Ở chỗ làm, câu đầu tiên bạn nói khi bắt chuyện với ai đó thực sự rất quan trọng.
Ví dụ:
- "Em xin báo cáo một chút ạ."
- "Em muốn xin ý kiến anh/chị một việc."
- "Có chuyện em muốn xác nhận lại."
- "Em muốn nhờ anh/chị quyết định giúp."
- "Anh/chị cho em xin năm phút được không ạ?"
- "Chuyện này gần như là tám chuyện thôi, nhưng mà..."
Chỉ cần báo trước như vậy, người nghe sẽ dễ chuẩn bị tinh thần xem nên tiếp nhận câu chuyện ra sao.
Cách này thực sự hiệu quả.
Nói trước đây là loại câu chuyện gì sẽ giúp đầu óc người nghe dễ sắp xếp hơn nhiều so với việc lao thẳng vào vấn đề.
Nhưng ở đây có một cái bẫy rất lớn.
Câu mở đầu không phải là phép màu
Nói "em báo cáo" hay "em xin ý kiến" không có nghĩa là chắc chắn mọi chuyện sẽ suôn sẻ.
Vì một cuộc trò chuyện không thể thành công chỉ nhờ người nói.
Nếu phía người nghe đang ở tình trạng như:
- không có ý định nghe
- coi nhẹ lời của người trẻ
- lấy cớ bận để gạt đi
- coi thường đối phương
- ngại bị hỏi ý kiến
- không có ý định chỉ dạy
- chỉ muốn bắt lỗi
- muốn kiểm soát người khác
- không muốn chịu trách nhiệm
thì dù bạn bắt chuyện lịch sự đến đâu cũng không thành.
Và đây không chỉ là vấn đề của người nói.
Nếu máy thu bị hỏng thì tín hiệu có sạch đến mấy gửi sang cũng chỉ thành nhiễu.
Nói vui thì người nghe giống như một "máy chủ khỉ" đang kẹt ở lỗi 503 Service Unavailable (dịch vụ không khả dụng).
Điều mình muốn nói với các bạn mới ra trường và người trẻ
Các bạn mới ra trường hoặc đi làm được khoảng ba năm thường tự trách mình ngay khi báo cáo hay xin ý kiến không suôn sẻ.
Hay là mình hỏi chưa đúng cách? Lẽ ra mình phải tóm gọn các ý chính hơn? Người ta đang bận mà mình còn bắt chuyện, có phải mình sai không? Hay là việc xin ý kiến đã là làm phiền rồi? Hay là mình giao tiếp kém?
Tất nhiên, cải thiện cách nói chuyện là điều quan trọng.
Nhưng giả sử bạn đã báo trước nội dung, đã chọn đúng thời điểm, đã tóm gọn ý chính, thậm chí đã chuẩn bị sẵn đề xuất của riêng mình.
Vậy mà vẫn bị đối xử qua loa thì đó không chỉ là lỗi của riêng bạn.
Có thể do người nghe. Có thể do bên phụ trách đào tạo. Có thể do cách nơi làm việc được tổ chức.
Vì vậy, người mới đi làm không cần tự trách quá mức chỉ vì báo cáo hay xin ý kiến không thuận lợi.
Cái bẫy của câu "em báo cáo"
Ở các công ty Nhật, người ta hay nói "hou-ren-sou" rất quan trọng: báo cáo, thông báo cho mọi người biết và xin ý kiến.
Nhưng ngoài thực tế, đôi khi vừa nói "em báo cáo" là một trận đấu từ điển kỳ quặc bắt đầu.
Ví dụ, bạn nói:
Em báo cáo ạ: em đang phân vân giữa phương án A và B, giờ em nên làm sao ạ?
rồi bị đáp lại:
Thế đó không phải báo cáo, là xin ý kiến chứ? Đừng hỏi "làm sao", hãy mang phương án của chính em đến đây. Phải nói "em làm theo A được không ạ". Nghĩ cho kỹ đến mức đó rồi hãy đến.
Đúng là trong thực tế, cách nói này nhiều khi dễ được thông qua hơn:
Có phương án A và phương án B. Em nghĩ A tốt hơn. Em làm theo A được không ạ?
Nhưng trọng tâm đâu phải ở đó.
Điều thực sự cần xem xét là:
- phương án A và B khác nhau chỗ nào
- cái nào hợp với mục tiêu công việc hơn
- ai là người quyết định
- hạn chót là khi nào
- phạm vi ảnh hưởng đến đâu
- người mới có quyền quyết việc này không
Vậy mà ngay từ cửa vào, câu chuyện đã bị lái sang hướng khác:
Báo cáo hay xin ý kiến? Nói "làm sao" là sai cách. Đưa phương án của em ra trước đã. Em hỏi sai cách rồi.
Đó không phải là đánh giá công việc, mà là kiểm duyệt ở cửa vào.
Là trạm kiểm soát của khỉ.
Vì sao người nói bị bào mòn
Người trẻ mệt không chỉ vì bị nhắc nhở.
Mà vì bị bào mòn trước khi kịp vào vấn đề chính.
Điều họ thật sự muốn nói chỉ là:
Em đang phân vân giữa A và B. Cần có người quyết định đi theo hướng nào. Việc này em không đủ thẩm quyền quyết định. Em muốn xác nhận lại.
Nhưng vừa đến cửa đã bị chặn:
Đó đâu phải báo cáo. Em không biết xin ý kiến. Không được nói "làm sao". Mang phương án của em đến. Nói kết luận trước đi. Nhưng đừng tự ý quyết định.
Nếu cứ thế này mãi, người nói sẽ bị bào mòn dần.
Xin ý kiến thì bị mắng. Không xin cũng bị mắng. Đưa phương án ra cũng bị mắng. Không đưa cũng bị mắng.
Đến mức này thì người trẻ sợ cả việc mở miệng.
Đây không chỉ là do bản thân thiếu kỹ năng giao tiếp, mà là vấn đề về môi trường tiếp nhận thông tin ở nơi làm việc.
Tài liệu đào tạo đặt quá nhiều tiền đề rằng "sếp luôn đúng"
Tài liệu đào tạo dành cho người mới thường có những nội dung như:
- Hãy báo cáo, thông báo và xin ý kiến thật đều đặn.
- Hãy nói kết luận trước.
- Hãy xin ý kiến kèm theo phương án của riêng mình.
- Đừng chiếm thời gian của sếp.
- Khi bị góp ý, hãy tiếp nhận một cách thẳng thắn.
- Hãy chủ động hành động.
Tất nhiên những điều này không sai.
Việc người mới chỉnh lại cách nói chuyện là quan trọng.
Nhưng vấn đề là nhiều tài liệu dựa quá nhiều vào giả định rằng:
Sếp đúng. Đàn anh, đàn chị đúng. Người nghe sẽ tiếp nhận tử tế. Chỉ cần người trẻ cải thiện thì mọi việc sẽ ổn.
Thực tế thì phía người nghe cũng có vấn đề.
- Sếp không có ý định nghe
- Đàn anh, đàn chị lấy cớ bận để gạt phăng việc xin ý kiến
- Người bắt lỗi bằng cách bẻ định nghĩa "báo cáo" và "xin ý kiến"
- Người có quyền quyết định mà không chịu quyết định
- Người coi nhẹ lời của người trẻ
- Người đẩy trách nhiệm của chính mình ngược lại cho người trẻ
- Người xin ý kiến cũng nổi giận, không xin cũng nổi giận
Những người như vậy khá phổ biến.
Vậy mà tài liệu đào tạo chỉ nói "đàn em hãy làm thế này", khiến người trẻ bị đòi hỏi phải cải thiện một chiều như robot.
Điều này rất mệt mỏi.
Báo cáo, thông báo và xin ý kiến không phải kỹ thuật của riêng người nói.
Đó là cách làm việc hai chiều, bao gồm cả khả năng tiếp nhận, khả năng hướng dẫn và trách nhiệm quyết định của người nghe.
Đừng chỉ chia "báo cáo" và "xin ý kiến", hãy chia chi tiết hơn
Cách đối phó hiệu quả là đừng dừng ở "em báo cáo" hay "em xin ý kiến", mà hãy chia loại câu chuyện chi tiết hơn một chút.
Mình gợi ý cách phân loại sau:
| Loại | Mục đích | Câu ví dụ |
|---|---|---|
| Chia sẻ thông tin | Chỉ muốn anh/chị biết | "Em chia sẻ thông tin. Không cần quyết định hay xử lý gì ạ." |
| Báo cáo tiến độ | Cho biết hiện đang ở đâu | "Báo cáo tiến độ. Hiện em đã xong phần X." |
| Câu hỏi | Hỏi về tiêu chuẩn mình chưa rõ | "Em xin hỏi. Em muốn xác nhận tiêu chuẩn của X." |
| Xin ý kiến | Muốn cùng suy nghĩ về hướng đi | "Em xin ý kiến. Hiện em chưa có phương án cụ thể nên muốn xác nhận hướng đi." |
| Xác nhận cách làm | Xác nhận cách tiến hành | "Em xác nhận cách làm. Em muốn hỏi xem có thể làm theo phương án A không." |
| Xin phê duyệt | Muốn được đồng ý với phương án của mình | "Em xin phê duyệt. Em làm theo phương án A được không ạ?" |
| Xin quyết định | Em không đủ thẩm quyền quyết định | "Em xin quyết định. Việc này vượt thẩm quyền của em nên nhờ anh/chị quyết định giúp." |
Chia như vậy thì điều bạn muốn ở đối phương sẽ rất rõ ràng.
Mẫu câu dễ dùng
1. Chia sẻ thông tin
Em chia sẻ thông tin. Không cần quyết định hay xử lý gì ạ. Về việc X: hiện đang ở trạng thái Y.
2. Báo cáo tiến độ
Báo cáo tiến độ. Hiện em đã xong phần X. Tiếp theo em dự định làm phần Y.
3. Câu hỏi
Em xin hỏi. Em chưa rõ tiêu chuẩn của X nên muốn xác nhận lại. Lần này em đang nghĩ theo hướng Y, em hiểu vậy có đúng không ạ?
4. Xác nhận cách làm
Em xác nhận cách làm. Có phương án A và phương án B. Em nghĩ A tốt hơn, vì lý do X. Em làm theo A được không ạ?
5. Xin phê duyệt
Em xin phê duyệt. Em muốn tiến hành theo hướng X. Nếu không có vấn đề gì, em làm theo nội dung này được không ạ?
6. Xin quyết định
Em xin quyết định. Có phương án A và phương án B. Đề xuất của em là A, nhưng phạm vi ảnh hưởng lớn nên em không thể chốt trong thẩm quyền của mình. Nhờ anh/chị đưa ra quyết định cuối cùng.
7. Xin ý kiến
Em xin ý kiến. Hiện em chưa có phương án cụ thể. Em đang phân vân vì điều kiện X nên muốn xác nhận hướng đi.
"Đề xuất của em là A, nhưng quyết định cuối cùng nhờ anh/chị" rất mạnh
Cách nói người mới dễ dùng nhất là:
Đề xuất của em là A. Lý do là X. Nhưng vì có ảnh hưởng của Y nên em không thể chốt trong thẩm quyền của mình. Nhờ anh/chị đưa ra quyết định cuối cùng.
Điểm hay của cách nói này là:
- cho thấy bạn không phải không suy nghĩ
- không phải đẩy hết sang người khác
- bạn đã đưa ra đề xuất của mình
- nhưng không gánh trách nhiệm ngoài thẩm quyền
- trả lại trách nhiệm quyết định cho người có quyền quyết định
Người mới hoàn toàn có thể đưa ra đề xuất của mình.
Nhưng không cần gánh quyết định cuối cùng nằm ngoài thẩm quyền.
Chỉ cần tách bạch hai việc này là đã nhẹ nhõm hơn rất nhiều.
Dù vậy vẫn có người hay bắt bẻ
Dù bạn đã chuẩn bị đâu ra đấy, vẫn có người cứ bắt bẻ.
Ví dụ:
Nói như vậy thì... Đó đâu phải báo cáo mà là xin ý kiến chứ? Nghĩ kỹ thêm rồi hãy đến. Vậy rốt cuộc em muốn nói gì? Chuyện đó tự quyết đi. Nhưng đừng tự ý quyết định.
Những người như vậy có thật.
Lúc đó vấn đề không còn là cách nói chuyện nữa, mà có thể người đó vốn không phù hợp để xin ý kiến.
Câu mở đầu không hiệu quả. Mang theo đề xuất cũng không hiệu quả. Sắp xếp ý chính cũng không hiệu quả. Nói rõ phần ngoài thẩm quyền cũng không hiệu quả.
Vậy thì thay vì cứ tự trách, tốt hơn là đổi người để xin ý kiến.
Cách đối phó với người không phù hợp để xin ý kiến
Nếu đã thử vài lần mà lần nào cũng bị gạt đi, bạn không cần cố mở cánh cửa đó.
Cách đối phó là:
- Xác nhận bằng văn bản thay vì nói miệng.
- Để lại dấu vết qua chat hoặc email.
- Hỏi một đàn anh, đàn chị khác.
- Trao đổi với người phụ trách đào tạo.
- Xác nhận với cấp trên.
- Ghi lại việc "chưa xác nhận được".
- Xác nhận gộp trong cuộc họp hoặc buổi họp định kỳ.
- Không tự gánh những quyết định ngoài thẩm quyền của mình.
Điều quan trọng nhất là ghi chép.
[Tháng]/[ngày]: Đã định xác nhận về phương án A và B nhưng được trả lời là không có thời gian nên chưa có quyết định. Có thể ảnh hưởng đến hạn chót nên cần xác nhận lại.
Hãy ghi như vậy: không phải để nói xấu, mà là nhật ký công việc.
Cách nghĩ để người trẻ tự bảo vệ mình
Người trẻ có thể nghĩ như sau:
Phần của mình là truyền đạt cho dễ hiểu. Phần của đối phương là nghe, quyết định và nếu cần thì chỉ dạy. Mình không cần gánh hết một mình.
Cố gắng chỉnh lại cách nói chuyện là điều nên làm.
Nhưng bạn không cần cố dùng giao tiếp hoàn hảo để vượt qua người không muốn nghe.
Đó không phải do thiếu nỗ lực, mà là vấn đề của đường truyền.
Tóm lại
Với các bạn mới ra trường và người đi làm khoảng ba năm, báo cáo và xin ý kiến rất dễ gây kiệt sức.
Báo trước bằng câu "em báo cáo" hay "em xin ý kiến" là có hiệu quả.
Nhưng không phải vì thế mà mọi chuyện được giải quyết.
Nếu người nghe không có ý định nghe thì cuộc trò chuyện không thể thành.
Và cũng không công bằng khi như tài liệu đào tạo, chỉ đòi người đàn em cải thiện một chiều.
Báo cáo, thông báo và xin ý kiến là cách làm việc cần cả người nói lẫn người nghe cùng tạo nên.
Những gì người trẻ có thể làm:
- Phân loại câu chuyện
- Đưa ra đề xuất của riêng mình
- Nói rõ phần quyết định nằm ngoài thẩm quyền
- Trả quyết định về cho người quyết định cuối cùng
- Nếu nói miệng bị gạt đi thì chuyển sang văn bản
- Không cố mở cửa với người không phù hợp để xin ý kiến
- Nếu cần thì xác nhận qua đường khác
Và nếu vẫn bị gạt đi, bạn không cần chỉ trách mình.
Nếu bên nhận là một con khỉ thì dù bạn gửi lịch sự đến đâu cũng chỉ thành nhiễu.
Lúc đó, thay vì cố vượt qua trạm kiểm soát của khỉ, hãy đổi đường đi và ghi chép lại để tự bảo vệ mình.
