Ở chỗ làm, câu "hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên" nghe nhiều đến phát chán.
Có một phương pháp rất nổi tiếng: ma trận quản lý thời gian trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt. Công việc được chia thành bốn nhóm dựa trên hai câu hỏi: có khẩn cấp không, có quan trọng không.
| Góc phần tư | Nội dung |
|---|---|
| Nhóm 1 | Khẩn cấp và quan trọng |
| Nhóm 2 | Quan trọng nhưng không khẩn cấp |
| Nhóm 3 | Khẩn cấp nhưng không quan trọng |
| Nhóm 4 | Không khẩn cấp cũng không quan trọng |
Bản thân cái bảng này thì dễ hiểu.
Vấn đề nằm ở phần sau đó.
Dán bảng lên tường và thật sự biết phân định ưu tiên là hai chuyện khác nhau.
Có nơi dán bảng ưu tiên ngay trên bàn làm việc, vậy mà việc làm thực tế lại ngược hẳn.
Có việc vừa gấp vừa quan trọng, nhưng người ta lại nghe điện thoại chào hàng chẳng đâu vào đâu. Họp mà không có mục đích. Kể chuyện ngày xưa. Chặn hồ sơ đang luân chuyển để chờ phê duyệt chỉ vì một chi tiết nhỏ cần kiểm tra. Kết quả là công việc thật sự cần làm gấp bị chậm.
Đó là ưu tiên không phát huy tác dụng.
Nói đúng hơn, đây là tình trạng nhóm 4 đè bẹp nhóm 1.
Nhóm 4 đang nuốt chửng nhóm 1
Ví dụ, có thủ tục nhận nhân viên mới cần làm gấp.
Có thời hạn, liên quan đến con người, và phải phối hợp cả trong lẫn ngoài công ty. Hồ sơ mà chậm ở vòng phê duyệt thì các bước sau cũng bị ảnh hưởng.
Đây rõ ràng là nhóm 1.
Nhưng lại có người trả hồ sơ về vì một chi tiết nhỏ, chỉ cần đọc biểu mẫu là hiểu, khiến vòng phê duyệt bị chặn lại. Tệ hơn, người kiểm tra đó ngay sau đó còn đi họp nghe chào hàng một dịch vụ chưa hề ký hợp đồng, và việc phê duyệt chậm thêm hơn một tiếng.
Đến đây thì cấu trúc khá rõ ràng.
Nhóm 1: vòng phê duyệt thủ tục nhận nhân viên mới cần gấp
Nhóm 3: kiểm tra vặt chỉ trông có vẻ gấp
Nhóm 4: cuộc họp chào hàng mục đích mờ nhạt, chuyện cũ lôi ra kể, và những lời góp ý chỉ để có cảm giác "đã hướng dẫn"
Lẽ ra phải cho nhóm 1 đi trước.
Nhưng thực tế thì nhóm 3 và 4 đang chặn nhóm 1.
Như vậy thì có dán ma trận quản lý thời gian lên tường cũng chẳng có ý nghĩa gì.
Có phải bạn đang "hóa trang" thành bảng ưu tiên?
Dán bảng ưu tiên. Phân loại công việc. Ghi rõ mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Những việc đó tự thân không có gì sai.
Nhưng nếu hành động thực tế không thay đổi, thì đó chỉ là cosplay bảng ưu tiên.
Nếu ưu tiên thật sự phát huy tác dụng, hành động sẽ thay đổi:
- Việc gấp cho đi trước
- Không chặn việc vì những kiểm tra vặt
- Việc tiếp nhân viên chào hàng chưa cần làm ngay thì để sau
- Giảm các cuộc họp không có mục đích
- Không kéo dài cuộc họp bằng chuyện cũ hay tán gẫu
- Nếu cùng một lỗi cứ bị nhắc hoài, hãy sửa biểu mẫu thay vì nhắc từng người
- Việc có thể giải quyết bằng "lần này cho qua, từ lần sau ghi rõ" thì đừng chặn lại
Đó mới là ưu tiên trong công việc thực tế.
Không phải dán bảng. Mà là quyết định bây giờ sẽ không làm gì.
Nhóm 4 mượn danh "thu thập thông tin"
Điều rắc rối nhất là việc thu thập thông tin không có mục đích.
Tất nhiên, thu thập thông tin tự nó là quan trọng. Tìm hiểu dịch vụ mới, xem ví dụ của công ty khác, tìm cách cải thiện công việc, chuẩn bị các lựa chọn cho tương lai: những việc này có thể thuộc nhóm 2.
Nhưng cần cẩn thận nếu rơi vào tình trạng như sau:
- Không rõ muốn giải quyết vấn đề gì
- Không rõ ngân sách để triển khai
- Không rõ ai là người quyết định
- Không có gì để so sánh
- Không rõ điều kiện nào thì mới có kết quả
- Không rõ sau cuộc họp sẽ quyết định điều gì
- Chỉ ngồi nghe nhân viên kinh doanh nói
Dành một tiếng trong tình trạng đó thì không phải thu thập thông tin nữa, mà là tắm trong các cuộc họp chào hàng.
Nói thẳng hơn nữa, đó là cosplay thu thập thông tin.
"Chúng tôi chưa hiểu quý công ty nghĩ thế nào."
"Không biết triển khai cái này rồi có ra kết quả không."
"Cứ nghe thử đã."
Nếu thế thì lẽ ra phải dừng lại trước khi họp.
Trước khi nghe, cần xác định mục đích, giả thuyết, tiêu chí quyết định và lối ra.
Thu thập thông tin cần có "lối ra"
Muốn biến việc thu thập thông tin thành nhóm 2, cần có lối ra.
Trước khi nhận một cuộc họp chào hàng, ít nhất hãy quyết định những điều này:
| Hạng mục | Điều cần quyết định từ trước |
|---|---|
| Mục đích | Muốn giải quyết vấn đề gì |
| Giả thuyết | Dịch vụ đó có thể cải thiện điều gì |
| Tiêu chí quyết định | Điều kiện nào thì dùng, điều kiện nào thì bỏ qua |
| Ngân sách | Có khoảng chi phí đại khái có thể đầu tư không |
| Người quyết định | Ai là người chốt |
| Thời hạn | Phải quyết định trước khi nào |
| Lối ra | Sau cuộc họp sẽ quyết định điều gì |
Cuộc họp thiếu những thứ này khá nguy hiểm.
Trông như đang thu thập thông tin, nhưng thực chất đôi khi chỉ là hoãn việc ra quyết định.
Nghĩa là không phải đang thu thập thông tin, mà là cứ nghe mãi để khỏi phải quyết định.
Cách giải quyết: trước buổi họp, nhờ họ gửi văn bản trước
Cách đơn giản nhất để giảm các cuộc họp không mục đích là nhận thông tin bằng văn bản trước buổi họp.
Đừng đặt ngay một cuộc họp một tiếng, mà hãy xác nhận trước như thế này:
Trước buổi họp, chúng tôi muốn sắp xếp lại điều mình cần giải quyết. Mong anh/chị gửi trước qua email: tổng quan dịch vụ, những vấn đề có thể giải quyết, lợi ích khi triển khai, chi phí ước tính, công tác chuẩn bị nội bộ cần thiết và kết quả dự kiến. Sau khi xem xét, chúng tôi sẽ cân nhắc xem có cần họp không và cần xác nhận những điểm nào.
Chỉ cần vậy là cuộc họp vô ích đã giảm đi nhiều.
Nếu là cuộc họp thật sự cần thiết, khi xem tài liệu gửi trước sẽ biết rõ "cần hỏi gì".
Ngược lại, nếu xem tài liệu xong mà vẫn không biết nó giải quyết được gì cho công ty mình, không thấy hiệu quả so với chi phí, không đặt ra được tiêu chí để triển khai, hoặc chẳng liên quan đến vấn đề đang gặp, thì cuộc họp đó chưa cần làm vào lúc này.
Nói cách khác, trước khi họp, hãy xét xem cuộc họp này có đáng để tổ chức không.
Không có gì để gửi thì đừng họp
Không có tài liệu để gửi trước. Đến tổng quan dịch vụ cũng không đưa ra được. Không nói được khoảng giá. Không giải thích được lợi ích khi triển khai. Không chuẩn bị câu trả lời cho các mối lo ngại. Phía mình cũng chưa sắp xếp xem mình muốn biết điều gì.
Trong tình trạng này, mở cuộc họp gần như vô nghĩa.
Họp không phải là chỗ tán gẫu. Cũng không phải là khoảng thời gian ngồi tắm trong phần thuyết minh của đối phương. Càng không phải nơi trút nỗi lo nội bộ ngay tại chỗ rồi kết thúc bằng câu "chúng tôi xin mang về xem xét".
Nếu đã họp thì phải đưa ra trước một lượng tài liệu tối thiểu.
Phía mình cũng chỉ cần gửi mối lo ngại và điều muốn biết qua email ngay từ đầu. Như vậy đối phương mới chuẩn bị được câu trả lời và tài liệu.
Ví dụ, gửi trước như sau:
Hiện tại mối lo ngại của chúng tôi là hiệu quả so với chi phí, công sức triển khai, sự chồng chéo với công việc hiện có và việc đo lường kết quả sau khi triển khai. Vào ngày họp, chúng tôi muốn xác nhận ví dụ cụ thể, chi phí ước tính và các bước triển khai liên quan đến những điểm trên. Nếu được, mong anh/chị chia sẻ tài liệu trước.
Gửi như vậy thì đối phương cũng chuẩn bị được.
Ngược lại, mình chẳng sắp xếp gì, đối phương cũng không được yêu cầu chuẩn bị gì, đến ngày họp mới gặng hỏi ngay tại chỗ. Cuối cùng giải tán với những câu như "vẫn chưa hiểu lắm", "không biết có ra kết quả không", "xin mang về xem xét".
Như thế là lãng phí thời gian của cả hai bên.
Cuộc họp không có điều muốn biết là cuộc họp nguy hiểm
Họp là hành động tiêu tốn thời gian.
Dù 30 phút hay một tiếng, nó cũng tiêu thụ cùng lúc thời gian của tất cả người tham dự. Vì vậy, cuộc họp vốn dĩ phải có "điều muốn biết".
Với cuộc họp chào hàng, hãy quyết định trước những điều sau:
- Muốn giải quyết vấn đề gì
- Đang gặp khó khăn ở đâu
- Muốn biết điều gì
- Điều kiện nào thì trở thành ứng viên để triển khai
- Điều kiện nào thì bỏ qua
- Dành thời gian lúc này có giá trị gì
- Sau cuộc họp sẽ quyết định điều gì
Thiếu những điều này, cuộc họp không còn là cuộc trò chuyện mà chỉ là đốt thời gian.
"Biết đâu lại hiểu ra được điều gì."
"Cứ nghe thử xem sao."
"Sếp nói rồi nên phải nghe."
Mỗi ngày dành một tiếng theo kiểu này thì tất nhiên là không đủ thời gian.
Mẫu email gửi trước cuộc họp chào hàng
Để tránh các cuộc họp chào hàng không mục đích, bạn có thể dùng mẫu như sau:
Cảm ơn anh/chị đã liên hệ.
Để chúng tôi sắp xếp những điểm cần xác nhận nội bộ trước buổi họp, mong anh/chị gửi các nội dung sau qua email:
- Tổng quan dịch vụ
- Những vấn đề cụ thể có thể giải quyết
- Kết quả kỳ vọng khi triển khai
- Chi phí triển khai và phí hằng tháng ước tính
- Công việc nội bộ cần làm cho đến khi triển khai
- Ví dụ từ công ty khác và thành tích triển khai
- Hiệu quả dự kiến với công ty có quy mô và ngành nghề như chúng tôi
- Những điểm cần xác nhận vào ngày họp
Ngoài ra, hiện tại mối lo ngại của chúng tôi là hiệu quả so với chi phí, công sức triển khai, sự chồng chéo với công việc hiện có và việc đo lường kết quả sau khi triển khai. Về những điểm trên, nếu có thể, mong anh/chị chia sẻ tài liệu trước trong phạm vi cho phép.
Sau khi xem nội dung, chúng tôi sẽ cân nhắc sự cần thiết của cuộc họp và các điểm cần xác nhận.
Nhân viên kinh doanh nào không trả lời được email này có thể vốn đã yếu trong việc sắp xếp thông tin.
Hơn nữa, với phía mình, đây cũng là cơ hội để suy nghĩ trước "mình muốn hỏi gì".
Họp là khoảng thời gian để lấp đầy một điều gì đó. Nếu đặt lịch họp mà không biết "điều gì đó" ấy là gì, cuộc họp rất dễ rơi vào nhóm 4.
Bản chất của "không có thời gian" có thể không phải thiếu thời gian, mà là thiếu chọn lọc
Ở những nơi làm việc như vậy, câu "không có thời gian" xuất hiện thường xuyên.
Có thể thật sự bận. Có thể thật sự nhiều việc.
Nhưng nếu nhìn bình tĩnh, đôi khi không phải là không có thời gian, mà chỉ là chưa chọn lọc thời gian.
Cái gì cũng muốn làm. Cái gì cũng muốn nghe. Cái gì cũng muốn kiểm tra. Cái gì cũng biến thành họp. Cái gì cũng biến thành hướng dẫn.
Kết quả là hết thời gian.
Đây không hẳn là thiếu năng lực, mà là thiếu phán đoán.
Quản lý đúng nghĩa không phải là nhặt hết mọi thứ.
Mà là quyết định không làm gì trước khi quyết định làm gì.
Khoảnh khắc nhóm 3 và 4 "hóa thân" thành nhóm 1
Điều phiền phức ở nhóm 3 và 4 là bề ngoài chúng trông giống nhóm 1.
Điện thoại chào hàng reo. Người ở đầu dây nói như đang vội. Sếp bảo "nghe thử một chút đi". Người kiểm tra nói "việc này quan trọng trong việc hướng dẫn". Trong cuộc họp, người ta kể lại ví dụ ngày xưa.
Thế là tất cả những thứ đó trông như vừa gấp vừa quan trọng.
Nhưng thực tế không phải vậy.
- Đối phương vội không có nghĩa là quan trọng với công ty mình
- Sếp nói không có nghĩa là phải làm ngay bây giờ
- Người kiểm tra thấy vướng một chỗ không có nghĩa là phải chặn hồ sơ
- Chuyện cũ kể dài không có nghĩa là cần thiết cho quyết định hiện tại
Nếu không nhìn ra điều này, nhóm 3 và 4 sẽ mang gương mặt của nhóm 1 và bắt đầu gặm nhấm nơi làm việc.
Bản chất của ưu tiên là buông bỏ
Nhắc đến ưu tiên, người ta thường nghĩ chỉ là đánh số thứ tự cho công việc.
Nhưng thực tế chừng đó là chưa đủ.
Ưu tiên đúng nghĩa là buông bỏ.
- Bây giờ không làm
- Hôm nay không nghe
- Cuộc họp này rút ngắn lại
- Việc kiểm tra này không chặn lại
- Nhân viên kinh doanh này từ chối
- Góp ý này để cải thiện lần sau
- Chủ đề này bỏ khỏi chương trình họp
Làm được những điều này thì ưu tiên mới phát huy tác dụng.
Để bảo vệ nhóm 1, phải cắt giảm nhóm 3 và 4.
Để nuôi lớn nhóm 2, phải tránh để nhóm 3 và 4 hút mất thời gian.
Nói cách khác, ưu tiên không chỉ là "làm gì trước", mà là không trao thời gian cho điều gì.
Con khỉ dùng nhóm 4 đè bẹp nhóm 1
Nếu muốn gắn một cái nhãn mạnh hơn một chút, thì là thế này:
Con khỉ dùng nhóm 4 đè bẹp nhóm 1.
Ý chỉ người dùng những chuyện không gấp cũng không quan trọng, những cuộc họp mục đích mờ nhạt, hay những lần kiểm tra chỉ để có cảm giác "đã hướng dẫn", để chặn công việc vừa gấp vừa quan trọng thật sự.
Đặc điểm như sau:
- Dán bảng ưu tiên
- Nhưng thực tế không quyết định được việc buông bỏ
- Cứ tắm trong điện thoại chào hàng và các cuộc họp
- Nói là "thu thập thông tin" nhưng không có lối ra
- Chặn việc gấp bằng kiểm tra vặt
- Kéo dài cuộc họp bằng chuyện cũ và tán gẫu
- Rồi kết quả là nói "không có thời gian"
- Nhưng không nhận ra thủ phạm cướp thời gian chính là bản thân
Tất nhiên, ở chỗ làm không cần nói câu này với người đó.
Nhưng làm nhãn dán trong lòng thì khá hữu ích.
Vì thay vì nghĩ "có phải mình chậm không?", bạn có thể sắp xếp lại: "à, đây là cấu trúc nhóm 4 đang nuốt nhóm 1".
Danh sách kiểm tra dành cho quản lý và người lãnh đạo
Để xem mình có đang phá hỏng ưu tiên hay không, có thể dùng các câu hỏi sau:
- Lối ra của cuộc họp này là gì
- Việc này có cần làm ngay bây giờ không
- Trước cuộc họp đã có tài liệu, mối lo ngại, câu hỏi chưa
- Kiểm tra này có đáng để chặn hồ sơ không
- Góp ý đó có trở thành quy tắc chung của cả nhóm không
- Mình có đang cản trở nhóm 1 không
- Việc thu thập thông tin có tiêu chí quyết định không
- Nguyên nhân của "không có thời gian" có phải là chính mình không
Thiếu bước kiểm tra này, bảng ưu tiên chỉ là đồ trang trí.
Cách ứng phó từ phía người làm trực tiếp
Những gì người làm trực tiếp có thể làm là có giới hạn.
Thay đổi tận gốc cách quản lý thời gian và thứ tự ưu tiên của người khác là rất khó.
Vì vậy, điều quan trọng trước hết là đừng để mình bị cuốn vào.
1. Ghi rõ đây là việc gấp
Đây là hồ sơ nhận nhân viên mới cần gấp, mong ưu tiên xử lý phê duyệt trước.
2. Để kiểm tra vặt cho lần cải thiện sau
Lần này xin cứ tiến hành như vậy, từ lần sau chúng tôi sẽ ghi rõ.
3. Yêu cầu tài liệu trước buổi họp
Trước buổi họp, mong anh/chị gửi qua email tổng quan dịch vụ, chi phí ước tính, vấn đề có thể giải quyết, lợi ích khi triển khai và các điểm cần xác nhận.
4. Nói trước mối lo ngại qua email
Hiện tại mối lo ngại của chúng tôi là hiệu quả so với chi phí, công sức triển khai, sự chồng chéo với công việc hiện có và việc đo lường kết quả sau khi triển khai. Mong anh/chị chuẩn bị tài liệu trước.
5. Lưu lại ghi chép
Nộp lúc nào. Bị dừng ở ai. Bị dừng bao nhiêu phút, bao nhiêu giờ.
Đây sẽ là nhật ký bảo vệ chính bạn.
6. Đừng giải thích dài dòng
Giải thích dài có thể lại biến thành một cuộc họp nữa. Hãy trả lời với số chữ ít nhất.
7. Dán nhãn trong lòng
Nhóm 4 đang nuốt nhóm 1. Mình chỉ cho nhóm 1 đi qua. Mình không tham gia vào màn tắm điện thoại chào hàng kiểu sở thú.
Giữ khoảng cách cỡ này là vừa đủ.
Tổng kết: thay vì dán bảng, hãy cắt nhóm 4
Ma trận quản lý thời gian trong 7 thói quen thì dễ hiểu.
Nhưng chỉ dán bảng lên thì chẳng có ý nghĩa.
Điều thật sự quan trọng là quyết định mỗi ngày.
Cho việc vừa gấp vừa quan trọng đi trước. Giảm các cuộc họp chào hàng không mục đích. Bỏ việc thu thập thông tin không có lối ra. Gửi tài liệu và mối lo ngại qua email trước buổi họp. Không chặn hồ sơ vì kiểm tra vặt. Không kéo dài cuộc họp bằng chuyện cũ và tán gẫu. Không biến những việc có thể để cải thiện lần sau thành điểm nghẽn của hôm nay.
Làm được những điều này thì ưu tiên mới phát huy tác dụng.
Ưu tiên không phải là dán một cái bảng đẹp.
Mà là không trao thời gian cho nhóm 3 và 4 để bảo vệ nhóm 1.
Có thể không phải là không có thời gian. Có thể chỉ là chưa chọn lọc.
Có thể không phải là bận. Có thể chỉ là đang để nhóm 4 ăn mất thời gian.
Điều thật sự cần không phải là làm tất cả.
Quyết định bây giờ không làm gì. Cho qua những việc không cần chặn. Từ chối những cuộc chào hàng không cần nghe. Không mở cuộc họp mà cả tài liệu lẫn mối lo ngại đều không có gì để đưa ra. Không dùng nhóm 4 đè bẹp nhóm 1.
Đó mới là ưu tiên đúng nghĩa.
