在職場上，開口搭話時的第一句話真的很重要。
比如：
- 我跟您報告一下
- 想跟您討論一件事
- 有件事想跟您確認一下
- 想請您做個決定
- 可以佔用您五分鐘嗎？
- 算是閒聊啦，不過……
像這樣先打個招呼，聽的人就比較容易事先做好「該怎麼聽」的心理準備。
這招是真的有用。
比起一開口就直接進入主題，先告訴對方這是哪一類的話題，對方腦中也比較容易整理。
不過，這裡有個很大的陷阱。
開場白的設計並不是萬能的
說一句「我報告一下」「我想請教一下」，並不代表一定能順利溝通。
因為對話不是光靠說話的一方就能成立的。
只要聽的一方有以下這些情況：
- 根本沒打算聽
- 不把年輕人的話當一回事
- 用「我很忙」當藉口把事情壓下去
- 看不起對方
- 嫌別人來討論事情很麻煩
- 沒打算教人
- 就是想挑你毛病
- 想控制你
- 不想扛責任
那麼不管你開口有多客氣，對話都進行不下去。
這可不只是說話者一個人的問題。
接收器壞掉了，你傳再乾淨的訊號過去，到那邊也只是雜訊。
簡單說，就是對方這台「猴子伺服器」正處於 503 Service Unavailable（服務無法使用）的狀態。
想對新鮮人和年輕人說的話
剛畢業的新鮮人，或是進公司第三年左右的年輕人，一旦報告、請示不順利，常常馬上就開始責怪自己。
是不是我問的方式不對？ 是不是應該把重點整理得更清楚？ 人家那麼忙我還去搭話，是不是我的錯？ 是不是來請教這件事本身就造成對方困擾？ 是不是我溝通能力太差了？
當然，改善說話方式很重要。
但你已經先打過招呼了， 也顧慮過時機， 重點也整理好了， 自己的方案也提出來了。
就算這樣還是被敷衍對待，那就不只是你一個人的問題。
可能是聽的人的問題， 可能是帶人那一側的問題， 也可能是職場制度本身的問題。
所以，新鮮人和年輕人不要因為報告、請示不順利，就過度責怪自己。
「我報告一下」的陷阱
職場上常說「報聯商」很重要，也就是報告、聯絡、商量（日文叫「報連相」）。
但在實際工作中，你一說「我報告一下」，有時就會莫名其妙地展開一場「國文字典大戰」。
比如你說：
我報告一下，我在A方案和B方案之間猶豫不決，您看怎麼辦？
結果被嗆：
這哪是報告，這是討論吧？ 別問「怎麼辦」，把你自己的方案拿過來 你要說「用A方案可以嗎」 想好了再來
確實，就實務而言，下面這種說法有時比較容易通過：
有A方案和B方案。我認為A方案比較好。可以照A進行嗎？
但問題的重點根本不在這裡。
真正該看的是：
- A方案和B方案有什麼差別
- 哪一個比較符合工作目標
- 誰來做決定
- 截止時間是什麼時候
- 影響範圍有多大
- 這件事是不是年輕人的權限可以決定的
偏偏在話才剛開頭時，就被帶偏成：
你這是報告還是討論？ 「怎麼辦」這種問法就不對 先把你自己的方案拿出來 你這問法有問題
這不是業務判斷，而是門口安檢。
是猴子關卡。
說話的人為什麼會被消耗
年輕人覺得痛苦，並不只是因為被糾正了。
而是還沒進入正題，就先被磨掉了一層。
他們其實只想說：
我在A和B之間猶豫 需要有人判斷該往哪個方向走 這超出我的權限，我決定不了 想跟您確認一下
偏偏在門口就被擋下來：
這不是報告吧 你不會討論事情 「怎麼辦」不行 把你自己的方案拿來 先講結論 但是不要擅自做決定
這種事一再發生，說話的人就會一點一點被消耗殆盡。
來討論會被罵， 不來討論也被罵， 提了自己的方案還是被罵， 不提方案也被罵。
到了這個地步，年輕人連開口都會害怕。
這不只是本人溝通能力不足，更是職場「接收環境」的問題。
教育訓練教材太預設「主管永遠是對的」
給年輕人看的教育訓練教材裡，常常有這樣的內容：
- 要確實做好報告、聯絡、討論
- 先講結論
- 帶著自己的方案來請示
- 不要佔用主管的時間
- 被指出問題要坦然接受
- 要主動行動
當然，這些並不全是錯的。
年輕人把說話方式調整好，確實很重要。
但問題是，很多教材太偏向這樣的前提了：
主管是對的 前輩是對的 聽的人會好好接收 只要後輩改進，一切就會順利
現實中，聽的一方也有問題。
- 不想聽人說話的主管
- 拿「忙」當藉口把請示壓下去的前輩
- 在「報告」和「討論」的定義上挑毛病的人
- 明明有決定權卻不做決定的人
- 不把年輕人的話當一回事的人
- 把自己的責任又推回給年輕人的人
- 來討論也生氣、不來討論也生氣的人
這樣的人很常見。
可是教材如果只寫「後輩應該怎麼做」，年輕人就會像機器人一樣，被單方面要求改進。
這相當讓人難受。
報告、聯絡、討論，不只是說話者的技術。
它還包含聽的一方的接收能力、教人的能力和判斷的責任，是一套雙向的工作設計。
別只分「報告」和「討論」，要分得更細
應對的方法是：不要只說「報告」和「討論」，把話的類型分得更細一些會很有效。
我推薦下面這種分類：
| 類型 | 目的 | 範例 |
|---|---|---|
| 分享資訊 | 只是想讓您知道 | 分享一下資訊，不需要您判斷或處理 |
| 進度報告 | 說明目前進行到哪裡 | 進度報告。目前已完成○○ |
| 提問 | 詢問自己不清楚的標準 | 想請教一下，我想確認○○的標準 |
| 討論 | 想一起思考方向 | 想討論一下。目前還沒有成形的方案，想確認一下方向 |
| 確認方針 | 確認進行的方式 | 確認方針。想確認一下能否照A方案進行 |
| 請求核准 | 希望自己的方案獲得認可 | 請求核准。照A方案進行可以嗎？ |
| 請求裁決 | 超出自己的權限，決定不了 | 請求裁決。這超出我的權限，想請您來決定 |
這樣一分，對方就清楚你希望他做什麼了。
好用的話術範本
1. 分享資訊
分享一下資訊，不需要您判斷或處理。 關於○○這件事，目前處於△△的狀態。
2. 進度報告
進度報告。 目前已完成○○。 接下來打算進行△△。
3. 提問
想請教一下。 我不清楚○○的標準，想確認一下。 這次我是照△△來考慮的，我的理解正確嗎？
4. 確認方針
確認方針。 有A方案和B方案。 我認為A方案比較好，理由是○○。 照A進行可以嗎？
5. 請求核准
請求核准。 我想照○○的方針進行。 如果沒問題的話，可以照這個內容進行嗎？
6. 請求裁決
請求裁決。 有A方案和B方案。 我自己傾向A，但影響範圍比較大，我的權限沒辦法最終確定。 想請您做最後的決定。
7. 討論
想討論一下。 目前我還沒有成形的方案。 我在○○這個條件上拿不定主意，想確認一下方向。
「我的方案是A，但最後的決定請您來做」很有力
對年輕人來說，最好用的是下面這種說法：
我的方案是A。 理由是○○。 不過會受到△△的影響，我的權限沒辦法最終確定。 想請您做最後的決定。
這種說法的好處在於：
- 不是沒動腦
- 也不是完全丟給對方
- 自己的方案已經提出來了
- 但不去扛權限以外的責任
- 能把決定的責任還給有權決定的人
年輕人是可以提出自己方案的。
但沒必要扛起權限之外的最終決定。
光是把這兩件事分開，就輕鬆很多。
即使如此，還是有人愛挑毛病
不過，就算你都做到位了，還是有人會挑毛病。
比如：
你這樣說的話啊 這不是報告，是討論吧 再多想想再來 所以你到底想說什麼？ 這點事自己判斷 但是不要擅自做決定
這種人就是有。
遇到這種情況，問題已經不在說話方式上，而是這個人可能根本不適合當討論的對象。
設計了開場白不行， 提了自己的方案不行， 整理了重點不行， 講明了權限之外的部分也不行。
那就別一直責怪自己，換個討論的管道比較好。
遇到不適合討論的人，該怎麼辦
試了幾次，每次都被壓回來的人，沒必要硬去敲開。
可以這樣處理：
- 不要口頭確認，改用文字
- 用聊天軟體或電子郵件留下紀錄
- 去問別的前輩
- 找負責帶你的人討論
- 向更高一級的人確認
- 把「沒能確認」這件事記錄下來
- 在會議或例會上一併確認
- 超出自己權限的判斷，不要擅自扛下來
其中最重要的是紀錄。
○月○日，想針對A方案、B方案進行確認，對方表示沒有時間，判斷尚未完成。 可能影響截止時間，需要再次確認。
像這樣，不是抱怨，而是當作工作日誌記下來。
年輕人保護自己的想法
年輕人完全可以這樣想：
我的職責範圍，是把話講清楚。 對方的職責範圍，是聽、做判斷，必要時還要教人。 這些我不用一個人全扛。
努力把說話方式調整好，當然可以。
但對於根本不想聽的人，不必追求用完美的溝通去突破。
那不是努力不夠，而是線路有問題。
總結
對新鮮人和進公司第三年左右的人來說，報告和請示相當耗費心力。
先說一句「我報告一下」「我想討論一下」，確實有效。
但並不能解決所有問題。
如果聽的一方沒有想聽的心，對話就無法成立。
也不能像教材那樣，只讓後輩單方面去改。
報告、聯絡、討論，是需要說話方和聽話方共同成立的工作設計。
年輕人能做的是：
- 把話的類型分清楚
- 提出自己的方案
- 講明超出權限的判斷
- 把決定還給最終拍板的人
- 口頭被壓下來，就改成文字
- 不適合討論的人，不必硬去敲開
- 必要時走別的管道確認
而且，如果這樣還是被壓下來，不用只怪自己。
接收的一方如果是隻猴子，你傳得再客氣，也只是雜訊。
這時候，與其硬闖猴子關卡，不如換條路線、留好紀錄，保護好自己。
