Apa Itu Dilema "Harus Proaktif"?
Dilema "harus proaktif" (double bind) adalah kondisi seperti ini:
- Kamu bertindak sesuai pertimbanganmu sendiri, lalu dibilang, "Jangan seenaknya sendiri."
- Kamu bertanya dulu, lalu dibilang, "Pikir sendiri dong."
- Kamu mengajukan usulan perbaikan, lalu dibilang, "Bukan itu maksudku."
- Kamu tidak melakukan apa-apa, lalu dibilang, "Tidak ada inisiatif."
- Peran dan wewenangmu tetap kabur, tapi kamu dituntut bertanggung jawab atas hasilnya.
Dalam kondisi begini, siapa pun jadi sulit bersikap proaktif.
Sebab, apa pun yang kamu pilih akan ditolak.
Dan ini bukan cuma soal semangat kerja seseorang.
Ini struktur yang menuntut inisiatif tanpa menciptakan kondisi yang memungkinkan inisiatif itu muncul.
Kalau Perintah Terus Berubah Setelah Pekerjaan Selesai, Kerjaan Tidak Akan Pernah Tuntas
Perintah susulan adalah ketika syarat atau standar yang tidak disampaikan di awal ditambahkan setelah pekerjaan selesai atau sudah diserahkan.
Tentu saja, dalam pekerjaan, syarat kadang memang berubah di tengah jalan.
Tapi kalau hampir setiap kali begitu, muncul masalah seperti ini:
- Tidak tahu kapan pekerjaan dianggap selesai
- Harus mengulang berkali-kali
- Waktu pengerjaan tidak bisa diperkirakan
- Hanya tanggung jawab si pelaksana yang makin bertambah
- Bahkan setelah bertanya, standarnya tetap tidak jelas
- Pada akhirnya dicap "kurang paham" atau "kurang inisiatif"
Kalau ini dicatat dalam log, kadang terlihat bahwa
masalahnya bukan kemampuan orangnya kurang, melainkan kriteria selesai, standar penilaian, dan batas tanggung jawab memang belum pernah ditetapkan.
Masalah Perintah Hanya Lewat Lisan dan Penolakan terhadap Catatan
Dalam konflik di tempat kerja, kadang kamu tidak disukai karena mencoba membuat catatan.
Misalnya:
- Kamu konfirmasi lewat chat, lalu dibilang "tidak sopan"
- Kamu diminta menjelaskan secara lisan
- Instruksi hanya diberikan lisan sehingga tidak ada jejaknya
- Belakangan dibilang, "Bukan itu maksudku"
- Karena tidak ada catatan, salah paham jadi kesalahanmu sendiri
Tentu saja, komunikasi lisan itu sendiri tidak salah.
Tapi di pekerjaan yang sering terjadi salah paham dan perintah susulan, catatan itu perlu.
Membuat catatan bukan untuk menyerang pihak lain.
Tujuannya supaya semuanya bisa dicek kembali nanti.
Terutama permintaan revisi, tenggat, bagian yang menjadi tanggung jawabmu, dan standar penilaian: sebisa mungkin lebih aman kalau ditulis.
Hal-hal yang Perlu Dilihat dalam Log Terstruktur
Untuk membuat perintah susulan dan dilema "harus proaktif" terlihat jelas, satu ucapan saja tidak cukup.
Catat poin-poin berikut.
| Poin | Yang perlu dilihat |
|---|---|
| Instruksi pertama | Apa yang diminta darimu |
| Konfirmasi di tengah jalan | Kapan, ke siapa, dan apa yang kamu pastikan |
| Tindakanmu | Apa yang kamu buat, perbaiki, atau usulkan |
| Syarat yang ditambahkan belakangan | Apakah sudah disampaikan di awal |
| Hal yang ditolak | Apa yang dianggap "salah" |
| Standar penilaian | Apakah dinyatakan dengan jelas |
| Wewenang | Apakah kamu punya hak memutuskan |
| Tanggung jawab | Apakah hanya tanggung jawab atas hasil yang sampai ke kamu |
| Kasus serupa di masa lalu | Apakah pola yang sama berulang |
Dengan mengisi tabel ini, masalahnya jadi lebih mudah terlihat.
Studi Kasus: Log Masalah di Tempat Kerja yang Sudah Digeneralisasi
Kasus berikut adalah generalisasi dari unsur-unsur yang muncul di beberapa masalah tempat kerja.
Latar belakang
Dalam sebuah kegiatan perbaikan kerja, si penanggung jawab menyiapkan materi lebih dulu dan meminta pihak terkait memeriksanya.
Yang terjadi
- Ia mengajukan draf awal, lalu belakangan diminta merevisi besar-besaran
- Ia dibilang, "Bukan itu maksudku"
- Pengajuan ulang kecil-kecilan terjadi berkali-kali
- Ia diminta menjelaskan secara lisan, dan konfirmasi lewat chat tidak disukai
- Pada hari H, ditambahkan pekerjaan kecil seperti memandu tamu, menata ruangan, dan persiapan
- Wewenang memutuskan tetap kabur, sementara tanggung jawab atas hasil jatuh ke si penanggung jawab
- Pada akhirnya yang dipersoalkan adalah "inisiatif", "kurang paham", dan "gerak-geriknya sebagai pemimpin"
Yang sebenarnya sudah dilakukan si penanggung jawab
- Menyiapkan materi lebih dulu
- Menyerahkan draf sebelum tenggat
- Meminta pemeriksaan
- Mengerjakan revisi
- Mengajukan alternatif
- Mengusulkan agar prosesnya dibuat berlangkah-langkah dan distandarkan
- Berusaha meninggalkan jejak lewat chat dan dokumen supaya bisa dicek kembali
Struktur yang terlihat
- Kriteria selesai tidak jelas sejak awal
- Standar penilaian baru disampaikan belakangan
- Tanggung jawab lebih besar daripada wewenang
- Inisiatif dituntut, tapi usulan yang proaktif justru ditolak
- Tidak disediakan waktu dan tenaga untuk mengurangi ketergantungan pada satu orang
- Usaha pribadi dipakai untuk menambal lubang dalam sistem perusahaan
Contoh ringkasan saat berkonsultasi
Dalam kegiatan perbaikan kerja, saya sudah menyiapkan materi, meminta pemeriksaan, dan mengerjakan revisi sejak awal, tetapi tetap terjadi beberapa kali revisi susulan tanpa standar penilaian dan kriteria selesai yang jelas. Selain itu, konfirmasi lebih banyak dilakukan lisan sehingga sulit meninggalkan catatan. Akibatnya, tanggung jawab menumpuk pada saya pribadi, dan jadi sulit untuk berkonsultasi atau mengajukan usulan secara proaktif.
Kesimpulan: Dalam Log Terstruktur, Lihat "Apa yang Berulang", Bukan "Siapa yang Salah"
Dalam masalah di tempat kerja, perhatian kita mudah tertuju pada "siapa yang salah".
Tapi yang sebenarnya ingin kita lihat lewat log adalah
apa yang terus berulang.
- Apakah perintah susulan terus berulang?
- Apakah situasi hanya lewat lisan dan tanpa catatan terus berlanjut?
- Apakah inisiatif dituntut, tapi usulan yang proaktif dimatikan?
- Apakah tanggung jawab diberikan tanpa wewenang?
- Apakah katanya mau mengurangi ketergantungan pada satu orang, tapi tidak menyediakan waktu untuk standardisasi?
Kalau ini sudah terlihat, kamu bisa menjelaskannya sebagai masalah struktur tempat kerja, bukan soal emosi.
Masalah di tempat kerja itu kabur kalau hanya dilihat dari satu ucapan.
Susun berdasarkan urutan waktu.
Simpan kalimat aslinya.
Tulis apa yang sudah kamu lakukan.
Cari kesamaannya dengan kejadian lalu.
Rapikan sebagai sebuah struktur.
Itu berguna untuk berkonsultasi, untuk perbaikan, dan untuk melindungi dirimu sendiri.
