Mở đầu: Rắc rối nơi công sở nên thành "bản ghi chép" chứ đừng chỉ nằm trong "trí nhớ"
Khi gặp chuyện khó chịu ở chỗ làm, thứ đọng lại đầu tiên là cảm xúc.
"Nặng nề quá."
"Vô lý quá."
"Sợ thật."
"Lại bị đổi yêu cầu sau khi đã làm xong."
"Cảm giác như chỉ mình mình bị đổ trách nhiệm."
Những cảm giác này rất quan trọng.
Nhưng khi đi nhờ người khác tư vấn, chỉ có cảm xúc thì nhiều khi khó truyền đạt hết.
Để trình bày với bộ phận tiếp nhận khiếu nại, cấp trên, phòng nhân sự, bộ phận lao động hay đơn vị tư vấn bên ngoài, bạn cần sắp xếp rõ:
- Xảy ra khi nào
- Xảy ra ở đâu
- Ai liên quan
- Họ đã nói chính xác điều gì
- Trước đó đã có chuyện gì
- Bạn đã làm gì
- Sau đó mọi chuyện ra sao
- Trước đây đã từng có chuyện tương tự chưa
Đây chính là lúc việc ghi chép rắc rối công sở phát huy tác dụng.
Ghi chép không đơn giản là viết "thấy khó chịu".
Đó là sắp xếp sự việc theo trình tự thời gian, rồi ghi riêng từng phần: lời nói thật, cách bạn đã ứng phó, ảnh hưởng đến công việc, và những điểm có thể trở thành vấn đề.
Ghi lại rồi mới thấy mình không hề ngồi yên
Khi bị dồn ép ở chỗ làm, ta dễ cảm thấy đó là lỗi của mình.
"Lẽ ra mình phải làm sớm hơn à?"
"Hay là mình hiểu chưa đủ?"
"Hay cách báo cáo của mình có vấn đề?"
"Hay mình thiếu chủ động?"
Nhưng khi thực sự ghi lại, nhiều lúc ta thấy mình đã làm khá nhiều.
Ví dụ, ở một trường hợp công sở được tóm lược chung chung, bản ghi chép cho thấy những việc như:
- Chuẩn bị tài liệu từ trước
- Nộp bản nháp trước hạn
- Nhờ đồng nghiệp xung quanh kiểm tra giúp
- Xin chỉ đạo từ cấp trên
- Sửa theo yêu cầu
- Đưa ra phương án thay thế
- Cố gắng xác nhận phạm vi công việc và tiêu chí đánh giá
- Cố gắng lưu lại bằng tin nhắn hoặc tài liệu chứ không chỉ nói miệng
- Gánh bù cả phần chậm trễ của người khác để kịp hạn
Nhìn như vậy, vấn đề không đơn giản là "người đó chẳng làm gì cả".
Ngược lại, đôi khi có thể thấy một cấu trúc như thế này:
Người đó vẫn làm phần việc của mình, nhưng tiêu chí đánh giá, phân chia vai trò, mức nào thì được coi là "đạt" và phạm vi trách nhiệm đều mơ hồ, nên mới có chuyện sửa yêu cầu sau khi đã làm và đổ trách nhiệm.
Ghi lại rồi sẽ thấy một mô hình lặp đi lặp lại, chứ không chỉ một câu nói khó nghe
Nếu chỉ có một lần bị nói nặng lời thì khó mà đánh giá được.
Có thể lúc đó đang bận, có thể hai bên hiểu lệch giọng điệu của nhau, cũng có thể đó là hướng dẫn công việc bình thường.
Nhưng khi sắp xếp bản ghi theo thời gian, đôi khi điều hiện ra không phải một sự việc đơn lẻ mà là cả một mô hình.
Ví dụ như các mô hình sau:
- Tự suy nghĩ rồi làm thì bị nói "đừng tự ý làm"
- Hỏi lại cho chắc thì bị nói "tự mà nghĩ đi"
- Bắt giải thích bằng lời, nhưng muốn lưu lại trong tin nhắn thì bị khó chịu
- Đưa phương án từ trước, rồi sau đó bị nói "ý tôi không phải vậy"
- Phải sửa đi sửa lại những chi tiết nhỏ nhặt
- Phương án đầu tiên bị bác bỏ hoàn toàn
- Phạm vi công việc cứ mở rộng dần về sau
- Không có quyền hạn nhưng phải gánh toàn bộ trách nhiệm về kết quả
- Đòi hỏi "phải chủ động", nhưng ý tưởng mình chủ động đưa ra lại bị dập tắt
- Nói là sẽ giảm tình trạng công việc chỉ một người biết làm, nhưng không bố trí thời gian hay người phụ trách cho việc chuẩn hóa
Nếu những chuyện này lặp lại, đôi khi nên nhìn nó như cách vận hành của nơi làm việc thì hợp lý hơn là coi đó chỉ là một câu nói.
Trong bài này, tôi gọi cấu trúc đó là thế kẹt hai chiều về sự chủ động (trong tâm lý học gọi là "double bind": bị đòi hỏi hai điều trái ngược nhau và không có đường thoát).
Nói gọn lại:
Đòi hỏi sự chủ động, nhưng không tạo điều kiện để sự chủ động xuất hiện.
Tự suy nghĩ rồi làm thì bị dập, hỏi lại cho chắc thì bị bảo là thiếu chủ động.
Cấu trúc này rất khó giải quyết chỉ bằng nỗ lực của riêng một cá nhân.
Ghi lại rồi có thể phân loại được vấn đề
Khi chỉ có cảm xúc, ta dễ dừng lại ở "khó chịu", "nặng nề".
Nhưng khi đã có bản ghi chép, ta phân loại được vấn đề.
Ví dụ như sau:
- Phủ nhận nhân cách
- Khiển trách trước mặt mọi người
- Giọng điệu áp đảo
- Yêu cầu quá mức
- Chỉ thị đưa ra sau khi đã làm
- Đổ trách nhiệm
- Tiêu chí đánh giá không rõ ràng
- Bị đổ trách nhiệm mà không có quyền hạn
- Bầu không khí khó mở lời nhờ tư vấn
- Ép trao đổi bằng miệng nên khó lưu bằng chứng
- Phải sửa đi sửa lại không dứt
- Thế kẹt hai chiều về sự chủ động
- Phải gánh công việc chỉ một người biết làm
- Dập tắt đề xuất cải tiến rồi lại nói "chẳng có cải tiến gì"
Phân loại được thì dễ giải thích cho người khác hơn.
Thay vì "tôi ghét sếp", bạn có thể nói:
"Tiêu chí của các chỉ thị chưa bao giờ rõ ràng, yêu cầu sửa cứ đến sau khi đã làm, và dù tôi đã hỏi hay xác nhận vẫn bị đánh giá là 'thiếu chủ động', nên áp lực tâm lý khi làm việc của tôi rất lớn."
Tham khảo định nghĩa của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản
Tại Nhật, Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi (cơ quan chính phủ phụ trách các vấn đề lao động) nêu ba yếu tố của hành vi quấy rối do lạm dụng quyền lực ở nơi làm việc (power harassment):
- Lời nói hoặc hành động dựa trên mối quan hệ có vị thế cao hơn
- Vượt quá phạm vi cần thiết và hợp lý của công việc
- Làm tổn hại môi trường làm việc của người lao động
Bộ cũng nêu các dạng điển hình: tấn công thân thể, tấn công tinh thần, tách rời khỏi các mối quan hệ trong công việc, yêu cầu quá mức, yêu cầu quá thấp và xâm phạm đời tư.
Tuy vậy, một sự việc cụ thể có phải quấy rối hay không thì cuối cùng vẫn phải xét toàn bộ hoàn cảnh để quyết định.
Vì thế, trong bài viết hay bản ghi chép, thay vì khẳng định "đây chắc chắn là quấy rối", sẽ an toàn hơn nếu giữ nó như
một bản sắp xếp sự việc để tham vấn xem điều đó có thể bị coi là quấy rối hay không.
Những điều tốt có được nhờ ghi chép
Ghi chép rắc rối công sở mang lại những hiệu quả sau.
1. Ghi lại trước khi trí nhớ mờ đi
Thời gian trôi qua, lời nói và thứ tự sự việc sẽ nhòe dần.
Có bản ghi chép, sau này bạn xem lại được.
2. Việc mình đã làm cũng được lưu lại
Bạn có thể ghi không chỉ lời của đối phương mà cả việc bạn đã làm.
Nhờ vậy giảm được nguy cơ bị cho là "không làm gì" hay "không báo cáo".
3. Thấy rõ những chỉ thị đến muộn
Khi sắp theo thời gian, bạn thấy điều kiện thay đổi về sau hay đã được định sẵn từ đầu.
4. Thấy được nó có kéo dài hay không
Biết đó là chuyện một lần hay lặp lại.
5. Dễ nhờ tư vấn hơn
Khi giải thích cho người khác, bạn đưa ra được tài liệu chứ không chỉ cảm xúc.
6. Suy nghĩ của chính mình cũng được sắp xếp
Thay vì "mình sai hay họ sai", bạn có thể tách ra:
- Chỗ này là điểm mình cần cải thiện
- Chỗ này là vấn đề ở cách nói của đối phương
- Chỗ này là vấn đề của cơ chế công ty
- Chỗ này là vấn đề vì tiêu chí đánh giá chưa từng được định nghĩa
Tổng kết: Ghi chép không phải để tấn công đối phương, mà để bảo vệ chính mình
Mục đích của việc ghi chép rắc rối công sở không phải để tấn công đối phương.
Mục đích là lưu lại chính xác tình trạng của bạn và sự việc, để có thể mang đi nhờ người khác tư vấn.
Những ký ức đau lòng rất quan trọng.
Nhưng chỉ riêng trí nhớ thì đôi khi khó giải thích.
Vì vậy hãy ghi lại:
- Lời nói thật
- Trình tự thời gian
- Cách bạn đã ứng phó
- Ảnh hưởng đến công việc
- Điều gì có thể trở thành vấn đề
- Trước đây đã từng có chuyện tương tự hay chưa
Ghi chép không làm cảm xúc biến mất.
Ngược lại, chính để bảo vệ cảm xúc ấy mà ta sắp xếp lại các sự thật.
Đừng ôm rắc rối công sở chỉ bằng trí nhớ.
Hãy ghi lại.
Sắp xếp theo thời gian.
Ghi cả những gì bạn đã làm.
Nhìn ra cấu trúc.
Nếu cần, hãy nhờ tư vấn.
Đây là bước đầu tiên để bảo vệ chính mình.
