รับมือกับคำสั่งงานแบบคลุมเครือยังไงดี｜อย่าแบกความรับผิดชอบทั้งหมดเพราะคำว่า "ทำให้ดูดีหน่อย"
บทความนี้เกี่ยวกับอะไร
ปัญหาที่เจอบ่อยในที่ทำงานอย่างหนึ่งก็คือ "คำสั่งแบบคลุมเครือ"
"ทำให้ดูดีหน่อยนะ" "เริ่มทำไปก่อนเลย" "ผู้ใหญ่เขาบอกมาน่ะ" "รายละเอียดฝากคุณจัดการเองนะ" "ทำให้เป็นรูปเป็นร่างก่อนกำหนดส่งแล้วกัน"
พอได้ยินแบบนี้ ดูเผิน ๆ เหมือนเราได้อิสระเต็มที่
แต่ความจริงแล้ว หลายครั้งเป้าหมายและเกณฑ์ว่าอะไรคือ "เสร็จ" ยังไม่ชัดเจนเลย แต่ความรับผิดชอบกลับตกมาที่เราเต็ม ๆ
บทความนี้สรุปวิธีตอบกลับเมื่อได้รับคำสั่งคลุมเครือ เพื่อไม่ให้ต้องแบกความรับผิดชอบแบบไม่มีที่สิ้นสุด โดยเปลี่ยนคำสั่งนั้นให้เป็นเรื่องที่ขอยืนยันได้
ทำไมคำสั่งคลุมเครือถึงอันตราย
คำสั่งคลุมเครืออันตรายเพราะเกณฑ์การประเมินมักโผล่มาทีหลัง
ตัวอย่างเช่น
- ไม่ได้ฟังวัตถุประสงค์
- ไม่ได้ฟังว่าผลงานที่เสร็จแล้วควรหน้าตาเป็นอย่างไร
- ไม่รู้ว่าใครจะเป็นคนตรวจ
- วัตถุดิบและข้อมูลก็ไม่พอ
- แต่กำหนดส่งถูกตั้งไว้แล้ว
- สุดท้ายก็ได้ยินว่า "ไม่ใช่อย่างที่คิดไว้เลย"
ในสภาพแบบนี้ ต่อให้คนรับผิดชอบพยายามแค่ไหน ก็มีโอกาสสูงที่จะต้องแก้งานใหม่
เมื่อโดนสั่งว่า "ทำให้ดูดีหน่อย"
หลักพื้นฐานของการตอบคือ "ถามเพื่อยืนยัน" ไม่ใช่โต้แย้ง
รับทราบครับ
เพื่อไม่ให้เข้าใจไม่ตรงกันในภายหลัง ขอสอบถามสามเรื่องนะครับ คือวัตถุประสงค์ เนื้อหาที่ต้องมีแน่ ๆ และคนที่จะเป็นผู้ตรวจ
หัวใจสำคัญคืออย่าพูดว่า "ทำไม่ได้หรอก"
แต่ให้เปลี่ยนคำสั่งคลุมเครือให้กลายเป็นหัวข้อที่ขอยืนยันได้
5 เรื่องที่ควรยืนยัน
เมื่อได้รับคำสั่งคลุมเครือ อย่างน้อยให้ยืนยันเรื่องต่อไปนี้
- วัตถุประสงค์
- กลุ่มเป้าหมาย
- เนื้อหาที่ต้องมีแน่ ๆ
- ผู้ตรวจขั้นสุดท้าย
- กำหนดส่ง
ถ้าทั้งห้าเรื่องนี้ยังคลุมเครืออยู่แล้วลุยต่อ ก็มีโอกาสสูงที่จะต้องแก้งานใหม่ทีหลัง
ตัวอย่างวิธีตอบที่ใช้บ่อย
"เริ่มทำไปก่อนเลย"
รับทราบครับ
ผมจะเริ่มทำก่อน แต่เพื่อไม่ให้ต้องแก้งานใหญ่ทีหลัง ขอยืนยันทิศทางคร่าว ๆ อย่างน้อยสักเล็กน้อยนะครับ
"ทำให้ดูดีหน่อย"
รับทราบครับ
อยากปรับมาตรฐานของคำว่า "ดี" ให้ตรงกัน ขอยืนยันเนื้อหาที่ต้องมีแน่ ๆ และสิ่งที่อยากหลีกเลี่ยงนะครับ
"ฝากจัดการเลยนะ"
ขอบคุณครับ
ผมจะทำโดยถือว่าได้รับมอบหมายเต็มที่ แต่ขอยืนยันผู้ตรวจขั้นสุดท้ายกับภาพของงานที่เสร็จแล้วสักหน่อยนะครับ
"ทำให้เป็นรูปเป็นร่างก่อนกำหนดส่ง"
ครับ ผมจะทำให้เป็นแบบที่นำมาให้ดูได้ภายในกำหนด
เพื่อให้ทำได้ ขอกำหนดวัตถุดิบที่ใช้ได้ตอนนี้ และกำหนดเวลาตรวจให้ชัดเจนนะครับ
"ช่วยดันคุณภาพให้สุดจนถึงนาทีสุดท้าย"
การจะยกระดับคุณภาพ ไม่ได้ต้องการแค่เวลาทำงาน แต่ต้องมีวัตถุดิบ โครงสร้าง ผู้ตรวจ และกำหนดเวลาแก้ไขด้วยครับ
ขอยืนยันเรื่องเหล่านี้ก่อนนะครับ
อย่าถูกลากเข้าไปในบรรยากาศ "ขยันหน่อยก็ทำได้"
เมื่อคำสั่งคลุมเครือ มักเกิดบรรยากาศแบบ "พยายามหน่อยก็ทำได้"
แต่คุณภาพไม่ได้เกิดจากความอดทนเพียงอย่างเดียว
การยกระดับคุณภาพต้องมีสิ่งเหล่านี้
- วัตถุดิบที่จำเป็น
- วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
- ผู้ตัดสินใจ
- กำหนดเวลาแก้ไข
- ลำดับความสำคัญ
- เวลาทำงาน
ถ้าไม่มีสิ่งเหล่านี้ แล้วเพิ่มแต่การทำงานล่วงเวลา บางครั้งก็มีแต่จะทำให้ต้องแก้งานซ้ำมากขึ้น
ประโยคสะดวกใช้
นี่คือประโยคที่ใช้ตอบคำสั่งคลุมเครือได้ง่าย
เพื่อยกระดับคุณภาพ อยากกำหนดวัตถุดิบ ผู้ตรวจ และกำหนดเวลาแก้ไขให้ชัดก่อนครับ
เพื่อให้ได้งานที่นำมาให้ดูได้ภายในกำหนด อยากยืนยันเนื้อหาที่ต้องมีแน่ ๆ ในครั้งนี้ครับ
เพื่อไม่ให้เข้าใจไม่ตรงกันในภายหลัง อยากกำหนดตัวผู้ตัดสินใจให้ชัดครับ
ส่วนที่ไม่มีวัตถุดิบ จะเติมด้วยเอกสารและข้อความที่มีอยู่แล้วครับ
สรุป
สิ่งสำคัญเมื่อได้รับคำสั่งคลุมเครือไม่ใช่การโต้แย้ง
แต่คือการเปลี่ยนคำสั่งที่กำกวมให้เป็นเรื่องที่ขอยืนยันได้
ถ้ารับคำว่า "ทำให้ดูดีหน่อย" มาตรง ๆ ทีหลังมักเหลือแต่ความรับผิดชอบที่หนักขึ้นเรื่อย ๆ
ดังนั้นจึงต้องยืนยันวัตถุประสงค์ กลุ่มเป้าหมาย เนื้อหาที่ต้องมี ผู้ตรวจ และกำหนดส่ง
ไม่ใช่เพื่อเลี่ยงความรับผิดชอบ แต่เพื่อลดงานแก้ซ้ำและเดินหน้าอย่างสมจริง
