「いい感じの資料にして。細かいところは任せる」
自由に作ってよさそうな依頼だ。ところが提出したら、「もっと詳しく」「いや、短く」「上の人が見たかったのは別の話」と返ってくる。
“いい感じ”の正解が、提出後に初公開される。こちらは資料を作っていたつもりが、いつの間にか心当てクイズに参加している。
そんな手戻りを減らしたいときは、曖昧な言葉をそのまま抱えず、作業に必要な確認へ変えてみよう。
最初の返事は「何を確認したいか」まで言う
承知しました。認識を合わせたいので、目的、必ず入れる内容、最終確認者を教えてください。
ただ「もっと具体的にお願いします」と言うより、答えてほしい項目を示す。
もちろん、内容が危険だったり、今の条件では実行できなかったりするなら、その点は明確に伝えてよい。何でも引き受けるための返し方ではない。進められる条件を確かめるための質問だ。
確認するのは、この五つ
- 目的：何のために作るのか
- 対象者：誰が見るのか
- 必須内容：何が入っていればよいのか
- 最終確認者：誰が内容を判断するのか
- 期限：いつまでに、どの段階のものが必要なのか
たとえば、同じ「会社紹介」でも、新入社員向けと取引先向けでは説明すべき内容が違う。
「金曜日まで」も、初稿を見せる日なのか、修正を終えた完成版の提出日なのかで予定が変わる。言葉が短いところほど、意味を合わせておきたい。
よくある五つの指示には、こう返す
「とりあえず進めて」
まず進められるところから着手します。大きな手戻りを避けたいので、方向性と、現時点で仮置きしてよい部分を確認させてください。
決まっていないことまで、決定済みとして作らない。仮の案なら、仮だと分かる形で見せる。
「いい感じにして」
“いい感じ”の基準を合わせたいです。必ず入れる内容と、避けたい見せ方はありますか。
参考になる資料があれば、どこを参考にするのかも聞く。色なのか、情報量なのか、話の順番なのか。見本を一枚渡されても、その全部が正解とは限らない。
「任せる」
ありがとうございます。自分で決めてよい範囲と、最終確認者、完成イメージを確認させてください。
任されているのは、表現や構成なのか。内容そのものなのか。ここを分けると、相談すべきところが分かる。
「期限までに形にして」
期限内にどこまで仕上げられるか確認したいので、使える素材と必須内容、途中で確認いただける日を決めたいです。
まだ作業量も素材も分からないのに、完成を約束しなくてよい。厳しい場合は、初稿までにする、扱う範囲を絞る、納期を相談するなど、選べる案を出す。
「ギリギリまで品質を上げて」
何を優先して良くするかを合わせたいです。必要な素材と、修正意見をいただく期限も確認させてください。
品質を上げることと、終わりなく直すことは同じではない。どこを直すか決まらないまま、作業時間だけを増やしても遠回りになることがある。
足りない素材を、黙って想像で埋めない
「素材がないので、既存資料で補っておきました」は、内容や使い方が合っていなければ別の手戻りになる。
先に提案しよう。
この部分の素材がまだないため、既存資料か説明文で代替する案を考えています。使ってよい内容か、確認をお願いします。
必要な素材、優先順位、判断する人、修正期限、作業時間。どれかが不足しているなら、それを見える形にする。担当者の根性で、空欄を全部埋めなくていい。
迷ったら、この一文へ戻る
期限内に必要な内容を仕上げるため、素材・確認者・修正期限を先に決めたいです。
相手を言い負かすより、仕事が進む条件を揃える。確認した内容は短く残し、未確定の部分は未確定と分かるようにしておく。
「いい感じ」を禁止する必要はない。ただ、担当者だけが正解を想像するゲームにはしない。
目的、対象、必須内容、確認者、期限。この五つが見えれば、心当てクイズを終えて、資料づくりに戻れる。
