提出された報告書に、数字の出典と基準日がない。そこで上司が「もっとちゃんとして」「主体性を持って」と注意する。
言われた側は、気持ちは引き締まるかもしれない。でも、どの欄をどう直せばよいのかは、まだ分からない。
これは架空の職場の例だ。必要なのは、怒りを上手に見せる技術より、仕事の基準と現在の差を具体的に伝えることではないだろうか。相手に心を読んでもらう方式では、報告書より先に超能力の習得が必要になる。
1. 「ちゃんと」の中身を、仕事の言葉にする
まず、何のための資料で、何が必要なのかを確認する。
この例で、承認された様式に出典と基準日の記載が必要と示されていたなら、その箇所を一緒に見る。「前月との比較に使うため、数字をどこから取り、いつの状態を示すかを読み手が確認できるようにする」と理由も添えられる。
そのうえで、今回の事実を示す。
「今回の表には数字はありますが、出典と基準日の記載がありません」
「やる気がない」「雑な人だ」という人物評価に飛ばず、まず提出物のどこが基準と違うかを確かめる。見落としの可能性があるなら、「別の箇所に記載していますか」と聞けばよい。
逆に、上司が必要な項目を伝えていなかったなら、その説明不足も認めたい。新しく求めるものを、以前から合意していた基準のように扱わない。ただし、書面にないことがすべて自由になるわけではない。安全や必要な業務上の注意まで、文書がないから無関係とは言えない。
2. 説明を聞いてから、直し方を決める
同じ記載漏れでも、背景は一つとは限らない。
様式の旧版を渡していたのか。出典を見られる権限がなかったのか。書き方が分からなかったのか。別の急ぎの仕事を優先する指示があったのか。本人が確認を飛ばしたのか。
質問は、言い訳を集めるためでも、必ず上司に原因があると決めるためでもない。どこを変えれば仕事が進むかを調べるためだ。
「どの様式と資料を使いましたか。記載するところで困った点はありましたか」
説明を聞き、指示や資料と照合する。原因を確かめず、声量だけを上げても、資料へのアクセス権は増えない。
3. 次の行動と、支援することをそろえる
指摘したら、修正の内容、担当、期限、確認方法まで具体化する。
「許可された元資料と照合して、各表に出典と基準日を記載してください。取得できない情報は推測せず、確認が必要と分かる形にしてください。様式の新しい版はこちらから渡します」
続けて、必要な作業時間とほかの仕事を確認し、現実的な提出時刻を決める。権限が必要なら、誰に相談し、いつまでに対応するかも決めたい。書き方を学ぶ必要があるなら、一つの表で例を示してから試してもらう方法もある。
上司が指示した事項と、相談して合意した事項は区別して残す。「一緒に決めた」と言いながら、相手は何も選んでいない、という記録にしない。
できている点を伝えるなら、実際に確認したことを具体的に伝える。とりあえず褒めてから注意する手順や、「あなたなら必ずできる」という保証を足す必要はない。
4. 「はい」で終わらず、理解と結果を確かめる
返事をしたことだけでは、次の作業が同じように理解されたか分からない。一方、黙ったからといって、内心反発しているとも断定できない。
「次に直すところと、こちらの対応待ちになっているところを確認しましょう」
これは反省の言葉を言わせるためではなく、作業をそろえるための確認だ。質問や異なる見方が出たら、資料に戻って確認する。
自己決定理論は、動機づけにおける自律性、有能感、関係性を重視する。Ryan・Deciの論文
ただし、自律性を尊重することを「業務の条件を何でも自由にすること」と取り違えない。必要な成果や安全上の条件を明確にし、その範囲で進め方を相談する余地を考える。
51チームの研究では、心理的安全性と学習行動の関連が報告された。Edmondsonの研究
この研究から、ある言い方を使えば全員が伸びるとは言えない。実際の仕事では、次の提出物を見て、改善した点と残った問題、支援の不足を確かめるところまで続けたい。
5. 危険を止める指示と、人格を責める言葉を分ける
差し迫った危険や情報漏えいのおそれがあれば、その場で必要な行動を止める。「送信を止めてください。宛先を確認します」と、短く明確に伝える場面はある。
そうした指示を、まず褒めるため、あるいは個室で話すために遅らせる必要はない。安全を確保したあとで、事実と原因、今後の手順を確認する。
通常の指導では、可能な範囲で落ち着いて話せる場所を選ぶ。チーム全員に必要な基準を共有するときも、個人を見せしめにする形にしない。記録は必要な内容と共有先に絞り、無関係な病歴や家庭事情まで集めない。
日本では、適正な業務指導とパワハラは区別され、個別の事情も判断に関わる。厚生労働省の解説
丁寧な語尾や基準の文書化だけで、言動が適切になるとは限らない。「この文章なら問題にならない」という万能の言い回しを探すより、必要性、伝え方、状況を確認したい。具体的な判断に迷う場合は、人事や適切な相談窓口に確認する。国や地域が異なれば、適用されるルールも確かめる必要がある。
6. 白線を引いたあとも、道路は見直す
仕事の基準を共有することは、道路に白線を引くことに似ている。ただ、職場の対応を「線を越えたら自動的に罰金」という仕組みにしてよいわけではない。
改善が進まない場合は、経緯や影響、本人の説明、これまでの支援を確認し、組織の手順と適用されるルールに沿って、権限のある担当者が対応を検討する。上司がその場の気分で罰を作る話ではない。
注意のあとに残したいのは、萎縮した表情でも、きれいな謝罪文でもない。「何を直すか」「何があれば直せるか」「いつどう確認するか」が分かる状態だ。
「もっとちゃんと」と言いたくなったら、その続きを考えてみよう。仕事のどこを、どう変えてほしいのか。そこまで言葉にできて、ようやく相手が取り組める次の一歩になる。
