No trabalho, a gente ouve toda hora que "é preciso definir prioridades".
Existe um método bem conhecido: a matriz de gerenciamento de tempo de Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Ela separa as tarefas em quatro grupos, de acordo com duas perguntas: é urgente? é importante?
| Quadrante | Conteúdo |
|---|---|
| Quadrante 1 | Urgente e importante |
| Quadrante 2 | Importante, mas não urgente |
| Quadrante 3 | Urgente, mas não importante |
| Quadrante 4 | Nem urgente nem importante |
A tabela em si é fácil de entender.
O problema vem depois.
Ter a tabela colada na parede e saber priorizar de verdade são duas coisas diferentes.
Tem empresa em que a tabela de prioridades está colada na mesa, mas o que se faz na prática é exatamente o contrário.
Existe um assunto urgente e importante, só que alguém atende uma ligação de vendas sem o menor interesse. Faz uma reunião sem objetivo. Fica contando histórias de antigamente. Trava a circulação de um documento por causa de uma conferência mínima. Resultado: o trabalho que realmente tinha pressa atrasa.
Isso é uma priorização que não funciona.
Na verdade, é o quadrante 4 esmagando o quadrante 1.
O quadrante 4 está engolindo o quadrante 1
Por exemplo, imagine que há um processo de admissão de funcionário com urgência.
Tem prazo, afeta uma pessoa e exige alinhamento dentro e fora da empresa. Se o documento atrasa na rodada de aprovações, as etapas seguintes também atrasam.
É claramente do quadrante 1.
Mas alguém devolve o documento por um detalhe pequeno, que se resolveria só lendo o formulário, e trava toda a circulação. Pior: essa mesma pessoa em seguida entra numa reunião de vendas de um serviço que nem foi contratado, e a aprovação atrasa mais de uma hora.
Assim, a estrutura fica bem clara.
Quadrante 1: a aprovação de uma admissão urgente
Quadrante 3: uma conferência mínima que só parece urgente
Quadrante 4: reunião de vendas sem propósito claro, conversa sobre o passado e correções feitas só para ter a sensação de estar "orientando"
O certo seria deixar o quadrante 1 passar primeiro.
Só que, na prática, são os quadrantes 3 e 4 que estão segurando o quadrante 1.
Desse jeito, de nada adianta ter a matriz de gerenciamento de tempo na parede.
Será que você não está só fazendo "cosplay de tabela de prioridades"?
A tabela está colada. As tarefas estão classificadas. Importância e urgência estão anotadas.
Isso, por si só, não é ruim.
Mas, se o que se faz na prática não mudou, então é só cosplay de tabela de prioridades.
Quando a priorização funciona de verdade, o comportamento muda:
- O que é urgente sai primeiro
- Não se trava o trabalho por conferências mínimas
- O atendimento a vendedores que não precisa ser agora fica para depois
- As reuniões sem objetivo diminuem
- A reunião não se estica com histórias antigas nem papo furado
- Se a mesma correção aparece sempre, conserta-se o formulário em vez de dar bronca em cada pessoa
- O que dá para resolver com um "dessa vez deixa passar e, da próxima, a gente deixa explícito" não é travado
Isso é priorizar de verdade no dia a dia.
Não é colar uma tabela. É decidir o que você não vai fazer agora.
O quadrante 4 disfarçado de "coleta de informações"
O que mais dá dor de cabeça é a coleta de informações sem objetivo.
Claro que coletar informações é importante. Conhecer serviços novos, olhar casos de outras empresas, explorar melhorias no trabalho, ter opções para o futuro: tudo isso pode ser do quadrante 2.
Mas é preciso ter cuidado se o cenário for este:
- Não está claro o que se quer resolver
- Não está claro o orçamento para implantar
- Não está claro quem decide
- Não há com o que comparar
- Não está claro em que condições daria resultado
- Não está claro o que será decidido depois da reunião
- Só se está ouvindo o discurso do vendedor
Gastar uma hora assim é menos "coleta de informações" e mais tomar um banho de reunião de vendas.
Falando de forma ainda mais crua, é cosplay de coleta de informações.
"A gente não sabe bem o que a sua empresa pensa."
"Não sabemos se isso, depois de implantado, vai dar resultado."
"Por enquanto estamos só ouvindo."
Se for assim, o certo seria parar antes da reunião.
Antes de ouvir, é preciso definir objetivo, hipótese, critério de decisão e saída.
Coletar informações precisa de uma saída
Para a coleta de informações ser do quadrante 2, é preciso ter uma saída.
Antes de aceitar uma reunião de vendas, defina pelo menos isto:
| Item | O que decidir antes |
|---|---|
| Objetivo | O que queremos resolver |
| Hipótese | O que esse serviço provavelmente melhoraria |
| Critério de decisão | Em que caso contratamos e em que caso descartamos |
| Orçamento | Existe uma faixa de valor que dá para investir |
| Quem decide | Quem toma a decisão |
| Prazo | Até quando é preciso decidir |
| Saída | O que será decidido depois da reunião |
Uma reunião sem isso é bem arriscada.
Parece que se está juntando informações, mas às vezes se está só adiando a decisão.
Ou seja, não se está coletando informações: está-se ouvindo sem parar para não ter que decidir.
A solução: antes da reunião, peça que mandem tudo por escrito
O jeito mais simples de reduzir reuniões sem objetivo é receber as informações por escrito antes da reunião.
Em vez de marcar de cara uma reunião de uma hora, confirme antes algo assim:
Antes da reunião, gostaríamos de organizar o que queremos resolver. Poderia nos enviar por e-mail uma descrição do serviço, os problemas que ele resolve, os benefícios da implantação, uma noção de custo, a preparação interna necessária e os resultados esperados? Com base nisso, vamos avaliar se a reunião é necessária e quais pontos precisamos confirmar.
Só isso já elimina bastante reunião inútil.
Se a reunião for realmente necessária, ao ver o material prévio já fica claro o que perguntar.
Por outro lado, se mesmo depois de ver o material você não entende o que isso resolveria na sua empresa, não enxerga o retorno sobre o investimento, não consegue montar um critério para contratar ou nada disso tem a ver com o problema que você tem agora, então essa reunião não precisa acontecer agora.
Ou seja, antes de marcar a reunião, é preciso avaliar se vale a pena fazê-la.
Se não há nada para enviar, não faça a reunião
Não existe material para mandar antes. Nem a descrição do serviço dá para apresentar. Não dá para falar em faixa de preço. Não se consegue explicar os benefícios. Não há respostas preparadas para as dúvidas. E nem está claro o que nós mesmos queremos saber.
Nesse estado, abrir uma reunião faz muito pouco sentido.
Reunião não é hora de bate-papo. Também não é um tempo para ficar ouvindo a explicação do outro lado. E não é lugar para despejar as inseguranças internas na hora e terminar com um "vamos levar isso para avaliar".
Se vai haver reunião, é preciso colocar o mínimo de material na mesa antes.
Do nosso lado, também dá para mandar as dúvidas e o que queremos saber por e-mail desde o início. Assim a outra parte consegue preparar respostas e materiais.
Por exemplo, mande antes algo assim:
Nossas dúvidas no momento são o retorno sobre o investimento, o esforço de implantação, a sobreposição com o trabalho atual e a medição de resultados após a implantação. No dia da reunião, gostaríamos de ver casos concretos, uma noção de custos e as etapas de implantação sobre esses pontos. Se possível, compartilhe o material antes.
Com isso enviado, a outra parte também consegue se preparar.
O contrário é não organizar nada do nosso lado, não pedir que o outro prepare nada e sair apertando na hora. No fim, tudo termina em "não entendi direito", "não sei se vai dar resultado", "vamos levar para avaliar", e cada um vai para o seu lado.
Isso é perda de tempo para os dois lados.
Reunião sem algo que se queira saber é arriscada
Reunião é uma atividade que consome tempo.
Seja de 30 minutos ou de uma hora, ela gasta de uma vez o tempo de todos os participantes. Por isso, uma reunião deveria ter "algo que se quer saber".
Numa reunião de vendas, defina antes:
- O que queremos resolver
- O que está nos incomodando
- O que queremos saber
- Em que condições viraria candidato à contratação
- Em que condições seria descartado
- Que valor tem gastar esse tempo agora
- O que será decidido depois da reunião
Sem isso, a reunião deixa de ser uma conversa e vira só consumo de tempo.
"Quem sabe a gente descobre alguma coisa."
"Vamos ouvir, por via das dúvidas."
"Alguém lá de cima falou, então vamos ouvir."
Se você gasta uma hora por dia assim, é natural que o tempo não dê.
Modelo de e-mail prévio para reunião de vendas
Para evitar reuniões de vendas sem propósito, dá para usar um modelo como este:
Obrigado pelo contato.
Para organizarmos internamente o que precisamos verificar antes da reunião, poderia nos enviar por e-mail o seguinte?
- Descrição do serviço
- Problemas concretos que ele resolve
- Resultados esperados com a implantação
- Estimativa de custo de implantação e mensalidade
- Trabalho interno necessário até a implantação
- Casos de outras empresas e histórico de implantações
- Efeitos esperados para uma empresa do nosso porte e setor
- Pontos a confirmar no dia da reunião
Além disso, nossas dúvidas no momento são o retorno sobre o investimento, o esforço de implantação, a sobreposição com o trabalho atual e a medição de resultados após a implantação. Agradeceríamos se pudesse compartilhar, na medida do possível, material sobre esses pontos com antecedência.
Depois de analisar o conteúdo, vamos avaliar a necessidade da reunião e os pontos a confirmar.
Um vendedor que não consegue responder a esse e-mail talvez tenha, para começar, uma organização de informações fraca.
E, para nós, serve também de ponto de partida para pensar de antemão "o que queremos perguntar".
Reunião é um tempo para preencher com alguma coisa. Se você marca uma reunião sem saber com o que vai preenchê-la, ela vira facilmente quadrante 4.
O que chamamos de "falta de tempo" pode não ser falta de tempo, e sim falta de seleção
Nesses ambientes de trabalho, a frase "não tenho tempo" aparece muito.
Pode ser que estejam mesmo ocupados. Pode ser que haja muitas tarefas.
Mas, olhando com calma, às vezes não é que falte tempo: é que ninguém está selecionando o tempo.
Quer-se fazer tudo. Quer-se ouvir tudo. Quer-se conferir tudo. Tudo vira reunião. Tudo vira orientação.
Resultado: o tempo acaba.
Isso é menos falta de capacidade e mais falta de critério.
Gestão de verdade não é pegar tudo.
É decidir o que não fazer antes de decidir o que fazer.
O momento em que os quadrantes 3 e 4 se disfarçam de quadrante 1
O que há de chato nos quadrantes 3 e 4 é que, por fora, eles parecem do quadrante 1.
O telefone toca com uma ligação de vendas. A pessoa fala como se tivesse pressa. Alguém de cima diz "escuta aí rapidinho". Quem faz a conferência diz "isso é importante para a formação do time". Numa reunião, surge um caso de anos atrás.
Aí tudo isso parece urgente e importante.
Mas, na realidade, não é.
- Só porque o outro lado tem pressa, não quer dizer que seja importante para a sua empresa
- Só porque alguém de cima falou, não quer dizer que seja para fazer agora
- Só porque quem confere ficou incomodado com algo, não quer dizer que se deva travar a circulação
- Só porque a história antiga é longa, não quer dizer que seja necessária para a decisão de hoje
Se você não enxerga isso, os quadrantes 3 e 4 passam a usar a cara do quadrante 1 e começam a devorar o ambiente de trabalho.
A essência de priorizar é descartar
Quando se fala em priorizar, é comum pensar que é só colocar as tarefas em ordem.
Mas, na prática, isso não basta.
A verdadeira priorização é descartar.
- Agora eu não faço
- Hoje eu não ouço
- Essa reunião eu encurto
- Essa conferência não trava nada
- Esse vendedor eu recuso
- Essa correção fica para melhorar da próxima vez
- Esse assunto sai da pauta
Só quando você consegue fazer isso é que a priorização funciona.
Para proteger o quadrante 1, é preciso cortar os quadrantes 3 e 4.
Para fazer o quadrante 2 crescer, é preciso impedir que os quadrantes 3 e 4 sugem o seu tempo.
Em outras palavras, priorizar não é só "o que fazer primeiro", e sim a que você não entrega o seu tempo.
O macaco que esmaga o quadrante 1 com o quadrante 4
Se fosse para colocar uma etiqueta um pouco mais forte, seria esta:
O macaco que esmaga o quadrante 1 com o quadrante 4.
Quer dizer: a pessoa que trava o trabalho realmente urgente e importante com assuntos nem urgentes nem importantes, reuniões sem propósito claro ou conferências feitas só para ter a sensação de estar "orientando".
As características são estas:
- Deixa a tabela de prioridades colada
- Mas, na prática, não consegue decidir o que descartar
- Fica o tempo todo recebendo ligações de vendas e reuniões
- Diz "coleta de informações", mas sem saída
- Trava casos urgentes com conferências mínimas
- Estica a reunião com histórias antigas e papo furado
- Aí diz que "não tem tempo"
- Sem perceber que quem está roubando o tempo é ele mesmo
Claro que não é preciso dizer isso na cara da pessoa no trabalho.
Mas, como etiqueta mental, é bem útil.
Porque, em vez de pensar "será que eu sou lento?", dá para organizar a cabeça assim: "ah, isso é a estrutura do quadrante 4 comendo o quadrante 1".
Checklist para gestores e líderes
Para saber se você mesmo não está quebrando a priorização, estas perguntas ajudam:
- Qual é a saída desta reunião?
- Isso precisa ser feito agora?
- Já saíram, antes da reunião, o material, as dúvidas e as perguntas?
- Vale a pena travar a circulação por essa conferência?
- Essa correção vai virar regra para o time todo?
- Estou atrapalhando o quadrante 1?
- A coleta de informações tem critério de decisão?
- A causa do "não tenho tempo" não seria eu mesmo?
Sem essa verificação, a tabela de prioridades é só enfeite.
O que dá para fazer na linha de frente
O que quem está na linha de frente consegue fazer é limitado.
Mudar de raiz a gestão de tempo e as prioridades do outro é difícil.
Por isso, o primeiro passo é não se deixar arrastar.
1. Deixe claro por escrito que o caso é urgente
Trata-se de uma admissão urgente; peço que priorizem a aprovação.
2. Deixe as conferências mínimas para melhorar da próxima vez
Dessa vez seguimos assim e, a partir da próxima, deixaremos isso explícito.
3. Peça material antes da reunião
Antes da reunião, poderia nos enviar por e-mail a descrição do serviço, uma noção de custo, os problemas que ele resolve, os benefícios da implantação e os pontos a confirmar?
4. Conte suas dúvidas por e-mail antes
Nossas dúvidas no momento são o retorno sobre o investimento, o esforço de implantação, a sobreposição com o trabalho atual e a medição de resultados após a implantação. Por favor, prepare material com antecedência.
5. Guarde um registro
Quando você enviou. Em quem parou. Quantos minutos ou horas ficou parado.
Isso vira um registro para se proteger.
6. Não explique demais
Se você explica por muito tempo, pode acabar virando mais uma reunião. Responda com o mínimo de palavras.
7. Coloque a etiqueta na cabeça
O quadrante 4 está comendo o quadrante 1. Eu só deixo passar o quadrante 1. Não vou entrar nesse banho de ligações de vendas de zoológico.
Essa distância já está boa.
Resumo: em vez de colar tabela, corte o quadrante 4
A matriz de gerenciamento de tempo de Os 7 Hábitos é fácil de entender.
Mas só colar a tabela não adianta.
O que importa de verdade é a decisão de cada dia.
Deixar passar primeiro o que é urgente e importante. Reduzir as reuniões de vendas sem propósito. Parar com a coleta de informações sem saída. Mandar o material e as dúvidas por e-mail antes da reunião. Não travar a circulação por conferência mínima. Não esticar reunião com história antiga e papo furado. Não transformar em gargalo de hoje o que se resolve melhorando na próxima vez.
Só quando você faz isso a priorização funciona.
Priorizar não é colar uma tabela bonita.
É não entregar tempo aos quadrantes 3 e 4 para proteger o quadrante 1.
Talvez não seja que falte tempo. Talvez você só não esteja selecionando.
Talvez não seja que você esteja ocupado. Talvez só esteja deixando o quadrante 4 comer o seu tempo.
O que realmente se precisa não é fazer tudo.
Decidir o que não fazer agora. Deixar passar o que não precisa ser travado. Recusar o vendedor que não precisa ser ouvido. Não abrir reunião em que não dá para apresentar nem material nem dúvidas. Não esmagar o quadrante 1 com o quadrante 4.
Isso é priorizar de verdade.
