Pengantar: Masalah di kantor sebaiknya jadi "catatan", bukan sekadar "ingatan"
Saat ada kejadian tidak enak di tempat kerja, yang pertama membekas adalah perasaan.
"Berat banget."
"Nggak masuk akal."
"Takut."
"Lagi-lagi aturannya diubah setelah pekerjaan selesai."
"Rasanya cuma aku yang disuruh menanggung kesalahan."
Perasaan seperti ini penting.
Tapi saat kamu mau cerita ke orang lain, perasaan saja sering kali tidak cukup untuk menjelaskan.
Untuk menyampaikannya ke pusat pengaduan, atasan, HRD, bagian ketenagakerjaan, atau lembaga konsultasi di luar kantor, kamu perlu merapikan hal-hal ini:
- Kapan kejadiannya
- Di mana
- Siapa yang terlibat
- Apa persisnya yang dikatakan
- Apa yang terjadi sebelumnya
- Apa yang kamu lakukan
- Apa yang terjadi setelahnya
- Apakah hal serupa pernah terjadi sebelumnya
Di sinilah mencatat masalah kerja jadi berguna.
Mencatat bukan sekadar menulis "rasanya nggak enak".
Caranya, susun kejadian secara berurutan menurut waktu, lalu simpan terpisah: kalimat asli yang diucapkan, tanggapanmu sendiri, dampaknya ke pekerjaan, dan bagian yang berpotensi jadi masalah.
Setelah dicatat, kamu sadar bahwa kamu bukan tidak berbuat apa-apa
Saat dicecar di tempat kerja, kita gampang merasa itu salah kita sendiri.
"Harusnya aku kerjakan lebih cepat, ya?"
"Apa aku kurang paham?"
"Apa cara laporanku yang salah?"
"Apa aku kurang inisiatif?"
Tapi begitu dicatat, sering kali terlihat bahwa sebenarnya kamu sudah berbuat cukup banyak.
Misalnya, dalam satu kasus kerja yang di sini dirangkum secara umum, catatannya menunjukkan hal-hal seperti ini:
- Menyiapkan materi lebih dulu
- Menyerahkan draf sebelum tenggat
- Meminta rekan sekitar untuk memeriksa
- Meminta arahan
- Mengerjakan revisi
- Mengajukan usulan alternatif
- Berusaha memastikan batas pekerjaan dan kriteria penilaian
- Berusaha meninggalkan jejak lewat chat atau dokumen, bukan hanya lisan
- Menutupi keterlambatan orang lain agar tenggat tetap terkejar
Kalau dilihat begini, masalahnya bukan sekadar "orangnya tidak berbuat apa-apa".
Justru kadang terlihat struktur seperti ini:
Dia sudah berusaha, tetapi kriteria penilaian, pembagian peran, batas "sudah cukup bagus", dan batas tanggung jawab semuanya kabur, sehingga muncul perubahan susulan dan lempar tanggung jawab.
Setelah dicatat, yang terlihat bukan satu ucapan menyebalkan, melainkan pola yang berulang
Kalau seseorang hanya sekali bicara dengan keras, sulit untuk menilainya.
Bisa jadi saat itu memang sedang sibuk, ada salah paham soal nada bicara, atau memang bimbingan kerja yang wajar.
Tapi kalau catatan disusun berurutan menurut waktu, kadang yang terlihat bukan kejadian sekali saja, melainkan sebuah pola.
Misalnya pola seperti ini:
- Kalau bertindak atas inisiatif sendiri, dibilang "jangan seenaknya"
- Kalau bertanya, dibilang "pikir sendiri dong"
- Diminta menjelaskan secara lisan, tapi kalau mau dicatat lewat chat malah tidak disukai
- Sudah mengajukan usulan di awal, tapi belakangan dibilang "bukan itu maksudku"
- Harus berulang kali merevisi hal-hal kecil
- Usulan pertama langsung ditolak mentah-mentah
- Cakupan pekerjaan melebar belakangan
- Tidak punya wewenang, tapi harus menanggung tanggung jawab hasilnya
- Dituntut "proaktif", tapi usulan yang diajukan secara proaktif malah dimatikan
- Katanya mau mengurangi pekerjaan yang hanya bisa dikerjakan satu orang, tapi tidak disediakan waktu maupun penanggung jawab untuk standardisasi
Kalau hal-hal ini terus berulang, kadang lebih tepat dilihat sebagai pola cara kerja di tempat itu, bukan sekadar satu kalimat.
Dalam artikel ini, aku menyebut pola tersebut jebakan ganda soal inisiatif (dalam psikologi disebut "double bind", yaitu dituntut dua hal yang saling bertentangan sehingga tidak ada jalan keluar).
Artinya:
Inisiatif dituntut, tapi kondisi agar inisiatif bisa muncul tidak disediakan.
Kalau berpikir dan bergerak sendiri, malah dijegal; kalau bertanya dulu, dibilang tidak punya inisiatif.
Pola seperti ini sulit diatasi hanya dengan semangat pribadi.
Setelah dicatat, masalah bisa dikelompokkan
Kalau hanya perasaan, gampang berhenti di "nggak enak" atau "berat".
Tapi dengan catatan, masalah bisa dikelompokkan.
Misalnya begini:
- Penyangkalan terhadap pribadi
- Dimarahi di depan umum
- Nada bicara yang mengintimidasi
- Tuntutan berlebihan
- Instruksi yang datang belakangan
- Pelimpahan kesalahan
- Kriteria penilaian yang tidak jelas
- Tanggung jawab tanpa wewenang
- Suasana yang membuat sulit berkonsultasi
- Paksaan komunikasi lisan sehingga sulit meninggalkan catatan
- Revisi tanpa akhir
- Jebakan ganda soal inisiatif
- Terpaksa menanggung pekerjaan yang hanya dipahami satu orang
- Mematikan usulan perbaikan, lalu bilang "tidak ada perbaikan"
Kalau sudah bisa dikelompokkan, lebih mudah menjelaskannya ke orang lain.
Bukan "aku nggak suka atasanku", melainkan bisa dijelaskan seperti ini:
"Standar instruksinya tidak pernah jelas, revisi susulan terus berdatangan, dan meski saya sudah bertanya atau memastikan, saya tetap dinilai 'tidak punya inisiatif', sehingga beban mental saya dalam bekerja jadi besar."
Gunakan definisi dari Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang sebagai acuan
Di Jepang, Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan (lembaga pemerintah yang mengurusi urusan ketenagakerjaan) menyebutkan tiga unsur perundungan oleh atasan di tempat kerja (power harassment):
- Ucapan atau tindakan yang bersandar pada hubungan yang timpang secara kuasa
- Melampaui batas yang perlu dan wajar untuk pekerjaan
- Merusak lingkungan kerja karyawan
Kementerian itu juga menyebutkan jenis-jenis yang umum: serangan fisik, serangan psikologis, pengucilan dari hubungan kerja, tuntutan berlebihan, tuntutan yang terlalu rendah, dan campur tangan terhadap urusan pribadi.
Meski begitu, apakah suatu kejadian tertentu termasuk perundungan atau tidak, pada akhirnya dinilai dengan melihat situasi secara keseluruhan.
Karena itu, dalam artikel maupun catatan, lebih aman jika tidak menyimpulkan "ini pasti perundungan", melainkan menyimpannya sebagai
rangkuman fakta untuk berkonsultasi apakah kejadian itu bisa dianggap perundungan.
Manfaat yang kudapat dari mencatat
Mencatat masalah di tempat kerja punya manfaat berikut.
1. Bisa dicatat sebelum ingatan jadi samar
Seiring waktu, apa yang dikatakan dan urutannya jadi kabur.
Kalau sudah dicatat, kamu bisa membacanya lagi nanti.
2. Apa yang kamu lakukan juga tercatat
Bukan hanya ucapan lawan bicara, tindakanmu sendiri pun bisa tercatat.
Dengan begitu, risiko dianggap "tidak berbuat apa-apa" atau "tidak melapor" bisa berkurang.
3. Instruksi susulan jadi terlihat
Kalau disusun berurutan menurut waktu, terlihat apakah syaratnya berubah belakangan atau memang sudah begitu dari awal.
4. Terlihat apakah hal itu berlangsung terus
Kamu bisa tahu apakah itu kejadian sekali atau berulang.
5. Lebih mudah berkonsultasi
Saat menjelaskan ke orang lain, kamu bisa menunjukkan bahan tertulis, bukan hanya perasaan.
6. Pikiranmu sendiri ikut jadi rapi
Alih-alih "aku yang salah atau dia yang salah?", kamu bisa memisahkan:
- Bagian ini memang perlu kuperbaiki
- Bagian ini masalah cara bicara lawan
- Bagian ini masalah sistem perusahaan
- Bagian ini masalah karena kriteria penilaian tidak pernah ditetapkan
Penutup: Mencatat bukan untuk menyerang orang lain, melainkan untuk melindungi diri sendiri
Tujuan mencatat masalah di tempat kerja bukan untuk menyerang lawan.
Tujuannya adalah merekam keadaan dirimu dan kejadiannya dengan akurat, supaya bisa dibawa untuk berkonsultasi dengan orang lain.
Kenangan yang menyakitkan itu penting.
Tapi ingatan saja kadang sulit untuk dijelaskan.
Karena itu, catat:
- Kalimat asli yang diucapkan
- Urutan waktu
- Tanggapanmu sendiri
- Dampaknya ke pekerjaan
- Apa yang berpotensi jadi masalah
- Apakah hal serupa pernah terjadi sebelumnya
Dengan mencatat, perasaan tidak hilang begitu saja.
Justru untuk menjaga perasaan itulah, fakta perlu dirapikan.
Jangan memendam masalah kerja sendirian hanya di dalam ingatan.
Catat.
Susun berurutan menurut waktu.
Catat juga apa yang sudah kamu lakukan.
Lihat polanya.
Kalau perlu, berkonsultasilah.
Inilah langkah pertama untuk melindungi dirimu.
