Thế "phải chủ động" hai chiều là gì?
Thế "phải chủ động" hai chiều (double bind) là tình trạng như sau:
- Bạn tự suy nghĩ rồi làm, thì bị bảo: "Đừng tự ý làm."
- Bạn hỏi lại cho chắc, thì bị bảo: "Tự đi mà nghĩ."
- Bạn đề xuất cải tiến, thì bị bảo: "Ý tôi không phải vậy."
- Bạn không làm gì, thì bị bảo: "Thiếu chủ động."
- Vai trò và quyền hạn vẫn mơ hồ, nhưng bạn bị đòi phải chịu trách nhiệm về kết quả.
Trong tình trạng này, ai cũng khó chủ động được.
Vì dù chọn cách nào cũng bị phủ nhận.
Và đây không chỉ là chuyện động lực của từng người.
Đây là một cấu trúc chỉ đòi hỏi sự chủ động mà không tạo ra điều kiện để sự chủ động xuất hiện.
Khi chỉ đạo cứ được bổ sung sau, công việc sẽ không bao giờ xong
Chỉ đạo bổ sung sau là khi, sau lúc làm xong hoặc nộp rồi, người ta thêm vào những điều kiện hay tiêu chuẩn mà ban đầu chưa hề được chia sẻ.
Tất nhiên, trong công việc, đôi khi điều kiện cũng thay đổi giữa chừng.
Nhưng nếu lần nào cũng bị bổ sung sau, sẽ nảy sinh những vấn đề như:
- Không biết thế nào thì được coi là hoàn thành
- Phải làm đi làm lại nhiều lần
- Không ước tính được thời gian làm việc
- Chỉ có trách nhiệm của người phụ trách là ngày càng nặng thêm
- Có hỏi thì tiêu chuẩn cũng không rõ ra
- Cuối cùng bị quy là "hiểu chưa đủ", "thiếu chủ động"
Khi ghi lại thành nhật ký, đôi khi sẽ thấy rằng
vấn đề không nằm ở năng lực của bản thân, mà là điều kiện hoàn thành, tiêu chí đánh giá và phạm vi trách nhiệm chưa bao giờ được xác định.
Vấn đề ép nói miệng và từ chối lưu lại bằng chứng
Khi có rắc rối ở chỗ làm, đôi khi bạn cố lưu lại thì bị người ta tỏ ra khó chịu.
Ví dụ:
- Xác nhận qua chat thì bị bảo là "bất lịch sự"
- Bị yêu cầu giải thích bằng lời
- Chỉ đạo chỉ được nói miệng nên không còn gì để lại
- Sau đó bị bảo: "Ý tôi không phải vậy"
- Vì không có bằng chứng, chuyện hiểu lầm lại thành lỗi của bạn
Tất nhiên, trao đổi bằng lời tự nó không có gì xấu.
Nhưng với công việc hay xảy ra hiểu lầm và chỉ đạo bổ sung sau, việc lưu lại là cần thiết.
Lưu lại không phải để công kích đối phương.
Mà là để sau này còn kiểm tra được.
Đặc biệt là yêu cầu chỉnh sửa, thời hạn, phạm vi phụ trách và tiêu chí đánh giá, nếu có thể thì nên lưu bằng văn bản cho an toàn.
Những mục cần xem trong nhật ký có cấu trúc
Muốn làm cho chỉ đạo bổ sung sau và thế "phải chủ động" hai chiều hiện rõ, chỉ một câu nói đơn lẻ là chưa đủ.
Hãy ghi lại các mục sau.
| Mục | Điểm cần xem |
|---|---|
| Chỉ đạo ban đầu | Bạn được yêu cầu làm gì |
| Xác nhận giữa chừng | Khi nào, với ai, xác nhận điều gì |
| Việc bạn đã làm | Bạn đã tạo, sửa hay đề xuất gì |
| Điều kiện thêm vào sau | Ban đầu đã được chia sẻ chưa |
| Nội dung bị phủ nhận | Cái gì bị cho là "sai" |
| Tiêu chí đánh giá | Có được nêu rõ không |
| Quyền hạn | Bạn có quyền quyết định không |
| Trách nhiệm | Có phải chỉ có trách nhiệm về kết quả đổ lên bạn không |
| Trường hợp tương tự trong quá khứ | Có phải cùng một kiểu đang lặp lại không |
Điền vào bảng này, vấn đề sẽ dễ thấy hơn.
Nghiên cứu tình huống: nhật ký rắc rối nơi làm việc được khái quát hóa
Tình huống dưới đây khái quát những yếu tố thường thấy trong nhiều rắc rối ở nơi làm việc.
Bối cảnh
Trong một hoạt động cải tiến công việc, người phụ trách đã chuẩn bị tài liệu từ trước và nhờ những người liên quan xem xét.
Chuyện đã xảy ra
- Nộp bản nháp đầu tiên, sau đó bị yêu cầu sửa lớn
- Bị bảo: "Ý tôi không phải vậy"
- Phải nộp lại những chỉnh sửa nhỏ lẻ nhiều lần
- Bị yêu cầu giải thích bằng lời, còn xác nhận qua chat thì bị ghét
- Đến đúng ngày, lại bị thêm những việc vặt như hướng dẫn, bố trí chỗ, chuẩn bị
- Quyền quyết định vẫn mơ hồ, còn trách nhiệm về kết quả lại dồn về người phụ trách
- Cuối cùng bị chất vấn về "tính chủ động", "hiểu chưa đủ" và "tác phong của người dẫn dắt"
Những việc người phụ trách đã làm
- Chuẩn bị tài liệu từ trước
- Nộp bản nháp trước hạn
- Đã nhờ xem xét
- Đã sửa theo yêu cầu
- Đã đưa ra phương án thay thế
- Đã đề xuất quy trình hóa và chuẩn hóa
- Đã cố lưu lại trên chat và tài liệu để sau này kiểm tra được
Cấu trúc hiện ra
- Điều kiện hoàn thành không rõ ràng ngay từ đầu
- Tiêu chí đánh giá được đưa ra sau
- Trách nhiệm lớn hơn quyền hạn
- Vừa đòi chủ động, vừa phủ nhận các đề xuất chủ động
- Không bố trí công sức để giảm tình trạng việc chỉ một người biết làm
- Cấu trúc này dùng nỗ lực cá nhân để vá những lỗ hổng trong hệ thống của công ty
Ví dụ tóm tắt khi đi tư vấn
Trong hoạt động cải tiến công việc, tôi đã chuẩn bị tài liệu, nhờ xem xét và sửa trước, nhưng vẫn có nhiều lần sửa bổ sung sau, trong khi tiêu chí đánh giá và điều kiện hoàn thành không rõ ràng. Thêm vào đó, việc xác nhận chủ yếu bằng lời nên khó lưu lại bằng chứng. Kết quả là trách nhiệm dồn lên cá nhân tôi, và tôi khó có thể hỏi ý kiến hay đưa ra đề xuất một cách chủ động.
Tổng kết: nhật ký có cấu trúc nhìn vào "điều gì đang lặp lại" chứ không phải "ai sai"
Khi có rắc rối ở nơi làm việc, ta dễ chỉ chăm chăm vào "ai sai".
Nhưng điều ta thật sự muốn thấy khi ghi nhật ký là
điều gì đang lặp lại.
- Chỉ đạo bổ sung sau có đang lặp đi lặp lại không?
- Tình trạng chỉ nói miệng và không còn bằng chứng có đang tiếp diễn không?
- Có phải vừa đòi sự chủ động, vừa dập tắt các đề xuất chủ động không?
- Có phải chỉ giao trách nhiệm mà không có quyền hạn không?
- Có phải nói là giảm tình trạng việc chỉ một người làm được, nhưng lại không dành công sức cho việc chuẩn hóa không?
Khi thấy được những điều này, bạn có thể giải thích nó như một vấn đề của cơ cấu nơi làm việc, chứ không phải chuyện cảm xúc.
Rắc rối ở nơi làm việc sẽ mơ hồ nếu chỉ nhìn từng lời nói riêng lẻ.
Sắp xếp theo trình tự thời gian.
Giữ lại nguyên văn lời nói.
Viết ra việc mình đã làm.
Tìm điểm chung với những chuyện trước đây.
Sắp xếp thành một cấu trúc.
Điều đó có ích cho việc tư vấn, cho việc cải thiện, và cho việc bảo vệ chính bạn.
