O que é o duplo vínculo do "tenha iniciativa"
O duplo vínculo do "tenha iniciativa" é uma situação assim:
- Se você age por conta própria, ouve: "Não faça as coisas por conta própria."
- Se você pergunta antes, ouve: "Pense por si mesmo."
- Se você propõe uma melhoria, ouve: "Não era isso que eu queria dizer."
- Se você não faz nada, ouve: "Falta iniciativa."
- Seu papel e sua autoridade continuam vagos, mas cobram de você a responsabilidade pelo resultado.
Nessa situação, fica difícil para qualquer pessoa tomar a iniciativa.
Porque, não importa o que você escolha, é rejeitado.
E isso não é só uma questão de motivação pessoal.
É uma estrutura que cobra iniciativa sem criar as condições para ela existir.
Quando as ordens mudam depois que o trabalho já foi feito, o trabalho nunca acaba
Uma ordem tardia é quando, depois de o trabalho estar pronto ou entregue, aparecem condições ou critérios que não tinham sido compartilhados no início.
Claro, no trabalho as condições às vezes mudam no meio do caminho.
Mas, quando isso acontece quase toda vez, surgem problemas como estes:
- Você não sabe quando o trabalho é considerado concluído
- Você refaz tudo várias vezes
- Você não consegue prever quanto tempo vai levar
- Só a responsabilidade de quem executa aumenta
- Mesmo quando você pergunta, os critérios não ficam claros
- No fim, você é rotulado como "não entendeu direito" ou "sem iniciativa"
Quando você transforma isso em um registro, às vezes dá para ver:
Não era falta de capacidade da pessoa: nunca foram definidos o que significa "concluído", os critérios de decisão e o limite da responsabilidade.
O problema de exigir tudo só de boca e recusar registros
Em conflitos no trabalho, às vezes a pessoa se irrita quando você tenta deixar algo registrado.
Por exemplo:
- Você confirma algo pelo chat e dizem que isso é "falta de educação"
- Pedem que você explique falando
- As instruções são só verbais e não deixam rastro
- Depois dizem: "Não foi isso que eu quis dizer"
- Sem registro, o mal-entendido acaba sendo culpa sua
É claro que conversar pessoalmente não tem nada de errado.
Mas, em um trabalho com muitos mal-entendidos e ordens tardias, o registro é necessário.
Deixar registro não é atacar a outra pessoa.
É para poder conferir depois.
Principalmente pedidos de alteração, prazos, o que é responsabilidade de quem e os critérios de decisão: o mais seguro é deixar por escrito sempre que possível.
O que anotar em um registro estruturado
Para deixar visíveis as ordens tardias e o duplo vínculo, uma fala isolada não basta.
Anote os itens a seguir.
| Item | O que observar |
|---|---|
| A primeira instrução | O que pediram a você |
| Confirmações no meio do caminho | Quando, com quem e o que você confirmou |
| O que você fez | O que criou, corrigiu ou propôs |
| Condições acrescentadas depois | Se tinham sido compartilhadas no início |
| O que foi rejeitado | O que foi considerado "errado" |
| Critérios de decisão | Se estavam explícitos |
| Autoridade | Se você tinha poder de decisão |
| Responsabilidade | Se só a cobrança pelo resultado chega até você |
| Casos parecidos do passado | Se o mesmo padrão se repete |
Preencher essa tabela ajuda a enxergar o problema com mais clareza.
Estudo de caso: um registro generalizado de conflito no trabalho
O caso abaixo generaliza elementos que aparecem em vários conflitos no trabalho.
Contexto
Em uma atividade de melhoria de processos, a pessoa responsável preparou os materiais com antecedência e pediu que os envolvidos os revisassem.
O que aconteceu
- Apresentou uma primeira versão e, depois, pediram mudanças grandes
- Disseram: "Não era isso que eu queria dizer"
- Houve muitos reenvios pequenos
- Pediram que explicasse falando, e não gostaram de ela confirmar pelo chat
- No dia, acrescentaram tarefas pequenas, como receber os convidados, organizar o espaço e fazer preparativos
- A autoridade para decidir continuou vaga, mas a responsabilidade pelo resultado ficou com a pessoa responsável
- No fim, questionaram sua "iniciativa", sua "falta de compreensão" e sua "postura de líder"
O que a pessoa responsável tinha feito
- Preparou os materiais com antecedência
- Entregou um rascunho antes do prazo
- Pediu a revisão
- Fez as correções
- Apresentou alternativas
- Propôs transformar o processo em passos claros e padronizá-lo
- Tentou deixar tudo registrado no chat e nos documentos para poder conferir depois
A estrutura que apareceu
- O que significava "concluído" não estava claro de antemão
- Os critérios de decisão eram apresentados depois
- A responsabilidade era maior que a autoridade
- Cobrava-se iniciativa, mas as propostas feitas com iniciativa eram rejeitadas
- Não se reservou tempo nem esforço para o trabalho deixar de depender de uma só pessoa
- O esforço individual servia para tapar os buracos do sistema da empresa
Exemplo de resumo para quando você pedir ajuda
Em uma atividade de melhoria de processos, a pessoa preparou os materiais, pediu revisão e fez as correções com antecedência, mas houve várias correções tardias, sem critérios de decisão claros nem definição do que seria "concluído". Além disso, as confirmações eram principalmente verbais, e continuou difícil deixar registro. Como resultado, a responsabilidade se concentrou nessa pessoa, e ficou difícil para ela pedir orientação ou fazer propostas com iniciativa.
Resumo: no registro estruturado, o que importa não é "quem é o culpado", e sim "o que se repete"
Em conflitos no trabalho, é fácil focar em "quem é o culpado".
Mas o que realmente queremos ver ao montar o registro é
o que se repete.
- As ordens tardias estão se repetindo?
- A situação segue só no verbal, sem registro?
- Cobra-se iniciativa e, ao mesmo tempo, derrubam-se as propostas feitas com iniciativa?
- Está se passando a responsabilidade sem dar autoridade?
- Diz-se que vai reduzir a dependência de uma só pessoa, mas não se dá tempo para padronizar?
Quando isso fica claro, dá para explicar o caso como um problema na estrutura do trabalho, e não como uma briga de sentimentos.
Um conflito no trabalho fica vago se você olhar só uma fala isolada.
Coloque em ordem cronológica.
Guarde as falas exatas.
Escreva o que você fez.
Procure o que há em comum com o passado.
Organize como uma estrutura.
Isso ajuda a pedir conselho, a melhorar as coisas e a se proteger.
