회사에서 "우선순위를 정하자"는 말은 정말 자주 듣는다.
유명한 방법으로는 『7가지 습관』으로 알려진 시간 관리 매트릭스가 있다. 할 일을 "급한가", "중요한가"라는 두 기준으로 네 칸에 나누는 방식이다.
| 영역 | 내용 |
|---|---|
| 제1영역 | 급하고 중요한 일 |
| 제2영역 | 급하지는 않지만 중요한 일 |
| 제3영역 | 급하지만 중요하지는 않은 일 |
| 제4영역 | 급하지도 중요하지도 않은 일 |
이 표 자체는 이해하기 쉽다.
문제는 그다음이다.
표를 붙여 놓는 것과 실제로 우선순위를 판단하는 것은 별개의 일이다.
우선순위 표를 책상 앞에 붙여 놓고도 실제 행동은 정반대인 직장이 있다.
급하고 중요한 건이 있는데, 정작 별로 중요하지 않은 영업 전화를 받는다. 목적 없는 미팅을 한다. 옛날 이야기를 늘어놓는다. 사소한 확인 때문에 결재 서류를 붙잡는다. 그 결과 정말 급한 일이 늦어진다.
이건 우선순위가 작동하지 않는 것이다.
오히려 제4영역이 제1영역을 짓누르고 있는 상태다.
제4영역이 제1영역을 잡아먹는다
예를 들어 급하게 처리해야 하는 신규 입사 절차가 있다고 하자.
기한이 있고, 사람에게 영향이 가며, 사내외 조율도 필요하다. 결재 서류가 늦어지면 뒤따르는 처리까지 밀린다.
누가 봐도 제1영역이다.
그런데 양식만 읽어 봐도 알 수 있는 사소한 내용을 굳이 반려해서 결재 흐름을 끊는다. 게다가 확인 담당자는 그 뒤에 계약도 하지 않은 서비스의 영업 미팅에 들어가 버리고, 결재가 한 시간 넘게 지연된다.
이쯤 되면 구조가 꽤 분명하다.
제1영역: 급한 입사 건의 결재 회람
제3영역: 급해 보일 뿐인 사소한 확인
제4영역: 목적이 흐릿한 영업 미팅, 옛날 이야기, 지도한 기분만 내려는 지적
원래는 제1영역을 먼저 흘려보내야 한다.
그런데 현실에서는 제3·제4영역이 제1영역을 막고 있다.
이래서는 시간 관리 매트릭스를 붙여 놓아도 아무 의미가 없다.
우선순위 표 코스프레가 되고 있지 않은가
우선순위 표를 붙여 놓았다. 할 일을 분류하고 있다. 중요도와 긴급도도 적어 둔다.
그 자체는 나쁘지 않다.
하지만 실제 행동이 달라지지 않았다면, 그건 우선순위 표 코스프레다.
우선순위가 정말 작동한다면 행동이 달라진다.
- 급한 건을 먼저 처리한다
- 사소한 확인 때문에 흐름을 멈추지 않는다
- 지금 당장 안 해도 되는 영업 응대는 뒤로 미룬다
- 목적 없는 미팅을 줄인다
- 옛날 이야기나 잡담으로 회의를 늘이지 않는다
- 같은 지적이 반복되면 개인 지도 대신 양식을 고친다
- "이번에는 그냥 넘어가고 다음부터 명시하자"로 끝낼 수 있는 일은 멈추지 않는다
이것이 실무에서 말하는 우선순위다.
표를 붙이는 게 아니다. 실제로 지금 무엇을 하지 않을지 정하는 것이다.
정보 수집이라는 이름을 빌린 제4영역
특히 골치 아픈 건 목적 없는 정보 수집이다.
물론 정보 수집 자체는 중요하다. 새로운 서비스를 알아보고, 다른 회사 사례를 살펴보고, 업무 개선 가능성을 찾고, 앞으로의 선택지를 확보해 두는 것. 이런 건 제2영역이 될 수 있다.
하지만 다음과 같은 상태라면 조심해야 한다.
- 무엇을 해결하고 싶은지 모른다
- 도입할 예산이 얼마인지 모른다
- 누가 결정하는지 모른다
- 비교할 대상이 없다
- 어떤 조건에서 효과가 나는지 모른다
- 미팅이 끝난 뒤 무엇을 결정할지 모른다
- 그냥 영업 이야기를 듣고 있을 뿐이다
이런 상태로 한 시간을 쓴다면, 그건 정보 수집이라기보다 영업 미팅 샤워다.
더 거칠게 말하면 정보 수집 코스프레다.
"귀사가 어떻게 생각하시는지 모르겠어요."
"이걸 도입하면 효과가 나올지 모르겠어요."
"일단 이야기만 들어 보는 거예요."
이런 상태라면 원래는 미팅 전에 멈췄어야 한다.
듣기 전에 목적, 가설, 판단 기준, 출구를 정해 두어야 한다.
정보 수집에는 출구가 필요하다
정보 수집을 제2영역으로 만들려면 출구가 필요하다.
영업 미팅을 받기 전에 최소한 이것만큼은 정해 두자.
| 항목 | 사전에 정할 것 |
|---|---|
| 목적 | 무엇을 해결하고 싶은가 |
| 가설 | 그 서비스로 무엇이 나아질 것 같은가 |
| 판단 기준 | 어떤 경우에 도입하고, 어떤 경우에 보류하는가 |
| 예산 | 도입 가능한 금액대가 있는가 |
| 결정권자 | 누가 결정하는가 |
| 기한 | 언제까지 판단할 것인가 |
| 출구 | 미팅이 끝난 뒤 무엇을 결정할 것인가 |
이게 없는 미팅은 꽤 위험하다.
정보를 모으는 것처럼 보이지만, 실제로는 판단을 미루고 있을 뿐인 경우가 있다.
즉 정보를 모으는 게 아니라, 판단하지 않으려고 계속 이야기를 듣고 있는 상태다.
해결책: 미팅 전에 먼저 텍스트로 받는다
목적 없는 미팅을 줄이는 가장 간단한 방법은 미팅 전에 텍스트로 정보를 받는 것이다.
다짜고짜 한 시간짜리 미팅을 잡지 말고, 먼저 이렇게 확인한다.
이번 미팅에서 저희가 무엇을 해결하고 싶은지 먼저 정리하려고 합니다. 우선 서비스 개요, 해결할 수 있는 과제, 도입 효과, 대략적인 비용, 필요한 사내 준비, 예상되는 성과를 이메일로 보내 주세요. 내용을 확인한 뒤에 미팅이 필요한지, 무엇을 확인해야 하는지 정리하겠습니다.
이것만으로도 쓸데없는 미팅이 꽤 줄어든다.
정말 필요한 미팅이라면 사전 자료를 본 시점에 "무엇을 물어봐야 하는지"가 분명해진다.
반대로 사전 자료를 봐도 우리 회사의 무엇을 해결해 주는지 모르겠고, 비용 대비 효과도 안 보이고, 도입 판단 기준도 못 세우겠고, 지금 겪는 문제와도 상관없다면, 그 미팅은 지금 할 필요가 별로 없다.
미팅을 잡기 전에 먼저 미팅할 가치가 있는지부터 가려야 한다.
보낼 것도 없다면 미팅을 하지 마라
미팅 전에 보낼 자료가 없다. 서비스 개요도 못 내놓는다. 가격대도 못 말한다. 도입 효과도 설명하지 못한다. 우려 사항에 대한 답도 준비되어 있지 않다. 우리가 무엇을 알고 싶은지조차 정리되어 있지 않다.
이런 상태라면 미팅을 열 의미가 거의 없다.
미팅은 수다 떠는 자리가 아니다. 상대의 설명을 맞고만 있는 시간도 아니다. 사내의 불안을 그 자리에서 쏟아내고는 결국 "가져가서 검토해 보겠습니다"로 끝나는 자리도 아니다.
미팅을 하려면 최소한의 재료를 미리 내놓아야 한다.
우리 쪽도 우려 사항이나 알고 싶은 점을 처음부터 이메일로 전하면 된다. 그러면 상대가 답변과 자료를 준비할 수 있다.
예를 들어 미리 이렇게 보낸다.
현재 우려하는 점은 비용 대비 효과, 도입에 드는 공수, 기존 업무와의 중복, 도입 후 성과 측정입니다. 미팅 당일에는 이 부분에 대해 구체적인 사례, 대략적인 비용, 도입 단계를 확인하고 싶습니다. 가능하시다면 미리 자료를 공유해 주세요.
이렇게 보내 두면 상대도 준비할 수 있다.
반대로 우리도 아무것도 정리하지 않고, 상대에게도 아무것도 준비시키지 않은 채 당일에 그 자리에서 파고든다. 그러다 마지막에 "잘 모르겠네요", "효과가 날지 모르겠어요", "가져가서 검토해 볼게요" 하고 헤어진다.
이건 서로의 시간 낭비다.
알고 싶은 게 없는 미팅은 위험하다
미팅은 시간을 쓰는 행위다.
30분이든 한 시간이든 참가자 전원의 시간을 통째로 써 버린다. 그래서 미팅에는 원래 "알고 싶은 것"이 있어야 한다.
영업 미팅이라면 사전에 이걸 정해 둔다.
- 무엇을 해결하고 싶은가
- 무엇 때문에 곤란한가
- 무엇을 알고 싶은가
- 어떤 조건이면 도입 후보가 되는가
- 어떤 조건이면 보류인가
- 지금 이 시간을 쓸 가치는 무엇인가
- 미팅이 끝난 뒤 무엇을 결정할 것인가
이게 없다면 미팅은 대화가 아니라 시간 소모가 된다.
"뭔가 알게 될지도 몰라."
"일단 들어나 보자."
"높은 분이 말했으니까 들어 보자."
이런 식으로 매일 한 시간씩 쓰면 당연히 시간이 모자란다.
영업 미팅 사전 이메일 템플릿
목적 없는 영업 미팅을 막으려면 다음과 같은 템플릿을 쓰면 된다.
연락 주셔서 감사합니다.
미팅에 앞서 사내에서 확인하고 싶은 사항을 정리하려고 하니, 아래 내용을 이메일로 보내 주실 수 있을까요?
- 서비스 개요
- 해결할 수 있는 구체적인 과제
- 도입으로 기대할 수 있는 성과
- 도입 비용 및 월 이용료 대략치
- 도입까지 필요한 사내 작업
- 다른 회사 사례 및 도입 실적
- 저희 같은 규모와 업종에서 기대되는 효과
- 미팅 당일에 확인해야 할 논점
또한 현재 저희 쪽 우려 사항은 비용 대비 효과, 도입 공수, 기존 업무와의 중복, 도입 후 성과 측정입니다. 이 부분에 대해 가능한 범위에서 미리 자료를 공유해 주시면 감사하겠습니다.
내용을 확인한 뒤 미팅의 필요성과 확인 사항을 정리하겠습니다.
이 메일에 답하지 못하는 영업 담당자라면, 애초에 정보 정리가 부실할 가능성이 있다.
또 우리 쪽도 "무엇을 묻고 싶은지"를 미리 생각해 보는 계기가 된다.
미팅이란 무언가를 채우는 시간이다. 그 "무언가"가 뭔지 모르는 채로 미팅을 잡으면 제4영역이 되기 쉽다.
"시간이 없다"의 정체는 시간 부족이 아니라 선별 부족일지도 모른다
이런 직장에서는 "시간이 없다"는 말이 자주 나온다.
정말 바쁜 걸 수도 있다. 할 일이 많을 수도 있다.
그런데 차분히 들여다보면 시간이 없는 게 아니라, 시간을 선별하지 않은 것뿐인 경우가 있다.
전부 하려고 한다. 전부 들으려고 한다. 전부 확인하려고 한다. 전부 회의로 만든다. 전부 지도로 만든다.
그러니 시간이 사라진다.
이건 능력 부족이라기보다 판단 부족이다.
진짜 관리란 전부 줍는 게 아니다.
무엇을 할지 정하기 전에, 무엇을 하지 않을지 정하는 것이다.
제3·제4영역이 제1영역으로 둔갑하는 순간
제3·제4영역이 골치 아픈 점은 겉보기에 제1영역처럼 보인다는 것이다.
영업 전화가 울린다. 상대가 급한 듯이 말한다. 높은 분이 "이것 좀 들어 봐"라고 한다. 확인 담당자가 "이건 지도 차원에서 중요하다"고 한다. 회의에서 옛날 사례가 길게 이어진다.
그러면 그런 것들이 급하고 중요한 일처럼 보이기 시작한다.
하지만 실제로는 그렇지 않다.
- 상대가 서두르는 것일 뿐, 우리 회사에 중요하다는 뜻은 아니다
- 높은 분이 말했다고 해서 지금 해야 한다는 뜻은 아니다
- 확인 담당자가 신경 쓰인다고 해서 결재를 멈춰야 한다는 뜻은 아니다
- 옛날 이야기가 길다고 해서 지금의 판단에 필요하다는 뜻은 아니다
이걸 알아보지 못하면, 제3·제4영역이 제1영역의 얼굴을 하고 직장을 잠식하기 시작한다.
우선순위의 본질은 버리는 것
우선순위라고 하면 할 일에 순서를 매기는 것으로 생각하기 쉽다.
하지만 실제로는 그것만으로는 부족하다.
진짜 우선순위는 버리는 것이다.
- 지금은 하지 않는다
- 오늘은 듣지 않는다
- 이 회의는 짧게 한다
- 이 확인 때문에 멈추지는 않는다
- 이 영업은 거절한다
- 이 지적은 다음 개선으로 돌린다
- 이 이야기는 안건에서 뺀다
이게 되어야 비로소 우선순위가 작동한다.
제1영역을 지키려면 제3·제4영역을 깎아야 한다.
제2영역을 키우려면 제3·제4영역에 시간을 빼앗기지 않아야 한다.
결국 우선순위란 단순히 "무엇을 먼저 하느냐"가 아니라, 무엇에 시간을 내주지 않느냐다.
제4영역으로 제1영역을 짓밟는 원숭이
조금 센 라벨을 붙인다면 이렇다.
제4영역으로 제1영역을 짓밟는 원숭이.
급하지도 중요하지도 않은 이야기, 목적이 흐릿한 미팅, 지도한 기분만 내려는 확인으로 정말 급하고 중요한 일을 막는 사람을 가리킨다.
특징은 이렇다.
- 우선순위 표는 붙여 놓았다
- 하지만 실제로는 버리는 판단을 하지 못한다
- 영업 전화와 미팅을 계속 뒤집어쓴다
- "정보 수집"이라면서 출구가 없다
- 사소한 확인으로 급한 건을 멈춘다
- 옛날 이야기와 잡담으로 회의를 늘인다
- 그러고는 "시간이 없다"고 말한다
- 하지만 시간을 빼앗는 원인이 자기 자신이라는 걸 모른다
물론 직장에서 본인에게 이 말을 할 필요는 없다.
다만 마음속 라벨로는 꽤 쓸모가 있다.
"내가 느린 건가?"가 아니라 "이건 제4영역이 제1영역을 잡아먹는 구조구나" 하고 정리할 수 있기 때문이다.
관리자와 리더가 확인해야 할 체크리스트
내가 우선순위를 망가뜨리고 있지 않은지 보려면 다음 질문이 도움이 된다.
- 이 미팅의 출구는 무엇인가
- 이건 지금 해야 하는가
- 미팅 전에 자료, 우려 사항, 질문 사항이 나와 있는가
- 이 확인 때문에 결재를 멈출 가치가 있는가
- 그 지적은 팀 전체의 규칙이 될 내용인가
- 제1영역을 방해하고 있지는 않은가
- 정보 수집에 판단 기준이 있는가
- "시간이 없다"의 원인이 나 자신은 아닌가
이런 점검이 없으면 우선순위 표는 그저 장식이 된다.
현장에서 할 수 있는 대처법
현장에서 할 수 있는 일은 제한적이다.
상대의 시간 관리나 우선순위를 근본적으로 바꾸기는 어렵다.
그래서 우선 내가 휘말리지 않는 것이 중요하다.
1. 급한 건임을 분명히 적는다
급한 입사 건이니 결재를 우선해서 진행해 주세요.
2. 사소한 확인은 다음 개선으로 돌린다
이번에는 이대로 진행하고, 다음부터는 명시하겠습니다.
3. 미팅 전에 자료를 요청한다
미팅 전에 서비스 개요, 대략적인 비용, 해결할 수 있는 과제, 도입 효과, 확인 사항을 이메일로 보내 주세요.
4. 우려 사항을 먼저 이메일로 전한다
현재 우려하는 점은 비용 대비 효과, 도입 공수, 기존 업무와의 중복, 도입 후 성과 측정입니다. 미리 자료를 준비해 주세요.
5. 기록을 남긴다
언제 제출했는지. 누구에게서 멈췄는지. 몇 분, 몇 시간 멈췄는지.
이건 나를 지켜 주는 로그가 된다.
6. 길게 설명하지 않는다
길게 설명하면 오히려 또 회의가 될 수 있다. 최소한의 글자 수로 답한다.
7. 마음속으로 라벨을 붙인다
제4영역이 제1영역을 잡아먹고 있다. 나는 제1영역만 통과시킨다. 동물원 같은 영업 전화 샤워에는 어울리지 않는다.
이 정도 거리감이면 충분하다.
정리: 표를 붙이기보다 제4영역을 깎아라
『7가지 습관』의 시간 관리 매트릭스는 이해하기 쉽다.
하지만 표만 붙여 놓아서는 의미가 없다.
정말 중요한 건 매일의 판단이다.
급하고 중요한 건을 먼저 흘려보낸다. 목적 없는 영업 미팅을 줄인다. 출구 없는 정보 수집을 그만둔다. 미팅 전에 자료와 우려 사항을 이메일로 내놓는다. 사소한 확인으로 결재를 멈추지 않는다. 옛날 이야기나 잡담으로 회의를 늘이지 않는다. 다음 개선으로 넘길 수 있는 일을 지금의 병목으로 만들지 않는다.
이게 되어야 비로소 우선순위가 작동한다.
우선순위란 예쁜 표를 붙여 놓는 것이 아니다.
제1영역을 지키기 위해 제3·제4영역에 시간을 내주지 않는 것이다.
시간이 없는 게 아니다. 선별하지 않은 것일지도 모른다.
바쁜 게 아니다. 제4영역에 시간을 먹이고 있을 뿐일지도 모른다.
정말 필요한 건 전부 하는 게 아니다.
지금 하지 않을 것을 정하는 것. 멈추지 않아도 되는 건 흘려보내는 것. 듣지 않아도 되는 영업은 거절하는 것. 자료도 우려 사항도 내놓지 못하는 미팅은 열지 않는 것. 제4영역으로 제1영역을 짓밟지 않는 것.
그것이 진짜 우선순위다.
