職場裡常有這樣的事，原本幾分鐘就能搞定。
比如，每個月寄出去的員工名冊，有沒有附上「職稱」，只要確認一下就好。
確認的結果是：
4月：沒有職稱
5月：沒有職稱
照理說，到這裡現況就掌握了。
接下來該做的事很簡單：
到目前為止，名冊一直是沒有職稱的。
之後如果需要職稱，我們會加上去。
如果要用在16日發行的那一期，我們會確認需要的日期和基準日。
這樣就可以了。
可是在有些職場，這麼單純的一件事，不知為什麼會被變成「抓戰犯」、「認定誰犯錯」。
搞不好是你的疏失
隨便回覆被罵我可不要
先把現況搞清楚再說
快一點，我等一下要開會
那是另一回事
你是說提出來的人錯了嗎
一旦變成這樣，工作就推不動了。
需要的不是替過去判個有罪。
需要的是把往後的規則定下來。
「4月沒有、5月沒有」只是掌握現況，不是法庭上的證據
回頭查過去的資料，本身並沒有問題。
甚至有時為了掌握現況，非查不可。
像這次，
4月有沒有職稱
5月有沒有職稱
去確認一下，以掌握現況來說是很自然的。
只不過，如果結果是
4月沒有
5月沒有
那麼能推得出來的，首先只有這一點：
之前一直是沒有職稱的。
到這裡就夠了。
再往下，只要決定這些就好：
那往後還是不要職稱嗎
往後要加上職稱嗎
從這一期開始加嗎
還是從下一期開始加
要用哪一天的資料
最晚什麼時候要
可是，不擅長解決問題的職場，到這裡話題就歪掉了。
為什麼沒有加
是誰漏掉的
這是承辦人的疏失嗎
其他部門的指正對不對
前任是怎麼處理的
這樣一來，查過去就不再是「決定往後怎麼做的依據」，而變成「怪罪某個人的依據」。
這真的很沒意義。
對方提出新需求，一句「那我加上去」就結束了
工作上，常常事後才發現還需要某個欄位。
這很正常。
其他部門實際用了名冊之後，可能會發現：
沒有職稱，看起來不方便
光有所屬單位沒辦法判斷
如果要用在16日發行的那一期，希望資料新一點
這並不是壞事。
用過之後才看出需要哪些欄位，反而是改善工作的好機會。
原本的回覆這樣就行：
原來如此，往後也需要職稱啊。
那從下一次開始，我們把這個欄位加上去。
需要的話，可以接著說：
這一期如果也需要，我們會附上職稱重新製作。
如果要用在16日發行的那一期，我們會確認需要的日期和基準日。
這樣事情就會往前走。
但是一旦把「到底是誰的錯」混進來，馬上就變了調。
那難道一直以來都錯了？
你是說指出問題的人講錯了？
搞不好是承辦人的疏失
隨便回覆會被罵
不是這樣的。
對方提出了新需求。
那就加上去。
之前沒有定義。
那就現在來定。
就這樣而已。
一旦「不想被罵」變成目的，工作就推不動了
這類場面最麻煩的地方，在於主管或承辦人的目的跑掉了。
原本的目的是
讓對方部門在需要的時候，拿到有所需欄位的資料
可是實際上，目的有時會變成這樣：
我想先多蒐集一些回覆的材料，免得自己被罵
目的一跑掉，第一線的負擔就跟著變重。
只要問清楚「對方部門想要什麼、什麼時候要」，事情很快就能解決。
需要職稱嗎
需要哪一天的資料
最晚哪天之前寄給您
是這一期就要，還是下一期開始就可以
問完這些，幾乎就結束了。
但是「不想被罵」一旦變成目的，關注的重點就不在這裡了。
4月和5月到底是什麼情況
是誰的疏失
怎麼回覆才不會被追究
隨便回覆其他部門會被罵，我不想
當然，隨便回覆是不對的。
但要正確回覆，需要的不是抓戰犯。
需要的是這樣的整理：
過去是這樣
往後這麼做
我們確認需要的日期和基準日
把「不想被罵」放在中心，工作就變成防守姿態。
目的就從「解決對方的問題」，變成「不要讓自己被追究」。
這才是讓第一線疲憊的原因。
壓在承辦人身上的，不只是工作本身
這種你來我往，消耗掉的不只是工作時間。
承辦人會同時扛下這些負擔：
- 查過去資料的負擔
- 思考往後規則的負擔
- 整理其他部門需求的負擔
- 被懷疑「搞不好是你的疏失」的負擔
- 消化主管那句「不想被罵」的負擔
- 被「快一點」催促的時間壓力
- 該確認的重點被無視的鬱悶
所以，這不只是單純的確認作業。
確認作業 + 疑似犯錯 + 時間壓力 + 情緒安撫 + 需求定義
這些被一股腦丟了過來。
難怪幹勁會被磨掉。
光是確認「4月沒有、5月沒有」，可能5分鐘就做完了。
但只要再疊上「搞不好是你的疏失」、「我不想被罵」、「快一點」，情況就不一樣了。
比起工作本身，是這些多餘的壓力把人的體力值耗光了。
「先掌握現況」沒錯，但停在那裡不往下走就沒有意義
當然，掌握現況很重要。
過去有沒有附職稱？
之前是不是每個月月初提交？
其他部門一直在看什麼？
確認這些，本身沒有問題。
只是，掌握現況並不是終點。
它是為了往下做判斷的依據。
4月沒有
5月沒有
之前一直沒附職稱
那往後要不要加職稱
如果是16日發行的那一期，需要哪一天的資料
提交日訂在哪一天
做到這一步，才算真正在工作。
如果只是掌握了現況，然後說：
搞不好是你的疏失
隨便回覆會被罵
先掌握現況再說
日程和基準日是另一回事
就停在那裡，那就不是工作，而是自我防衛。
掌握現況，應該用來訂規則，而不是用來找責任人。
不問清楚「需要日」和「基準日」，就滿足不了對方的目的
對方部門真正傷腦筋的，多半是這件事：
希望在需要的時候，拿到有所需欄位的資料
既然如此，該確認什麼就很明確了。
1. 需要哪些欄位
是需要職稱嗎？
只有所屬單位夠不夠？
是不是還要員工編號、到職日？
2. 需要哪一天的資料
是月初那一天的？
是16日發行前一刻的？
是發行日前一個工作天的？
還是人事異動生效之後的？
3. 最晚什麼時候要
如果用在16日發行的那一期，需要提前幾天拿到？
確認、列印、核准各要花多少時間？
這三件事不問，只去翻舊帳，是滿足不了對方目的的。
舉例來說，就算查清楚4月和5月有沒有職稱，也決定不了6月以後要不要職稱。
過去沒有，往後需要的話加上去就好。
過去有，往後不需要的話拿掉就好。
過去只是參考材料，不是未來的規則本身。
真正需要的回覆，這樣就夠了
這種情況下，回覆對方部門，大致這樣寫就可以了：
我們確認過了，4月、5月的名冊都沒有附職稱。
之前一直是不附職稱，在每個月月初提交。
往後如果需要職稱，我們會把這個欄位加上去。
如果要用在16日發行的那一期，請告訴我們需要哪一天的資料、最晚哪天之前提交。
這樣就足夠了。
這段話把該有的資訊都講齊了：
- 過去的狀況
- 之前的作法
- 往後的安排
- 需要向對方確認的重點
即使送出之後，還是聽到：
搞不好是你的疏失
那是另一回事
先掌握現況
快一點
那就已經不是在整理工作，而是在幫對方消化焦慮了。
這些，你沒有必要全部扛下來。
職場上可以直接用的幾個簡短範本
只被要求確認現況時
已確認。
4月、5月都沒有附職稱。
把現況和往後分開說時
目前的狀況是，之前一直不附職稱，在月初提交。
往後如果需要，我們從下一次開始加上職稱。
確認使用時間時
如果要用在16日發行的那一期，我覺得最好先確認需要哪一天的資料、最晚哪天之前提交。
眼看要變成追究責任時
與其說是誰錯了，我的理解是，之前並沒有把職稱訂為必填欄位的規定。
希望能就往後的標準決定，是否要包含職稱。
主管在催的時候
先說現況：4月、5月都沒有職稱。
至於往後怎麼做，需要先確認所需欄位、基準日和提交日，再來決定。
重點在於把事實和往後的判斷分開。
過去：4月沒有，5月沒有
現在：之前一直沒附職稱
往後：需要就加上去
未定義：需要日和基準日
這樣就整理清楚了。
幹勁消失，並不是因為懶
經歷過這種對話之後，幹勁可能會消失。
這很正常。
因為承辦人並不是沒有在做事。
正好相反，他已經做了
查過去
整理現況
提出往後的因應方案
列出要向對方部門確認的事項
提出需求定義的建議
可得到的卻是
搞不好是你的疏失
我不想被罵
快一點
那是另一回事
越是想把事情推進的人，越容易被這樣消耗。
明明已經看到了正確的解決路徑，對方卻執著於「深挖責任」和「躲避挨罵」。
幹勁消失，不是因為沒能力。
而是想把事情往前推的人，被捲進了一場推不動的對話。
主管該做的事
如果主管想避免這類問題，其實並不難。
1. 把「大概這樣」變成明確的規格
不要只丟一個範例過去。
把必填欄位、基準日、提交日訂下來。
2. 不要把新增需求變成追究責任的問題
需要新欄位，加上去就是了。
別一開始就先認定過去有疏失。
3. 講清楚查過去的目的
要翻舊帳，就當作制定往後標準的依據來看。
別拿它去抓戰犯。
4. 別把「不想被罵」轉嫁給部屬
擔心被其他部門責備的那份不安，不要變成壓力傳給下面做事的人。
主管的不安，由主管自己消化。
5. 問清楚需要日和基準日
對方真正傷腦筋的，是需要的時候拿不到需要的資訊。
那麼，確認需要日和基準日就是第一要務。
總結：發現沒有定義，別怪人，去定下來
4月沒有。
5月沒有。
這次確認，能說明的只是過去的作法。
接下來該做的，就是這些：
之前一直沒附職稱
往後需要的話就加上職稱
要用在16日發行的那一期，就確認需要日和基準日
僅此而已。
如果把它變成：
到底是誰的錯
搞不好是你的疏失
提出來的人錯了嗎
隨便回覆會被罵
快一點
工作馬上就變得毫無意義。
發現沒有定義，別怪人。
去定下來。
查過去，不是為了抓戰犯，而是為了訂往後的標準。
需要的不是大嗓門，不是深挖責任，也不是躲避挨罵。
需要的是對所需欄位、基準日、提交日的明確定義。
一件「4月沒有、5月沒有」就能收尾的事，別把它演成一場荒腔走板的審判。
