Di tempat kerja, kalimat pertama yang kamu ucapkan saat menghampiri seseorang memang penting.
Misalnya:
- "Saya mau lapor sesuatu."
- "Saya mau minta saran soal sesuatu."
- "Ada hal yang ingin saya pastikan."
- "Saya perlu Bapak/Ibu mengambil keputusan."
- "Boleh minta waktu lima menit?"
- "Ini lebih mirip ngobrol santai sih, tapi..."
Kalau kamu memberi aba-aba seperti ini, pendengar jadi lebih mudah menyiapkan diri soal bagaimana harus menerima pembicaraan itu.
Cara ini benar-benar efektif.
Memberi tahu jenis pembicaraannya lebih dulu membuat pikiran lawan bicara lebih mudah tertata dibanding langsung nyelonong ke pokok persoalan.
Tapi ada jebakan besar di sini.
Kalimat pembuka bukan jurus sakti
Mengatakan "ini laporan" atau "ini minta saran" tidak otomatis membuat semuanya lancar.
Sebab percakapan tidak bisa berjalan hanya dari sisi pembicara.
Kalau pihak yang mendengar punya kondisi seperti ini:
- tidak berniat mendengarkan
- meremehkan omongan karyawan muda
- menjadikan kesibukan sebagai alasan untuk menggagalkan pembicaraan
- memandang rendah lawan bicara
- malas dimintai saran
- tidak ada niat mengajari
- cuma mau mencari-cari kesalahan
- ingin mengendalikan orang lain
- tidak mau bertanggung jawab
maka sesopan apa pun kamu menyapa, percakapan tidak akan jalan.
Dan ini bukan hanya soal pihak yang bicara.
Kalau penerimanya rusak, sebersih apa pun sinyal yang kamu kirim, hasilnya cuma jadi gangguan.
Ibaratnya, lawan bicaramu itu "server monyet" yang sedang error 503 Service Unavailable (layanan tidak tersedia).
Yang ingin saya sampaikan kepada fresh graduate dan karyawan muda
Fresh graduate atau karyawan di tahun ketiga kerja biasanya langsung menyalahkan diri sendiri begitu laporan atau konsultasi tidak berjalan mulus.
Jangan-jangan cara bertanyaku salah. Harusnya aku merangkum poin pentingnya dengan lebih rapi. Mungkin salahku karena mengajak bicara padahal beliau sedang sibuk. Jangan-jangan minta saran itu sendiri sudah merepotkan. Jangan-jangan aku memang kurang pandai berkomunikasi.
Tentu saja memperbaiki cara bicara itu penting.
Tapi bayangkan kamu sudah memberi aba-aba lebih dulu, sudah memperhatikan waktunya, sudah merangkum poinnya, bahkan sudah membawa usulan sendiri.
Kalau tetap diperlakukan asal-asalan, itu bukan cuma masalahmu.
Bisa jadi masalah di pihak pendengar. Bisa jadi masalah di pihak yang seharusnya membimbing. Bisa jadi masalah pada cara tempat kerja itu disusun.
Karena itu, fresh graduate dan karyawan muda tidak perlu menyalahkan diri sendiri berlebihan hanya karena laporan atau konsultasinya tidak berjalan baik.
Jebakan "ini laporan"
Di dunia kerja Jepang, orang sering bilang bahwa "hou-ren-sou" itu penting: melapor, memberi kabar, dan meminta saran.
Tapi di lapangan, begitu kamu bilang "ini laporan", kadang tiba-tiba muncul perang kamus yang aneh.
Misalnya kamu bilang:
Ini laporan: saya bingung antara rencana A dan rencana B, sebaiknya bagaimana?
lalu dijawab:
Itu bukan laporan, itu minta saran, kan? Jangan tanya "bagaimana", bawa usulanmu sendiri. Bilang saja "Boleh pakai A?" Pikirkan dulu sampai sejauh itu baru datang.
Memang, dalam praktik, versi ini sering lebih mudah disetujui:
Ada rencana A dan rencana B. Menurut saya A lebih baik. Boleh saya lanjutkan dengan A?
Tapi bukan itu inti persoalannya.
Yang seharusnya dilihat adalah:
- apa beda rencana A dan B
- mana yang lebih sesuai dengan tujuan pekerjaan
- siapa yang berhak memutuskan
- kapan tenggatnya
- seberapa luas dampaknya
- apakah ini boleh diputuskan dengan wewenang karyawan muda
Tapi percakapan malah melenceng sejak di pintu masuk:
Ini laporan atau minta saran? Cara bilang "bagaimana" itu salah. Ajukan usulanmu dulu. Cara bertanyamu salah.
Itu bukan penilaian pekerjaan. Itu sensor di pintu masuk.
Itu razia monyet.
Kenapa pihak yang bicara jadi terkuras
Karyawan muda capek bukan cuma karena ditegur.
Mereka terkuras sebelum sempat masuk ke pokok pembicaraan.
Padahal yang mau mereka sampaikan hanyalah:
Saya bingung antara A dan B. Perlu ada yang memutuskan mau ke arah mana. Ini di luar wewenang saya. Saya ingin memastikannya.
Tapi sudah dihentikan di pintu:
Itu bukan laporan, kan? Kamu tidak pandai minta saran. "Bagaimana" itu tidak boleh. Bawa usulanmu sendiri. Mulai dari kesimpulan. Tapi jangan memutuskan sendiri.
Kalau terus begini, pihak yang bicara makin lama makin terkikis.
Minta saran dimarahi. Tidak minta saran juga dimarahi. Mengajukan usul dimarahi. Tidak mengajukan usul juga dimarahi.
Akhirnya karyawan muda jadi takut bicara.
Ini bukan sekadar kurangnya kemampuan komunikasi orangnya, tapi masalah lingkungan penerima di tempat kerja.
Materi pelatihan terlalu berasumsi bahwa atasan selalu benar
Materi pelatihan untuk karyawan muda sering berisi hal seperti ini:
- Biasakan lapor, kabari, dan minta saran secara tertib.
- Sampaikan kesimpulan lebih dulu.
- Minta saran dengan membawa usulan sendiri.
- Jangan menyita waktu atasan.
- Terima teguran dengan lapang dada.
- Bergeraklah dengan inisiatif sendiri.
Tentu semua itu tidak salah.
Penting bagi karyawan muda untuk memperbaiki cara bicara.
Tapi masalahnya, banyak materi pelatihan terlalu bersandar pada anggapan bahwa:
Atasan selalu benar. Senior selalu benar. Pendengar pasti menerima dengan baik. Kalau yang junior memperbaiki diri, semuanya beres.
Kenyataannya, pihak pendengar juga punya masalah.
- Atasan yang tidak mau mendengarkan
- Senior yang menggagalkan konsultasi dengan alasan sibuk
- Orang yang mencari-cari kesalahan lewat definisi "laporan" dan "konsultasi"
- Orang yang punya wewenang memutuskan tapi tidak mau memutuskan
- Orang yang meremehkan omongan karyawan muda
- Orang yang melempar balik tanggung jawabnya ke karyawan muda
- Orang yang marah kalau diajak konsultasi dan marah juga kalau tidak
Orang seperti ini ada, dan tidak jarang.
Kalau materi pelatihannya hanya bilang "junior harus begini", karyawan muda dituntut berubah sepihak seperti robot.
Itu berat sekali.
Lapor, kabari, dan minta saran bukan keterampilan milik pihak yang bicara saja.
Itu cara kerja dua arah yang mencakup kemampuan pendengar dalam menerima, membimbing, dan bertanggung jawab atas keputusan.
Jangan cuma "laporan" dan "konsultasi", pecah lebih rinci
Solusinya, jangan berhenti di "ini laporan" atau "ini konsultasi". Membagi jenis pembicaraan lebih rinci akan sangat membantu.
Pembagian yang saya sarankan:
| Jenis | Tujuan | Contoh kalimat |
|---|---|---|
| Berbagi fakta | Hanya ingin Anda tahu | "Berbagi informasi. Tidak perlu keputusan atau tindakan." |
| Laporan kemajuan | Menyampaikan posisi saat ini | "Laporan kemajuan. Sampai sekarang X sudah selesai." |
| Pertanyaan | Menanyakan standar yang belum saya tahu | "Pertanyaan. Saya ingin memastikan standar X." |
| Konsultasi | Ingin memikirkan arah bersama | "Konsultasi. Usulan saya belum matang, jadi saya ingin memastikan arahnya." |
| Konfirmasi arah kerja | Memastikan cara mengerjakan | "Konfirmasi arah kerja. Saya ingin memastikan apakah boleh lanjut dengan rencana A." |
| Permohonan persetujuan | Ingin usulan saya disetujui | "Permohonan persetujuan. Bolehkah saya lanjut dengan rencana A?" |
| Permohonan keputusan | Di luar wewenang saya | "Permohonan keputusan. Ini di luar wewenang saya, jadi mohon Bapak/Ibu yang memutuskan." |
Dengan pembagian ini, apa yang kamu minta dari lawan bicara jadi jelas.
Template yang gampang dipakai
1. Berbagi fakta
Berbagi informasi. Tidak perlu keputusan atau tindakan. Soal X: saat ini statusnya Y.
2. Laporan kemajuan
Laporan kemajuan. Sampai sekarang X sudah selesai. Selanjutnya saya berencana mengerjakan Y.
3. Pertanyaan
Pertanyaan. Saya belum tahu standar X, jadi ingin memastikan. Kali ini saya berpikir pakai Y. Apakah pemahaman saya benar?
4. Konfirmasi arah kerja
Konfirmasi arah kerja. Ada rencana A dan rencana B. Menurut saya A lebih baik, karena X. Boleh saya lanjutkan dengan A?
5. Permohonan persetujuan
Permohonan persetujuan. Saya ingin melanjutkan dengan pendekatan X. Kalau tidak ada masalah, bolehkah saya lanjut dengan isi ini?
6. Permohonan keputusan
Permohonan keputusan. Ada rencana A dan rencana B. Usulan saya A, tetapi dampaknya besar dan tidak bisa saya pastikan dengan wewenang saya. Mohon keputusan akhirnya.
7. Konsultasi
Konsultasi. Saat ini usulan saya belum matang. Saya bingung karena kondisi X, jadi ingin memastikan arahnya.
"Usulan saya A, tapi keputusan akhirnya mohon diserahkan kepada Bapak/Ibu" itu kuat
Bentuk yang paling mudah dipakai karyawan muda adalah ini:
Usulan saya A. Alasannya X. Tapi karena ada dampak Y, tidak bisa saya pastikan dengan wewenang saya. Mohon keputusan akhirnya.
Kelebihan cara bicara ini:
- kelihatan bahwa kamu sudah berpikir
- bukan melempar begitu saja
- usulan sendiri sudah diajukan
- tapi tidak menanggung tanggung jawab di luar wewenang
- tanggung jawab memutuskan dikembalikan kepada pembuat keputusan
Karyawan muda bisa mengajukan usulannya sendiri.
Tapi tidak perlu memikul keputusan akhir yang di luar wewenangnya.
Hanya dengan memisahkan keduanya, beban jadi jauh lebih ringan.
Tetap saja ada orang yang suka mencari-cari kesalahan
Sudah merapikan semuanya pun, tetap ada orang yang mencari-cari kesalahan.
Misalnya:
Kalau ngomongnya begitu sih... Itu bukan laporan, tapi minta saran, kan? Pikirkan lebih matang dulu baru datang. Jadi sebenarnya kamu mau bilang apa? Masa segitu saja tidak bisa memutuskan sendiri. Tapi jangan memutuskan sendiri.
Orang seperti ini memang ada.
Kalau begitu, ini sudah bukan soal cara bicara, tapi kemungkinan orang itu memang bukan tempat yang tepat untuk dimintai saran.
Kalimat pembuka tidak mempan. Membawa usulan sendiri tidak mempan. Merapikan poin tidak mempan. Menyebutkan hal di luar wewenang pun tidak mempan.
Kalau begitu, daripada terus menyalahkan diri, lebih baik ganti jalur konsultasinya.
Cara menghadapi orang yang tidak tepat dijadikan tempat konsultasi
Kalau sudah beberapa kali mencoba dan selalu digagalkan, kamu tidak perlu memaksa membuka pintunya.
Yang bisa dilakukan:
- Konfirmasi lewat tulisan, bukan lisan.
- Tinggalkan jejak lewat chat atau email.
- Tanyakan ke senior lain.
- Konsultasi dengan orang yang bertugas membimbing.
- Konfirmasi ke atasan yang lebih tinggi.
- Catat fakta bahwa "belum bisa dikonfirmasi".
- Konfirmasi sekaligus saat rapat atau pertemuan rutin.
- Jangan memikul keputusan di luar wewenangmu.
Yang paling penting adalah catatan.
[Bulan]/[tanggal]: Mencoba memastikan soal rencana A dan B, tetapi dijawab tidak ada waktu, sehingga keputusan belum diambil. Bisa berdampak pada tenggat, jadi perlu dikonfirmasi ulang.
Tulis seperti ini, bukan sebagai curhatan, melainkan sebagai catatan kerja.
Cara berpikir agar karyawan muda bisa melindungi diri
Karyawan muda boleh berpikir seperti ini:
Bagianku adalah menyampaikan dengan jelas. Bagian lawan bicara adalah mendengar, memutuskan, dan kalau perlu membimbing. Aku tidak perlu menanggung semuanya sendirian.
Berusaha memperbaiki cara bicara itu boleh.
Tapi kamu tidak perlu berusaha menembus orang yang tidak mau mendengar dengan komunikasi yang sempurna.
Itu bukan karena kurang usaha, melainkan masalah di jalurnya.
Kesimpulan
Bagi fresh graduate dan orang di sekitar tahun ketiga kerja, melapor dan meminta saran bisa sangat menguras tenaga.
Memberi aba-aba seperti "ini laporan" atau "ini minta saran" memang efektif.
Tapi itu tidak menyelesaikan semuanya.
Kalau pendengar tidak berniat mendengarkan, percakapan tidak akan berjalan.
Dan tidak adil juga kalau hanya junior yang dituntut berubah sepihak seperti di materi pelatihan.
Lapor, kabari, dan minta saran adalah cara kerja yang dibangun oleh pembicara dan pendengar bersama.
Yang bisa dilakukan karyawan muda:
- Memilah jenis pembicaraan
- Membawa usulan sendiri
- Menyebutkan dengan jelas hal yang di luar wewenang
- Mengembalikan keputusan kepada pengambil keputusan akhir
- Menuliskannya kalau digagalkan secara lisan
- Tidak memaksa membuka pintu bagi orang yang tidak tepat dijadikan tempat konsultasi
- Memastikan lewat jalur lain bila perlu
Dan kalau tetap digagalkan, kamu tidak perlu menyalahkan diri sendiri saja.
Kalau penerimanya monyet, sesopan apa pun kamu mengirim, hasilnya hanya gangguan.
Kalau begitu, daripada menembus razia monyet, lindungi dirimu dengan mengganti jalur dan membuat catatan.
