什麼是「要有主動性」的雙重束縛
「要有主動性」的雙重束縛，指的是下面這種狀態：
- 自己想辦法去做，會被說「不要擅自行動」
- 去確認，會被說「自己動腦想」
- 提出改善建議，會被說「我不是這個意思」
- 什麼都不做，又會被說「沒有主動性」
- 職責和權限始終模糊，卻只要求你為結果負責
在這種狀態下，人很難積極起來。
因為不管選哪種做法，都會被否定。
這也不只是個人幹勁的問題。
這是一種不替主動性創造條件，卻只一味要求主動性的結構。
事後加碼的指示不斷出現，工作就永遠做不完
事後加碼的指示，是指做完或交出去之後，又加上一開始沒有說明過的條件或標準。
當然，工作中途條件有變動也是有的。
但如果幾乎每次都事後加碼，就會出現這些問題：
- 不知道怎樣才算完成
- 一再重做
- 估算不出所需的工作時間
- 只有承辦人的責任越來越重
- 去討論，標準也不會變得明確
- 最後被定調為「理解不夠」「缺乏主動性」
把這種情況整理成記錄，有時會發現：
問題並不在於本人能力不足，而是完成條件、判斷標準和責任範圍根本沒有定義
只准口頭說明與拒絕留紀錄的問題
遇到職場糾紛時，你想留個紀錄，有時反而會被人嫌。
例如：
- 在通訊軟體上確認，被說「很沒禮貌」
- 被要求當面口頭說明
- 指示只在口頭上說，沒有留下任何東西
- 事後被說「我不是那個意思」
- 因為沒有紀錄，認知上的落差就變成你一個人的錯
當然，口頭溝通本身並沒有不對。
但在認知落差和事後加碼很多的工作裡，紀錄是必要的。
留紀錄不是為了攻擊對方。
是為了日後能夠核對。
尤其是修改要求、截止日期、負責範圍和判斷標準，盡量用文字留下來會比較安全。
結構化紀錄裡該看哪些項目
想讓事後加碼的指示和「要有主動性」的雙重束縛變得看得見，光靠某一句話是不夠的。
請把下面這些項目記下來。
| 項目 | 要看的重點 |
|---|---|
| 最初的指示 | 對方要求了什麼 |
| 中途的確認 | 什麼時候、向誰、確認了什麼 |
| 自己的應對 | 做了、改了、提了什麼 |
| 事後追加的條件 | 一開始是否說明過 |
| 被否定的內容 | 什麼被認為「不對」 |
| 判斷標準 | 是否明確說過 |
| 權限 | 自己有沒有決定權 |
| 責任 | 是不是只有結果責任落到了自己頭上 |
| 過去的類似案例 | 同樣的模式是否在重複 |
把這張表填完，問題就比較容易看清了。
案例分析：一份概括化的職場糾紛紀錄
下面這個案例，是把多起職場糾紛中常見的要素概括之後整理出來的。
背景
在一次業務改善活動中，負責人事先做好了資料，請相關人員確認。
發生了什麼
- 交了初稿，事後被要求大幅修改
- 被說「我不是這個意思」
- 瑣碎的重新提交出現了很多次
- 被要求口頭說明，在通訊軟體上確認則被嫌棄
- 到了當天，又加上了引導、佈置、準備等瑣碎工作
- 決定權依然模糊，結果責任卻落到了負責人身上
- 最後被追問「主動性」「理解不足」「有沒有領導的樣子」
負責人做過的事
- 事先做好了資料
- 在截止日期前交了草稿
- 提出了確認請求
- 依要求做了修改
- 提出了替代方案
- 建議把流程步驟化、標準化
- 為了日後可以核對，盡量用聊天紀錄和資料留下痕跡
浮現出來的結構
- 完成條件事先並不明確
- 判斷標準是事後才丟出來的
- 責任大於權限
- 一邊要求主動性，一邊又否定主動提出的方案
- 沒有為減少「只有某個人才會做」的情況留出工時
- 靠個人的努力去填補公司制度上的漏洞
向人諮詢時的概述範例
在業務改善活動中，我事先做了資料、請對方確認並配合修改，但在判斷標準和完成條件都不明確的情況下，多次出現事後修改。此外，確認主要靠口頭進行，一直很難留下紀錄。結果，責任集中到了我個人身上，我很難再去討論，也很難再提出主動的建議。
總結：看結構紀錄，不是看「誰錯了」，而是看「什麼在重複」
遇到職場糾紛，人很容易把注意力放在「是誰的錯」上。
但整理成紀錄之後，真正想看的是
什麼在重複。
- 事後加碼的指示是不是一再出現
- 是不是一直只有口頭溝通、沒有留下紀錄
- 是不是一邊要求主動性，一邊把主動的提議壓了下去
- 是不是不給權限，只把責任交給你
- 是不是嘴上說要減少「只有某個人才會做」的情況，卻不給標準化的工時
看清了這些，你就能把它當作職場結構的問題來說明，而不是情緒上的爭吵。
職場糾紛，只看單獨的一句話是模糊的。
依時間順序排好。
把原話留下來。
寫下自己的應對。
找出和過去的共通點。
整理成結構。
這對找人諮詢、推動改善、保護自己，都有幫助。
