfassungen von Schulungsunterlagen, Fragen zu Excel-Formeln und E-Mail-Entwürfe.

„Zieht das mit Manpower durch" ist kein Wandel

Das Problem ist nicht nur, dass die Firma keine KI nutzt.

Das größere Problem ist, den Leuten vor Ort „Verändert euch!" zu sagen, ohne die Werkzeuge zu erneuern.

Zum Beispiel eine Lage wie diese:

• Das Arbeitspensum wächst
• Man soll auch noch die Standardanweisungen schreiben
• Man soll auch noch die Schulung übernehmen
• Man soll Wissen abschaffen, das nur eine einzige Person hat
• Man soll Überstunden reduzieren
• Aber KI und Automatisierung kommen nicht infrage
• Regeln werden nicht aufgestellt
• Befugnisse werden nicht übertragen
• Am Ende heißt es: Zieht es mit Manpower durch

Das ist kein Wandel.

Das ist bloß Durchhalteparolen-Mentalität.

Die Worte mögen „Herausforderung", „Transformation" und „Verbesserung" lauten, aber wenn alles an menschlichem Einsatz hängt, ist in Wahrheit alles beim Alten.

Wir verbrennen viel zu viel menschliche Zeit mit Formulierungsdetails in Unterlagen

In vielen Firmen geht enorm viel Zeit für Feinheiten bei Formulierung und Layout von Unterlagen drauf.

„Dieser Ausdruck passt nicht ganz." „Mach es verständlicher." „Korrigier das hier." „Insgesamt ist es nicht das Richtige." „Der Aufbau der Unterlage wirkt schief." „Die Wortwahl ist steif." „Etwas höflicher bitte."

Natürlich ist die Qualität von Unterlagen wichtig.

Aber ein Großteil dieser Korrekturen lässt sich stark verkürzen, wenn man das LLM mehrere Varianten vorschlagen lässt.

Derselbe Inhalt lässt sich zum Beispiel so auffächern:

• Für die Geschäftsleitung
• Für die Leute vor Ort
• Für Neulinge
• Kurzfassung
• Höfliche, formelle Fassung
• Stichpunkt-Fassung
• Für PowerPoint
• Für E-Mail
• Für Standardanweisungen
• Zur Erklärung in Besprechungen

Niemand muss jedes Mal alles von Grund auf neu ins Reine schreiben.

Der Mensch schaut sich den Vorschlag des LLM an und beurteilt nur: Stimmt das mit den Tatsachen vor Ort überein, und kann die Firma das so herausgeben?

Echter Wandel heißt nicht „mehr anstrengen", sondern „weglassen"

Bei Wandel denkt man an das Hinzufügen von Neuem.

Aber was die Leute vor Ort wirklich brauchen, ist nicht mehr, sondern weniger.

• Handarbeit streichen
• Die Zeit streichen, in der man dasselbe immer wieder erklärt
• Das Verlassen auf das Gedächtnis nach Besprechungen streichen
• Die Zeit fürs Ins-Reine-Schreiben von Unterlagen streichen
• Die Zeit streichen, in der Neulinge nicht wissen, was sie fragen sollen
• Erklärungen streichen, die nur im Kopf einer Person existieren
• Nacharbeit wegen schwammiger Anweisungen streichen
• Alles streichen, was kein Mensch tun muss

KI passt dazu sehr gut.

Ausformulieren, zusammenfassen, strukturieren, in Checklisten, Unterlagen und FAQ verwandeln: Das alles sind Stärken von LLMs.

Der Kern der KI-Einführung ist also nicht „Wir nutzen es, weil es gerade im Trend liegt".

Man nutzt sie, um Arbeitszeit zu sparen.

Wie sollte man eine „Firma ohne KI" bei der Jobsuche bewerten?

Man muss nicht jede Firma meiden, die keine KI nutzt.

Je nach Branche, Größe und Sicherheitsanforderungen kann sich die Einführung verzögern.

Das Problem ist nicht, dass sie nicht genutzt wird, sondern dass die Gründe dafür nie aufgeschlüsselt wurden.

Beim Blick auf einen möglichen neuen Arbeitgeber helfen diese Punkte.

Gute Zeichen

• Noch nicht firmenweit eingeführt, aber bei Protokollen und Unterlagen wird es schon ausprobiert
• Sicherheitsregeln sind in Arbeit
• Jede Abteilung überlegt, wie sie es nutzen kann
• Man hat mit risikoarmen Aufgaben angefangen
• Leute, die damit Arbeit verbessern können, sind willkommen
• Generative KI gilt als etwas, das man steuert, nicht als etwas Verbotenes
• Man interessiert sich dafür, die Belastung vor Ort zu senken

Warnzeichen

• „Wir verstehen KI nicht, also nutzen wir sie nicht"
• „Zu gefährlich, also alles verboten"
• „Von Hand zu arbeiten zeigt Aufrichtigkeit"
• „Wir haben es schon immer so gemacht, also ändern wir nichts"
• Aber trotzdem heißt es: Verändert euch, wagt etwas
• Das Arbeitspensum steigt, die Werkzeuge nicht
• Man hält Verbesserung für Sache der Eigeninitiative des Einzelnen
• Wer effizient arbeiten kann, wird zum Mädchen für alles gemacht

Eine Firma aus der zweiten Gruppe schiebt die Kosten des Wandels womöglich auf die Leute vor Ort ab, und das ist schlimmer, als einfach keine KI zu nutzen.

Ein „Herausforderungs-Slogan" ist nicht dasselbe wie tatsächlicher Wandel

Herausforderung als Firmenslogan ist leicht.

Man kann ihn aufs Plakat schreiben.

Man kann ihn beim Morgenappell sagen.

Man kann ihn bei der Verkündung der Unternehmensziele sagen.

Aber eine echte Herausforderung bedeutet, die Arbeitsweise vor Ort zu verändern.

Und das tut weh.

• Man muss Regeln aufstellen
• Man muss Zuständigkeiten festlegen
• Man muss die bisherige Arbeitsweise überdenken
• Auch Führungskräfte müssen lernen
• Man muss Fehler zulassen
• Man muss den Leuten vor Ort Befugnisse übertragen
• Man muss in Werkzeuge investieren

All das zu umgehen und nur „Lasst uns Neues wagen" zu sagen, ist kein Wandel.

Es ist, den Leuten vor Ort eine Motivationsrede aufzudrücken.

Fazit

Es ist ganz natürlich, sich bei einer Firma unwohl zu fühlen, die von „Herausforderung", „Wandel" und „Verbesserung" spricht, aber keine KI nutzt.

Keine KI zu nutzen, ist an sich nicht zwangsläufig schlecht.

Aber eine Firma, die sich hinter Informationssicherheit und Haftungsfragen versteckt und nicht einmal versucht, einen Umgang zu entwerfen, ist gefährlich.

Wer sich wirklich wandeln will, muss Folgendes tun:

• Neue Informationen beschaffen
• Verfügbare Werkzeuge ausprobieren
• Risiken aufschlüsseln
• Mit risikoarmen Aufgaben beginnen
• Auch lokale LLMs und eigene Umgebungen in Betracht ziehen
• Trennen, was Menschen tun und was an die KI geht
• Die Arbeitszeit vor Ort senken
• Ein System aufbauen, statt einen Einzelnen zum Mädchen für alles zu machen

Wandel heißt nicht, den Leuten vor Ort zu sagen: „Strengt euch mehr an."

Wandel heißt, ein System zu bauen, das läuft, ohne dass sich jemand verausgaben muss.

In diesem Sinn liegt eine Firma, die keine KI nutzt und trotzdem sagt „Wandelt euch mit Manpower", ziemlich daneben.

Was wirklich nötig ist, ist kein Herausforderungs-Slogan, sondern die Erneuerung von Werkzeugen, Regeln, Befugnissen und Verantwortungsbereichen.

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