ในที่ทำงาน เรามักได้ยินคำว่า "มาจัดลำดับความสำคัญกันเถอะ" อยู่บ่อย ๆ
มีวิธีหนึ่งที่รู้จักกันดี คือเมทริกซ์การบริหารเวลาจากหนังสือ The 7 Habits of Highly Effective People ซึ่งแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่ม โดยดูจากสองคำถามว่า เร่งด่วนหรือไม่ และสำคัญหรือไม่
| ส่วน | เนื้อหา |
|---|---|
| ส่วนที่ 1 | เร่งด่วนและสำคัญ |
| ส่วนที่ 2 | ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ |
| ส่วนที่ 3 | เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ |
| ส่วนที่ 4 | ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ |
ตารางนี้เข้าใจง่ายอยู่แล้ว
แต่ปัญหาอยู่ที่หลังจากนั้น
การแปะตารางไว้ กับการตัดสินลำดับความสำคัญได้จริง เป็นคนละเรื่องกัน
บางที่ทำงานแปะตารางลำดับความสำคัญไว้บนโต๊ะ แต่สิ่งที่ทำจริงกลับตรงกันข้ามกับตารางเลย
มีงานที่ทั้งเร่งและสำคัญอยู่ แต่กลับไปรับสายขายของที่ไม่สำคัญ ประชุมโดยไม่มีจุดประสงค์ เล่าเรื่องเก่า ๆ หรือหยุดเอกสารที่กำลังเวียนอนุมัติไว้เพราะการตรวจสอบเล็ก ๆ น้อย ๆ ผลคืองานที่ต้องรีบจริง ๆ ก็ล่าช้า
นี่คือลำดับความสำคัญที่ไม่ทำงาน
พูดให้ตรงกว่านั้นคือ เป็นสภาพที่ ส่วนที่ 4 ทับส่วนที่ 1 อยู่
ส่วนที่ 4 กำลังกลืนส่วนที่ 1
ตัวอย่างเช่น มีขั้นตอนรับพนักงานใหม่ที่ต้องรีบดำเนินการ
มีกำหนดเวลา เกี่ยวข้องกับคน และต้องประสานงานทั้งในและนอกบริษัท ถ้าเอกสารล่าช้าในรอบอนุมัติ ขั้นตอนถัดไปก็พลอยได้รับผลกระทบ
นี่คือส่วนที่ 1 อย่างชัดเจน
แต่กลับมีคนส่งเอกสารกลับเพราะเรื่องจุกจิกที่แค่อ่านแบบฟอร์มก็เข้าใจได้ ทำให้เอกสารเวียนอนุมัติติดอยู่ ซ้ำร้ายคนตรวจคนนั้นยังไปเข้าประชุมเสนอขายบริการที่ยังไม่ได้ทำสัญญาด้วยซ้ำ ทำให้การอนุมัติล่าช้าไปกว่าหนึ่งชั่วโมง
พอเป็นแบบนี้ โครงสร้างก็ค่อนข้างชัด
ส่วนที่ 1: เอกสารอนุมัติรับพนักงานใหม่ที่ต้องรีบ
ส่วนที่ 3: การตรวจสอบจุกจิกที่แค่ดูเหมือนเร่งด่วน
ส่วนที่ 4: ประชุมเสนอขายที่จุดประสงค์เลือนราง การรื้อฟื้นเรื่องเก่า และการท้วงติงที่ทำไปเพียงเพื่อให้รู้สึกว่าได้ "สอนงาน" แล้ว
ที่ถูกต้อง ควรปล่อยส่วนที่ 1 ให้ผ่านก่อน
แต่ในความเป็นจริง ส่วนที่ 3 และ 4 กลับเป็นตัวขวางส่วนที่ 1 อยู่
แบบนี้ต่อให้แปะเมทริกซ์การบริหารเวลาไว้ ก็ไม่มีความหมายอะไร
คุณกำลัง "คอสเพลย์ตารางลำดับความสำคัญ" อยู่หรือเปล่า
แปะตารางลำดับความสำคัญไว้ จัดประเภทงาน เขียนระดับความสำคัญและความเร่งด่วนไว้
ทั้งหมดนี้ไม่ได้ผิดอะไร
แต่ถ้าการกระทำจริงไม่เปลี่ยนไปเลย นั่นก็เป็นแค่ คอสเพลย์ตารางลำดับความสำคัญ
ถ้าลำดับความสำคัญทำงานจริง พฤติกรรมต้องเปลี่ยน
- งานเร่งด่วนปล่อยผ่านก่อน
- ไม่หยุดงานเพราะการตรวจสอบจุกจิก
- เรื่องรับมือเซลส์ที่ไม่จำเป็นต้องทำตอนนี้ก็เลื่อนไปทีหลัง
- ลดการประชุมที่ไม่มีจุดประสงค์
- ไม่ยืดประชุมด้วยเรื่องเก่าหรือการคุยเล่น
- ถ้าถูกท้วงเรื่องเดิมซ้ำ ๆ ให้แก้แบบฟอร์ม ไม่ใช่ไล่สอนทีละคน
- เรื่องที่จบได้ด้วย "รอบนี้ปล่อยผ่านไปก่อน ครั้งหน้าเริ่มระบุให้ชัด" ก็ไม่ต้องหยุดไว้
นี่คือลำดับความสำคัญในงานจริง
ไม่ใช่การแปะตาราง แต่คือ การตัดสินใจว่าตอนนี้จะไม่ทำอะไร
ส่วนที่ 4 ที่แฝงมาในชื่อ "การรวบรวมข้อมูล"
สิ่งที่น่าปวดหัวเป็นพิเศษ คือการรวบรวมข้อมูลที่ไม่มีจุดประสงค์
แน่นอนว่าการรวบรวมข้อมูลเองสำคัญ การทำความรู้จักบริการใหม่ ดูกรณีตัวอย่างของบริษัทอื่น หาช่องทางปรับปรุงงาน และเตรียมทางเลือกไว้สำหรับอนาคต ล้วนเป็นส่วนที่ 2 ได้
แต่ถ้าเป็นสภาพแบบนี้ต้องระวัง
- ไม่รู้ว่าอยากแก้ปัญหาอะไร
- ไม่รู้งบประมาณที่จะนำมาใช้
- ไม่รู้ว่าใครเป็นคนตัดสินใจ
- ไม่มีอะไรให้เปรียบเทียบ
- ไม่รู้ว่าต้องมีเงื่อนไขแบบไหนถึงจะเห็นผล
- ไม่รู้ว่าหลังประชุมจะตัดสินใจอะไร
- แค่นั่งฟังเซลส์พูด
ถ้าใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในสภาพนี้ มันไม่ใช่การรวบรวมข้อมูล แต่เป็น การอาบน้ำด้วยประชุมเสนอขาย
พูดให้หยาบกว่านั้นก็คือ คอสเพลย์การรวบรวมข้อมูล
"เรายังไม่เข้าใจว่าบริษัทของคุณคิดยังไง"
"ไม่รู้ว่าถ้าใช้สิ่งนี้แล้วจะเห็นผลไหม"
"ขอฟังไว้ก่อนละกัน"
ถ้าเป็นแบบนี้ ควรหยุดก่อนเข้าประชุม
ก่อนจะฟัง ต้องกำหนดจุดประสงค์ สมมติฐาน เกณฑ์ตัดสิน และทางออกให้ชัดเสียก่อน
การรวบรวมข้อมูลต้องมี "ทางออก"
การจะทำให้การรวบรวมข้อมูลเป็นส่วนที่ 2 ได้ ต้องมีทางออก
ก่อนรับประชุมเสนอขาย อย่างน้อยให้กำหนดสิ่งเหล่านี้ไว้ก่อน
| หัวข้อ | สิ่งที่ต้องตัดสินใจไว้ล่วงหน้า |
|---|---|
| จุดประสงค์ | อยากแก้ปัญหาอะไร |
| สมมติฐาน | บริการนั้นน่าจะช่วยปรับปรุงอะไรได้ |
| เกณฑ์ตัดสิน | เงื่อนไขไหนจะนำมาใช้ เงื่อนไขไหนจะข้าม |
| งบประมาณ | มีช่วงราคาคร่าว ๆ ที่พอลงทุนได้ไหม |
| ผู้ตัดสินใจ | ใครเป็นคนตัดสิน |
| กำหนดเวลา | ต้องตัดสินใจภายในเมื่อไร |
| ทางออก | หลังประชุมจะตัดสินใจอะไร |
ประชุมที่ไม่มีสิ่งเหล่านี้ค่อนข้างอันตราย
ดูเหมือนกำลังรวบรวมข้อมูล แต่บางครั้งก็เป็นแค่การเลื่อนการตัดสินใจออกไป
นั่นคือ ไม่ได้รวบรวมข้อมูลอยู่ แต่ ฟังต่อไปเรื่อย ๆ เพื่อจะได้ไม่ต้องตัดสินใจ
ทางแก้: ก่อนประชุม ให้ส่งข้อความมาให้ก่อน
วิธีลดประชุมที่ไม่มีจุดประสงค์ที่ง่ายที่สุด คือ ขอรับข้อมูลเป็นตัวหนังสือก่อนประชุม
อย่าเพิ่งนัดประชุมหนึ่งชั่วโมงทันที แต่ให้ยืนยันก่อนแบบนี้
ก่อนการประชุม เราอยากจัดระเบียบก่อนว่าเราต้องการแก้ปัญหาอะไร รบกวนส่งภาพรวมของบริการ ปัญหาที่แก้ได้ ประโยชน์จากการนำไปใช้ ค่าใช้จ่ายโดยประมาณ การเตรียมการภายในที่ต้องทำ และผลลัพธ์ที่คาดหวัง มาทางอีเมลก่อน เมื่อตรวจสอบแล้ว เราจะพิจารณาว่าจำเป็นต้องประชุมหรือไม่ และมีประเด็นใดต้องยืนยัน
แค่นี้ประชุมเปล่าประโยชน์ก็ลดลงได้มาก
ถ้าเป็นประชุมที่จำเป็นจริง พอได้เห็นเอกสารล่วงหน้าก็จะรู้ชัดว่า "ควรถามอะไร"
ในทางกลับกัน ถ้าดูเอกสารแล้วยังไม่รู้ว่าจะแก้ปัญหาอะไรของบริษัทเรา มองไม่เห็นความคุ้มค่า สร้างเกณฑ์ตัดสินว่าจะนำมาใช้ไม่ได้ หรือไม่เกี่ยวกับปัญหาที่เจออยู่ตอนนี้ การประชุมนั้นก็ยังไม่จำเป็นต้องทำตอนนี้
กล่าวคือ ก่อนประชุม ต้องตัดสินก่อนว่า ประชุมนี้คุ้มค่าที่จะจัดหรือไม่
ถ้าไม่มีอะไรจะส่ง ก็อย่าจัดประชุม
ไม่มีเอกสารให้ส่งก่อนประชุม ภาพรวมบริการก็ให้ไม่ได้ ช่วงราคาก็บอกไม่ได้ ประโยชน์ก็อธิบายไม่ได้ ไม่ได้เตรียมคำตอบสำหรับข้อกังวล และฝั่งเราเองก็ยังไม่ได้จัดระเบียบว่าอยากรู้อะไร
ในสภาพนี้ การเปิดประชุมแทบไม่มีความหมาย
ประชุมไม่ใช่ที่คุยเล่น ไม่ใช่เวลานั่งอาบน้ำคำอธิบายของอีกฝ่าย และไม่ใช่ที่เอาความกังวลภายในมาระบายกันสด ๆ แล้วจบด้วย "ขอเอากลับไปพิจารณา"
ถ้าจะประชุม ก็ควรนำวัตถุดิบขั้นต่ำมาวางบนโต๊ะก่อน
ฝั่งเราเองก็แค่ส่งข้อกังวลและสิ่งที่อยากรู้ทางอีเมลตั้งแต่แรก แบบนี้อีกฝ่ายก็เตรียมคำตอบและเอกสารได้
ตัวอย่างเช่น ส่งแบบนี้ไว้ก่อน
ข้อกังวลของเราในตอนนี้คือ ความคุ้มค่า แรงงานที่ต้องใช้ในการนำไปใช้ ความซ้ำซ้อนกับงานที่มีอยู่ และการวัดผลหลังนำไปใช้ ในวันประชุม อยากขอยืนยันกรณีตัวอย่างจริง ค่าใช้จ่ายโดยประมาณ และขั้นตอนการนำไปใช้ในประเด็นข้างต้น หากเป็นไปได้ รบกวนแบ่งปันเอกสารล่วงหน้าด้วย
ถ้าส่งแบบนี้ไว้ อีกฝ่ายก็เตรียมตัวได้
ตรงกันข้าม ถ้าเราไม่ได้จัดระเบียบอะไรเลย ไม่ให้อีกฝ่ายเตรียมอะไรเลย แล้วมาไล่ต้อนกันสด ๆ ในวันนั้น สุดท้ายก็จบด้วย "ยังไม่ค่อยเข้าใจ" "ไม่รู้ว่าจะเห็นผลไหม" "ขอเอากลับไปพิจารณา" แล้วแยกย้าย
นี่คือการเสียเวลาทั้งสองฝ่าย
ประชุมที่ไม่มีสิ่งที่อยากรู้นั้นอันตราย
การประชุมคือการใช้เวลา
ไม่ว่า 30 นาทีหรือหนึ่งชั่วโมง ก็ใช้เวลาของผู้เข้าร่วมทุกคนไปพร้อมกัน ดังนั้นประชุมจึงควรมี "สิ่งที่อยากรู้"
ถ้าเป็นประชุมเสนอขาย ให้กำหนดล่วงหน้าดังนี้
- อยากแก้ปัญหาอะไร
- ติดขัดเรื่องอะไรอยู่
- อยากรู้อะไร
- เงื่อนไขแบบไหนถึงจะเป็นตัวเลือกที่นำมาใช้
- เงื่อนไขแบบไหนถึงจะข้าม
- เวลาช่วงนี้คุ้มค่าที่จะใช้หรือไม่
- หลังประชุมจะตัดสินใจอะไร
ถ้าไม่มีสิ่งเหล่านี้ ประชุมก็ไม่ใช่การสนทนา แต่เป็นแค่การเผาเวลา
"เผื่อจะได้รู้อะไรบ้าง"
"ลองฟังดูก่อนละกัน"
"ผู้ใหญ่บอกมา ก็ต้องฟัง"
ถ้าใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงทุกวันด้วยท่าทีแบบนี้ เวลาไม่พอก็เป็นเรื่องธรรมดา
เทมเพลตอีเมลก่อนประชุมเสนอขาย
เพื่อป้องกันประชุมเสนอขายที่ไม่มีจุดประสงค์ ใช้เทมเพลตแบบนี้ได้
ขอบคุณที่ติดต่อมา
เพื่อให้เราจัดระเบียบประเด็นที่ต้องตรวจสอบภายในก่อนประชุม รบกวนส่งข้อมูลต่อไปนี้มาทางอีเมล
- ภาพรวมของบริการ
- ปัญหาที่แก้ได้อย่างเป็นรูปธรรม
- ผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการนำไปใช้
- ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและค่าบริการรายเดือนโดยประมาณ
- งานภายในที่ต้องทำก่อนนำไปใช้
- กรณีตัวอย่างและผลงานการติดตั้งกับบริษัทอื่น
- ผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้กับบริษัทขนาดและประเภทธุรกิจเช่นเรา
- ประเด็นที่ควรยืนยันในวันประชุม
นอกจากนี้ ข้อกังวลของเราในขณะนี้คือ ความคุ้มค่า แรงงานที่ต้องใช้ในการนำไปใช้ ความซ้ำซ้อนกับงานที่มีอยู่ และการวัดผลหลังนำไปใช้ หากสามารถแบ่งปันเอกสารเกี่ยวกับประเด็นข้างต้นล่วงหน้าได้เท่าที่ทำได้ จะขอบคุณมาก
เมื่อตรวจสอบเนื้อหาแล้ว เราจะพิจารณาความจำเป็นของการประชุมและประเด็นที่ต้องยืนยัน
เซลส์ที่ตอบอีเมลฉบับนี้ไม่ได้ อาจมีจุดอ่อนเรื่องการจัดระเบียบข้อมูลมาตั้งแต่ต้น
และสำหรับฝั่งเราเอง ก็เป็นโอกาสให้ได้คิดล่วงหน้าว่า "เราอยากถามอะไร"
ประชุมคือเวลาที่ต้องเติมอะไรบางอย่างลงไป ถ้านัดประชุมโดยไม่รู้ว่า "อะไรบางอย่าง" นั้นคืออะไร ก็จะกลายเป็นส่วนที่ 4 ได้ง่าย
ตัวจริงของ "ไม่มีเวลา" อาจไม่ใช่เวลาไม่พอ แต่เป็นการไม่คัดเลือก
ในที่ทำงานแบบนี้ มักได้ยินคำว่า "ไม่มีเวลา" บ่อย ๆ
อาจจะยุ่งจริง งานอาจจะเยอะจริง
แต่ถ้ามองอย่างเป็นกลาง บางครั้งไม่ใช่ว่าไม่มีเวลา แต่แค่ ไม่ได้คัดเลือกเวลา
อยากทำทุกอย่าง อยากฟังทุกอย่าง อยากตรวจทุกอย่าง ทำทุกอย่างให้เป็นประชุม ทำทุกอย่างให้เป็นการสอนงาน
ผลคือเวลาหมดไป
นี่ไม่ใช่เรื่องความสามารถไม่พอ แต่เป็นการตัดสินใจไม่พอ
การบริหารที่แท้จริง ไม่ใช่การเก็บทุกอย่างขึ้นมา
แต่คือ การตัดสินใจว่าจะไม่ทำอะไร ก่อนจะตัดสินใจว่าจะทำอะไร
ช่วงที่ส่วนที่ 3 และ 4 แปลงร่างเป็นส่วนที่ 1
ความน่ารำคาญของส่วนที่ 3 และ 4 คือภายนอกมันดูเหมือนส่วนที่ 1
โทรศัพท์จากเซลส์ดังขึ้น อีกฝ่ายพูดราวกับรีบร้อน ผู้ใหญ่บอกว่า "ช่วยไปฟังหน่อยนะ" คนตรวจบอกว่า "เรื่องนี้สำคัญในแง่การสอนงาน" ในที่ประชุมมีการเล่าตัวอย่างเก่า ๆ
พอเป็นแบบนั้น ทุกอย่างก็ดูเหมือนทั้งเร่งและสำคัญ
แต่ความจริงไม่ใช่
- อีกฝ่ายรีบ ไม่ได้แปลว่าสำคัญสำหรับบริษัทเรา
- ผู้ใหญ่พูดมา ไม่ได้แปลว่าต้องทำตอนนี้
- คนตรวจติดใจ ไม่ได้แปลว่าต้องหยุดเอกสารเวียน
- เรื่องเก่ายาว ไม่ได้แปลว่าจำเป็นต่อการตัดสินใจตอนนี้
ถ้ามองไม่ออก ส่วนที่ 3 และ 4 ก็จะสวมหน้าส่วนที่ 1 แล้วเริ่มกัดกินที่ทำงาน
แก่นของลำดับความสำคัญคือการทิ้ง
พอพูดถึงลำดับความสำคัญ คนมักคิดว่าเป็นแค่การเรียงลำดับงาน
แต่ความจริงแค่นั้นไม่พอ
ลำดับความสำคัญที่แท้จริง คือ การทิ้ง
- ตอนนี้ไม่ทำ
- วันนี้ไม่ฟัง
- ประชุมนี้ทำให้สั้น
- การตรวจสอบนี้ไม่หยุดงาน
- เซลส์รายนี้ปฏิเสธ
- ข้อท้วงติงนี้เก็บไว้ปรับปรุงครั้งหน้า
- เรื่องนี้ตัดออกจากวาระ
ทำสิ่งเหล่านี้ได้ ลำดับความสำคัญจึงจะทำงาน
เพื่อปกป้องส่วนที่ 1 ต้องตัดทอนส่วนที่ 3 และ 4
เพื่อเพาะส่วนที่ 2 ต้องไม่ให้ส่วนที่ 3 และ 4 ดูดเวลาไป
กล่าวคือ ลำดับความสำคัญไม่ใช่แค่ "ทำอะไรก่อน" แต่คือ ไม่มอบเวลาให้กับอะไร
ลิงที่เอาส่วนที่ 4 ไปทับส่วนที่ 1
ถ้าจะตั้งฉายาให้แรงขึ้นหน่อย ก็คือ
ลิงที่เอาส่วนที่ 4 ไปทับส่วนที่ 1
หมายถึงคนที่เอาเรื่องที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ ประชุมที่จุดประสงค์เลือนราง หรือการตรวจสอบที่ทำเพียงเพื่อให้รู้สึกว่าได้ "สอนงาน" ไปขวางงานที่ทั้งเร่งและสำคัญจริง ๆ
ลักษณะเด่นมีดังนี้
- แปะตารางลำดับความสำคัญไว้
- แต่ในทางปฏิบัติตัดสินใจทิ้งไม่ได้
- โดนอาบน้ำด้วยสายเซลส์และประชุมอยู่เรื่อย ๆ
- พูดว่า "รวบรวมข้อมูล" แต่ไม่มีทางออก
- หยุดงานเร่งด่วนด้วยการตรวจสอบจุกจิก
- ยืดประชุมด้วยเรื่องเก่าและการคุยเล่น
- แล้วบอกว่า "ไม่มีเวลา"
- แต่ไม่รู้ตัวว่าตัวการที่แย่งเวลาไปคือตัวเอง
แน่นอนว่าไม่จำเป็นต้องพูดคำนี้กับตัวคนในที่ทำงาน
แต่ในฐานะป้ายในใจ ถือว่าใช้ได้ดีเลย
เพราะแทนที่จะคิดว่า "เราช้าไปหรือเปล่า" ก็จะจัดความคิดได้ว่า "อ๋อ นี่คือโครงสร้างที่ส่วนที่ 4 กำลังกลืนส่วนที่ 1"
เช็กลิสต์สำหรับผู้จัดการและผู้นำ
เพื่อดูว่าตัวเองไม่ได้ทำลายลำดับความสำคัญอยู่ ใช้คำถามต่อไปนี้ได้
- ประชุมนี้มีทางออกคืออะไร
- เรื่องนี้จำเป็นต้องทำตอนนี้ไหม
- ก่อนประชุมมีเอกสาร ข้อกังวล และคำถามออกมาแล้วหรือยัง
- การตรวจสอบนี้คุ้มกับการหยุดเอกสารเวียนไหม
- ข้อท้วงติงนั้นจะกลายเป็นกฎของทั้งทีมไหม
- เรากำลังขัดขวางส่วนที่ 1 อยู่หรือเปล่า
- การรวบรวมข้อมูลมีเกณฑ์ตัดสินไหม
- สาเหตุของ "ไม่มีเวลา" ไม่ใช่ตัวเราเองหรือ
ถ้าไม่มีการตรวจสอบแบบนี้ ตารางลำดับความสำคัญก็เป็นแค่ของประดับ
วิธีรับมือสำหรับคนหน้างาน
สิ่งที่คนหน้างานทำได้มีจำกัด
การเปลี่ยนการบริหารเวลาและลำดับความสำคัญของอีกฝ่ายจากรากฐานเป็นเรื่องยาก
ดังนั้น สิ่งแรกที่สำคัญคือไม่ให้ตัวเองถูกลากเข้าไปเกี่ยว
1. ระบุให้ชัดว่าเป็นงานเร่งด่วน
เป็นเรื่องรับพนักงานใหม่ที่ต้องรีบ รบกวนเร่งอนุมัติเอกสารเวียนก่อนด้วย
2. เรื่องตรวจสอบจุกจิกเก็บไว้ปรับปรุงครั้งหน้า
รอบนี้ขอดำเนินการไปตามนี้ก่อน ครั้งหน้าเป็นต้นไปจะระบุให้ชัดเจน
3. ขอเอกสารก่อนประชุม
ก่อนประชุม รบกวนส่งภาพรวมบริการ ค่าใช้จ่ายโดยประมาณ ปัญหาที่แก้ได้ ประโยชน์จากการนำไปใช้ และประเด็นที่ต้องยืนยัน มาทางอีเมลด้วย
4. แจ้งข้อกังวลทางอีเมลล่วงหน้า
ข้อกังวลของเราในตอนนี้คือ ความคุ้มค่า แรงงานที่ต้องใช้ในการนำไปใช้ ความซ้ำซ้อนกับงานที่มีอยู่ และการวัดผลหลังนำไปใช้ รบกวนเตรียมเอกสารล่วงหน้าด้วย
5. เก็บบันทึกไว้
ส่งเมื่อไร ติดอยู่ที่ใคร ติดอยู่กี่นาที กี่ชั่วโมง
สิ่งนี้จะเป็นบันทึกที่ปกป้องตัวเรา
6. อย่าอธิบายยืดยาว
ถ้าอธิบายยาว อาจกลายเป็นการประชุมเพิ่มอีก ให้ตอบด้วยจำนวนตัวอักษรน้อยที่สุด
7. ตั้งป้ายในใจ
ส่วนที่ 4 กำลังกลืนส่วนที่ 1 เราจะปล่อยผ่านเฉพาะส่วนที่ 1 ไม่ขอไปร่วมวงอาบน้ำสายเซลส์สไตล์สวนสัตว์
ระยะห่างประมาณนี้ก็พอแล้ว
สรุป: แทนที่จะแปะตาราง ให้ตัดส่วนที่ 4 ทิ้ง
เมทริกซ์การบริหารเวลาจาก The 7 Habits เข้าใจง่ายดี
แต่แค่แปะตารางไม่มีความหมาย
สิ่งที่สำคัญจริง ๆ คือการตัดสินใจในแต่ละวัน
ปล่อยงานเร่งด่วนและสำคัญให้ผ่านก่อน ลดประชุมเสนอขายที่ไม่มีจุดประสงค์ เลิกรวบรวมข้อมูลที่ไม่มีทางออก ส่งเอกสารและข้อกังวลทางอีเมลก่อนประชุม ไม่หยุดเอกสารเวียนเพราะการตรวจสอบจุกจิก ไม่ยืดประชุมด้วยเรื่องเก่าและการคุยเล่น ไม่ปล่อยให้สิ่งที่ปรับปรุงครั้งหน้าได้กลายเป็นคอขวดของวันนี้
ทำสิ่งเหล่านี้ได้ ลำดับความสำคัญจึงจะทำงาน
ลำดับความสำคัญไม่ใช่การแปะตารางสวย ๆ
แต่คือ การไม่มอบเวลาให้ส่วนที่ 3 และ 4 เพื่อปกป้องส่วนที่ 1
บางทีอาจไม่ใช่ว่าไม่มีเวลา แต่แค่ยังไม่ได้คัดเลือก
บางทีอาจไม่ใช่ว่ายุ่ง แต่แค่ปล่อยให้ส่วนที่ 4 กินเวลาไป
สิ่งที่ต้องการจริง ๆ ไม่ใช่การทำทุกอย่าง
ตัดสินใจว่าตอนนี้จะไม่ทำอะไร ปล่อยสิ่งที่ไม่ต้องหยุดให้ผ่านไป ปฏิเสธเซลส์ที่ไม่จำเป็นต้องฟัง ไม่เปิดประชุมที่ทั้งเอกสารและข้อกังวลก็ไม่มีอะไรให้ส่ง ไม่เอาส่วนที่ 4 ไปทับส่วนที่ 1
นั่นแหละคือลำดับความสำคัญที่แท้จริง
