「最初の一言」はたしかに大事
仕事では、話しかけるときの最初の一言が大事です。
たとえば、
- 報告なのですが
- 相談なのですが
- 確認したいことがあります
- 判断をお願いしたいです
- 5分だけお時間よろしいでしょうか
- 雑談に近いのですが
このように前置きすると、聞く側は「どう受け取ればいいか」を準備しやすくなります。
これは普通に有効です。
いきなり本題に入るより、話の種類を先に伝えた方が、相手の頭も整理されやすいです。
ただし、ここには大きな落とし穴があります。
入口設計は万能ではない
「報告です」「相談です」と言えば、必ずうまくいくわけではありません。
なぜなら、会話は話す側だけで成立するものではないからです。
聞き手側に、
- 聞く気がない
- 若手の話を軽く扱う
- 忙しさを理由に潰す
- 相手を下に見ている
- 相談を面倒がる
- 教育する気がない
- 揚げ足を取りたい
- 支配したい
- 責任を持ちたくない
という状態があると、どれだけ丁寧に話しかけても成立しません。
これは、話し手側だけの問題ではありません。
受信機が壊れている相手に、どれだけきれいな電波を送っても、ノイズになります。
いわば、受信側が猿サーバーの503 Service Unavailable状態です。
新卒や若手に言いたいこと
新卒や入社3年目くらいの人は、報告・相談がうまくいかないと、すぐに自分を責めがちです。
自分の聞き方が悪かったのかな
もっと要点をまとめるべきだったのかな
忙しいのに話しかけた自分が悪かったのかな
相談すること自体が迷惑だったのかな
自分はコミュ力がないのかな
もちろん、話し方を改善することは大事です。
でも、ちゃんと前置きした。 タイミングにも配慮した。 要点もまとめた。 自分の案も出した。
それでも雑に扱われるなら、それは自分だけの問題ではありません。
聞き手側の問題。 教育側の問題。 職場設計の問題。
そういう可能性もあります。
だから、新卒や若手は、報告・相談がうまくいかなかったからといって、必要以上に自分を責めなくていいです。
「報告です」の罠
仕事ではよく「報告・連絡・相談」が大事と言われます。
しかし、現場では「報告です」と言った瞬間に、謎の国語辞典バトルが始まることがあります。
たとえば、
報告なのですが、A案とB案で迷っていて、どうしましょうか？
と言うと、
それって報告じゃなくて相談だよね？
どうしましょうじゃなくて、自分の案を持ってきて
Aでいいでしょうかって言え
そこまで考えてから来て
と言われることがあります。
たしかに、実務上は、
A案とB案があります。私はA案がよいと考えています。Aで進めてよいでしょうか？
の方が通りやすい場合があります。
しかし、本題はそこではありません。
本来見るべきなのは、
- A案とB案の違い
- どちらが業務目的に合っているか
- 判断者は誰か
- 期限はいつか
- 影響範囲はどこまでか
- 若手の権限で決めてよいことか
です。
それなのに、話の入口で、
報告なの？相談なの？
どうしましょうって言い方が悪い
まず自分の案を出して
聞き方が悪い
という話にズレる。
これは、業務判断ではなく、入口検閲です。
猿検問です。
話す側が削られる理由
若手がしんどくなるのは、単に注意されたからではありません。
本題に入る前に削られるからです。
本当は、
AとBで迷っています
どちらで進めるべきか判断が必要です
私の権限では決められません
確認したいです
という話をしたいだけです。
でも、そこで、
それ報告じゃないよね
相談の仕方が悪い
どうしましょうはダメ
自分の案を持ってこい
まず結論から言って
でも勝手に決めるな
と入口で止められる。
これが続くと、話す側はどんどん削られます。
相談しても怒られる。 相談しなくても怒られる。 自分の案を出しても怒られる。 案を出さなくても怒られる。
こうなると、若手は話すこと自体が怖くなります。
これは本人のコミュ力不足だけではなく、職場の受信環境の問題です。
教育資料が「上司100%正しい前提」になりすぎている問題
若手向けの教育資料には、よく次のような内容があります。
- 報連相を徹底しましょう
- 結論から話しましょう
- 自分の案を持って相談しましょう
- 上司の時間を奪わないようにしましょう
- 指摘されたら素直に受け止めましょう
- 主体的に動きましょう
もちろん、これらは全部間違いではありません。
若手側が話し方を整えることは大事です。
しかし、問題は多くの教育資料が、
上司は正しい
先輩は正しい
聞き手側は正しく受け取ってくれる
後輩側が改善すればうまくいく
という前提に寄りすぎていることです。
現実には、聞き手側にも問題があります。
- 話を聞く気がない上司
- 忙しさを理由に相談を潰す先輩
- 報告・相談の定義で揚げ足を取る人
- 判断権限があるのに判断しない人
- 若手の話を軽く扱う人
- 自分の責任を若手に戻す人
- 相談しても怒るし、相談しなくても怒る人
こういう人は普通にいます。
それなのに、教育資料が「後輩はこうしましょう」だけだと、若手はロボットのように一方的に改善を求められます。
これはかなりしんどいです。
報連相は、話し手だけの技術ではありません。
聞き手側の受信能力、教育能力、判断責任も含めた、双方向の業務設計です。
「報告・相談」だけではなく、もっと細かく分ける
対策としては、「報告です」「相談です」だけでなく、話の種類をもう少し細かく分けるのが有効です。
おすすめは、次の分類です。
| 種類 | 目的 | 例文 |
|---|---|---|
| 事実共有 | 知っておいてほしいだけ | 事実共有です。判断や対応は不要です |
| 進捗報告 | 現在地を伝える | 進捗報告です。現在〇〇まで完了しています |
| 質問 | 分からない基準を聞く | 質問です。〇〇の基準を確認したいです |
| 相談 | 方向性を一緒に考えたい | 相談です。現時点で案が固まっていないため方向性を確認したいです |
| 方針確認 | 進め方を確認する | 方針確認です。A案で進めてよいか確認したいです |
| 承認依頼 | 自分の案にOKがほしい | 承認依頼です。A案で進めてよいでしょうか |
| 判断依頼 | 自分の権限では決められない | 判断依頼です。私の権限では決められないため判断をお願いします |
このように分けると、相手に求めていることが明確になります。
使いやすいテンプレ
1. 事実共有
事実共有です。判断や対応は不要です。
〇〇の件について、現在△△の状態です。
2. 進捗報告
進捗報告です。
現在〇〇まで完了しています。
次に△△を進める予定です。
3. 質問
質問です。
〇〇の基準が分からないため確認したいです。
今回は△△で考えていますが、認識は合っていますか？
4. 方針確認
方針確認です。
A案とB案があります。
私はA案がよいと考えています。理由は〇〇です。
Aで進めてよいでしょうか？
5. 承認依頼
承認依頼です。
〇〇の方針で進めたいと考えています。
問題なければ、この内容で進めてよいでしょうか？
6. 判断依頼
判断依頼です。
A案とB案があります。
私の案としてはAですが、影響範囲が大きく、私の権限では確定できません。
最終判断をお願いします。
7. 相談
相談です。
現時点で案が固まっていません。
〇〇の条件で迷っているため、方向性を確認したいです。
「私の案はAです。でも最終判断はお願いします」が強い
若手が一番使いやすいのは、次の形です。
私の案はAです。
理由は〇〇です。
ただし、△△の影響があるため、私の権限では確定できません。
最終判断をお願いします。
この言い方の良いところは、
- 考えていないわけではない
- 丸投げでもない
- 自分の案は出している
- でも権限外の責任までは背負わない
- 判断者に判断責任を戻せる
という点です。
若手は、自分の案を出すことはできます。
しかし、権限外の最終判断まで背負う必要はありません。
ここを分けるだけで、かなり楽になります。
それでも揚げ足を取る人はいる
ただし、ここまで整えても、揚げ足を取る人はいます。
たとえば、
その言い方だとさ
それは報告じゃなくて相談だよね
もっと考えてから来て
で、結局何が言いたいの？
それくらい自分で判断して
でも勝手に判断しないで
こういう人はいます。
その場合は、もう話し方の問題ではなく、その人が相談先として不適格な可能性があります。
入口設計をしてもダメ。 自分の案を出してもダメ。 要点を整理してもダメ。 権限外を明示してもダメ。
それなら、自分を責め続けるより、相談ルートを変えた方がいいです。
相談先として不適格な人への対処
何回か試しても、毎回潰される人には、無理に開かなくていいです。
対処は次のようになります。
- 口頭ではなくテキストで確認する
- チャットやメールで記録を残す
- 別の先輩に確認する
- 教育担当に相談する
- 上位者に確認する
- 「確認できなかった」ことをログに残す
- 会議や定例でまとめて確認する
- 自分の権限外の判断は勝手に背負わない
特に大事なのは、記録です。
〇月〇日、A案・B案について確認しようとしたが、時間がないとのことで判断未了。
期限に影響する可能性があるため、再確認が必要。
このように、悪口ではなく業務ログとして残します。
若手が自分を守るための考え方
若手は、次のように考えていいです。
自分の担当範囲は、分かりやすく伝えること。
相手の担当範囲は、聞くこと・判断すること・必要なら教育すること。
そこまで自分一人で背負わなくていい。
話し方を整える努力はしていいです。
でも、聞く気がない人にまで、完璧なコミュニケーションで突破しようとしなくていいです。
それは努力不足ではなく、回線の問題です。
まとめ
新卒・入社3年目くらいの人にとって、報告・相談はかなり消耗しやすいです。
「報告です」「相談です」と前置きすることは有効です。
でも、それで全部解決するわけではありません。
聞き手側が聞く気を持っていなければ、会話は成立しません。
教育資料のように、後輩だけが一方的に直せばよいわけでもありません。
報連相は、話し手と聞き手の両方で成立する業務設計です。
若手ができることは、
- 話の種類を分ける
- 自分の案を出す
- 権限外の判断は明示する
- 最終判断者に判断を戻す
- 口頭で潰されるならテキスト化する
- 相談先として不適格な人には無理に開かない
- 必要なら別ルートで確認する
です。
そして、それでも潰されるなら、自分だけを責めなくていいです。
受信側が猿なら、どれだけ丁寧に送信してもノイズになります。
その場合は、猿検問を突破するより、ルート変更とログ化で自分を守りましょう。
