Como responder a instruções vagas no trabalho | Para não assumir toda a culpa com um "faz aí do jeito que ficar bom"
Sobre o que é este artigo
Uma das dores de cabeça mais comuns no trabalho é a instrução vaga.
"Faz aí do jeito que ficar bom." "Vai tocando por enquanto." "Foi o pessoal lá de cima que falou." "Os detalhes eu deixo com você." "Dá uma forma nisso até o prazo."
Ouvindo isso, parece que você ganhou muita liberdade.
Na prática, porém, muitas vezes a responsabilidade cai nas suas costas enquanto o objetivo e o critério de "pronto" continuam nebulosos.
Este artigo mostra como responder a uma instrução vaga sem assumir uma responsabilidade sem limite, transformando-a em perguntas que você pode confirmar.
Por que instruções vagas são perigosas
Instruções vagas são perigosas porque o critério de avaliação costuma aparecer depois.
Por exemplo:
- Ninguém contou o objetivo
- Ninguém disse como o resultado final deve ser
- Ninguém disse quem vai revisar
- Faltam materiais e informações
- Mas o prazo já está definido
- No fim, alguém diz: "Não era bem isso que eu tinha em mente"
Nesse cenário, por mais que a pessoa responsável se esforce, é muito fácil acabar refazendo tudo.
Quando alguém diz "faz aí do jeito que ficar bom"
O básico é perguntar, não rebater.
Entendido.
Para não haver mal-entendido depois, posso confirmar três coisas: o objetivo, o que precisa constar sem falta e quem vai revisar?
O ponto principal é não dizer "isso é impossível".
Em vez disso, transforme a instrução vaga em itens que podem ser confirmados.
Os 5 itens que você deve confirmar
Ao receber uma instrução vaga, confirme pelo menos o seguinte:
- O objetivo
- O público
- O que precisa constar sem falta
- Quem faz a revisão final
- O prazo
Se você seguir em frente com esses cinco pontos indefinidos, é fácil ter que refazer o trabalho depois.
Jeitos comuns de responder
"Vai tocando por enquanto"
Entendido.
Vou começar, mas, para evitar um retrabalho grande depois, gostaria de confirmar pelo menos a direção geral.
"Faz ficar bom"
Entendido.
Quero alinhar o que é "bom" para você, então gostaria de confirmar o que precisa constar sem falta e o que você prefere evitar.
"Deixo com você"
Obrigado.
Vou seguir entendendo que está nas minhas mãos, mas gostaria de confirmar quem faz a revisão final e como deve ser o resultado.
"Dá uma forma nisso até o prazo"
Sim, vou entregar algo apresentável dentro do prazo.
Para isso, gostaria de definir quais materiais temos disponíveis agora e quando será a revisão.
"Eleva a qualidade até o último minuto"
Para elevar a qualidade, não basta tempo de trabalho: precisamos de materiais, estrutura, alguém para revisar e um prazo para os ajustes.
Podemos definir isso primeiro?
Não se deixe levar pelo clima de "se esforçar, dá"
Com instruções vagas, é comum surgir o clima de "se esforçar, dá para fazer".
Mas qualidade não sobe só na base da garra.
Para elevar a qualidade, você precisa de:
- Os materiais necessários
- Um objetivo claro
- Alguém que decida
- Um prazo para ajustes
- Prioridades
- Tempo de trabalho
Sem isso, só aumentar as horas extras pode apenas gerar mais retrabalho.
Frases úteis
Estas são frases que funcionam bem diante de instruções vagas.
Para elevar a qualidade, gostaria de definir primeiro os materiais, quem revisa e o prazo dos ajustes.
Para ter algo apresentável dentro do prazo, gostaria de confirmar o que precisa constar sem falta desta vez.
Para não haver mal-entendido depois, gostaria que definíssemos quem toma a decisão.
Onde não houver material, vamos completar com documentos e textos já existentes.
Resumo
O que importa ao receber uma instrução vaga não é rebater.
É transformar a instrução vaga em itens a confirmar.
Se você aceita o "faz aí do jeito que ficar bom" como está, é fácil que depois só reste a responsabilidade pesando em você.
Por isso, confirme o objetivo, o público, o conteúdo obrigatório, quem revisa e o prazo.
O objetivo não é fugir da responsabilidade, mas reduzir o retrabalho e avançar de forma realista.
