Di tempat kerja, kita sering banget dengar kalimat "ayo tentukan prioritas".
Ada metode yang terkenal: matriks manajemen waktu dari buku The 7 Habits of Highly Effective People. Tugas dibagi jadi empat kelompok berdasarkan dua pertanyaan: mendesak atau tidak, penting atau tidak.
| Kuadran | Isi |
|---|---|
| Kuadran 1 | Mendesak dan penting |
| Kuadran 2 | Penting, tapi tidak mendesak |
| Kuadran 3 | Mendesak, tapi tidak penting |
| Kuadran 4 | Tidak mendesak dan tidak penting |
Tabelnya sendiri mudah dipahami.
Masalahnya baru muncul setelah itu.
Menempel tabel di dinding dan benar-benar bisa menentukan prioritas adalah dua hal yang berbeda.
Ada kantor yang tabel prioritasnya ditempel di meja, tapi yang dikerjakan sehari-hari justru kebalikannya.
Ada urusan yang mendesak dan penting, tapi yang diladeni malah telepon sales yang tidak penting. Rapat tanpa tujuan jalan terus. Cerita masa lalu diulang-ulang. Dokumen yang beredar untuk persetujuan ditahan gara-gara pengecekan sepele. Akibatnya, pekerjaan yang benar-benar mendesak jadi terlambat.
Ini namanya prioritas yang tidak berfungsi.
Lebih tepatnya, ini kondisi kuadran 4 menggencet kuadran 1.
Kuadran 4 sedang melahap kuadran 1
Misalnya, ada proses masuk kerja karyawan baru yang harus segera diselesaikan.
Ada tenggat, menyangkut orang, dan perlu koordinasi di dalam maupun di luar perusahaan. Kalau dokumennya telat di putaran persetujuan, proses selanjutnya ikut terganggu.
Ini jelas kuadran 1.
Tapi ada yang mengembalikan dokumen gara-gara hal kecil yang sebenarnya cukup dipahami dengan membaca formulirnya, dan alur persetujuan pun tertahan. Lebih parah lagi, orang yang mengecek itu setelahnya masuk ke rapat penawaran layanan yang bahkan belum dikontrak, dan persetujuan telat lebih dari satu jam.
Kalau sudah begini, strukturnya cukup jelas.
Kuadran 1: persetujuan proses masuk kerja yang mendesak
Kuadran 3: pengecekan sepele yang cuma kelihatan mendesak
Kuadran 4: rapat penawaran yang tujuannya kabur, cerita nostalgia, dan koreksi yang cuma bikin merasa sudah "membimbing"
Seharusnya kuadran 1 yang dilancarkan duluan.
Kenyataannya, kuadran 3 dan 4 yang menghalangi kuadran 1.
Kalau begini, menempel matriks manajemen waktu pun tidak ada gunanya.
Jangan-jangan kamu cuma cosplay tabel prioritas
Tabel prioritas ditempel. Tugas diklasifikasikan. Tingkat kepentingan dan urgensinya dicatat.
Itu semua tidak salah.
Tapi kalau tindakan nyatanya tidak berubah, itu cuma cosplay tabel prioritas.
Kalau prioritas benar-benar berfungsi, tindakan pasti berubah:
- Urusan mendesak dikerjakan duluan
- Pengecekan sepele tidak dipakai untuk menahan proses
- Menanggapi sales yang tidak perlu ditanggapi sekarang ditunda
- Rapat tanpa tujuan dikurangi
- Rapat tidak dipanjangkan dengan cerita lama atau ngobrol santai
- Kalau koreksi yang sama muncul terus, yang diperbaiki adalah formulirnya, bukan menegur orang satu per satu
- Hal yang bisa selesai dengan "kali ini lanjut dulu, mulai berikutnya kita tulis jelas" tidak perlu ditahan
Inilah prioritas dalam kerja nyata.
Bukan menempel tabel. Tapi menentukan apa yang tidak akan dikerjakan sekarang.
Kuadran 4 yang berkedok "mengumpulkan informasi"
Yang paling merepotkan adalah pengumpulan informasi tanpa tujuan.
Tentu, mengumpulkan informasi itu penting. Mengenal layanan baru, melihat contoh dari perusahaan lain, mencari peluang perbaikan kerja, menyiapkan pilihan untuk masa depan: semua itu bisa masuk kuadran 2.
Tapi waspadai kalau kondisinya seperti ini:
- Tidak jelas apa yang ingin diselesaikan
- Tidak jelas anggaran untuk menerapkannya
- Tidak jelas siapa yang memutuskan
- Tidak ada pembanding
- Tidak jelas syarat supaya hasilnya muncul
- Tidak jelas apa yang akan diputuskan setelah rapat
- Cuma mendengarkan pemaparan sales
Kalau satu jam dihabiskan dalam kondisi ini, itu bukan mengumpulkan informasi, melainkan mandi rapat penawaran.
Dengan bahasa yang lebih kasar, ini cosplay mengumpulkan informasi.
"Kami belum paham pemikiran perusahaan Anda."
"Kami tidak tahu apakah kalau ini dipasang hasilnya akan muncul."
"Pokoknya dengar-dengar dulu."
Kalau sudah begini, seharusnya dihentikan sebelum rapat.
Sebelum mendengar, tentukan dulu tujuan, hipotesis, kriteria keputusan, dan jalan keluarnya.
Mengumpulkan informasi butuh jalan keluar
Supaya pengumpulan informasi masuk kuadran 2, perlu ada jalan keluar.
Sebelum menerima rapat penawaran, tentukan minimal ini:
| Poin | Yang ditentukan sebelumnya |
|---|---|
| Tujuan | Apa yang ingin diselesaikan |
| Hipotesis | Apa yang kira-kira membaik dengan layanan itu |
| Kriteria keputusan | Dalam kondisi apa kita pakai, dalam kondisi apa kita lewatkan |
| Anggaran | Apakah ada kisaran dana yang bisa dipakai |
| Pengambil keputusan | Siapa yang memutuskan |
| Tenggat | Kapan harus diputuskan |
| Jalan keluar | Apa yang diputuskan setelah rapat |
Rapat tanpa hal-hal ini cukup berbahaya.
Kelihatannya sedang mengumpulkan informasi, padahal kadang cuma menunda keputusan.
Artinya, bukan mengumpulkan informasi, melainkan terus mendengarkan supaya tidak perlu memutuskan.
Solusinya: sebelum rapat, minta dikirimi teks dulu
Cara paling sederhana untuk mengurangi rapat tanpa tujuan adalah meminta informasi dalam bentuk teks sebelum rapat.
Jangan langsung menjadwalkan rapat satu jam. Konfirmasi dulu seperti ini:
Sebelum rapat, kami ingin merapikan apa yang ingin kami selesaikan. Mohon kirimkan lewat email terlebih dahulu: gambaran layanan, masalah yang bisa diselesaikan, manfaat penerapan, perkiraan biaya, persiapan internal yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan. Setelah kami pelajari, kami akan menentukan perlu tidaknya rapat dan hal apa yang perlu dikonfirmasi.
Cuma dengan ini, banyak rapat yang sia-sia bisa dihindari.
Kalau rapatnya memang dibutuhkan, begitu melihat materi awal akan jelas apa yang perlu ditanyakan.
Sebaliknya, kalau setelah melihat materinya kamu tetap tidak paham masalah apa di perusahaanmu yang akan terselesaikan, balik modalnya tidak kelihatan, kriteria untuk menerapkannya tidak bisa dibuat, atau tidak ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi, maka rapat itu tidak perlu dilakukan sekarang.
Jadi, sebelum rapat, tentukan dulu apakah rapat ini layak diadakan.
Kalau tidak ada yang bisa dikirim, jangan adakan rapat
Tidak ada materi untuk dikirim sebelum rapat. Gambaran layanan pun tidak bisa ditunjukkan. Kisaran harga tidak bisa disebutkan. Manfaat penerapan tidak bisa dijelaskan. Jawaban atas kekhawatiran tidak disiapkan. Apa yang ingin kita ketahui pun belum dirapikan.
Dalam kondisi begini, membuka rapat hampir tidak ada artinya.
Rapat bukan tempat ngobrol. Bukan juga waktu untuk "mandi" penjelasan pihak lain. Dan bukan tempat melempar kecemasan internal di tempat lalu ditutup dengan "kami bawa dulu ke internal".
Kalau mau rapat, siapkan materi minimal sebelumnya.
Pihak kita pun cukup menyampaikan kekhawatiran dan hal yang ingin diketahui lewat email dari awal. Dengan begitu, pihak lain bisa menyiapkan jawaban dan materi.
Misalnya, kirim seperti ini sebelumnya:
Kekhawatiran kami saat ini adalah balik modal, tenaga yang dibutuhkan untuk menerapkan, tumpang tindih dengan pekerjaan yang sudah ada, dan cara mengukur hasil setelah diterapkan. Pada hari rapat, kami ingin memastikan contoh konkret, kisaran biaya, dan langkah penerapan terkait hal-hal tersebut. Jika memungkinkan, mohon bagikan materinya terlebih dahulu.
Kalau ini sudah dikirim, pihak lain juga bisa bersiap.
Sebaliknya, kalau kita tidak merapikan apa-apa, pihak lain pun tidak disuruh menyiapkan apa-apa, lalu pada hari H baru dicecar di tempat. Ujung-ujungnya bubar dengan "masih kurang paham", "tidak tahu apakah hasilnya muncul", atau "kami bawa dulu".
Itu buang-buang waktu kedua belah pihak.
Rapat tanpa hal yang ingin diketahui itu berbahaya
Rapat adalah kegiatan yang memakan waktu.
Entah 30 menit atau satu jam, waktu semua peserta ikut terpakai sekaligus. Karena itu, rapat seharusnya punya "hal yang ingin diketahui".
Kalau rapat penawaran, tentukan dulu ini:
- Apa yang ingin diselesaikan
- Apa yang sedang jadi masalah
- Apa yang ingin diketahui
- Dalam kondisi apa layak jadi kandidat
- Dalam kondisi apa dilewatkan
- Apa nilai dari meluangkan waktu sekarang
- Apa yang diputuskan setelah rapat
Tanpa ini, rapat bukan lagi percakapan, tapi sekadar menghabiskan waktu.
"Siapa tahu ada yang bisa dipelajari."
"Dengar dulu saja deh."
"Kata orang atas, jadi dengarkan."
Kalau tiap hari menghabiskan satu jam seperti ini, wajar kalau waktunya tidak cukup.
Template email sebelum rapat penawaran
Untuk mencegah rapat penawaran tanpa tujuan, kamu bisa memakai template seperti ini:
Terima kasih atas kabarnya.
Agar kami bisa merapikan hal-hal yang perlu dikonfirmasi secara internal sebelum rapat, mohon kiranya mengirimkan hal-hal berikut lewat email:
- Gambaran layanan
- Masalah konkret yang bisa diselesaikan
- Hasil yang diharapkan dari penerapan
- Perkiraan biaya penerapan dan biaya bulanan
- Pekerjaan internal yang dibutuhkan sampai penerapan
- Contoh dari perusahaan lain dan rekam jejak penerapan
- Perkiraan efek untuk perusahaan dengan skala dan bidang seperti kami
- Poin yang perlu dikonfirmasi pada hari rapat
Selain itu, kekhawatiran kami saat ini adalah balik modal, tenaga yang dibutuhkan untuk menerapkan, tumpang tindih dengan pekerjaan yang sudah ada, dan pengukuran hasil setelah diterapkan. Kami akan sangat berterima kasih jika materi terkait hal-hal tersebut bisa dibagikan lebih dulu sebisa mungkin.
Setelah mempelajari isinya, kami akan menentukan perlu tidaknya rapat dan hal yang perlu dikonfirmasi.
Sales yang tidak bisa menjawab email ini mungkin memang lemah dalam merapikan informasi.
Selain itu, bagi kita sendiri, ini jadi pemicu untuk memikirkan lebih dulu "sebenarnya mau tanya apa".
Rapat adalah waktu untuk mengisi sesuatu. Kalau rapat dijadwalkan tanpa tahu apa yang mau diisi, rapat itu gampang jatuh ke kuadran 4.
Hakikat "tidak ada waktu" mungkin bukan kurang waktu, tapi kurang memilah
Di tempat kerja seperti ini, kata "tidak ada waktu" sering muncul.
Memang mungkin sibuk. Tugasnya mungkin memang banyak.
Tapi kalau dilihat dengan tenang, kadang bukan waktunya yang tidak ada, melainkan waktu tidak dipilah.
Mau mengerjakan semuanya. Mau mendengar semuanya. Mau mengecek semuanya. Semuanya dijadikan rapat. Semuanya dijadikan bimbingan.
Akibatnya, waktu habis.
Ini bukan soal kurang kemampuan, melainkan kurang pertimbangan.
Manajemen yang sebenarnya bukan memungut semua hal.
Melainkan memutuskan apa yang tidak dikerjakan sebelum memutuskan apa yang dikerjakan.
Saat kuadran 3 dan 4 menyamar jadi kuadran 1
Hal yang merepotkan dari kuadran 3 dan 4 adalah penampilannya yang mirip kuadran 1.
Telepon sales berdering. Lawan bicara bicara seolah buru-buru. Orang atas bilang, "Coba dengarkan sebentar." Pengecek bilang, "Ini penting untuk pembinaan." Di rapat, muncul cerita kasus lama.
Lalu semua itu kelihatan mendesak dan penting.
Padahal sebenarnya tidak.
- Lawan bicara buru-buru bukan berarti penting bagi perusahaanmu
- Orang atas yang bilang bukan berarti harus dikerjakan sekarang
- Pengecek yang merasa ganjil bukan berarti proses harus ditahan
- Cerita lama yang panjang bukan berarti diperlukan untuk keputusan sekarang
Kalau tidak bisa melihat ini, kuadran 3 dan 4 akan memakai wajah kuadran 1 dan mulai menggerogoti tempat kerja.
Inti prioritas adalah membuang
Kalau bicara prioritas, orang cenderung mengira itu sekadar mengurutkan tugas.
Padahal itu saja tidak cukup.
Prioritas yang sebenarnya adalah membuang.
- Sekarang tidak dikerjakan
- Hari ini tidak didengarkan
- Rapat ini dipersingkat
- Pengecekan ini tidak menahan proses
- Sales ini ditolak
- Koreksi ini dijadikan perbaikan untuk berikutnya
- Topik ini dikeluarkan dari agenda
Kalau ini bisa dilakukan, barulah prioritas berfungsi.
Untuk menjaga kuadran 1, kuadran 3 dan 4 harus dipangkas.
Untuk menumbuhkan kuadran 2, jangan biarkan waktu tersedot ke kuadran 3 dan 4.
Jadi, prioritas bukan sekadar "mengerjakan apa duluan", melainkan tidak menyerahkan waktu kepada apa.
Monyet yang menggencet kuadran 1 dengan kuadran 4
Kalau mau memberi label yang agak keras, begini:
Monyet yang menggencet kuadran 1 dengan kuadran 4.
Maksudnya, orang yang menahan pekerjaan yang benar-benar mendesak dan penting dengan obrolan yang tidak mendesak dan tidak penting, rapat yang tujuannya kabur, atau pengecekan yang cuma demi merasa sudah "membimbing".
Cirinya begini:
- Tabel prioritas ditempel
- Tapi nyatanya tidak bisa memutuskan apa yang dibuang
- Terus-menerus "mandi" telepon sales dan rapat
- Bilangnya "mengumpulkan informasi", tapi tanpa jalan keluar
- Menahan urusan mendesak dengan pengecekan sepele
- Memanjangkan rapat dengan cerita lama dan ngobrol santai
- Lalu bilang "tidak ada waktu"
- Padahal tidak sadar bahwa yang merampas waktu adalah dirinya sendiri
Tentu saja, di tempat kerja tidak perlu mengatakan ini langsung kepada orangnya.
Tapi sebagai label dalam hati, ini cukup berguna.
Sebab kamu tidak lagi berpikir "apa aku yang lambat?", melainkan bisa merapikannya: "oh, ini struktur kuadran 4 melahap kuadran 1".
Daftar periksa untuk manajer dan pemimpin
Untuk mengecek apakah kamu sendiri tidak merusak prioritas, pertanyaan berikut bisa dipakai:
- Apa jalan keluar rapat ini?
- Apakah ini perlu dikerjakan sekarang?
- Apakah materi, kekhawatiran, dan pertanyaan sudah keluar sebelum rapat?
- Apakah pengecekan ini sepadan untuk menahan proses?
- Apakah koreksi itu akan menjadi aturan seluruh tim?
- Apakah aku mengganggu kuadran 1?
- Apakah pengumpulan informasi punya kriteria keputusan?
- Apakah penyebab "tidak ada waktu" jangan-jangan aku sendiri?
Tanpa pemeriksaan ini, tabel prioritas hanyalah hiasan.
Cara menyikapi dari sisi lapangan
Yang bisa dilakukan oleh orang di lapangan itu terbatas.
Mengubah manajemen waktu dan prioritas orang lain dari akarnya itu sulit.
Karena itu, yang pertama penting adalah tidak ikut terseret.
1. Tulis jelas bahwa ini urusan mendesak
Ini urusan masuk kerja yang mendesak, mohon persetujuannya didahulukan.
2. Alihkan pengecekan sepele ke perbaikan berikutnya
Kali ini kami lanjutkan seperti ini, dan mulai berikutnya akan kami tulis jelas.
3. Minta materi sebelum rapat
Sebelum rapat, mohon kirimkan lewat email gambaran layanan, perkiraan biaya, masalah yang bisa diselesaikan, manfaat penerapan, dan hal yang perlu dikonfirmasi.
4. Sampaikan kekhawatiran lewat email lebih dulu
Kekhawatiran kami saat ini adalah balik modal, tenaga yang dibutuhkan untuk menerapkan, tumpang tindih dengan pekerjaan yang sudah ada, dan pengukuran hasil setelah diterapkan. Mohon siapkan materinya lebih dulu.
5. Simpan catatan
Kapan mengirim. Tertahan di siapa. Tertahan berapa menit atau berapa jam.
Ini akan jadi catatan untuk melindungi dirimu.
6. Jangan menjelaskan panjang-panjang
Kalau menjelaskan panjang, bisa-bisa malah jadi rapat lagi. Jawab dengan jumlah kata sesedikit mungkin.
7. Beri label dalam hati
Kuadran 4 sedang melahap kuadran 1. Aku hanya akan meloloskan kuadran 1. Aku tidak ikut "mandi" telepon sales ala kebun binatang.
Jarak segini sudah cukup.
Kesimpulan: daripada menempel tabel, pangkas kuadran 4
Matriks manajemen waktu dari The 7 Habits memang mudah dipahami.
Tapi cuma menempel tabel tidak ada artinya.
Yang benar-benar penting adalah keputusan setiap hari.
Dahulukan yang mendesak dan penting. Kurangi rapat penawaran tanpa tujuan. Hentikan pengumpulan informasi tanpa jalan keluar. Kirim materi dan kekhawatiran lewat email sebelum rapat. Jangan menahan proses karena pengecekan sepele. Jangan panjangkan rapat dengan cerita lama dan ngobrol santai. Jangan jadikan hal yang bisa selesai lewat perbaikan berikutnya sebagai hambatan hari ini.
Kalau ini bisa dilakukan, barulah prioritas berfungsi.
Prioritas bukan soal menempel tabel yang rapi.
Melainkan tidak menyerahkan waktu kepada kuadran 3 dan 4 demi menjaga kuadran 1.
Mungkin bukan tidak ada waktu. Mungkin hanya belum dipilah.
Mungkin bukan sibuk. Mungkin hanya membiarkan kuadran 4 memakan waktu.
Yang benar-benar dibutuhkan bukan mengerjakan semuanya.
Menentukan apa yang tidak dikerjakan sekarang. Meloloskan yang tidak perlu ditahan. Menolak sales yang tidak perlu didengar. Tidak membuka rapat yang tidak bisa menghadirkan materi maupun kekhawatiran. Tidak menggencet kuadran 1 dengan kuadran 4.
Itulah prioritas yang sebenarnya.
